1 Neuregelung der Auswärtstätigkeiten

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1 Neuregelung der Auswärtstätigkeiten 1 Neuregelung der Auswärtstätigkeiten Die Reisekosten sind mit Wirkung vom zwar neu geregelt worden. Aber nicht alles hat sich geändert. Es kommt nach wie vor entscheidend darauf an, ob es sich um Auswärtstätigkeiten handelt oder um Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb bzw. regelmäßiger Arbeitsstätte. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Geschäftsreise) liegt vor, wenn ein Unternehmer außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der Betriebsstätte, die den Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet, tätig wird (gilt vor und nach dem ), Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird (bis ). Ab 2014 kommt es auf die erste Tätigkeitsstätte an. Das heißt, dass ein Unternehmer bzw. Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt (bzw. eine Geschäftsreise unternimmt), wenn er sich aus betrieblichen bzw. beruflichen Gründen vorübergehend von seiner Wohnung und seiner Hauptbetriebsstätte bzw. seiner regelmäßigen Arbeitsstätte/ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Auf die Entfernung und Zeitdauer kommt es nicht an (BFH-Urteil vom , VI R 39/07). Ab 2014 kommt es bei Arbeitnehmern auf die erste Tätigkeitsstätte an. Dieser neue Begriff weicht inhaltlich von dem ab, was unter einer regelmäßigen Arbeitsstätte zu verstehen ist. Konsequenz ist, dass es bis zum darauf ankommt, ob der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte hat (siehe unter 2.), ab dem darauf ankommt, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat oder ob ein gesetzlich geregelter ähnlicher Fall vorliegt (siehe unter 2.1). Zur alten Rechtslage bis hat die Finanzverwaltung ihre Auffassung zur Abrechnung von auswärtigen Tätigkeiten (Geschäftsreisen) in den Lohnsteuer- Richtlinien (LStR)dargelegt. Die Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) enthalten hierzu keine Ausführungen, weil die LStR sinngemäß auch für Selbstständige und Unternehmer gelten (R Abs. 2 EStR). Die pauschalen Kilometersätze (0,30 pro Kilometer) dürfen Freiberufler und Unternehmer allerdings nur für private Beförderungsmittel ansetzen. Beim Firmen-PKW sind die tatsächlichen Kosten anzusetzen. 13

2 Die steuerlich abziehbaren Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten setzen sich zusammen aus: Fahrtkosten (R 9.5 LStR), Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR), Übernachtungskosten (R 9.7 LStR) und Reisenebenkosten (R 9.8 LStR). Arbeitnehmer bzw. Unternehmer, die bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig werden, üben immer eine auswärtige Tätigkeit aus. Es kommt also entscheidend darauf an, die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte von den Auswärtstätigkeiten abzugrenzen. 2 Regelmäßige Arbeitsstätte bei Arbeitnehmern bis 2013 und in den Jahren ab 2014 Die Entfernungspauschale ist bei Arbeitnehmern nur für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte anzusetzen. Ab dem wird der Begriff regelmäßige Arbeitsstätte durch erste Tätigkeitsstätte ersetzt. Wichtig! Arbeitnehmer können (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben (BFH-Urteile vom , VI R 55/10, VI R 36/10, VI R 58/09). Das heißt, dass die Fahrten zum Betrieb des Arbeitgebers Auswärtstätigkeiten sind, wenn der Arbeitnehmer dort keine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Allein die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer regelmäßig den Betrieb seines Arbeitgebers aufsucht, sagt noch nichts darüber aus, ob es sich überhaupt um eine regelmäßige Arbeitsstätte handelt. Es kommt entscheidend darauf an, ob und welche Tätigkeiten der Arbeitnehmer am Betriebssitz ausübt. Ist der Arbeitnehmer z. B. in verschiedenen Filialen seines Arbeitgebers wechselnd tätig und ist keine dieser Tätigkeitsstätten von zentraler Bedeutung, übt er eine Auswärtstätigkeit aus. Das heißt, es gibt keine regelmäßige Arbeitsstätte, sodass alle Fahrten mit ihren tatsächlichen Kosten steuerlich geltend gemacht werden können. Wenn ein Arbeitnehmer fortdauernd immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht, hat er maximal nur eine Arbeitsstätte als regelmäßige Arbeitsstätte. Regelmäßige Arbeitsstätte ist dann allein die Betriebsstätte, an der sich der ortsgebundene Mittelpunkt des Arbeitnehmers befindet. 14

3 Bis zum kommt es entscheidend darauf an, ob und welche Tätigkeiten der Arbeitnehmer am Betriebssitz ausübt (BFH-Urteile vom , VI R 55/10, VI R 36/10, VI R 58/09). Diese Rechtsprechung hat das BMF übernommen und allgemeine Kriterien eingeführt, nach denen die regelmäßige Arbeitsstätte bestimmt werden kann (Schreiben vom , IV C 5 - S 2353/11/ 10010; 2011/ ). Die nachfolgende Übersicht zeigt die derzeitige Rechtslage auf und zeigt, was ab dem zu beachten ist: Übersicht: Regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte Rechtslage bis Gesetzliche Neuregelung ab Grundlage: BFH (s.o.) und BMF- Schreiben vom (s.o.) Regelmäßige Arbeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines ausgegliederten Unternehmens, dem der Arbeitnehmer zugeordnet wurde (Outsourcing) Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers erfolgt aufgrund von dienstrechtlichen/arbeitsvertraglichen Festlegungen. Grundlage: 9 Abs. 4 EStG (n.f) (Begriff der ersten Tätigkeitsstätte) Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens, eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (Leiharbeit) Weitere Voraussetzung: Arbeitnehmer soll unbefristet für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen (ist dann auch verbindlich für das Finanzamt). 15

4 Rechtslage bis Gesetzliche Neuregelung ab Fehlt eine derartige Festlegung, dann befindet sich die regelmäßige Arbeitsstätte in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, in der der Arbeitnehmer arbeitstäglich oder je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder mindestens 20% seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose) Wird im Einzelfall geltend gemacht, dass eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Eine Bildungseinrichtung ist keine regelmäßige Arbeitsstätte, auch wenn sie zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird (BFH-Urteil vom , VI R 42/11). Fehlt eine dienst- und arbeitsrechtliche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose) Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitstätte, die der Arbeitgeber bestimmt oder der Wohnung am nächsten liegt, wenn die Bestimmung fehlt bzw. nicht eindeutig ist. Eine erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Bis zum sollten bei Unklarheiten oder Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt die BFH-Urteile vom herangezogen werden. Der BFH stellt auf die Art der Tätigkeit ab, sodass 16

5 der Arbeitnehmer z. B. eine Auswärtstätigkeit ausübt, wenn er in verschiedenen Filialen seines Arbeitgebers wechselnd tätig ist und keine dieser Tätigkeitsstätten von zentraler Bedeutung ist, allein die Tatsache, dass der Arbeitnehmer den Betriebssitz regelmäßig aufsucht, für die Annahme einer regelmäßigen Arbeitsstätte nicht ausreicht, ein Aufsuchen des Betriebssitzes nur zu Kontrollzwecken bzw. zur Auftragsabwicklung keine regelmäßige Arbeitsstätte begründet. Praxis-Beispiel: Ein Arbeitnehmer ist im Außendienst tätig und sucht einmal in der Woche den Betrieb seines Arbeitgebers auf, um dort seine Aufträge abzuwickeln. Obwohl der Arbeitnehmer als Außendienstmitarbeiter den Betrieb einmal in der Woche aufsucht, hat er dort keine regelmäßige Arbeitsstätte. Dieses vorteilhafte Ergebnis lässt sich auch für Zeiträume ab 2014 erreichen, indem der Arbeitgeber eine Festlegung als erste Tätigkeitsstätte am Betriebsort durch dienst- und arbeitsrechtliche Festlegungen vermeidet (siehe vorherige Übersicht). Praxis-Tipp Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen, den dieser auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nutzen kann, muss er von vornherein wissen, ob der Arbeitnehmer in seinem Betrieb eine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Gibt es keine regelmäßige Arbeitsstätte, sind alle Fahrten mit ihren tatsächlichen Kosten steuerlich abziehbar, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zum Betrieb nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen. Praxis-Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet als leitender Mitarbeiter an 3 Tagen in der Woche in der Hauptniederlassung seines Arbeitgebers in Köln. An einem Tag in der Woche ist er in der Niederlassung in Düsseldorf tätig und an einem weiteren Tag der Woche in Bonn. Lösung: Der Arbeitnehmer hat in Köln seine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. seine erste Tätigkeitsstätte (siehe vorhergehende tabellarische Übersicht). Er kann für diese Fahrten nur die Entfernungspauschale geltend machen. Bei einem Firmen-PKW ermittelt er die Fahrten zur regelmäßigen Betriebsstätte mithilfe der 0,002%-Methode. Seine Fahrten zu den Niederlassungen in Düsseldorf und Bonn sind als auswärtige Tätigkeiten einzustufen, die er nach Reisekostengrundsätzen abrechnet. 17