Leistungsverzeichnis:

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1 Leistungsverzeichnis: Die Kreisverwaltung Segeberg, Fachdienst Informations- u. Kommunikationsmanagement, beabsichtigt für den Kreis Segeberg die nachfolgend aufgeführten Geräte zu dem angegebenen Gesamtvolumen an Drucken / Kopien (nachfolgend nur noch Kopien genannt) anzumieten. Folgende Punkte sind, wie das gesamte Leistungsverzeichnis, ebenfalls Bestandteil des Angebots und später des Vertrages: Standorte: - Bad Segeberg: - Hamburger Str. 30 (Hauptverwaltung) - Hamburger Str. 25 (Haus Segeberg) - Waldemar-v.-Mohl Str. 2 - Burgfeldstr. 41a - Burgfeldstr. 104 (Traveschule) - Rosenstr Norderstedt: - Oststr. 20 (KFZ-Zul.Stelle Norderstedt) - Hasenstieg 13 (Schule am Hasenstieg) - Bad Bramstedt: - Tegelbarg 19 (Fleischhygieneamt Bad Bramstedt) - Bleeck 15 (KJA Bad Bramstedt) - Bornhöved: Lindenstraße 5 (KJA Bornhöved) - Kaltenkirchen: - Flottkamp 13c (KJA Kaltenkirchen) - v.-bodeschwing Str. 1 (Janusz-Korczak Schule) Der Mieter behält sich vor, die gemieteten Geräte innerhalb der Vertragslaufzeit an andere Standorte umzustellen. Der Vermieter wird jeweils über den neuen Standort informiert. Kopier-Volumen: Es ist von folgenden Gesamtvolumina für Kopien auszugehen: 3 Mill. s/w und Farbe pro Jahr. Alternative Angebotsformen: Alle Angebote und Preise sollen jeweils für folgende Vertragsvarianten angegeben werden: 1. Miete der Geräte und Wartungsvertrag über 5 Jahre mit einer Verlängerungsoption auf 7 Jahre. 2. Kauf der Geräte und Wartungsvertrag über 5 Jahre mit einer Verlängerungsoption auf 7 Jahre. Seite 1 von 9

2 Details zur Abrechnung / Preisen: Der Vertrag enthält folgende Bestandteile: - Bereitstellung der Geräte (Kauf bzw. Miete) - Wartung - Seitenpreise (DIN-A4 und -A3), nach Anzahl der Kopien inkl. aller Verbrauchsmaterialien und evtl. anfälliger urheberrechtliche Abgaben In diesen Kosten sind enthalten: - Anlieferung, Aufstellung, Einweisung, Inbetriebnahme sowie Einbindung in das Netzwerk für die Funktionen Drucken / Scannen / Faxen und Einrichtung der zentralen Administrationswerkzeuge und Komponenten (bei der Variante Kauf sollen diese Kosten im Kaufpreis enthalten sein). - Abholen der Geräte bei Ende der Vertragslaufzeit (nur Mietvariante) und im Falle des Austausches (beide Varianten) - Kosten Anfahrt und Arbeitslohn der Techniker sowie sämtlicher Ersatzteile - Die Nutzung der Geräte zum reinen Scannen von Dokumenten erfolgt ohne gesonderte Berechnung. - während der gesamten Laufzeit ist eine Erhöhung des Seitenpreises oder eine Verschlechterung der Vertragsbedingungen nicht statthaft. Vertragslaufzeit: - Die Laufzeit des Vertrages beträgt 60 Monate ab dem und endet am Der Vertrag endet zu diesem Zeitpunkt automatisch und bedarf keiner weiteren Kündigung. - Verlängerungsoption: Der Vertrag kann durch den Auftraggeber 3 Monate vor Ablauf des bestehenden Vertrages um 1 Jahr verlängert werden. - Die Geräte müssen zum Vertragsbeginn betriebsfertig an den einzelnen Standorten aufgestellt worden sein. Mehrungsoption: - Innerhalb der ersten 2 Jahre ist es zu den für den Hauptvertrag gültigen Konditionen möglich, Geräte oder Optionen mit einem Volumen von bis zu 10% des Hauptvertrages nachzuordern. Entstörung der Geräte: Vor Ort, durch telefonische Anleitung oder per remote-zugriff auf den Server. Reaktionszeiten: Als Reaktionszeit werden folgende Zeiten gefordert. Reaktionszeit heißt hierbei erscheinen des Technikers vor Ort bzw. Beseitigung der Störung, z.b. durch Ferndiagnose / -entstörung Erfolgt die Störungsmeldung bis 10:00 Uhr Reaktionszeit bis zum darauf folgenden Werktag bis 16:00 Uhr. Erfolgt die Störungsmeldung nach 10:00 Uhr Reaktionszeit bis spätestens 12:00 Uhr des übernächsten Werktages. weitere Bedingungen: - kostenfreie, einfache und effektive Störungsmeldung - sollten an einem Gerät innerhalb von zwei Monaten vermehrt Störungen auftreten oder Störungen nicht innerhalb einer Woche restlos beseitigt werden, wird dieses Gerät auch während der Laufzeit ausgetauscht. Dies erfolgt ausschließlich zu Lasten des Auftragnehmers. Seite 2 von 9

3 Umweltverträglichkeit: - Für alle Geräte sind Prospekte und Unterlagen beizufügen, die detaillierte Auskünfte über die technischen Details wie den Energieverbrauch geben. - Angabe, ob die Geräte die Auszeichnung Blauer Engel gem. der Vergabegrundlage RAL-UZ 205 oder RAL-UZ 171 besitzen. - Angabe, ob die Geräte die Auszeichnung "Energy Star" gem. der Spezifikation v2.0 (oder einer geringeren Spezifikation) besitzen. - Leere Tonerkartuschen, Resttonerbehälter, alte Trommelmodule und sonstige Abfälle, die durch den Betrieb der Kopiergeräte entstehen, sind kostenfrei und nachweislich umweltgerecht zu entsorgen. Sonstiges: - Der Auftraggeber behält sich vor, nach Angebotseröffnung ggf. eine kurzfristige Testgestellung der Kopierer vor Ort zu verlangen, bzw. in den Räumlichkeiten des Vermieters bzw. Verkäufers zu testen. - Bitte nennen Sie bei Abgabe des Angebotes Referenzprojekte, die in etwa eine dem Leistungsverzeichnis entsprechende Ausstattung haben. Technik der Geräte: Die verwendete Technik ist freigestellt, es können also explizit Tintengeräte in Wide-Page-Technologie angeboten werden. Die DIN-A3-Geräte müssen für den Ausdruck großformatiger Fotodrucke geeignet sein, erforderlichenfalls sind diese in Lasertechnologie auszuführen. Für die bei den DIN-A3-Geräten geforderten Endverarbeitungsmöglichkeiten sind diese mit einem entsprechend geeignetem Finisher auszustatten. Für die DIN-A4-Geräte ist kein Finisher erforderlich. Unterschränke für DIN-A4-Geräte als Option ohne Angebotsbewertung: Sind die DIN-A4-Geräte aufgrund des geringen Druckvolumens als Tischgeräte ausgeführt, sind als Angebotsoption passende Unterschränke mit anzubieten. Seite 3 von 9

4 Technische Anforderungen an die Geräte: Gerätetypen: Los 1: 31x Typ A: kleine DIN-A4-Geräte ohne Finisher 5x Typ B: DIN-A3-Geräte mit Finisher (heften, sortieren) 6x Typ C (Schulen): DIN-A3-Geräte mit Finisher (heften, sortieren), jedoch ohne die servergestützten Funktionen follow-me-printing und scan-to-me und ohne RFID-Chipkartenleser für die Schulen 1x Typ D (Bußgeldstelle Waldemar-v.-Mohl 2, 2.OG): Leistungsfähiges DIN-A3 Gerät Los 2: 1x Typ E (Druckerei): Leistungsfähiges DIN-A3 Gerät mit umfangreichen Finisher-Optionen 1. Typ A, B, C, D: Möglichst einheitliche Bedienung und geräteunabhängige Funktionalität des Treibers für alle Kopierer. 2. Leistungsvermögen und Druckgeschwindigkeiten: Bei allen Gerätetypen muss die Zeitspanne vom Abrufen des Ausdrucks bis zum Beginn des Ausdrucks auch bei großen, komplexen Druckaufträgen unterhalb 1 Min. liegen. Die Zeit für die Druckaufbereitung ab Start des Druckauftrages am PC darf auch bei großen, komplexen Druckaufträgen 5 Min. nicht überschreiten. Typ A: min S. / Monat; min. 20 S. / Min. Typ B+C: min S. / Monat; min. 30 S. / Min. Typ D+E: min S. / Monat; min. 60 S. / Min. 3. Fassungsvermögen der Papierfächer (zusätzlich zum Einzelblatteinzug). Typ A: min. 2 Papierfächer mit je min. 500 Blatt Fassungsvermögen Typ B, C, D: min. 3 Papierfächer mit je min. 500 Blatt Fassungsvermögen Typ E: min. 5 Papierfächer, davon 3 mit je min. 500 Blatt und 2 mit. je min Blatt Fassungsvermögen 4. Finisheroptionen (nur DIN-A3-Geräte): Typ B, C, D, E: - heften - sortieren darüber hinaus zusätzliche Optionen für das Druckerei-Gerät (Typ E): - Lochen - Falzen (Z-Falz DIN-A4 auf C5 Umschlag) - Broschürendruck inkl. Heftung (DIN-A5-Broschüre aus DIN-A4-Papier, in der Mitte gefaltet und geheftet) - optional: Kuvertier-Option in Fenster-Brief-Umschlag im Anschluss an Ausdruck und Falzung. Die Maße der Fensterbriefumschläge können hierbei entweder dem DIN-C5/6-Format 110 mm 220mm oder DIN-C6/5 mit 114 x 229mm entsprechen. Seite 4 von 9

5 5. Recycling-Kopier-Papier mit den Daten: Grammatur: 80g/m2 spez. Volumen n. ISO 534: 1,15 cm3/g CIE Weiße n. ISO 11475: 148 % Opazität n. ISO 2471: 94 % Rauigkeit n. Bendtsen ISO : 230 ml/min rel. Feuchte n. ISO 287: 30-40% Biegesteifigkeit n. ISO 5629: MD: 0,4 mnm; CD: 0,2 mnm muss sich problemlos ohne Einschränkungen und einer Gefahr von Papierstau bedrucken und als Kopiervorlage einziehen lassen. Verarbeitung v. Papierstärken bis 200g/m 2 über den Einzelblatteinzug sollen möglich sein. 6. Kopien müssen sowohl in schwarz-weiß als auch in Farbe bei entsprechend differenzierter Abrechnung der Seitenpreise möglich sein. Der default-wert muss sich für die Betriebsarten Kopieren und Drucken auf schwarz-weiß setzen lassen. 7. Automatische Rückstellung der Auflagen- und Belichtungsvorwahl 8. doppelseitiges Drucken / Kopieren / Scannen; Einzelblatteinzug f. Kopiervorlagen, auch doppelseitig Druckaufträge mit 1 Seite dürfen auch in Stellung doppelseitig nur als 1 Kopie gewertet werden. 9. Nutzung bedruckter Kopfbögen: Per Treiberoption (einstellbar und wahlweise als 2. Drucktreiber mit geänderten Einstellungen auf den Clients installierbar) soll es möglich sein, vorgedruckte Kopfbögen, die in einem anderen, hierfür vorgesehenen Papierfach liegen, zu bedrucken. Hierzu muss bei einem Ausdruck über mehrere Seiten automatisch die erste Seite, bei doppelseitigem Druck die ersten beiden Seiten, aus dem Papierfach, in dem die Kopfbögen liegen, erfolgen. Für die weiteren Seiten muss die Papierzufuhr aus einem anderen Papierfach erfolgen. Typ A, B, D: Diese Funktion muss auch bei Word-Serienbriefen und auch bei Nutzung des follow-me-servers (Abholung der Druckaufträge an einem beliebigen Kopierer per RFID-Chip) möglich sein. 10. Typ A, B, C, D: Einheitlicher Treiber f. alle Kopierer. Dieser muss sich automatisiert verteilen lassen (als.msi-paket per AD / Gruppenrichtlinie oder als ausführbare exe-datei mit entsprechenden Befehlsparametern für eine Installation im Hintergrund ohne Fenster / Nachfragen mit voreinstellbaren Werten, z.b. f. die Papierfächer u. -formate). Betriebssysteme (alle Typen): Clients: Windows 7, Windows 10 jeweils 32 / 64 Bit Thin-Clients: Citrix Xen App 7.15 ; WTS Windows Server 2012 R2 64 Bit Server (für zentrale Systeme wie Administrationstools, follow-me-software): Windows Server 2012 R2 64 Bit oder höher (z.b. 2016). Druckersprache: PS u. PCL Seite 5 von 9

6 11. Typ C: - Ausdruck von Dokumenten gängiger Formate (z.b. pdf, docx) vom USB-Stick - interner Speicher zur dauerhaften Ablage von Vorlagen in gängigen Dateiformaten (s.o.) - gesicherter Ausdruck über das Netzwerk in den internen Speicher und Abrufen über PIN-Eingabe - Scannen: In Freigabeordner und in den internen Speicher (Scanboxen) 12. Typ A, B, D: Authentifizierung per RFID-Chipkarte für die Funktionen Ausdrucke abholen, Scannen und ggf. Kostenstellen- Verrechnung. Kartentyp: Legic Prime. Anhand der U-ID der Karte soll eine automatische Zuordnung zu einem AD- Benutzer erfolgen, erforderlichenfalls mithilfe einer erstmaligen Eingabe des jeweiligen AD-Benutzers am Gerät, um die jeweilige Karte einem AD-Konto zuordnen zu können. Verwendet werden diese RFID-Karten derzeit bereits für die Zeiterfassung und Zugangskontrolle der Anbieter Primion und Häfele. Verwendet wird der Kartentyp S4 Integra. 13. Typ A, B, D: Follow-me-printing-Funktion, datenschutzgerecht und vertraulich: Die von den PC-Clients beauftragten Drucke müssen sich an allen Kopierern nach Authentifizierung per RFID-Chipkarte ausdrucken lassen. 14. Datenschutz: Automatisches Löschen der Daten auf dem Kopierern und in den zentralen, serverbasierten Komponenten innerhalb einer einstellbaren Zeit. Möglichst vollständiges sicheres Löschen der Speicher (z.b. Festplatten) der Kopierer durch den Administrator möglich. 15. Typ A, B, D: Scan-to-Me-Funktion: Scannen in benutzereigene Ordner (SMB- /Windows-Freigaben) nach Authentifizierung mittels RFID-Chipkarte. 16. Scannen: Dateitypen: pdf, pdf-a tiff (unbearbeitet; ggf. Multipage) jpg 17. Scannen: Dual-Scanner (gleichzeitiges Farb-Scannen von Vor- u. Rückseite) 18. Scannen: Es müssen sich die Funktionen Pattern Matching & Substitution und Soft Pattern Matching deaktivieren lassen, um fehlerhafte Erkennung bzw. Zeichensubstitution ausschließen zu können 19. Scannen: Datum / Zeit optional im Dateinamen enthalten. Seite 6 von 9

7 20. Optionale Scan-Funktionalitäten: - Typ A, B, D: Scan-to-Mail, automatische Adressierung an die im AD hinterlegte -Adresse des per RFID-Chip authentifzierten Benutzers - Vorschau über das Display, z.b. um direkt am Kopierer kontrollieren zu können, ob der gesamte zu scannende Bereich richtig orientiert erfasst wurde. - durchsuchbare pdf / pdf-a-dokumente (OCR). - automatische Löschung von Leerseiten ab einem bestimmten Schwellenwert (z.b. unter 4kB Dateigröße für diese Seite) - Möglichkeit zur Deaktivierung bzw. Konfiguration von Bildkompressionsverfahren 21. Typ A, B, D: zentrales Management-Tool zur Administration aller Kopierer für die Funktionen: Abfrage der Seitenzahlen Anzeige des Tonerstandes sowie der weiteren Verbrauchsmaterialien (Fixiereinheit, Bildtrommel, Papier) Wartung (Fehleranalyse, Neustart, Zurücksetzen v. Druckaufträgen, Firmware- Updates) Kostenstellen-Zuordnung, Abfrage Ausdrucke pro AD-Benutzer 22. Typ A, B, D: Server-Fax: Faxe vom Kopierer aus versenden. Dazu soll das vorhandene System (Avaya C3000) genutzt werden, dass über einen Exchange-Connector Mails mit dem Adresstyp "Fax:" an den Faxserver weiterleitet. Der Bildinhalt selbst erfolgt in Form einer angehängten tiff-datei. Am Kopierer selbst muss es daher eine geeignete Bedienoberfläche geben, mit der der Benutzer die Faxnummer eingeben kann. Über einen zum Kopiersystem zugehörigen, in der Regel serverbasierten, Dienst werden dann die Mails mit dem tiff-dateianhang vom Adresstyp "Fax:" an den Microsoft-Exchange-Server verschickt. 23. Option KuvertierenOptional: Kostenverrechnung: Zuordnungsmöglichkeit der Ausdrucke / Kopien zu einzelnen AD-Benutzern u. zu Kostenstellen anhand der Authentifizierung per RFID-Chip. 24. einfacher u. gefahrloser Tonerwechsel durch Anwender Ein wichtiger Hinweis noch: Lesen Sie bitte das Leistungsverzeichnis sorgfältig, da ein Nichteinhalten geforderter Kriterien zu einer Nichtberücksichtigung führt. Die Angebote können auf gesonderten Unterlagen gemacht werden, müssen aber alle in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien enthalten. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche Seiten zu unterschreiben sind und welche nicht, unterschreiben Sie sicherheitshalber jede Seite. Dies ist ein Tipp aus Erfahrungen aus der Vergangenheit. Nebenangebote sind nur dann zulässig, wenn zumindest auch ein Hauptangebot abgegeben wurde. Hauptangebote dürfen in technischer Hinsicht nur insofern abweichen, wenn sie die technischen Anforderungen des Leistungsverzeichnisses übertreffen. Seite 7 von 9

8 Standorte Bad Segeberg, Hauptverwaltung: Haus A: 1. OG Nord 1. OG Süd Flurmitte links vor Wand-Absatz 2. OG Nord 2. OG Süd neben Flurtür, statt Aufsteller 3. OG Nord: A3 3. OG Süd #335/A 4. OG Nord Druckerei DIN-A3 leistungsfähig m. zus. finisher-optionen Haus Segeberg: Haus Segeberg, KT-Büro: A3 Haus Segeberg, 1. OG, re. Seite, statt Schrank Waldemar-v.-Mohl 2: 1. OG 2. OG: A3 leistungsfähig Haus B: EG Süd 1. OG Nord (#118/B) 1. OG Süd (Kopierraum): A3 2. OG Nord 2. OG Süd 3. OG Nord 3. OG Süd 4. OG Nord 4. OG Süd 5. OG Nord 6. OG Nord (Kopierraum): A3 6. OG Süd 7. OG Nord 7. OG Süd 8. OG Nord 8. OG Süd Seite 8 von 9

9 Außenstellen: Bad Segeberg: Rosenstr., Kopierraum EG Rosenstr., Kopierraum OG Burgfeldstr. EG Burgfeldstr. 1. OG: A3 Burgfeldstr. 2. OG KFZ-Zul.-Stelle Norderstedt Fleischhygieneamt Bad Bramstedt KJA Bornhöved, Kopierraum KJA Kaltenkirchen, Sekretariat KJA Bad Bramstedt Schulen: Traveschule, 2x DIN-A3 ohne RFID Schule am Hasenstieg, 2x DIN-A3 ohne RFID Janusz-Korczak Schule, 2x DIN-A3 ohne RFID Seite 9 von 9