Information, Kommunikation, Administration (IKA) Unterrichtsbereich Information 2. Semester 2. Band. 1. Ausgabe, Mai 2014

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1 Information, Kommunikation, Administration (IKA) 1. Ausgabe, Mai 2014 Siegmund Dehn, Sabine Spieß sowie ein HERDT-Autorenteam Unterrichtsbereich Information 2. Semester 2. Band BS-IKA-I-2-2CC-813

2 3 IKA - Unterrichtsbereich Information 3 Daten sortieren und filtern In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Tabellen sortieren welche Möglichkeiten Ihnen der AutoFilter bietet wie Sie den AutoFilter verwenden wie Sie mit Teilergebnissen arbeiten Voraussetzungen Mit Formeln und Funktionen arbeiten Zellen formatieren 3.1 Tabellen nach Zellinhalten sortieren Verschiedene Sortierreihenfolgen nutzen Benötigen Sie die Daten einer Tabelle in einer anderen Reihenfolge, als sie eingegeben wurden, können Sie die Tabelle nach den Zellinhalten einer oder mehrerer Spalten sortieren. Mithilfe der Sortierfunktion lassen sich Texte von A nach Z bzw. Z nach A, Zahlen aufsteigend oder absteigend, Datums- bzw. Uhrzeitangaben vom aktuellsten bis zum ältesten Wert oder umgekehrt anordnen. In Excel haben Sie zusätzlich auch die Möglichkeit, Tabellen nach bestimmten Zellformatierungen zu sortieren, z. B. nach Füllfarben. Unsortierte Tabelle Sortierung nach Name Sortierung nach Station (innerhalb der Station nach Dienst) 34 HERDT-Verlag

3 Daten sortieren und filtern 3 Tabellen nach den Zellinhalten einer Spalte sortieren Excel erkennt beim Sortieren automatisch einen zusammenhängenden Datenbereich als Tabelle. Die zu sortierende Tabelle darf deshalb keine komplett leeren Spalten oder Zeilen enthalten. Standardmässig wird die erste Zeile einer Tabelle nicht mit sortiert, da sich hier in aller Regel die Spaltenüberschriften befinden. Markieren Sie innerhalb der Tabelle eine beliebige Zelle der Spalte, nach der Sie sortieren möchten. Möchten Sie beispielsweise den zuvor abgebildeten Einsatzplan nach den Nachnamen der Mitarbeiter sortieren, markieren Sie eine Zelle im Bereich A3:A18. Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf, um die Tabelle aufsteigend, bzw. auf, um sie absteigend zu sortieren. Ursprüngliche Datenreihenfolge wiederherstellen Direkt nach dem Sortieren können Sie den Ursprungszustand der Tabelle über in der Symbolleiste wiederherstellen. Mit dem folgenden Trick lässt sich die ursprüngliche Datenreihenfolge auch noch zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen: Fügen Sie in Ihre Tabelle vor der Sortierung eine zusätzliche Spalte ein. Geben Sie in die Zellen der Spalte mithilfe der Ausfüllfunktion fortlaufende Nummern ein. Sie können nun jederzeit die Tabelle aufsteigend nach dieser zusätzlichen Spalte sortieren - und so den Ursprungszustand der Tabelle wiederherstellen. Einen als Tabelle definierten Zellbereich sortieren Wenn Sie einen Zellbereich als Tabelle definiert haben, werden neben den Spaltenüberschriften Schaltflächen eingeblendet. In der Spalte, nach der die Tabelle sortiert werden soll, auf klicken Sortierreihenfolge wählen Die entsprechende Schaltfläche zeigt nun die gewählte Sortierreihenfolge an: (aufsteigend) bzw. (absteigend). HERDT-Verlag 35

4 3 IKA - Unterrichtsbereich Information Tabellen sortieren, die von Excel-Standardtabellen abweichen Excel erkennt eine Tabelle automatisch, wenn sich über dem zusammenhängenden Datenblock Spalten- bzw. links daneben Zeilenüberschriften befinden und die Tabelle höchstens eine Tabellenüberschrift besitzt. Entsprechen Ihre Tabellen nicht diesem Standard, können ungewollte Sortierungen entstehen, z. B. werden Spaltenbzw. Zeilenüberschriften mit sortiert. Es ist deshalb wichtig, in diesem Fall die zu sortierenden Daten vor dem Sortieren zu markieren. Markieren Sie den zu sortierenden Bereich inklusive der Spaltenüberschriften. Aktivieren Sie innerhalb des markierten Bereichs mit T eine beliebige Zelle in der Spalte, nach der sortiert werden soll. Führen Sie wie zuvor erläutert eine aufsteigende bzw. absteigende Sortierung durch. Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten sortieren Um Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten zu sortieren, müssen Sie die betreffenden Spalten mithilfe sogenannter Sortierebenen festlegen. Die einzelnen Sortierebenen besitzen dabei abnehmende Priorität, d. h., nur bei Übereinstimmung innerhalb der ersten Sortierebene (im Beispiel die Spalte Station) wird auch nach der in der zweiten Ebene (im Beispiel die Spalte Dienst) festgelegten Spalte sortiert usw. Markieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle. oder Falls die Tabelle von Excel-Standardtabellen abweicht, markieren Sie den zu sortierenden Bereich (inklusive der Spaltenüberschriften). Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Sortieren. Sortierung nach Station und Dienst Spalte wählen, nach der zuerst sortiert werden soll Sortierreihenfolge festlegen Klicken Sie auf Ebene hinzufügen, um eine weitere Sortierebene hinzuzufügen. 36 HERDT-Verlag

5 Daten sortieren und filtern 3 Spalte wählen, nach der als Zweites sortiert werden soll Sortierreihenfolge festlegen Fügen Sie bei Bedarf über Ebene hinzufügen weitere Ebenen hinzu und wählen Sie auch für diese Ebenen die jeweilige Spalte und Sortierreihenfolge. Starten Sie den Sortiervorgang mit OK. 3.2 Tabellen nach Formatierungen sortieren Formatierungen als Sortierkriterien nutzen Tabellen lassen sich nicht nur nach Zellinhalten sortieren. Sie können in Excel zusätzlich nach folgenden in der Tabelle vorhandenen Zellformatierungen sortieren: nach Schrift- bzw. Füllfarben (vgl. unten abgebildetes Beispiel 1), nach den Symbolen einer bedingten Formatierung (vgl. unten abgebildetes Beispiel 2). Beispiel 1: Tabelle nach Füllfarben sortieren Beispiel 2: Tabelle nach den Symbolen einer Formatierung sortieren HERDT-Verlag 37

6 3 IKA - Unterrichtsbereich Information Tabellen nach Formatierungen sortieren Aktivieren Sie eine Zelle der Excel-Standardtabelle, die Sie sortieren möchten, bzw. markieren Sie den zu sortierenden Zellbereich inklusive der Spaltenüberschriften. Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Sortieren. Erste Sortierebene definieren Wählen Sie im geöffneten Dialogfenster im Feld die Spalte, die die Formatierungen bzw. Symbole enthält, nach denen sortiert werden soll. Legen Sie im Feld das gewünschte Sortierkriterium fest: Wählen Sie Zellenfarbe, um die Füllfarbe der Zellen bei der Sortierung zu berücksichtigen. Wählen Sie Schriftfarbe, wenn Sie nach der Schriftfarbe der Zellinhalte sortieren möchten. Wählen Sie Zellensymbol, wenn Sie nach den Symbolen einer bedingten Formatierung sortieren möchten. Wählen Sie im Feld die Formatierung (Farbe bzw. Symbol), die in der ersten Sortierebene berücksichtigt werden soll. Legen Sie im Feld fest, ob die Zellen mit der zuvor gewählten Formatierung beim Sortieren an den Anfang (Oben) bzw. an das Ende der Tabelle (Unten) verschoben werden sollen. Weitere Sortierebenen festlegen Anschliessend legen Sie bei Bedarf Sortierebenen für weitere Farben bzw. Symbole fest. Um nicht für jede Farbe bzw. jedes Symbol die Einstellungen in den Feldern und erneut durchführen zu müssen, können Sie die bereits festgelegte Sortierebene kopieren und danach individuell anpassen: Klicken Sie auf Ebene kopieren. Nehmen Sie für die neu entstandene Sortierebene in den Feldern und die gewünschten Einstellungen vor. 38 HERDT-Verlag

7 Daten sortieren und filtern 3 Wiederholen Sie gegebenenfalls die letzten beiden Arbeitsschritte, um weitere Sortierebenen zu definieren. Bestätigen Sie mit OK, um die Sortierung auszuführen. 3.3 Den AutoFilter verwenden Was bedeutet filtern? Beim Filtern werden nur diejenigen Daten eines zusammenhängenden Tabellenbereichs (also eines Zellbereichs ohne Leerzeilen oder -spalten) angezeigt, die bestimmte Bedingungen (Suchkriterien) erfüllen. Alle anderen Daten werden ausgeblendet. Im Gegensatz zur Sortierfunktion wird beim Filtern die Reihenfolge der Daten innerhalb der Tabelle nicht verändert. Sie können die Filterfunktion etwa nutzen, um wie im abgebildeten Beispiel in einer Tabelle nur die Daten der Mitarbeiter anzuzeigen, deren Gehälter über CHF 2500 liegen. Ungefilterte Mitarbeitertabelle (Ausschnitt) Gefilterte Mitarbeitertabelle Wie Sie den AutoFilter einsetzen können Excel bietet für jede Tabellenspalte einen AutoFilter, mit dem Sie die Daten der betreffenden Tabelle schnell filtern können. Mithilfe des AutoFilters lassen sich die Daten beispielsweise nach folgenden Kriterien filtern: nach bestimmten Zellformatierungen, die in der betreffenden Spalte vorhanden sind (z. B. nach Füllfarben), nach vordefinierten Kriterien, die vom Inhalt der jeweiligen Spalte abhängen, nach bestimmten Zellinhalten innerhalb der jeweiligen Spalte. Über das Suchfeld können Sie in der Liste des Auto- Filters gezielt nach bestimmten Einträgen suchen. HERDT-Verlag 39

8 3 IKA - Unterrichtsbereich Information Abhängig davon, welche Einträge in der jeweiligen Spalte überwiegen (Zahlen, Text oder Datumsangaben), lassen sich im AutoFilter folgende Filtertypen nutzen: Textfilter Zahlenfilter Datumsfilter Bei jedem dieser Filtertypen stehen Ihnen spezielle auf das entsprechende Zellformat abgestimmte Suchkriterien zur Verfügung. Den AutoFilter einschalten Um den AutoFilter verwenden zu können, müssen Sie diesen zunächst aktivieren. In Bereichen, die als Tabelle definiert wurden, ist der AutoFilter bereits aktiviert. Markieren Sie eine beliebige Zelle des zusammenhängenden Tabellenbereichs, dessen Daten Sie filtern möchten. Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Filtern. Die Spaltenüberschriften des Bereichs werden automatisch zu Feldern, über die Sie die Komponenten des AutoFilters nutzen können. Durch erneutes Anklicken von Filtern können Sie den AutoFilter wieder ausschalten. 3.4 Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter verwenden Tabellen mit einem bestimmten Filtertyp filtern In der abgebildeten Mitarbeiterliste können Sie beispielsweise mithilfe des Zahlenfilters festlegen, dass nur die Daten der Mitarbeiter angezeigt werden, deren Gehälter über CHF 2500 liegen. Klicken Sie in der Überschrift der Spalte, nach der die Tabelle gefiltert werden soll (im Beispiel in Zelle D1), auf. 40 HERDT-Verlag