Outlook 2010 für Windows. Grundkurs kompakt. Linda York 2. Ausgabe, Januar inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-OL2010-G-UA

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1 Linda York 2. Ausgabe, Januar 2012 Outlook 2010 für Windows Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-OL2010-G-UA

2 2 2 s senden Voraussetzungen Grundkenntnisse in der Textverarbeitung Grundlegende Programmbedienung Ziele -Modul kennenlernen s erstellen, adressieren und senden s als Entwürfe speichern Dateien per senden HERDT-Verlag 17

3 2 s senden 2.1 Mit dem -Modul arbeiten Das -Modul kennenlernen Im -Modul wird Ihr in Outlook angelegtes -Konto im Navigationsbereich angezeigt und als Postfach bezeichnet. Im Postfach befinden sich verschiedene Ordner zur Verwaltung Ihrer s, z. B. die Ordner Posteingang und Entwürfe. Die Inhalte dieser -Ordner können Sie im Anzeigebereich betrachten, indem Sie die Ordner anklicken. Falls das -Modul nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie auf die Modulschaltfläche . Ihr Postfach Im Ordner Posteingang befinden sich alle eingegangenen s. Enthält ein Ordner ungelesene s, wird deren Anzahl in Klammern angezeigt. Hinweis Da empfangene s schädliche Inhalte enthalten können, die durch das einfache Anzeigen im Lesebereich aktiviert werden, ist es wichtig, diesen Bereich im Ordner Posteingang auszublenden. Aktivieren Sie im Navigationsbereich den Ordner Posteingang. Wechseln Sie im Menüband zum Register Ansicht. Betätigen Sie in der Gruppe Layout die Schaltfläche Lesebereich. Wählen Sie den Eintrag Aus. 18 HERDT-Verlag

4 2 s senden 2.2 s erstellen -Formulare ausfüllen und senden Klicken Sie im Register Start auf die Schaltfläche Neue -Nachricht. Es öffnet sich ein neues -Formular. Eine lässt sich in fünf einfachen Schritten ausfüllen und absenden. In den weiteren Abschnitten dieses Kapitels erhalten Sie wichtige Hinweise zu den einzelnen Schritten. 1 Empfänger eintragen 2 Kopieempfänger eintragen 3 Betrefftext eingeben 4 Nachrichtentext eingeben 5 Schaltfläche Senden anklicken Hinweis Beim ersten Erstellen eines -Formulars wird der Personenbereich im Formular eingeblendet. Falls die sozialen Netzwerkdienste auf Ihrem Server eingerichtet sind, werden hier Fotos und Informationen zu allen Adressaten angezeigt. Die sozialen Netzwerkdienste werden nicht im Rahmen dieses Grundkurses behandelt. 1 Schaltfläche anklicken, um den Personenbereich zu minimieren HERDT-Verlag 19

5 2 s senden 2.3 Empfänger eingeben Empfänger manuell eingeben Bei Empfängern in Ihrem Netzwerk geben Sie Vor- und Nachname ein. Bei externen Empfängern geben Sie die komplette -Adresse ein. Trennen Sie mehrere Empfänger bzw. Kopieempfänger durch ein Semikolon. Haben Sie eine Adresse schon einmal eingegeben, erhalten Sie beim Eintippen der ersten Buchstaben eine Vorschlagsliste. 1 Eintrag in der Liste anklicken, um ihn auszuwählen Tipp Falls Sie einen Empfängernamen bzw. eine -Adresse falsch eingegeben haben, ist es sinnvoll, diese(n) aus der Vorschlagsliste zu entfernen. Klicken Sie hierzu auf die zu löschende Adresse und danach auf das nebenstehende Symbol. Empfänger aus dem Adressbuch wählen Wählen Sie folgendermaßen Empfänger aus dem Adressbuch: Klicken Sie im -Formular auf die Schaltfläche An bzw. Cc. 1 Pfeilschaltfläche anklicken, um die Adresslisten anzuzeigen 2 Gewünschte Liste anklicken Über die Adressliste Kontakte erhalten Sie eine Liste aller -Adressen, die Sie im Kontaktmodul eingetragen haben. In der globalen Adressliste finden Sie alle vom Systemadministrator angelegten Benutzer innerhalb Ihres Netzwerks. 20 HERDT-Verlag

6 2 s senden Einen Namen in der Liste anklicken, um ihn zu markieren Schaltfläche An, Cc bzw. Bcc betätigen Auf die gleiche Weise weitere Empfänger hinzufügen 6 Schaltfläche OK betätigen Blindkopien senden Über das Feld Bcc im Adressbuch können Sie Blindkopieempfänger bestimmen. Solche Empfänger werden nicht in der Kopfzeile der empfangenen angezeigt; so bleiben sie vor den Empfängern und Kopieempfängern verborgen. Wenn Sie eine an viele Empfänger richten, können Sie mithilfe von Blindkopien das Verbreiten der Adressen vermeiden. Zusätzlich müssen die Empfänger keine lange Liste mit -Adressen anschauen, bevor sie den Text der Nachricht finden. Sollten Sie regelmäßig Blindkopien versenden, können Sie das Feld Bcc dauerhaft im -Formular einblenden. 1 Im -Formular zum Register Optionen wechseln 2 Schaltfläche Bcc betätigen Falls Sie das Feld Bcc nicht mehr im -Formular anzeigen wollen, wiederholen Sie die vorigen Schritte. HERDT-Verlag 21

7 Inhalt Zusätzliche Übungen Kapitel 1: Erste Schritte mit Outlook 1. Fragen zum Outlook-Anwendungsfenster Das Outlook-Anwendungsfenster anpassen...5 Kapitel 2: s senden 3. Empfänger eingeben Den Text einer gestalten Mit -Ordnern arbeiten...8 Kapitel 3: s empfangen 6. Mehrere s gleichzeitig ausdrucken Mit empfangenen s umgehen...10 Kapitel 4: Wichtige -Funktionen 8. Die richtige Sortierung wählen...11 Kapitel 5: Kontakte und Adressen verwalten 9. Das Kontaktmodul kennen Einen neuen Kontakt anlegen Das Adressbuch kennen...14 Kapitel 6: Termine planen 12. Das Kalendermodul kennen Termine im Anzeigebereich eintragen Das Terminformular und die Erinnerungsfunktion nutzen...17 Kapitel 8: Besprechungen planen 15. Eine einfache Besprechung planen Den Terminplanungs-Assistenten nutzen...19 Kapitel 9: Aufgaben verwalten 17. Fragen zum Aufgabenmodul Eine Aufgabe mit Details eintragen Aufgaben in Termine umwandeln und umgekehrt Aufgaben an mehreren Tagen erledigen...23 HERDT-Verlag

8 Kapitel 2: s senden 3. Empfänger eingeben ca. 10 min Übungsinhalte Mehrere Empfänger manuell eingeben Kopieempfänger eintragen Adressen überprüfen lassen Blindkopieempfänger aus dem Adressbuch auswählen Feld BCC dauerhaft einblenden Übungsschritte 1. Erstellen Sie eine neue Geben Sie die folgenden fiktiven -Adressen als Empfänger ein: und 3. Mit welchem Zeichen müssen Sie die zwei Adressaten bei der Eingabe voneinander trennen? 4. Legen Sie einen anderen Teilnehmer als Kopieempfänger fest. Geben Sie hierbei einfach den Vor- und Nachnamen ein und lassen Sie die Adresse von Outlook überprüfen. 5. Wählen Sie einen Blindkopieempfänger aus dem Adressbuch aus. 6. Geben Sie einen beliebigen Betreff und Text ein und senden Sie die Blenden Sie das Feld Bcc dauerhaft ein. 6 HERDT-Verlag

9 Impressum Matchcode: K-OL2010-G-UA Autorin: Linda York Redaktion: Ortrun Grill Produziert im HERDT-Digitaldruck 2. Ausgabe, Januar 2012 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

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