Information, Kommunikation, Administration (IKA) Unterrichtsbereich Information 1. Semester SOG 2. Band. 2. Ausgabe, Mai 2013

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1 Information, Kommunikation, Administration (IKA) 2. Ausgabe, Mai 2013 Sabine Spieß sowie ein HERDT-Autorenteam Unterrichtsbereich Information 1. Semester SOG 2. Band BS-IKA-I-1-2CC

2 3 IKA Unterrichtsbereich Information 3 Das Seitenlayout gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die Seitenränder, die Ausrichtung und die Papiergrösse ändern wie Sie mit Umbrüchen und Spalten arbeiten wie Sie die Silbentrennung durchführen wie Sie den Seitenhintergrund gestalten Voraussetzungen Texte und Absätze formatieren 3.1 Grundlagen zum Seitenlayout Was gehört zum Seitenlayout? Die Einstellungen zum Seitenlayout werden standardmässig auf das gesamte Dokument angewandt. Um Seitenlayout-Einstellungen nur auf bestimmte Bereiche anzuwenden, müssen Sie zuvor das Dokument in Abschnitte unterteilen. Jeder Abschnitt kann dann eigene Seitenlayout-Einstellungen erhalten. Zum Seitenlayout gehören u. a. die folgenden Elemente: Die Seitenränder sind die Bereiche, die am äusseren Blattrand leer bleiben. Die Ausrichtung legt fest, ob die Seite im Hoch- Querformat verwendet wird. Anhand der Grösse stellen Sie das Papierformat ein, z. B. DIN A4 DIN A5. Mit Umbrüchen können Textumbrüche Abschnitte erzeugt werden. Mit Spalten können Sie den Text in Spalten anordnen. Die Silbentrennung verhindert einen Flatterrand bzw. bei der Absatzformatierung mit Blocksatz grosse Abstände zwischen den einzelnen Wörtern. Den Seitenhintergrund können Sie mit einem Wasserzeichen, einer Seitenfarbe mit Seitenrändern gestalten. Im Register SEITENLAYOUT können Sie die Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen. Beispiele für Seitenlayoutänderungen Änderung der Seitenränder Ausrichtung Grösse Spalten 28 HERDT-Verlag

3 Das Seitenlayout gestalten Seitenränder, Ausrichtung und Grösse ändern Seitenränder einstellen Word stellt Ihnen verschiedene vordefinierte Seitenrandeinstellungen zur Verfügung. Betätigen Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN die Schaltfläche SEITENRÄNDER. Es werden verschiedene Kombinationen von Seitenrändern mit den jeweiligen Massen aufgelistet. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag. Die Seitenränder GESPIEGELT können Sie für doppelseitige bzw. mehrseitige Dokumente verwenden, die wie ein Buch ein gespiegeltes Seitenlayout erhalten sollen. Durch das Ändern der Seitenränder (hier von NORMAL auf BREIT) werden auch die Absatzeinzüge angepasst. Seitenrand Seitenrand Individuelle Seitenränder festlegen Klicken Sie auf die Schaltfläche SEITEN- RÄNDER und dann auf den Eintrag BENUTZER- DEFINIERTE SEITENRÄNDER. Legen Sie im Register SEITENRÄNDER in den Eingabefeldern OBEN, UNTEN, LINKS und RECHTS die Seitenränder fest. In der Vorschau sehen Sie die Wirkung der gewählten Werte. Um die Einstellungen für das Dokument zu übernehmen, klicken Sie auf OK. Möchten Sie die getroffenen Einstellungen für alle künftigen Dokumente verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche ALS STAN- DARD FESTLEGEN und anschliessend auf JA. Vorschau prüfen Haben Sie sehr kleine Werte für die Seitenränder festgelegt, erhalten Sie eventuell die nachfolgende Meldung. Sie können die Werte über die Schaltfläche KORRIGIEREN ändern. Die zuletzt verwendete benutzerdefinierte Seitenrandeinstellung erscheint als oberster Listeneintrag der Schaltfläche SEITENRÄNDER und kann so schnell erneut genutzt werden. HERDT-Verlag 29

4 3 IKA Unterrichtsbereich Information Grösse (Papierformat) einstellen Betätigen Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICH- TEN die Schaltfläche GRÖSSE. Wählen Sie in der eingeblendeten Liste ein Papierformat aus. Ausrichtung wählen Mit der Ausrichtung entscheiden Sie, ob die Seiten des Dokumentes im Hochformat Querformat verwendet werden. Betätigen Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, die Schaltfläche AUSRICHTUNG. Wählen Sie die gewünschte Option durch Anklicken aus. 3.3 Mit Umbrüchen arbeiten Umbrüche einfügen Neben der Möglichkeit, einen manuellen Seitenumbruch einzufügen, bietet Word weitere Umbruchsarten an. Sie können mit Umbrüchen den Text z. B. auch in Abschnitte aufteilen. Für jeden Abschnitt lassen sich dann eigene Einstellungen zuweisen, wie unterschiedliche Seitenränder -ausrichtung. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Umbruch erfolgen soll. Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, auf die Schaltfläche UMBRÜCHE. Wählen Sie einen Eintrag gemäss der nachfolgenden Tabelle aus. Seitenumbrüche SEITE SPALTE TEXTUMBRUCH Wo soll der Text fortgeführt werden? Auf einer neuen Seite In der nächsten Spalte Unterhalb eines eingefügten Objekts, z. B. einer Grafik Abschnittsumbrüche NÄCHSTE SEITE FORTLAUFEND GERADE SEITE/UNGERADE SEITE Wo soll der neue Abschnitt beginnen? Auf einer neuen Seite An der aktuellen Cursorposition Auf der nächsten geraden bzw. ungeraden Seite Dokument mit Seiten im Hoch- und im Querformat erzeugen Um innerhalb eines Dokumentes für eine Seite das Hochformat und für eine andere Seite das Querformat zu verwenden, fügen Sie einen Abschnittsumbruch NÄCHSTE SEITE ein. Den neuen Seiten können Sie dann eine andere Ausrichtung zuweisen als der Seite zuvor. 30 HERDT-Verlag

5 Das Seitenlayout gestalten 3 Einen Umbruch entfernen Bei eingeblendeten Formatierungszeichen stellt Word einen Umbruch durch ein sogenanntes Umbruchszeichen dar, z. B. ( ). Blenden Sie die Formatierungszeichen ein (Register START, Gruppe ABSATZ, Schaltfläche ). Setzen Sie den Cursor direkt links neben das Umbruchszeichen und betätigen Sie die!-taste. Wenn Sie das Umbruchszeichen eines Abschnitts löschen, werden auch alle individuellen Formatierungen des Abschnitts gelöscht. Der Abschnittstext wird automatisch in den nächsten Absatz integriert und erbt dessen Formatierung. 3.4 Text in Spalten setzen Spalten erzeugen Texte, die wie in Broschüren Zeitungen in Spalten angeordnet werden, können Sie in Word entweder für den gesamten Text nur für einen markierten Bereich erzeugen. Die Anzahl der Spalten (bis zu 12) können Sie dabei selbst bestimmen. Markierter Text in zwei Spalten gesetzt Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle im Dokument, wenn Sie den gesamten Text in Spalten setzen möchten. Markieren Sie den Text, der in Spalten gesetzt werden soll. Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, auf die Schaltfläche SPALTEN. Wählen Sie in der Liste aus, wie viele Spalten erzeugt werden sollen. Die Spalten werden gleichmässig über die ganze Seitenbreite verteilt. Klicken Sie auf WEITERE SPALTEN, um individuelle Spalten einzurichten. Sie haben dann die Möglichkeit, die Spaltenanzahl, -breite und den Spaltenabstand festzulegen sowie mithilfe des Kontrollfelds ZWISCHENLINIE vertikale Linien zwischen den Spalten einzublenden. Ein Spaltenausgleich findet automatisch statt. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich des Textes in Spalten gesetzt haben, fügt Word davor und/ danach automatisch Abschnittsumbrüche ein. Um die Spalten wieder zu entfernen, setzen Sie den Cursor in den Spaltenbereich, klicken auf die Schaltfläche SPALTEN und wählen den Eintrag EINS. Sofern bei der Erzeugung der Spalten Abschnittsumbrüche eingefügt wurden, bleiben diese auch bei der Zurücksetzung auf einspaltigen Text erhalten und müssen bei Bedarf manuell gelöscht werden. HERDT-Verlag 31

6 3 IKA Unterrichtsbereich Information Spaltenumbruch einfügen Innerhalb von Spalten können Sie an einer beliebigen Stelle einen Spaltenumbruch einfügen: Fügen Sie in der linken Spalte einen Umbruch ein, wird der nachfolgende Text in die nächste Spalte verschoben. Fügen Sie in der rechten Spalte einen Umbruch ein, wird der Text vor der Cursorposition in die Spalte davor verschoben. Cursor beim Einfügen des Spaltenumbruchs Cursor beim Einfügen des Spaltenumbruchs Setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle in der Spalte. Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, auf die Schaltfläche UMBRÜCHE und wählen Sie den Eintrag SPALTE. Automatischen Spaltenausgleich bewirken Sollte es vorkommen, dass die Spalten nicht gleichmässig mit Text gefüllt sind (also nicht auf gleicher Höhe enden), können Sie am Spaltentextende über die Schaltfläche UMBRÜCHE, Eintrag FORTLAUFEND, einen fortlaufenden Abschnittsumbruch einfügen. Text, den Sie nachträglich ergänzen, müssen Sie vor dem letzten Abschnittsumbruch eingeben. 3.5 Die Silbentrennung durchführen Die Silbentrennung von Word durchführen lassen Die Silbentrennung wird durchgeführt, um grössere Lücken am Seiten- bzw. Spaltenrand zu vermeiden. Ist der Text im Blocksatz formatiert, entstehen oft grössere Lücken zwischen den einzelnen Wörtern einer Zeile, die sich ebenfalls mit der Silbentrennung verringern lassen. Sie können die Silbentrennung automatisch manuell durchführen. Word fügt dabei für jede Trennstelle einen bedingten Trennstrich ein. Absatz linksbündig Absatz im Blocksatz 32 HERDT-Verlag

7 Das Seitenlayout gestalten 3 Die Silbentrennung automatisch durchführen lassen Die automatische Silbentrennung wird immer für das gesamte Dokument durchgeführt. Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, auf die Schaltfläche SILBENTRENNUNG. Wählen Sie den Eintrag AUTOMATISCH. Um die automatische Silbentrennung wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche SILBENTRENNUNG und auf den Eintrag KEINE. Die Silbentrennung manuell durchführen Bei der manuellen Silbentrennung können Sie jede Trennung kontrollieren. Sie können so z. B. einen Trennvorschlag überspringen Trennungen wie au-tomatisch vermeiden. Die manuelle Silbentrennung beginnt ab der aktuellen Cursorposition und bearbeitet das gesamte Dokument. Falls Text markiert ist, wird nur dieser Text durchlaufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche SILBENTRENNUNG und wählen Sie den Eintrag MANUELL. Für das erste trennbare Wort werden alle Trennmöglichkeiten durch Trennstriche angezeigt. Eine dünne graue Linie markiert die äusserste Position für den Trennstrich. Eine blinkende Markierung zeigt den aktuellen Trennvorschlag an. Klicken Sie eventuell auf eine andere der vorgegebenen Trennstellen links von der äussersten Trennstrichposition und klicken Sie auf die Schaltfläche JA. Um das Wort nicht zu trennen und zum nächsten trennbaren Wort zu springen, klicken Sie auf die Schaltfläche NEIN. Text von der Silbentrennung ausnehmen Markieren Sie den Text, der nicht getrennt werden soll, und klicken Sie im Register START, Gruppe ABSATZ, auf die Schaltfläche. Aktivieren Sie im Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH das Kontrollfeld KEINE SILBENTRENNUNG. Bestätigen Sie mit OK. Einstellungen für die Silbentrennung vornehmen Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, auf die Schaltfläche SILBEN- TRENNUNG und wählen Sie den Eintrag SILBENTRENNUNGSOPTIONEN. Schalten Sie das Kontrollfeld aus, falls Wörter in Grossbuchstaben getrennt werden sollen. Verändern Sie bei Bedarf die SILBENTRENNZONE : Ein höherer Wert erlaubt einen grösseren Abstand zwischen einem Wort und dem rechten Seitenrand, ohne dass das Wort getrennt wird. Legen Sie bei Bedarf im Feld die Anzahl aufeinanderfolgender Zeilen fest, in denen ein Trennstrich stehen darf. Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK. HERDT-Verlag 33

8 3 IKA Unterrichtsbereich Information 3.6 Den Seitenhintergrund gestalten Dokumente mit Wasserzeichen gestalten Ein Wasserzeichen ist ein hinter dem eigentlichen Dokumenttext liegendes Element wie ein Text Bild. Sie können so z. B. ein Dokument als "vertraulich" kennzeichnen es mit einem Bild gestalten. Das gewählte Wasserzeichen erscheint auf jeder Seite des Dokuments. Text als Wasserzeichen ClipArt als Wasserzeichen Bild als Wasserzeichen Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITENHINTERGRUND, auf die Schaltfläche WASSERZEICHEN. Wählen Sie aus der Liste ein vordefiniertes Wasserzeichen aus. Klicken Sie auf den Eintrag BENUTZER- DEFINIERTES WASSERZEICHEN. Möchten Sie ein Bild als Wasserzeichen einfügen, aktivieren Sie das Optionsfeld BILDWASSERZEICHEN und wählen Sie über die Schaltfläche BILD AUSWÄHLEN das Bild aus. Über das Listenfeld SKALIEREN kann die Bildgrösse verändert werden. Um ein eigenes Textwasserzeichen zu gestalten, schalten Sie das Optionsfeld TEXTWASSERZEICHEN ein, überschreiben Sie z. B. im Eingabefeld den Vorgabetext mit eigenem Text und gestalten Sie mit den angebotenen Einstellungsmöglichkeiten den Wasserzeichentext. Klicken Sie auf die Schaltfläche ÜBER- NEHMEN, um eine Vorschau des Wasserzeichens im Dokument anzuzeigen. Falls das Wasserzeichen zu hell zu dunkel erscheint, können Sie bei Grafiken über das Kontrollfeld bzw. bei Textwasserzeichen über das Listenfeld und das Kontrollfeld die Farbeinstellungen verändern. Wasserzeichen werden in der Seitenlayoutansicht zwar angezeigt, erscheinen dort aber oft heller als im Ausdruck. Um zu prüfen, wie das Wasserzeichen im Ausdruck erscheinen wird, nutzen Sie die Druckvorschau. Um ein Wasserzeichen wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche WASSER- ZEICHEN und wählen den Eintrag WASSERZEICHEN ENTFERNEN. 34 HERDT-Verlag

9 Das Seitenlayout gestalten 3 Dem Seitenhintergrund eine Farbe zuweisen Sie können die gesamte Seite mit einer beliebigen Farbe mit einem grafischen Fülleffekt wie z. B. einer Struktur einem Muster füllen. Je nach gewählter Farbe wird dabei automatisch die Textfarbe angepasst, um durch einen ausreichenden Kontrast die Lesbarkeit sicherzustellen. Farbige Seitenhintergründe werden hauptsächlich für Dokumente verwendet, die nicht ausgedruckt, sondern am Bildschirm im Internet gelesen werden. Farbiger Seitenhintergrund Struktur als Seitenhintergrund Grafik als Seitenhintergrund Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITENHINTERGRUND, auf die Schaltfläche SEITENFARBE. Wählen Sie die gewünschte Farbe durch Anklicken aus lassen Sie über den Eintrag WEITERE FARBEN zusätzliche Farben anzeigen. Weisen Sie dem Seitenhintergrund über den Eintrag FÜLLEFFEKTE einen Farbverlauf, eine Struktur, ein Muster eine Grafik als Hintergrund zu. Um eine Seitenfarbe einen Fülleffekt wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche SEITENFARBE und wählen den Eintrag KEINE FARBE. Seitenränder gestalten Die Seitenränder können Sie gestalten, indem Sie sie mit einem Rahmen einem grafischen Effekt versehen. Rahmen als Seitenrand Effekte als Seitenrand HERDT-Verlag 35

10 3 IKA Unterrichtsbereich Information Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITENHINTERGRUND, auf die Schaltfläche SEITENRÄNDER. Wählen Sie im Bereich EINSTELLUNG eine Rahmenart aus und bestimmen Sie im Listenfeld FORMATVORLAGE eine Linienart und im Listenfeld FARBE eine Farbe. Wählen Sie im Listenfeld einen grafischen Seitenrand. Bestimmen Sie im Listenfeld die Breite der Linie bzw. des Effekts. Schalten Sie bei Bedarf im Bereich VORSCHAU die Linie für den oberen, unteren, rechten linken Seitenrand durch Anklicken des betreffenden Symbols aus. Bestätigen Sie mit OK. Indem Sie im Bereich EINSTELLUNG auf den Eintrag klicken, schalten Sie den Seitenrand wieder aus. 3.7 Schnellübersicht Sie möchten die Seitenränder verändern das Papierformat einstellen die Ausrichtung ändern einen Umbruch einfügen Text in Spalten setzen Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN, Schaltfläche SEITENRÄNDER Gruppe SEITE EINRICHTEN, Schaltfläche GRÖSSE Gruppe SEITE EINRICHTEN, Schaltfläche AUSRICHTUNG Gruppe SEITE EINRICHTEN, Schaltfläche UMBRÜCHE Gruppe SEITE EINRICHTEN, Schaltfläche SPALTEN die Silbentrennung durchführen Gruppe SEITE EINRICHTEN, Schaltfläche SILBENTRENNUNG ein Wasserzeichen einfügen Gruppe SEITENHINTERGRUND, Schaltfläche WASSERZEICHEN den Seitenhintergrund gestalten Gruppe SEITENHINTERGRUND, Schaltfläche SEITENFARBE die Seitenränder gestalten Gruppe SEITENHINTERGRUND, Schaltfläche SEITENRÄNDER 36 HERDT-Verlag

11 Das Seitenlayout gestalten Übungen Übung 1: Text in Spalten setzen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Text in Spalten formatieren Automatische Silbentrennung durchführen WerkzeugAG WerkzeugAG-E Öffnen Sie die Datei WerkzeugAG. Setzen Sie den zweiten Absatz (Die Werkzeug AG verfügt über...) in zwei Spalten. Erzeugen Sie für den restlichen Text ab der Überschrift Produktion drei individuelle Spalten: Verringern Sie den Spaltenabstand der drei Spalten auf 0,5 cm und lassen Sie zwischen den Spalten Zwischenlinien anzeigen. Fügen Sie vor den Überschriften Vertrieb und Entwicklung jeweils einen Spaltenwechsel ein. Aktivieren Sie die automatische Silbentrennung. Speichern Sie die Datei unter dem Namen WerkzeugAG-E. Ergebnisdatei "WerkzeugAG-E" Übung 2: Den Seitenhintergrund einer Einladung gestalten Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Ausrichtung und Papierformat ändern Den Seitenhintergrund gestalten Apfelernte Apfelernte-E Öffnen Sie die Datei Apfelernte. Stellen Sie das Querformat ein und ändern Sie die Grösse auf das Papierformat A5. Wählen Sie eine beliebige einfarbige Seitenfarbe als Hintergrund aus. Gestalten Sie den rechten und den linken Seitenrand: Wählen Sie hierzu die Apfelsymbole aus und entfernen Sie den oberen und den unteren Rahmen. Markieren Sie den kompletten Text und zentrieren Sie ihn. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Apfelernte-E. Ergebnisdatei "Apfelernte-E" HERDT-Verlag 37