ELBA 5 - SEPA Einzug Sepa Direct Debit Core in ELBA 5

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1 ELBA 5 - SEPA Einzug Sepa Direct Debit Core in ELBA 5 Anlage Mandat und Creditor ID in ELBA 5 Mandate sind für den Lastschriftsverkehr (Direct Debit) vorgeschrieben und müssen laut einer bestimmten, für alle Kreditinstitute gültigen Norm mit jedem Auftrag übermittelt werden. Ohne Mandat kann kein SEPA-Einzug erstellt werden. Im Programm können Sie Mandate im Menü Stammdaten >> Mandat erstellen, bearbeiten und löschen. Über die Schaltfläche <Neu> gelangen Sie in den Dialog "Mandat-Neuanlage", in dem Sie folgende Felder ausfüllen müssen: Bezeichnung Mandatsreferenz Zahlungsempfänger Kennung (Creditor-ID) Zahlungspflichtigen und IBAN/BIC Datum der Unterzeichnung des Mandates Verwendungsart Bezeichnung: Die Bezeichnung ist mit 35 alphanumerischen Zeichen frei wählbar. Sie dient lediglich zur besseren Identifizierung und Sortierung Ihrer gespeicherten Mandate. Mandatsreferenz: Erfassen Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für das Mandat; es sind 35 alphanumerische Zeichen erlaubt (z.b. Kundennummer, Polizzennummer). Seite 1

2 Creditor ID: Diese Identifikationsnummer müssen Sie bei Ihrer kontoführenden Bank beantragen. (Die Verwaltung dieser Nummern obliegt der ÖNB, da jede ID im gesamten SEPA-Raum nur einmal vorkommen darf.) Die Creditoren ID muss in Großbuchstaben erfasst werden. Zahlungspflichtiger und IBAN/BIC: Hier ist der Zahlungspflichtige - analog zur Erfassung eines Einzugsauftrages - einzutragen ausgestellt am: Hier ist das Datum der Erfassung des Mandats einzutragen oder jenes Datum, an dem mit dem Geschäftspartner der Vertrag hinsichtlich Einzug geschlossen wurde. Verwendungsart: Die Combobox bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Wiederkehrende Lastschrift (Standard) - gilt für Mandate die mehrmals verwendet werden Einmallastschrift müssen Sie selbst wählen, wenn es sich um einen einmaligen Einzug handelt Letzte Verwendung müssen Sie selbst wählen, wenn das Mandat das letzte Mal verwendet wird. Erfassung SEPA-Einzug Beleg in ELBA 5 Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Eingabemaske für einen neuen SEPA-Einzug aufzurufen: über die Navigationsleiste > Punkt Zahlungsverkehr >> Einzug >> Einzug über den Menüeintrag Zahlungsverkehr >> Einzug >> Einzug über die Tastenkombination [Strg]+[L] Seite 2

3 Kontrolle Auftragsart (1): Auftragsart SEPA-Einzug muss ausgewählt sein. Zahlungspflichtiger: Nach Auswahl des Zahlungspflichtigen (2) werden die dazu gespeicherten Werte, IBAN/BIC sowie Mandat und Zusatzinformationen automatisch im Beleg eingetragen. Ein manuelles Erfassen von IBAN / BIC im Beleg ist nicht möglich. Die Werte können lediglich durch Auswahl des Zahlungspflichtigen aus den Stammdaten mit übernommen werden bzw. in der Mandatsverwaltung geändert werden. Seite 3

4 In der Listbox werden alle zum gewählten Zahlungspflichtigen gespeicherten Mandate mit Bezeichnung und Mandatsreferenz dargestellt. Gibt es zu einem Zahlungspflichtigen nur ein Mandat, so ist dieses bereits ausgewählt. Sind mehrere Mandate zu einem Zahlungspflichtigen gespeichert, so muss über die Listbox das gewünschte Mandat ausgewählt werden. Erstmalige Verwendung: Sofern erstmals verwendet (noch nie an den Bankrechner übertragen) wird nach Auswahl des Mandats diese Option automatisch aktiviert. Die erstmalige Verwendung hat auch Auswirkung auf die Berechnung des Fälligkeitsdatum. Betrag: Erfassen Sie den Zahlungsbetrag. Verwendungszweck: hierfür stehen 4 Zeilen zu je 35 Zeichen zur Verfügung. Wenn Sie damit kein Auslangen finden, können Sie auch das 35stellige Feld Zahlungsreferenz für Ihren Text verwenden. Zahlungsreferenz: Hier können bis zu 35 Zeichen alphanumerisch erfasst werden. Durchführungsdatum: Das Durchführungsdatum gibt an, wann der Einzug angeliefert werden muss, damit die Belastung des Zahlungspflichtigen und die Gutschrift beim Zahlungsempfänger zum vereinbarten Fälligkeitsdatum erfolgt. Dieses Datum darf nicht in der Vergangenheit liegen. Beachten Sie aber, dass Sie nur Aufträge mit einem Durchführungsdatum bis maximal 28 Tage in der Zukunft an die Bank senden können! Weiters erfolgt eine Prüfung auf Samstag/Sonntag und Feiertag. Darüber hinaus ist das Durchführungsdatum vom Mandat und dem Fälligkeitsdatum abhängig. Wird das Fälligkeitsdatum erhöht oder verringert, so wird auch das Durchführungsdatum entsprechend geändert. Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum ist jenes mit dem Zahlungspflichtigen vereinbarte Datum, an dem der Zahlungspflichtige belastet wird und die Gutschrift beim Zahlungsempfänger erfolgt. Es errechnet sich aus dem Mandat und dem Durchführungsdatum. Wird das Durchführungsdatum erhöht oder verringert, so wird auch das Fälligkeitsdatum entsprechend geändert. Der Standard-Berechnungswert lt. Norm beträgt +5 Tage bei 'Erst- bzw. Einmal Einzügen und +2 Tage bei 'wiederkehrender Durchführung'. Beispiel bei Option 'erstmalige Durchführung': Durchführungsdatum: = heute Fälligkeitsdatum somit: heute +5 Tage dazu. Geschäftsvorfallcode (GVC): Dieser definiert den Grund der Zahlung. Der Geschäftsvorfallcode hilft Ihnen bei der Auswertung und Zuordnung der Informationen in Retourdaten, die Sie von Ihrer Bank erhalten. Der Geschäftsvorfallcode ist meist nur für sehr große Firmen von Bedeutung. Seite 4

5 BIC-Prüfungen beim Speichern: Nach Erfassung/Änderung eines Mandates im erfassten oder "als Auftrag/Vorlage" importierten Auftrag wird geprüft, ob die angegebene BIC vom Institut des Zahlungspflichtigen zu diesem Zeitpunkt bereits für SEPA DD unterstützt ist. Trifft dies nicht zu, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung dazu. Sie können diesen Hinweis mit <Speichern> übergehen, sollten aber berücksichtigen, dass eine Durchführung in der Folge ggf. nicht möglich ist. Mit der Schaltfläche <Als Vorlage speichern> können Sie die erfassten Daten zu jeder Zeit als Vorlage für die spätere Wiederverwendung ablegen. Über <Aus Vorlage laden> können Sie die Daten bereits gespeicherter Vorlagen aufrufen. Mit der Schaltfläche <Schließen> können Sie die Erfassung abbrechen, ohne die bereits eingegebenen Daten oder vorgenommenen Änderungen zu speichern. Es erscheint aber auf jeden Fall die Rückfrage, ob Sie die Änderungen speichern wollen. Seite 5

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