Central Answering Position (CAP), Benutzerhandbuch

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1 Central Answering Position (CAP), Benutzerhandbuch Avaya IP Office 7.0 Dokument-Version: 01.AB Dokument-Nummer: NN Datum: Dezember 2010

2 2010 Avaya Inc. Alle Rechte vorbehalten. Hinweise Trotz aller Bestrebungen, sicherzustellen, dass die in diesem Dokument enthaltenen Informationen zur Zeit der Drucklegung vollständig und korrekt sind, kann Avaya keine Gewähr dafür übernehmen, dass keine Fehler enthalten sind. Avaya behält sich das Recht vor, dieses Dokument zu ändern oder zu korrigieren, ohne verpflichtet zu sein, Personen, Unternehmen oder Institutionen vorher darüber zu informieren. Haftungsausschluss für die Dokumentation Avaya haftet für keine Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen der ursprünglich veröffentlichten Fassung dieser Dokumentation mit Ausnahme der durch Avaya vorgenommene Änderungen, Ergänzungen und Streichungen. Der Endnutzer erklärt sich einverstanden, Avaya, die Agenten, Angestellten und Beschäftigten von Avaya im Falle von Forderungen, Rechtsstreitigkeiten, Ansprüchen und Urteilen auf der Grundlage von oder in Verbindung mit nachträglichen Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen in dieser Dokumentation schadlos zu halten und von jeglicher Haftung freizustellen, insoweit diese Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen vom Endnutzer vorgenommen worden sind. Haftungsausschluss für verlinkte Seiten Avaya ist nicht verantwortlich für die Inhalte oder die Seriosität von verlinkten Websites, auf die innerhalb dieser Website oder Dokumentation von Avaya Bezug genommen wird. Avaya ist nicht verantwortlich für die Richtigkeit von Informationen, Aussagen oder Inhalten auf diesen Websites, und Avaya unterstützt nicht notwendigerweise die Produkte, Dienstleistungen oder Informationen dieser Webseiten, die dort beschrieben oder angeboten werden. Avaya kann nicht garantieren, dass diese Links jederzeit funktionieren, und Avaya hat auch keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit der verlinkten Seiten. Garantie Avaya gewährt eine beschränkte Garantie für dieses Produkt. Informationen über die Bedingungen der eingeschränkten Garantie finden Sie in Ihrem Kaufvertrag. Zusätzlich können die Kunden von Avaya und andere Parteien die Angaben zu den Garantiebedingungen von Avaya sowie Informationen zum Kundendienst während der Garantiedauer dieses Produkts auf der Avaya- Support-Website in der Standard-Sprache einsehen: Bitte beachten Sie Folgendes: Wenn Sie das Produkt von einem autorisierten Wiederverkäufer erworben haben, wird Ihnen die Garantie von diesem Wiederverkäufer gewährt, nicht von Avaya. Lizenzen DIE BESTIMMUNGEN DER SOFTWARE-LIZENZ, DIE AUF DER WEBSITE VON AVAYA LICENSEINFO/ EINGESEHEN WERDEN KÖNNEN, GELTEN FÜR JEDEN, DER/DIE SOFTWARE VON AVAYA HERUNTERLÄDT, BENUTZT UND/ODER INSTALLIERT UND VON AVAYA INC., EINEM AVAYA- PARTNERUNTERNEHMEN ODER EINEM AUTORISIERTEN AVAYA-WIEDERVERKÄUFER (SOWEIT ZUTREFFEND) GEKAUFT HAT UND DABEI DEN KAUFVERTRAG MIT AVAYA ODER MIT EINEM AUTORISIERTEN WIEDERVERKÄUFER ABGESCHLOSSEN HAT. SOFERN NICHT ANDERS MIT AVAYA SCHRIFTLICH VEREINBART, WIRD DER GELTUNGSBEREICH DER LIZENZ DURCH AVAYA NICHT ERWEITERT, WENN DIE SOFTWARE NICHT ÜBER AVAYA, EIN AVAYA-PARTNERUNTERNEHMEN ODER EINEN AUTORISIERTEN AVAYA-WIEDERVERKÄUFER BEZOGEN WURDE, UND AVAYA BEHÄLT SICH DAS RECHT VOR, GERICHTLICHE SCHRITTE EINZULEITEN GEGEN JEDEN, DIE/DER DIE SOFTWARE VERWENDET ODER VERKAUFT, OHNE EINE LIZENZ DAFÜR ZU HABEN. INDEM SIE DIE SOFTWARE INSTALLIEREN, HERUNTERLADEN ODER VERWENDEN, ODER INDEM SIE ANDEREN DIE BEFUGNIS DAZU ERTEILEN, ERKLÄREN SIE SICH FÜR SICH SELBER UND FÜR DAS UNTERNEHMEN, FÜR DAS SIE DIE SOFTWARE INSTALLIEREN, HERUNTERLADEN ODER VERWENDEN (NACHFOLGEND AUSTAUSCHBAR ALS "SIE" UND "ENDBENUTZER" BEZEICHNET), EINVERSTANDEN MIT DIESEN ALLGEMEINEN GESCHÄFTSBEDINGUNGEN, UND SIE SCHLIESSEN DAMIT EINEN VERBINDLICHEN VERTRAG AB MIT AVAYA INC. ODER GEGEBENENFALLS MIT DEM AVAYA-PARTNERUNTERNEHMEN ("AVAYA"). Copyright Die von Avaya zur Verfügung gestellten Dokumentation(en) und Produkt(e) dürfen nur für den explizit angegeben Zweck verwendet werden. Eigentümer aller Inhalte in diesen von Avaya gelieferten Dokumentation(en) und Produkt(en), einschließlich der Auswahl, der Anordnung und der Gestaltung der Inhalte, ist entweder Avaya oder ihre Lizenzgeber, und sie sind durch das Urheberrecht und weitere Gesetze über geistiges Eigentum einschließlich des Sui-generis-Rechts für Datenbanken geschützt. Sie sind nicht berechtigt, Inhalte, ganz oder teilweise, einschließlich Code oder Software, auf irgendeine Weise zu ändern, zu kopieren, zu reproduzieren, neu zu veröffentlichen, hochzuladen, zu posten, zu übertragen oder zu verteilen. Unbefugtes Reproduzieren, Übertragen, Verbreiten, Speichern und/oder Benutzen ohne die ausdrückliche, schriftliche Erlaubnis von Avaya kann als kriminell unter Maßgabe der geltenden Gesetze erachtet werden und zudem als zivilrechtlicher Verstoß gegen geltendes Recht. Komponenten von Drittanbietern Bestimmte Softwareprogramme oder Teile daraus, die Bestandteile des Produktes sind, können Software enthalten, die auf der Grundlage von Vereinbarungen mit Drittanbietern ("Drittanbieter-Komponenten") vertrieben werden. Diese können Bedingungen enthalten, die die Nutzungsrechte an gewissen Teilen des Produkts erweitern oder einschränken ("Bestimmungen von Drittanbietern"). Informationen bezüglich vertriebenen Quellcodes des Betriebssystems Linux (bei Produkten, denen Quellcode des Betriebssystems Linux verliehen ist) und die Nennung der Urheberrechtsinhaber der Drittanbieter-Komponenten sowie die allgemeinen Geschäftsbedingungen von Drittanbietern, die sich auf diese Komponenten beziehen, finden Sie auf der Avaya-Support- Website: Markenzeichen Die von Avaya bereitgestellten Markenzeichen, Logos und Dienstleistungszeichen ("Marks"), die auf dieser Website, in der/den Dokumentation(en) oder auf dem/den Produkt(en) abgebildet sind, sind registrierte oder nicht registrierte Zeichen von Avaya, ihren Partnerunternehmen oder von Drittanbietern. Benutzern ist es nicht gestattet, diese Zeichen und Markenzeichen zu benutzen, es sei denn, sie haben von Avaya oder Dritten, wenn sie Eigentümer der Zeichen sind, die schriftliche Erlaubnis dazu. Nichts auf dieser Website, in dieser/diesen Dokumentation(en) und bei diesem/diesen Produkt(en) darf als Gewährung, sei es implizit, als Rechtsverwirkung oder sonst wie, irgendeiner Lizenz oder Rechtes in Bezug auf die auf dieser Website dargestellten Marken ausgelegt werden, es sei denn, Avaya oder die betreffende Drittpartei geben schriftlich die Erlaubnis dazu. Avaya ist ein registriertes Markenzeichen von Avaya Inc. Alle Markenzeichen, die nicht Avaya gehören, sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Dokumente herunterladen Die aktuellsten Versionen der Dokumentationen erhalten Sie auf der Website des Avaya-Support: Website: support

3 Kontaktaufnahme mit dem Avaya-Support Über die von Avaya zur Verfügung gestellte Telefonnummer können Sie Probleme melden oder Fragen zu Ihrem Produkt stellen. In den Vereinigten Staaten lautet diese Nummer: Weitere Telefonnummern des Avaya-Supports finden Sie auf der Avaya-Website:

4 Die Central Answering Position (CAP) Die Central Answering Position (CAP) besteht aus einem Avaya 7316E Digital Deskphone und aus ein bis neun Avaya 7316E Digital Key Expansion Modulen. Die CAP ermöglicht Ihnen: eingehende Anrufe anzunehmen und sie zu einem Telefon eines Mitarbeiters weiterzuleiten, bei den Telefonen im System zu checken, ob sie im Status Besetzt/Nicht besetzt oder Anrufschutz sind, und viele weitere Funktionen zu nutzen und durch Tastendruck die automatische Anwahl von Rufnummern zu bewirken. Das Avaya 7316E Digital Key Expansion Modul Das Avaya 7316E Digital Key Expansion Modul (Avaya 7316E KEM) ist ein Zusatzgerät, das dem Avaya 7316E Digital Deskphone 24 zusätzliche Speicher- oder Leitungstasten gibt, d. h. Tasten zum Speichern von Rufnummern oder Funktionen. Sie können bis zu 9 Avaya 7316E KEMs ans Avaya 7316E Digital Deskphone anschließen. Ein Avaya 7316E KEM wird an der Seite des Avaya 7316E Digital Deskphone angeschlossen; bis zu acht weitere Avaya 7316E KEMs können dann an das erste Avaya 7316E KEM angeschlossen werden. Das Avaya 7316E KEM zeigt den Anrufstatus des Telefons an, an das es angeschlossen ist. Anleitung zur Installation finden Sie auf der Installation Card (Installationskarte) des Avaya 7316E Digital Key Expansion Moduls. 1

5 Anpassen der CAP Bevor Sie mit der CAP Anrufe annehmen oder Anrufe initiieren können, müssen Sie Ihre CAP anpassen, damit Sie Ihre Anrufe effizient managen können. Anpassen bedeutet: Programmierung der Speichertasten Etikettieren der Tasten Ihrer CAP (Avaya 7316E Digital Deskphone und Avaya 7316E KEM) Programmierung der Speichertasten Bei Auslieferung des Avaya 7316E KEM sind dessen Speichertasten nicht programmiert, d. h. ohne Funktion. Sie können die Speichertasten des Avaya 7316E KEM frei nach Ihren Wünschen so programmieren, dass Sie per Tastendruck die automatische Anwahl interner oder externer Rufnummern veranlassen oder andere Funktionen damit aufrufen können. Sie können auch mehrere Tasten mit derselben Funktion programmieren, sodass Sie praktisch Tasten-Duplikate erhalten. Zum Beispiel können Sie mehrere Tasten so programmieren, dass sie alle eine bestimmte Ziel- Leitung oder eine automatische Wählvorrichtung aufrufen. Die für Sie wichtigsten Funktionen der CAP sind: Weiterleiten ( ) Prioritätsanruf (? ) Um die Speichertasten Ihres Avaya 7316E Digital Deskphone oder Avaya 7316E KEM mit Funktionen zu programmieren, gehen Sie wie folgt vor: Automatische Anwahl einer internen Rufnummer 1. Drücken Sie. 2. Drücken Sie eine Speichertaste. 3. Wählen Sie die Nummer der Nebenstelle. Automatische Anwahl einer externen Rufnummer 1. Drücken Sie. 2. Drücken Sie eine Speichertaste. 3. Wählen Sie die externe Rufnummer. 2

6 Funktionen 1. Drücken Sie. 2. Drücken Sie eine Speichertaste. 3. Drücken Sie, und geben Sie den Funktionscode ein. Löschen der Programmierung von Speichertasten 1. Drücken Sie. 2. Drücken Sie eine Speichertaste. 3. Drücken Sie OK, um die Programmierung der Taste zu löschen. 3

7 Tasten-Etiketten Vier Tasten-Etikettenstreifen stehen Ihnen zur Verfügung, um beim Avaya 7316E KEM die Tasten so zu kennzeichnen, dass die jeweils programmierte Funktion ersichtlich ist. Beim Avaya 7316E KEM stehen weitere Ersatz-Tasten-Etikettenstreifen zur Verfügung. Drei Tasten-Etikettenstreifen stehen Ihnen zur Verfügung, um beim Avaya 7316E Digital Deskphone die Tasten so zu kennzeichnen, dass die jeweils programmierte Funktion ersichtlich ist. Weitere Tasten- Beschriftungsstreifen sind im Lieferumfang Ihres Telefons mit enthalten. Etikettieren von Tasten 1. Vom Avaya 7316E KEM und dem Telefon die Kunststoffscheiben und die Tasten-Etikettenstreifen abnehmen. 2. Drücken Sie. 3. Drücken Sie dann beim Avaya 7316E KEM die einzelnen Tasten, und lesen Sie jeweils die Anzeige auf dem Display ab. 4. Schreiben Sie die Namen der einzelnen Tasten auf die Etiketten des Tasten-Etikettenstreifens für das Avaya 7316E KEM. 5. Drücken Sie beim Telefon die einzelnen Tasten, und lesen Sie jeweils die Anzeige auf dem Display ab. 6. Schreiben Sie die Namen der einzelnen Tasten auf die Etiketten des Tasten-Etikettenstreifens für das Telefon. 7. Drücken Sie danach. 4

8 8. Stecken Sie beim Avaya 7316E KEM und beim Telefon die Tasten- Etikettenstreifen ein. 9. Bringen Sie die Plastikabdeckung wieder an. Richten Sie dabei die Laschen der Abdeckung auf die Schlitze am Telefon aus. Tipp: Sie können die Anwendung Desktop Assistant benutzen, um die Tasten-Etikettenstreifen gemäß Ihren Bedürfnissen anzupassen. Besuchen Sie um den Desktop Assistant auf Ihren PC herunterzuladen. Überwachen von Telefonen in Ihrem System Es ist wichtig, dass Sie beim Avaya 7316E KEM auf die verschiedenen Arten von Anzeigen achten, die sich neben den Tasten für die automatische Anwahl interner Rufnummern befinden. Diese Anzeigen informieren Sie über den Status der jeweiligen Telefonnebenstelle. Beim Avaya 7316E KEM werden neben den Tasten für die automatische Anwahl interner Rufnummern die folgenden Anzeigen aktiviert: die betreffende Telefonnebenstelle einen internen oder externen Anruf abwickelt oder dabei ist, auf Voic zu checken. die Funktion Anrufschutz (Do not disturb - DND) bei der Nebenstelle aktiviert ist. Annehmen und Weiterleiten eines Anrufs Bei den meisten Anrufen, mit denen Sie es zu tun haben, werden die folgenden Vorgänge ausgeführt: 1. Anruf annehmen. 2. Ermitteln, für wen der Anruf ist. 3. Beim Avaya 7316E KEM den Status der Telefonnebenstelle ermitteln, die vom Anrufer gewünscht wird. 4. Ist die Anzeige AUS, den Anruf weiterleiten zur Telefonnebenstelle. ODER Ist die Anzeige aktiviert, ist Ihre Kollegin oder Ihr Kollege mit einem anderen Anruf beschäftigt, d. h. die Nebenstelle ist besetzt. In diesem Fall können Sie folgende Funktionen nutzen: 5

9 Erneut klingeln: signalisiert Ihnen, wenn die Telefonnebenstelle frei geworden ist, so dass Sie zurückrufen können. 1) Die Telefonnebenstelle anrufen. 2) Die Taste oder die entsprechende Speichertaste drücken, sofern eine für diese Funktion programmiert ist. Prioritätsanruf: Damit können Sie den Anruf, mit dem Ihre Kollegin/ Ihr Kollege gerade beschäftigt ist, unterbrechen. 1)? oder die entsprechende Speichertaste drücken, sofern eine für diese Funktion programmiert ist. 2) Die Telefonnebenstelle anrufen. Weitere Dokumente Weitere Informationen über die Nutzung von Telefonfunktionen finden Sie im Telephone Features User Guide (Benutzerhandbuch zu Telefonfunktionen). Auf der Karte sind alle Funktionen aufgeführt, die Ihnen Ihre CAP zur Verfügung stellt. Lesen Sie die Anleitung Avaya 7316E Digital Deskphone Quick Reference Guide (Avaya 7316E Digital Deskphone, Schnellreferenz). Auf dieser Karte werden alle Tasten Ihres Telefons erläutert, auch die Tasten für Audiofunktionen (Freisprechen, Ton aus und Headset). 6 Copyright Avaya Alle Rechte vorbehalten. NN AA November 2010