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Transkript

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2 7. Meldung von Actvities Sichtbar werden Lions arbeiten häufig im Verborgenen. Helfen, und dabei gesehen werden ist wichtig, wenn wir bekannter werden wollen und unsere Leistung steigern möchten. Für unsere jährlich zu ermittelnden Bilanzen benötigen wir Belege und Unterlagen. Ohne die große Zusammenfassung der Leistungen der einzelnen Lions, der Clubs und der Distrikte gibt es keine Zuschüsse vom BMZ. - Es gibt viele Gründe, um eine gute Buchhaltung, d.h. Dokumentation unserer Activities zu haben. mitglieder.lions.de Vor längerer Zeit, als noch auf Papier gemeldet wurde, da waren die Mitgliedermeldungen zusammen mit den Activities auf dem monatlichen M+A Bericht verzeichnet. Vor einigen Jahren wurden die M+A Berichte (Mitglieder + Activities) vom Hauptsitz Oak Brook für den Teil der Mitglieder durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Der MD folgte mit der Online Mitgliederverwaltung. Nun sind die Meldungen für die Acitivites so weit, dass sie wie ehemals gemeldet werden können. Monatlich, oder am Besten immer wenn etwas geschehen ist

3 Meldung durch den Clubbeauftragten Der für die Meldungen Verantwortliche im Club kann der Sekretär, der Acitivity-Beauftragte, Schatzmeister des Club oder Hilfswerks sein. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Die unterschiedlichen Daten werden registriert, so dass auch mehrere Personen für diese Meldung in Betracht zu ziehen sind. Gemeldet wird immer, wenn eine Meldung vorliegt. Die monatliche Bestätigung der Mitgliederdaten durch den Sekretär zeigt, dass der Club aktiv ist. Also an dieser Stelle keine zusätzliche Nullmeldung, sondern nur inhaltlich neue Tatsachen. Im Menü erscheint nun unter den Berichten der Mitgliederverwaltung der Punkt Activities. Hier fällt zunächst auf, dass alle Jahre seit 2001 mit einem Reiter versehen sind. Hier sind bereits die kummulierten Jahresmeldungen aus dem bisherigen System für jeden Club hinterlegt. Diese dient der Information und Orientierung. Bei Auswahl eines Jahres erscheinen darunter die einzelnen Monate des Jahres und in ( ) dahinter die Anzahl der gespeicherten Activities

4 Anlegen einer neuen Activity Hiermit wird eine neue Activity angelegt. mitglieder.lions.de Zunächst einmal wird ausgewählt, ob es sich um eine Hauptactivity (des MD) handelt: Wenn das Häkchen gesetzt ist, erscheint o.a. Dropdown Menü, man klickt einfach aus der Auswahl an. Nun sind wir anschließend auf der MD-Ebene in der Lage, festzustellen, wie intensiv bestimmte Activities in der Summe von allen Clubs angenommen wurden (Lions Quest, Sight First u.a.) 47 64

5 Der Club kann ebenfalls eine Activity neu als Hauptactivity für sich kennzeichnen. - In dem Falle nicht Teil einer Hauptactivity sondern das nächste Häkchen bei Hauptactivity setzen. Diese neue Hauptactity steht dem Club selbst fortan für seine Auswertung zur Verfügung. Somit ist er später in der Lage, festzustellen, was er bereits in den vergangenen Jahre z.b. für eine Activity Kinderheim geleistet hat. Statistische Angaben über Art und Verwendung werden nun abgefragt: Die Activity soll nun kategorisiert werden. Wenn der Bereich erst definiert ist, öffnen Sie in den weiteren Dropboxen, die jeweils für diesen Bereich relevanten Kategorien - anschließend die zugehörigen Typen

6 Die Art der Activity, ob mittelbeschaffend oder -verwendend ergibt sich aus der Festlegung des Bereichs - hier eine Geld einnehmende Acitivity: mitglieder.lions.de Im Hintergrund werden hier bereits die Codes erstellt, die für die späteren Auswertungen und die Übertragung zum Hauptsitz nötig sind. Erst wenn diese Daten vorhanden sind, erscheinen die folgenden Felder, die sich ebenfalls je nach Kombination von Bereich-Kategorie-Typ unterschiedlich zusammensetzen: 49 64

7 Die Acitvity bekommt einen Titel. Die folgende Beschreibung ist optional. Einstellung und Sichtbarkeit hat mehrere Verwendungszwecke. Aktuell werden die Activities bei Veröffentlichung inkl. Titel und 3 Zeilen der Beschreibung automatisch mit zum Hauptsitz Oak Brook gemeldet. Im Club Finder, dem internationalen Suchsystem für Lions Clubs, werden künftig die letzten 3 Activities des Clubs mit angezeigt. Im künftigen Portalsystem des Multi Distrikts wird es die Möglichkeit geben, diese Club Activity automatisch auf der Club Homepage mit anzuzeigen. Dazu lassen sich ebenfalls Fotos mit zur Verfügung stellen

8 Nach dem 1. Speichern steht der Image-Upload zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich Club Activities archivieren und stehen künftig für die Dokumentation des Clublebens, für Chroniken u.ä. bereit

9 Die Anzeige im Archiv gibt eine übersichtliche Auskunft über die Leistung des Clubs: 52 64

10 Beispiel für eine mittelverwendende Acitvity: mitglieder.lions.de 53 64

11 Automatisch wird diese Acitvity bei Klick auf veröffentlichen auf der Clubhomepage erschienen (Beispiel): 54 64

12 Auswertungen auf Club Ebene Eine übersichtliche Liste über die gemeldeten Jahre erscheint. In ( ) wird der Durchschnitt des Jahres angezeigt. Zum Vergleich darunter die Werte des eigenen Distrikts und in ( ) die des MD. mitglieder.lions.de 55 64

13 Auswertungen auf Distrikt Ebene Durch Auswahl von Start- und Enddatum erhalten wir hier die Möglichkeit, die Leistungen (Einnahmen, Ausgaben, geleistete Stunden) der Clubs für bestimmte Zeiträume online ermitteln zu lassen. So erhalten wir auf einfache Art und Weise die Zahlen für ein bestimmtes Lionsjahr oder für fiskalische Zwecke alternativ das Kalenderjahr. Ein einfacher Kalender hilft bei der Eingabe der Selektion: 56 64

14 Verschiedene Arten der Darstellung sind vorgesehen. Neben den aussagekräftigen Balkendiagrammen lassen sich die Werte auch als Tortengraphik ausgeben. Beim Überfahren mit der Maus werden die tatsächlichen Werte angezeigt (hier die geleisteten Stunden in der Region I ): mitglieder.lions.de 57 64

15 Die einzelnen Katgegorien lassen sich per Mausklick ein- und ausblenden oder schnell als Balkendiagramm anzeigen 58 64

16 In der Anzeige auf Grundlage einer Region werden die gemeldeten Werte der einzelnen Clubs angezeigt. Auch hier werden bei Mausover die tatsächlichen Werte ausgegeben mitglieder.lions.de 59 64

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