Das Projekt und seine Organisation. Hartmut Vöhringer

Transkript

1 Das Projekt und seine Organisation Hartmut Vöhringer

2 Projekt Im Gegensatz zu herkömmlicher Organisation Die Aufgabe definiert die Struktur Kommunikation ist wichtig Projektorganisation Hartmut Vöhringer 2

3 Projektorganisation Übersicht Projektphasen Die Projektleitung Referenzdokument Ziele Der Projektrahmen Risiko Der Projektstrukturplan Probleme zu Beginn Lösungsansätze Projektorganisation Hartmut Vöhringer 3

4 Ein Projekt ist ein Instrument der Veränderung ist mit Anfang und Ende klar abgegrenzt hat ein bestimmtes Ziel besitzt ein Ergebnis macht keine Wiederholung möglich liegt in beschriebener Verantwortung Projektorganisation Hartmut Vöhringer 4

5 Übersicht Projekt Initiierung Ziele Rahmen Strategie Struktur Referenzdokument Untersuchung Anforderungen, Bedingungen Planung Projektstrukturplan Bau Es entsteht etwas Konkretes Implementierung Es wird eingeführt oder vorgestellt etc. Betrieb Das ganze Projekt wird betrachtet und in der Realität beurteilt. Projektstrukturplan Projektleitung Projektorganisation Hartmut Vöhringer 5

6 Projektphasen Initiierung Untersuchung der Anforderungen Planung Bau oder Realisierung Implementierung Betrieb und Rückschau Projektorganisation Hartmut Vöhringer 6

7 Allgemeine Managementaufgaben Projektleitung Planung Koordination Kontrolle Leitung Projektorganisation Hartmut Vöhringer 7

8 Spezielle Projektleitungsaufgaben Kommunikation Unterstützung außerhalb suchen Erwartungen steuern Motivation bei direkt und bei indirekt Beteiligten erhalten Projektorganisation Hartmut Vöhringer 8

9 Initiierung des Projektes Die wichtigste Phase des Projektes : Die Ziele werden gesetzt Der Rahmen für das Projekt wird bestimmt Eine Strategie wird festgelegt Die Struktur des Vorgehens skizziert Das Referenzdokument wird erstellt Projektorganisation Hartmut Vöhringer 9

10 Referenzdokument Wer ist der Auftraggeber und wer liefert die Unterstützung? Ziele Rahmen und Limitierungen Budget, Ressourcen Annahmen und Risiken Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche Projektorganisation Hartmut Vöhringer 10

11 Ziele Die Richtung wird durch Ziele bestimmt Theorie bringt konkrete Resultate hervor Pläne können gemacht werden Prioritäten werden möglich Motivation der Mitarbeiter Kontrolle des Ergebnisses ist möglich Darstellung nach außen Projektorganisation Hartmut Vöhringer 11

12 Bedingungen der Ziele Projektorganisation Hartmut Vöhringer 12

13 Prioritäten setzen Zeit? Kosten Qualität Projektorganisation Hartmut Vöhringer 13

14 Der Projektrahmen Welche Abteilungen sind betroffen? Welche Personen haben damit zu tun? Um welches Gebiet geht es? Um welches Verfahren, um welchen Prozeß geht es? Welches Produkt oder welche Dienstleistung ist betroffen? Projektorganisation Hartmut Vöhringer 14

15 Risiko Wo sind Risiken? Wie wahrscheinlich sind Risiken? Wie kann vorgebeugt werden? Was passiert, wenn etwas passiert? Was muß ich tun um weitere Schäden zu verhindern? (Wie kann ich einen Schaden begrenzen?) Projektorganisation Hartmut Vöhringer 15

16 Der Puffer Puffer müssen in das Projekt eingearbeitet werden. Sie sind abhängig von der Einschätzung der Risiken Termingerechten Abschluß des ganzen Projektes, trotz einzelner Verzögerungen. Vorsicht : Arbeit kann verzögert werden! Projektorganisation Hartmut Vöhringer 16

17 Die Projektorganisation Wenn klar ist, worin das Projekt besteht und welches Ziel verfolgt wird, geht es um die Frage : Wie ist das Ziel zu erreichen? Projektorganisation Hartmut Vöhringer 17

18 Projektorganisation Projektorganisation Projektstrukturplan wird erstellt Plan skizzieren Meilensteine festlegen Leading Indicators Projektorganisation Hartmut Vöhringer 18

19 Der Projektstrukturplan Die einzelnen Phasen werden im Projektstrukturplan zerlegt. Initiierung : Genehmigungsverfahren Dokumentation Betreuung durch etc.. Untersuchung : Zielgruppe genaue Bedingungen Kosten etc. Projektorganisation Hartmut Vöhringer 19

20 Aufgaben im Projektstrukturplan ASSOCI ATEı S MANUAL Das Projekt wird durch den Projektstrukturplan in Arbeitsvorgänge zerlegt. Das richtige Vorgehen besteht darin, die Projektphasen in übersichtliche Aufgaben zu zerlegen. Diese Aufgaben sind im einzelnen leicht zu erledigen. Projektorganisation Hartmut Vöhringer 20

21 Die Aufgaben im Projektstrukturplan messbar bei Kosten, Aufwand, Ressourcen und Zeit mit einem beschriebenen Ergebnis endend mit Anfangsdatum und Enddatum in der Verantwortung eines Einzelnen Projektorganisation Hartmut Vöhringer 21

22 Aufgabendefinition : Aufgabe ist beschrieben Voraussetzungen / Ausgangszustand Ergebnis Ressourcen (und Kosten) besondere benötigte Fähigkeiten Wer ist zuständig Zeitaufwand (geschätzt) Projektorganisation Hartmut Vöhringer 22

23 Projektstart entweder Anstoß durch Unternehmen selbst oder oft kommt der Anstoß von außen entweder ein geregeltes Antragsverfahren oder ungeregelte Anträge / Vorschläge Projektorganisation Hartmut Vöhringer 23

24 Probleme zu Beginn Auftraggeber hat keine klaren Vorstellungen - ihn stört etwas hat schon Vorstellungen allerdings übernommene, ungeprüfte hat andere Vorstellungen, als die Auftragnehmerin glaubt Projektorganisation Hartmut Vöhringer 24

25 Lösungsansätze die Auftragnehmerin formuliert : einen vollständigen Projektauftrag als Entwurf und stimmt diesen mit dem Auftraggeber ab. Dies ist eine Holschuld der Organisatorin! Projektorganisation Hartmut Vöhringer 25

26 Vorstudie ist es vernünftig, eine Lösung zu suchen? ist es das richtige Problem? gibt es wahrscheinliche technische und wirtschaftlich realisierbare Lösungen? sind diese Lösungen mit den Konsequenzen gewollt? Projektorganisation Hartmut Vöhringer 26

27 Projektorganisationsformen Reine Projektorganisation Einflußprojektorganisation Matrixprojektorganisation Projektorientierte Teilorganisation Projektorganisation Hartmut Vöhringer 27

28 Reine Projektorganisation Projektorganisation Hartmut Vöhringer 28

29 Einfluss - Projektorganisation Projektorganisation Hartmut Vöhringer 29

30 Matrixorganisation Projektorganisation Hartmut Vöhringer 30

31 Projektorientierte Teilorganisation Projektorganisation Hartmut Vöhringer 31

32 Projektorientiertes Unternehmen Projektorganisation Hartmut Vöhringer 32