Informationen Datenbank für Auditoren Lebensmittelsicherheit QM FROMARTE

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1 Informationen Datenbank für Auditoren Lebensmittelsicherheit QM FROMARTE Inhaltsverzeichnis 1 Zuweisung Käsereien Datum vorschlagen Checkliste Auditplan Ausgefüllte Checkliste einsehen Beantwortung der K- und KO-Fragen Massnahmenplan Zertifizierung Zertifikat Fakturierung Etiketten Wiederholung Zertifizierung Probleme mit der Datenbank Zuweisung Käsereien Sobald Sie eine Anmeldung via Mail erhalten haben, können Sie mit der Käserei einen Audit-Termin vereinbaren. Im Mail von der Datenbank wird auch die Zertifizierungsstelle und eventuelle Auditkombinationen angegeben. Die detaillierten Angaben der Firma können Sie nun über die Datenbank Menueliste Audit und CSV-Report abrufen. Die Checkliste wird aktiviert und ist für Sie zugänglich, sobald die Käserei das Datum bestätigt hat. Bitte prüfen Sie vor dem Audit, dass die Checkliste für Sie zur Bearbeitung aktiviert wurde. Die Käserei erhält ansonsten 1 Monat sowie 1 Woche vor dem Audit eine Aufforderung dies nachzuholen. 2 Datum vorschlagen Falls das Audit von der Käserei abgelehnt wurde, erhalten Sie eine Mitteilung und können ein neues Datum nach demselben Prinzip vorschlagen.

2 Diese Anforderungen müssen Sie immer bestätigen können. Setzen Sie sich ansonsten sofort mit FROMARTE in Verbindung. Wählen Sie ein Datum aus und speichern Sie das Datum. Sobald Sie dies getan haben, wird die Käserei automatisch benachrichtigt. 3 Checkliste Sobald das Auditdatum bestätigt wurde, kann die Käserei gemäss unserer Informationsbroschüre die Checkliste ausfüllen. 3.1 Auditplan Beachten Sie, dass Sie vor dem Audit der Käserei einen entsprechenden Auditplan zustellen und die Käserei darauf aufmerksam machen, welche Dokumente für einen speditiven Ablauf zur Einsicht vorbereitet werden sollen. 3.2 Ausgefüllte Checkliste einsehen Sobald die Käserei die Checkliste ausgefüllt hat, erhalten Sie automatisch ein Mail. Sie können die Checkliste unter der Funktion Checkliste einsehen wie folgt aufrufen: Checkliste ausfüllen nach Audit Funktion, um die Checkliste für das Audit auszudrucken. Keine Bearbeitung möglich. Tipps zu den Einstellungen: Damit die Checkliste auch in unterschiedlichen Farbstufen erscheint, folgende Einstellung vornehmen: Menue: Datei, Seite einrichten, Hintergrund drucken anwählen

3 3.3 Beantwortung der K- und KO-Fragen Das Audit wird durchgeführt. Danach können Sie die Kontroll- (K) und KO-Fragen ausfüllen und allenfalls SD-Fragen ergänzen. Werden nicht alle Anforderungen beantwortet, kann die Checkliste nicht abgeschlossen werden. Alle Kriterien, welche nicht mit einer A-Bewertung vermerkt werden, müssen eine entsprechende Begründung enthalten. Am Schluss können Sie die Checkliste abschliessen und diese der Zertifizierungsstelle weiterleiten. Hierzu müssen sie folgende Felder anklicken: Falls Sie die mehrmals an der Checkliste arbeiten und diese zwischenspeichern möchten, können Sie dies anhand des Speicherbuttons vornehmen. Weitere Anmerkungen, Verbesserungsmassnahmen etc. zum Betrieb bitte am Schluss im Feld Bemerkungen anfügen. Die Zertifizierungsstelle erhält die Checkliste erst zur Einsicht, wenn Sie das Feld Checkliste für Zertifizierungsstelle freigeben aktivieren. Wenn Sie dies abgeschlossen haben, wird der erreichte Prozentsatz der Käserei angezeigt. Zudem können Sie, falls Sie die Antworten der Käserei überschrieben haben, mit

4 der Maus über den Stern *fahren und die Antwort nochmals einsehen. Die überschriebene Antwort erscheint auf dem Bildschirm. Prozentsatz einsehen Antworten der Käserei einsehen Im CSV-Export können Sie die Bemerkungen und Bewertungen aller Parteien (Käserei / Auditor / Zertfizierungsstelle) detailliert nachverfolgen (ab Ende Januar für alle Käsereien möglich): 4 Massnahmenplan Sobald die Zertifizierungsstelle die Checkliste verifiziert hat, wird der Massnahmenplan für die Käserei freigegeben. Sie erhalten auch hier ein Informationsmail. Falls Fragen auftauchen oder der Bericht von dem Auditor nicht genügend ausgefüllt wird, kann die Zertifizierungsstelle den Bericht dem Auditor zurück senden. Die Käsereien müssen bei allen Anforderungen, die nicht mit der Bewertung A oder na klassiert wurden, eine entsprechende Massnahme verfassen sowie ein Umsetzungsdatum (Termin) angeben. Die Aufarbeitung sollte je nach Massnahme innert 12 Monaten erfolgen. Dieser Auditbericht wird wieder an den Auditor gesendet. Sie kontrollieren den Massnahmenplan und senden ihn an die Zertifizierungsstelle. Falls die Massnahmen ungenügend formuliert sind, senden Sie diesen an die Käserei mit dem entsprechenden Verweis zurück. Sinnvoll ist auch eine telefonische Kontaktaufnahme. Die Zertifizierungsstelle ist genauso verpflichtet den Massnahmenplan zurückzuweisen, falls dieser vom Auditor ungenügend ausgefüllt wurde. Nachdem die Zertifizierungsstelle den Massnahmenplan verifiziert hat, wird der Käserei das Zertifikat ausgestellt.

5 Diese Felder wurden durch die Käserei ausgefüllt und von Ihnen kontrolliert.. Der fertige Bericht (Massnahmenplan und Checkliste), welcher von der Zertifizierungsstelle abgeschlossen wurde, erscheint als pdf unter «Bericht». Dieser Bericht ist bis zum nächsten Audit verfügbar. 5 Zertifizierung 5.1 Zertifikat Das Zertifikat wird von der Zertifizierungsstelle zugestellt. Die Zertifikate sind 28 Monate ab Auditdatum gültig. Sobald das Zertifikat ausgestellt wurde, erhalten Sie als Auditor ein automatisch von der Datenbank generiertes Informationsmail. Die Angaben auf dem Zertifikat werden durch das Reglement FROMARTE Lebensmittelsicherheit: Beurteilungs- und Sanktionsreglement geregelt. Die Zertifikate werden auf der Homepage einsehbar sein. 5.2 Fakturierung Die jeweiligen Auditoren und Zertifizierungsstellen fakturieren ihre Aufwendungen und verrechnen diese direkt der Käserei. FROMARTE Mitglieder decken die administrativen Kosten von FROMARTE mit dem Abobeitrag. 5.3 Etiketten Für Werbezwecke erhalten die Käserei von FROMARTE Etiketten in verschiedenen Formaten. Diese werden von FROMARTE zugesandt. 5.4 Wiederholung Zertifizierung Die Käserei wird via Datenbank automatisch benachrichtigt, wenn das Zertifikat abgelaufen ist. Die Käserei darf erneut einen Auditoren oder eine Zertifizierungsstelle nach Wahl auswählen. 5.5 Probleme mit der Datenbank Falls Probleme mit der Datenbank auftreten, bitten wir Sie sich direkt mit FROMARTE Kontakt aufzunehmen 031/