Outlook Grundkurs kompakt. Ortrun Grill 1. Ausgabe, März inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-OL2013-G-UA

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1 Outlook 2013 Ortrun Grill 1. Ausgabe, März 2014 Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-OL2013-G-UA

2 2.1 Mit dem Modul arbeiten Das Modul kennenlernen Klicken Sie in der Navigationsleiste auf , falls das Modul nicht bereits angezeigt wird. Im Ordnerbereich wird Ihr in Outlook angelegtes -Konto als Postfach angezeigt. Ihr Postfach Lesebereich -Ordner Anzeigebereich Personenbereich Postfach -Ordner Anzeigebereich Lesebereich Personenbereich Im Postfach befinden sich verschiedene Ordner zur Verwaltung Ihrer s, z. B. die Ordner Posteingang und Entwürfe. Ein Postfach besteht aus unterschiedlichen Ordnern. Die Inhalte dieser -Ordner können Sie durch Anklicken im Anzeigebereich anzeigen lassen. Alle empfangenen s werden hier angezeigt. Klicken Sie auf eine im Anzeigebereich, wird der Inhalt in einer Vorschau im Lesebereich eingeblendet. Im Lesebereich können Sie s direkt beantworten, weiterleiten und bearbeiten. Sind Sie mit dem Absender einer über soziale Netzwerke verbunden, wird eine Übersicht der Aktivitäten in diesem Bereich angezeigt. Den Personenbereich können Sie über reduzieren bzw. über erweitern. Dadurch lässt sich beispielsweise der Lesebereich vergrößern. 20 HERDT-Verlag

3 2.2 s erstellen Das Formular Nachricht ausfüllen und senden Klicken Sie im Register START in der Gruppe Neu auf Neue . Es öffnet sich das Formular Nachricht. Eine lässt sich in fünf einfachen Schritten erstellen und absenden. In den weiteren Abschnitten dieses Kapitels erhalten Sie detaillierte Erläuterungen zu den einzelnen Schritten. 1 Empfänger eintragen 2 Kopieempfänger eintragen 3 Betrefftext eingeben 4 Nachrichtentext eingeben 5 Senden anklicken Hinweis Beim Erstellen einer wird der Personenbereich im Formular Nachricht eingeblendet. Falls die sozialen Netzwerkdienste auf Ihrem Server eingerichtet sind, werden hier Fotos und Informationen zu allen Adressaten angezeigt. Die sozialen Netzwerkdienste werden nicht im Rahmen dieses Grundkurses behandelt. HERDT-Verlag 21

4 2.3 Empfänger eingeben Empfänger manuell eingeben Bei Empfängern in Ihrem Netzwerk geben Sie den Benutzernamen (in der Regel den Vor- und Nachnamen) ein. Bei externen Empfängern geben Sie die komplette -Adresse ein. Trennen Sie mehrere Empfänger bzw. Kopieempfänger durch ein Semikolon. Haben Sie eine Adresse schon einmal eingegeben, erhalten Sie beim Eintippen der ersten Buchstaben eine Vorschlagsliste. 1 Eintrag in der Liste anklicken, um ihn auszuwählen Tipp Falls Sie einen Empfängernamen bzw. eine -Adresse falsch eingegeben haben, ist es sinnvoll, diese(n) aus der Vorschlagsliste zu entfernen. Klicken Sie hierzu in der Vorschlagsliste auf das Symbol löschenden Adresse. neben der zu Empfänger aus dem Adressbuch wählen So wählen Sie Empfänger aus dem Adressbuch aus: Klicken Sie im Formular Nachricht auf An bzw. Cc. 1 2 Pfeilschaltfläche anklicken, um die Adresslisten anzuzeigen Gewünschte Liste anklicken Über die Adressliste Kontakte erhalten Sie eine Liste aller -Adressen, die Sie im Modul Personen eingetragen haben. In der globalen Adressliste finden Sie alle vom Systemadministrator angelegten Benutzer innerhalb Ihres Netzwerks, wenn Sie mit einem Exchange Server verbunden sind. 22 HERDT-Verlag

5 3 Einen Namen in der Liste anklicken, um ihn zu markieren 5 Auf die gleiche Weise weitere Empfänger hinzufügen 4 An, Cc bzw. Bcc anklicken 6 OK anklicken Blindkopien senden Über das Feld Bcc im Adressbuch können Sie Blindkopieempfänger bestimmen. Solche Empfänger werden nicht in der Kopfzeile der empfangenen angezeigt und bleiben so vor den Empfängern und Kopieempfängern verborgen. Wenn Sie eine an viele Empfänger richten, können Sie mithilfe von Blindkopien das Verbreiten der Adressen vermeiden. Zusätzlich müssen die Empfänger keine lange Liste mit -Adressen anschauen, bevor sie den Text der Nachricht finden. Sollten Sie regelmäßig Blindkopien versenden, können Sie das Feld Bcc dauerhaft im Formular Nachricht einblenden. 1 2 Im Formular Nachricht zum Register OPTIONEN wechseln In der Gruppe Felder anzeigen auf Bcc klicken Falls Sie das Feld Bcc nicht mehr im Formular Nachricht anzeigen lassen möchten, wiederholen Sie die vorigen Schritte. HERDT-Verlag 23

6 Kapitel 2: s senden 3. Empfänger eingeben ca. 10 min Übungsinhalte Mehrere Empfänger manuell eingeben Kopieempfänger eintragen Adressen überprüfen lassen Blindkopieempfänger aus dem Adressbuch auswählen Feld BCC dauerhaft einblenden Übungsschritte 1. Erstellen Sie eine neue Geben Sie die folgenden fiktiven -Adressen als Empfänger ein: und 3. Mit welchem Zeichen müssen Sie die zwei Adressaten bei der Eingabe voneinander trennen? 4. Legen Sie einen anderen Teilnehmer als Kopieempfänger fest. Geben Sie hierbei einfach den Vor- und Nachnamen ein und lassen Sie die Adresse von Outlook überprüfen. 5. Wählen Sie einen Blindkopieempfänger aus dem Adressbuch aus. 6. Geben Sie einen beliebigen Betreff und Text ein und senden Sie die Blenden Sie das Feld Bcc dauerhaft ein. 128 HERDT-Verlag

7 Kapitel 2: s senden 4. Den Text einer gestalten ca. 5 min Übungsinhalte Text im Textbereich einer formatieren Tabelle in den Textbereich einfügen Übungsschritte 1. Erstellen Sie eine Legen Sie für den Textbereich eine beliebige Schriftart fest. 3. Gestalten Sie den Inhalt der wie in der nachfolgenden Abbildung ersichtlich. Kursiv und mit Texthervorhebungsfarbe Aufzählung mit Kleinschreibung am Satzanfang Tabelle einfügen Fettdruck, Schattierung HERDT-Verlag 129