Nachhaltige Kostenreduzierung durch die Einführung eines professionellen Flächenmanagements an gewachsenen Industriestandorten

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1 Nachhaltige Kostenreduzierung durch die Einführung eines professionellen Flächenmanagements an gewachsenen Industriestandorten Eike Christian Wenning Drees & Sommer AG Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

2 Lebenslauf Beruflicher Werdegang Eike Christian Wenning Dipl. Wirt.-Ing. Fachrichtung Bauwesen Tel: seit 2014 Projektingenieur im Facility Management Consulting (Drees & Sommer AG) Facility Management Consultant (Bilfinger SE) Studium Wirtschaftsingenieurwesen, Fachrichtung Bauwesen (RWTH Aachen) Persönliche Erfahrungen und Kompetenzen Aufbau Betreiberorganisation Beschaffung operativer Dienstleister (Ausschreibungen) Neuausrichtung und Konzeption FM-Organisation Lebenszyklus-, Instandhaltungs- und Betriebskosten Organisationsberatung Nachhaltigkeit im Facility Management (u. a. Mitarbeit an der GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management ) Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

3 Agenda 1. Definition und Zielsetzung 2. Problemstellung im Flächenmanagement 3. Vorgehensweise bei der Einführung eines professionellen Flächenmanagements 4. Immobilienbestandsaufnahme 5. Analyse & Optimierung (Projektbeispiel) 6. Implementierung eines Regelprozesses 7. Fazit & Ausblick Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

4 1. Definition und Zielsetzung Nachhaltige Maximierung der Flächenproduktivität (Input/Output) durch die optimale Ausnutzung der Flächen einer Immobilie unter quantitativen und zeitlichen Gesichtspunkten. 1 Input Output Gebäude / Investment Flächenbereitstellung Nutzungskosten Infrastruktur etc. etc. 1) in Anlehnung an N. Preuß, L. Schöne; Real Estate and Facility Management: Aus Sicht der Consultingpraxis; 2010; S. 548 Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

5 2. Problemstellung im Flächenmanagement Subjektive Wahrnehmung Es sind nicht ausrechend Flächen vorhanden Die Flächenbereitstellung ist zu teuer Bereitgestellt Flächen decken nicht die Ansprüche der Nutzer (ggf. nicht ideal) Tägliche Wege sind zu lang etc. Objektive Bewertung Zu meist fehlen aussagekräftige Daten und Kennzahlen für eine objektive Bewertung bzw. Wiederlegung der subjektiven Wahrnehmung der Nutzer. Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

6 3. Vorgehensweise eines professionellen Flächenmanagements Bestandsaufnahme Definition erforderlicher Daten (Flächen, Nutzungsart, etc.) Aufnahme der Daten (Begehungen und Aktenrecherche) Datenanalyse Definition von projektspezifischen Kennzahlen Datenauswertung und -analyse Ableitung von Optimierungen Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen ggf. Umsetzung von Verbesserungsmaßnahme Implementierung Regelprozess Definition von Verantwortlichkeiten, Regelprozessen etc. Pflege der Bestandsdaten und laufende Optimierung Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

7 4. Bestandsaufnahme Daten Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

8 4. Bestandsaufnahme Vor-Ort-Eindrücke Produktionsflächen werde als Lagerflächen genutzt Großraumbüros werden nur durch eine geringe Anzahl an Mitarbeiter benutzt Medienleitung (z. B. Druckluft) werden nicht stillgelegt, obwohl mittel- und langfristig keine Nutzung in den Bereichen angedacht ist Nachträgliche Raumtrennung hebelt das Lüftungskonzept aus (1. Raum: Zuluft; 2. Raum: Abluft) etc. Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

9 5. Analyse & Optimierung Definition von Kennzahlen Marktübliche Kennzahlen Unternehmensspezifische Kennzahlen m² (BGF) pro Arbeitsplatz m² (NF) pro Arbeitsplatz EUR pro Arbeitsplatz Gleichzeitigkeitszahl (doppelt Belegung von Arbeitsplätzen) Anteil an Räumen mit bedarfsgerechten Medienentsorgung etc. m² (NF) pro Arbeitsplatz m² (NF) pro Mitarbeiter Anteil nicht (permanent) genutzter Arbeitsplätze Flächenanteile je Nutzungsart etc. Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

10 5.1 Analyse & Optimierung Büroflächen auf der Standortebene Analyse 1 (vorhandene Arbeitsplätze) Analyse 2 (perm. genutzte Arbeitsplätze) Bürofläche m² (NF) m² (NF) Arbeitsplätze Fläche pro Arbeitsplatz Mindestanforderung* Theoretisch max. Einsparpotenzial ,71 m² (NF) 19,58 m² (NF) 8 m² pro Arbeitsplatz 8 m² pro Arbeitsplatz m² (52%) m² (59%) Aktuell werden neue Office-Konzepte entworfen 1) Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR) Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

11 5.1 Analyse & Optimierung Büroflächen auf der Gebäudeebene 10,00* 8,00* *) Zielwert in Anlehnung an Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR) Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

12 5.2 Analyse & Optimierung Flächenanordnung Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

13 5.3 Analyse & Optimierung Flächenanordnung (R&D) Zielsetzung: Zusammenlegung der R&D-Flächen Vorgehensweise: Definition der Anforderungen je Fachbereich Erarbeitung von Synergiepotenzialen zwischen den Abteilungen (Laborflächen etc.) Abgleich des Bedarfs mit den Flächen im Bestandsgebäude Ausarbeitung von Layouts Kostenschätzung Entscheidung bzgl. der Umsetzung Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

14 5.4 Analyse & Optimierung Flächenanordnung (Lagerflächen) Zielsetzung: Verdichtung und Abmietung von Lagerflächen Vorgehensweise: 1. Bewertung der Erforderlichkeit der Lagerinhalte 2. Effizientere Anordnung und Vergabe von Lagerflächen Potenzial: Reduzierung der Lagerflächen um 40 % (2.800 m²) Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

15 6. Implementierung eines Regelprozesses Status quo Kurzfristiges Flächenmanagement Grobe Definition des Flächenbedarf (zumeist durch den Nutzer) Flächenzuweisung oder eigenständiger Umzug durch Mitarbeiter Ineffiziente Flächennutzung, da Flächen nicht bedarfsgerecht Nutzungsbezogene Flächenverrechnung aufgrund fehlender Daten nicht möglich Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

16 6. Implementierung eines Regelprozesses - optimiert Langfristiges / professionelles Flächenmanagement Definition Flächenbedarf (detailliert Beschreibung) Szenarioanalyse (Kosten-Nutzen-Analyse) Flächenzuweisung (Zuweisung einer geeigneten Fläche) Flächennutzung (Effizienz für das Gesamtunternehmen) Flächenverrechnung (nutzungsbezogene Kostenallokation) Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

17 7. Fazit und Ausblick Bestandsdaten und definierte Prozesse sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Flächenmanagement Eine objektive Bewertung dient der Hinterfragung der subjektive Bewertungen und kann z. B. stille Reserven aufdecken Eine Flächenreduzierung steht nicht im Wiederspruch zu einer Steigerung der Nutzerzufriedenheit Flächenmanagement als wichtiges Element zur Steigerung der Nachhaltigkeit Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Rückfragen und gemeinsame Diskussionen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung! Flächenmanagement, Eike Christian Wenning,