VerBIS Arbeitshilfe IT-unterstützte Zusammenarbeit mit Unternehmen Teil 2 (Nutzung der HR-BA- XML-Schnittstelle)

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1 IT-unterstützte Zusammenarbeit mit Unternehmen Teil 2 (Nutzung der HR-BA- XML-Schnittstelle) Version PRV 13.02

2 Verantwortliche Redaktion: Zentrale OS21 Bei Fragen und Anregungen zu dieser Arbeitshilfe wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Fachbetreuer VerBIS.

3 Inhaltsverzeichnis: 1 Einleitung Transfer von Stellenangeboten Neues Stellenangebot Aktualisiertes Stellenangebot Änderungen am Stellenangebot Ende der Veröffentlichung von Stellenangeboten Weitere externe Veröffentlichungen Gelöschtes Stellenangebot... 15

4 1 Einleitung Diese Arbeitshilfe informiert über den Umgang mit Stellenangeboten, die von Unternehmen über die HR-BA-XML-Schnittstelle übermittelt wurden. Hierzu werden die jeweiligen Ansichten im Fachverfahren VerBIS sowie in der JOBBÖRSE dargestellt. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber bietet die BA eine Schnittstelle zum automatischen Transfer von Stellenangeboten an den gemeinsamen Account an. Die HR-BA-XML- Schnittstelle stellt für den Datentransfer als Standard eine einheitliche Sprache und die notwendige Infrastruktur zur gesicherten Datenübertragung zur Verfügung. Die Unternehmen können - sofern entsprechend programmiert - vor der Übermittlung des jeweiligen Stellenangebots entscheiden, ob lediglich eine Veröffentlichung in der JOBBÖRSE erfolgen soll oder die Produktlinie Betreuung genutzt und entsprechend ein Vermittlungsauftrag erteilt wird. Voraussetzung zur Nutzung der HR-BA-XML-Schnittstelle ist die Existenz einer Datenbank, eines E-Recruiting-Systems oder einer Website mit Stellenangeboten bei Unternehmen und der Abschluss einer Kooperationsvereinbarung zur Nutzung der HR-BA-XML-Schnittstelle mit der Zentrale der BA. Beratungen zur HR-BA-XML-Schnittstelle und zur Kooperationsvereinbarung können über das Postfach Zentrale.VAM-AccountMgmt@arbeitsagentur.de initiiert werden 1. Nach einer telefonischen Beratung wird dem Unternehmen eine Informationsmail zur Verfügung gestellt, die es ermöglicht, den individuellen Implementierungsaufwand abzuschätzen. 1 Weiterführende technische Informationen zur HR-BA-XML-Schnittstelle sind im Internet auf in dem veröffentlichten White Paper ersichtlich.

5 1.1 Transfer von Stellenangeboten Die HR-BA-XML-Schnittstelle bietet dieselben Möglichkeiten beim Erfassen von Stellenangeboten wie der gemeinsame Arbeitgeber-Account. Es kann jedoch vorkommen, dass Unternehmen nicht alle Bestandteile der Schnittstelle implementiert haben, was dazu führt, dass nicht jedes Feld in der JOBBÖRSE/VerBIS mit Werten vom Unternehmen befüllt werden kann. Bei der Einrichtung der HR-BA-XML-Schnittstelle sollte vom Unternehmen die Kundennummern berücksichtigt werden. Somit ist es möglich, dass Stellenangebote direkt an die lokal zuständigen Agenturen für Arbeit übermittelt werden. Innerhalb der über die Schnittstelle übertragenen Stellenangebote ist die Angabe enthalten, ob das Unternehmen einen Vermittlungsauftrag erteilt oder lediglich eine Veröffentlichung in der JOBBÖRSE wünscht. Stellenangebote ohne Vermittlungsauftrag können vom Unternehmen ohne eine entsprechende Information an die -Betreuer im gemeinsamen Account eingestellt, aktualisiert und gelöscht werden. Nachfolgend ist beschrieben, wie mit betreuten Stellenangeboten umgegangen wird.

6 1.2 Neues Stellenangebot Im Folgenden ist ersichtlich, wie ein neues Stellenangebot im gemeinsamen Account hinterlegt wird, wenn es erfolgreich über die HR-BA-XML-Schnittstelle übermittelt wurde. Arbeitgeber Übermittlung eines Stellenangebotes über die HR-BA- XML-Schnittstelle Ablauf in der JOBBÖRSE Im internen IT-System des Unternehmens wird das Stellenangebot erfasst und elektronisch an die Datenbank der BA übermittelt. Dieses wird als nicht betreutes Stellenangebot dem Datensatz des Unternehmens im gemeinsamen Account hinzugefügt: Mitarbeiter 1. Eine Wiedervorlage informiert die zuständige Hauptbetreuerin bzw. den zuständigen Hauptbetreuer Ablauf in VerBIS Wurde für das Stellenangebot ein Vermittlungsauftrag übermittelt, wird automatisch eine Wiedervorlage für die zuständige Hauptbetreuerin bzw. den zuständigen Hauptbetreuer erstellt.

7 2. Stellenangebot aufrufen (direkt aus der Wiedervorlage heraus) 3. Qualitätsprüfung durch den Betreuer bzw. die Betreuerin Die zuständige Betreuerin bzw. der zuständige Betreuer prüft die Stellenangebotsdaten, hält ggf. Rücksprache mit dem Unternehmen und ändert bei Bedarf das Stellenangebot. 4. Stellenangebot in die Betreuung übernehmen 5. Stellenangebotsbetreuerin bzw. Stellenangebotsbet reuer zuweisen

8 6. Berechtigung zur Änderung des Stellenangebots und Benachrichtigungsoption wählen Nach der Erteilung des Vermittlungsauftrags kann auf der Seite Stellenangebotsverwaltung die Berechtigungs- und Benachrichtigungsoption gewählt werden. Hierbei können Änderungen am Stellenangebot durch das Unternehmen über HR-BA-XML mit Prüfung oder ohne Prüfung durch die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebotsbetreuer übernommen werden. Wird ohne Prüfung gewählt, so werden alle Änderungen mit Ausnahme der Anzahl offener Stellen, ohne vorherige Prüfung durch die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebotsbetreuer automatisch übernommen. In diesem Fall kann entschieden werden, ob die Stellenangebotsbetreuerin bzw. der Stellenangebotsbetreuer mittels einer Wiedervorlage über Änderungen durch das Unternehmen informiert werden soll. Wird mit Prüfung gewählt, so werden Änderungen erst übernommen, wenn die Stellenangebotsbetreuerin bzw. der Stellenangebotsbetreuer diese freigibt. In diesem Fall wird für die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebotsbetreuer bei jeder übermittelten Änderung eine Wiedervorlage erstellt. Für die Stellenangebote der Produktlinie Betreuung gelten die Qualitätsstandards der Geschäftsprozesse Arbeitgeber. Durch nachfolgende Einstellung wird gewährleistet, dass die Stellenangebotsbetreuerin bzw. der Stellenangebotsbetreuer über jeden Wunsch zur Änderung per Wiedervorlage informiert wird und diesen über die Änderungshistorie akzeptieren bzw. ablehnen kann. Ein automatisches Überschreiben des Stellenangebots wird hiermit ausgeschlossen:

9 1.3 Aktualisiertes Stellenangebot Änderungen am Stellenangebot Änderungen am Stellenangebot können vom Unternehmen direkt über die HR-BA-XML- Schnittstelle übertragen werden. Im Folgenden sind die notwendigen Arbeitsschritte und Ansichten dargestellt. Unternehmen Änderung des Stellenangebots durch das Unternehmen Ablauf in der JOBBÖRSE Ablauf im internen System des Unternehmens Im IT-System des Unternehmens werden Änderungen am Stellenangebot vorgenommen. Diese werden elektronisch über die HR- BA-XML-Schnittstelle übermittelt. Bei der Übernahme der Änderungen in VerBIS werden zwei Möglichkeiten angeboten: Die Übernahme ohne Prüfung oder mit Prüfung durch die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebotsbetreuer (vgl. Kapitel Neues Stellenangebot). Die Entscheidung, ob die Änderungen ohne oder mit Prüfung in VerBIS übernommen werden, obliegt der Stellenangebotsbetreuerin bzw. dem Stellenangebotsbetreuer. Für Unternehmen, die eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der BA pflegen, kann von der Möglichkeit der Übernahme ohne Prüfung durch die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebotsbetreuer Gebrauch gemacht werden. Dies hat den Vorteil, dass die Änderungen immer aktuell entsprechend der Anforderungen der Unternehmen in der Datenbank enthalten sind. Es ist zu beachten, dass für die betreuten Stellenangebote die Qualitätsstandards der Geschäftsprozesse Arbeitgeber gelten. Stellenangebote, die im Sinne dieser Qualitätsstandards nach der Übermittlung überarbeitet wurden, sollten in jedem Fall durch die Einstellung mit Prüfung vor automatischen Änderungen geschützt werden. Fall 1: Änderungen am Stellenangebot sollen ohne Prüfung übernommen werden Mitarbeiter 1. Eine Wiedervorlage informiert die zuständige Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebots betreuer Ansicht/Ablauf in VerBIS In den folgenden Fällen wird eine Wiedervorlage erstellt: Für das Stellenangebot wurde die Benachrichtigungsfunktion (Wiedervorlage) auf der Stellenangebotsverwaltung aktiviert Es wurde eine Änderung in der Anzahl offener Stellen übermittelt Es wurde eine Änderung des Veröffentlichungsstatus übermittelt

10 Die Änderungen werden mit Ausnahme der Anzahl offener Stellen und der Änderung des Veröffentlichungsstatus ohne Prüfung übernommen. Die Anzahl offener Stellen muss durch die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebotsbetreuer händisch angepasst werden.

11 2. Anpassung der Daten im Stellenangebot prüfen und Änderungen vornehmen Fall 2: Änderungen am Stellenangebot sollen erst nach vorheriger Prüfung übernommen werden Mitarbeiter 1. Eine Wiedervorlage informiert die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebots betreuer Ansicht/Ablauf in VerBIS In diesem Fall wird IMMER eine automatische Wiedervorlage erzeugt.

12 2. Stellenangebot aus der Wiedervorlage heraus aufrufen Auf der Übersichtsseite erscheint die Hinweismeldung, dass Änderungen über die HR-BA- XML- Schnittstelle übermittelt wurden. 3. Änderung über die Schaltfläche Änderungshistorie aufrufen

13 Solange die Änderungen noch nicht in VerBIS akzeptiert bzw. abgelehnt wurden, wird das Stellenangebot lesend angezeigt (siehe Hinweismeldung) Nach Überprüfung und Übernahme bzw. Ablehnung der Änderungen wird das Stellenangebot in dem entsprechenden Veröffentlichungsstatus angezeigt. Änderungen am Veröffentlichungsstatus werden sofort übernommen, wenn es sich dabei um eine Einschränkung der Veröffentlichung handelt (z.b. Umstellung von veröffentlicht auf anonym veröffentlicht oder nicht veröffentlicht). 4. Änderungen des Unternehmens prüfen Über die Kontrollfelder am Beginn jeder Zeile können die jeweiligen Änderungen markiert werden, die in das Stellenangebot übernommen werden sollen. Über die Funktion Alle markieren können alle Einträge ausgewählt werden. Über Änderungen übernehmen werden lediglich alle markierten Änderungen in das Stellenangebot übernommen. Nicht markierte Einträge werden bei Übernahme entsprechend verworfen. Die Änderung der Anzahl offener Stellen muss immer händisch übernommen werden, da eine automatische Unterscheidung nach besetzten und stornierten Stellen nicht möglich ist.

14 Des Weiteren bietet die Änderungshistorie die Möglichkeit, die bisher erfolgten bzw. abgelehnten Änderungen anzuzeigen. Eine Filterung über das Änderungsdatum ist dabei möglich. Von der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter noch nicht geprüfte Änderungen durch das Unternehmen werden bei HR-BA-XML- Stellenangeboten bei Erledigung aller gemeldeten Stellen in die Änderungshistorie übergeben und dort mit nicht übernommen gekennzeichnet Ende der Veröffentlichung von Stellenangeboten Nach Erreichen des vom Unternehmen übermittelten Enddatums der Veröffentlichung wird der Status des Stellenangebots automatisch auf nicht veröffentlicht gesetzt. Bei der Änderung des Veröffentlichungsstatus auf nicht veröffentlicht werden auch Veröffentlichungen bei externen Kooperationspartnern aufgehoben. Diese Änderung des

15 Veröffentlichungsstatus wird in der Kundenhistorie mit einem automatischen Vermerk dokumentiert. Die zuständige Stellenangebotsbetreuerin bzw. der zuständige Stellenangebotsbetreuer wird mit einer Wiedervorlage über die Änderung des Veröffentlichungsstatus informiert Weitere externe Veröffentlichungen Unternehmen, die Ihre Stellenangebote über die HR-BA-XML Schnittstelle an die BA übergeben, haben die Möglichkeit Ihre Stellenangebote auch bei kooperierenden Stellenbörsen zu veröffentlichen. Für die Veröffentlichung bei den kooperierenden Stellenbörsen muss auf der Seite Veröffentlichung bei Kooperationspartnern in der JOBBÖRSE oder auf der Seite Weitere externe Veröffentlichung in VerBIS eine entsprechende Auswahl getroffen werden. Kostenpflichtige Stellenbörsen werden mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet. 1.4 Gelöschtes Stellenangebot Die Vormerkung zur Löschung eines Stellenangebots durch die Stellenangebotsbetreuerin bzw. den Stellenangebotsbetreuer soll nur erfolgen, wenn das Unternehmen einen Löschdatensatz über die HR-BA-XML-Schnittstelle übermittelt hat. Arbeitgeber Löschung des Stellenangebots durch das Unternehmen in seinem Personalsystem Mitarbeiter Ablauf im internen System des Arbeitgebers Im internen IT-System des Unternehmens wird das Stellenangebot gelöscht. Ablauf in VerBIS 1. Eine Wiedervorlage informiert die zuständige Stellenangebotsbetreuerin bzw. den zuständigen Stellenangebots betreuer 2. Stellenangebot aufrufen (direkt aus der Wiedervorlage

16 heraus) Der Veröffentlichungsstatus wird mit der Übermittlung des Löschdatensatzes automatisch auf nicht veröffentlicht gesetzt. 3. Offene Vorgänge prüfen und Stellenangebot abmelden 4. ggf. Unternehmen kontaktieren Nach der Prüfung der offenen Vorgänge wie z.b. noch nicht konsolidierte Vermittlungsvorschläge, wird das Stellenangebot durch Besetzung/Stornierung der noch offenen Stellen zur Löschung vorgemerkt. Bei unklarer Sachlage bezüglich der Besetzung des Stellenangebotes ist das Unternehmen zu kontaktieren.