-Vorlagen erstellen Outlook

Transkript

1 Wenn immer wieder dieselbe Mail mit nur geringfügigen Änderungen verschickt werden muss, bieten die -Vorlagen eine große Arbeitserleichterung. Alle Vorlagen (Word, Excel, usw.) werden standardmäßig unter Windows XP in C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername \Anwendungsdaten\Microsoft\Templates und unter Windows 7 in C:\users\Benutzername \appdata\roaming\microsoft\templates gespeichert. Du kannst aber auch ein anderes Verzeichnis, welches einen Ordner Templates enthält, auswählen. Sollen die -Vorlagen von anderen Vorlagen getrennt werden, erstelle im Voraus einen Unterordner in Templates; wir haben diesen Ordner < -Vorlagen> genannt. 1. Öffne eine neue und gib den Betreff, sowie den Standardtext ein. 2. Lösche die Signatur, wenn diese beim Öffnen der Mail automatisch eingefügt wird. Dies deshalb, weil die Signatur beim Öffnen der Vorlage noch einmal eingefügt wird, und dann würde sie zweimal aufscheinen. 3. Wähle dann <Datei> <Speichern unter>, suche bei Speichern in: den Ordner <Templates> und wähle gegebenenfalls den Unterordner < - Vorlagen> aus. 4. Vergib bei Dateiname: einen Namen für die Vorlage, wähle bei Dateityp: Outlook-Vorlage.oft aus und bestätige mit <Speichern>. 5. Schließe jetzt die Mail und beantworte die Speicherungsabfrage mit <Nein>, denn die Vorlage wurde bereits gespeichert. Symbol <Formular auswählen> hinzufügen Damit die Vorlage bequem geöffnet werden kann, muss zuerst folgender Arbeitsschritt erledigt werden. 1. Klicke auf <Datei> <Optionen> und wähle <Symbolleiste für den Schnellzugriff> 2. Aktiviere im Feld Befehle auswählen <Alle Befehle>, suche im unteren Feld die Option <Formular auswählen>, klicke auf <Hinzufügen> und bestätige mit <OK>. 10. August 2014 Seite 1 6

2 3. Das Symbol Formular auswählen befindet sich nun in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. -Vorlage öffnen 1. Klicke auf das Symbol <Formular auswählen> und aktiviere im Feld <Suchen in: Vorlagen im Dateisystem>. Es öffnet sich der Ordner Templates. 2. Klicke doppelt auf <Templates>, dann auf < -Vorlagen> und bestätige mit <OK>. 3. Öffne die gewünschte Vorlage mit einem Doppelklick. Vorlage mit einem Makro öffnen Hast du auf der oben beschriebenen Weise mehrere Vorlagen erstellt und möchtest diese nicht immer über die beschriebene Schaltfläche auswählen, kannst du mit einem kleinen Makro jede Vorlage getrennt über die <Symbolleiste für den Schnellzugriff> öffnen. Um das zu erreichen musst du wie folgt vorgehen. 1 Erstelle wie im ersten Teil dieses Tipps beschrieben deine Vorlage und speichere diese z.b. im Laufwerk D: in einem eigens dafür vorgesehenen Unterverzeichnis ab, welches du vorher erstellen musst (z.b. Outlook) 2 Kehre zu Outlook zurück und wechsle mit der Tastenkombination <Alt>+<F11> in die VBA- Umgebung und klicke hier mit der rechten Maustaste den Eintrag <Microsoft Outlook Objekte> an und wähle im erscheinenden Kontextmenü <Einfügen> <Modul> 10. August 2014 Seite 2 6

3 3 Darauf hin erscheint im rechten Bereich der VBA-Umgebung eine weißes Fenster 4. In welches du den nachstehend angezeigten Kode eintippen musst Der Kode zum kopieren: Public Sub VisitaMedica() Dim omail As Outlook.MailItem Set omail = Application.CreateIremFromTemplae("D:\Outlook\Richesta..-oft") omail.display End Sub 10. August 2014 Seite 3 6

4 5. Klicke anschließend in der VBA-Umgebung auf <Datei> <Schließen und zurück zu Microsoft Outlook> 6. Jetzt kannst du wieder um, wie bereits bei der vorherigen Methode beschrieben eine Schlatfläche auf <Symbolleiste für den Schnellzugriff> legen um diese spezifische Vorlage gezielt zu öffnen. Symbol für selbst erstelltes Makro hinzufügen Damit die Vorlage bequem direkt, ohne Umwege geöffnet werden kann, muss folgender Arbeitsschritt erledigt werden. 1. Klicke auf <Datei> <Optionen> und wähle <Symbolleiste für den Schnellzugriff> 2. Aktiviere im Feld Befehle auswählen <Makros>, suche im unteren Feld darunter das entsprechende Makro (in unserem Falle <Projekt1.VisitaMedica> 3. Sobald du auf <Hinzufügen> geklickt hast wird deine Auswahl in das Feld <Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen> verschoben 10. August 2014 Seite 4 6

5 4. Klicke jetzt auf <Ändern> um die Bezeichnung des Makros anzupassen und um dem Makro eine Schaltfläche zuzuordnen 5. Klicke auf <OK> um den Namen und die Schaltfläche anzupassen und anschließend auf <OK> um deine Angaben zu bestätigen 6. Das Symbol für deine Vorlage erscheint nun in der <Symbolleiste für den Schnellzugriff> und du kannst durch Anklicken dieser Schaltfläche deine Vorlage direkt öffnen. Du kanst jetzt alle deine Vorlagen direkt aufrufen indem du für jede Vorlage diese kleine Makro anpasst und für jedes Makro anschließend eine Schaltfläche in die <Symbolleiste für den Schnellzugriff> stellst. ACHTUNG: Outlook schließen Sobald du Outlook schließt, nachdem du deine Makros für das Laden der Vorlagen erstellt hast, erscheint folgendes Fenster welches du mit <Ja> bestätigen musst, damit deine Makros in Outlook gespeichert werden. 10. August 2014 Seite 5 6

6 Outlook öffnen Beim Start von Outlook erscheint ab sofort immer ein Fenster, welches du mit der Schaltfläche <Makros aktivieren> bestätigen musst, damit die von dir erstellten Makros für das Öffnen der Vorlagen ausgeführt werden. 10. August 2014 Seite 6 6