Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise Communication Server. Alcatel 4645 Benutzerhandbuch

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1 Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise Communication Server Alcatel 4645 Benutzerhandbuch

2 Rechtlicher Hinweis: Alcatel, Lucent, Alcatel-Lucent und das Alcatel-Lucent Logo sind Marken von Alcatel-Lucent. Alle übrigen Marken sind das Eigentum der jeweiligen Eigentümer. Änderungen der hier enthaltenen Informationen ohne Ankündigung vorbehalten. Alcatel-Lucent übernimmt keine Verantwortung für etwaige hierin enthaltene Fehler. Copyright 2009 Alcatel-Lucent. Alle Rechte vorbehalten. Das CE-Zeichen gibt an, dass dieses Produkt die folgenden Richtlinien des Rates erfüllt: - 89/336/CEE (bzgl. der elektromagnetischen Verträglichkeit) - 73/23/CEE (bzgl. der elektrischen Sicherheit) /5/CE (R&TTE)

3 Kapitel 1 Präsentation Allgemeines Inhalt der Anleitung Kapitel 2 Benutzte Symbole Hauptsymbole Achtung-Symbol Kapitel 3 Anschluss an die Sprachbox Verbindung über einen Anruf Ihres Apparates Verbindung über die Umleitungsfunktion Verbindung über die Funktion Überlauf auf zugeordnete Nebenstelle Annullierung der Umleitung oder des Überlaufs Direkte Verbindung mit Ihrer Sprachbox

4 Kapitel 4 Empfehlungen Erweiterung der Wahlmöglichkeiten Annullierung einer Aktion oder Verlassen Bestätigung einer Aktion Wechsel zur nächsten Nachricht Speicherung der Nachrichten Kapitel 5 Zugriff auf die Sprachbox Apparat mit einer speziellen Taste für die Voice Mail Apparat ohne spezielle Taste für die Voice Mail Sperrung der Eingabe des persönlichen Geheimcodes Darstellung des Zugriffs auf die Sprachbox Besonderheiten der ersten Abfrage der Sprachbox Kapitel 6 Abfrage der Nachrichten Präsentation Abfrage der Sprachnachrichten Abfrage der neuen Nachrichten Abfrage aller Nachrichten Funktionen zum erneuten Hören

5 Am Ende der Nachrichtenansage verfügbare Optionen Kapitel 7 Senden von Nachrichten Senden Senden der Nachricht durch Wahl einer Rufnummer Senden der Nachricht durch Eingabe des Namens Empfangskontrolle der gesendeten Nachrichten Kapitel 8 Persönliche Optionen So erfolgt der Zugriff auf die persönlichen Optionen Änderung des Geheimcodes Persönliche Begrüßungsansagen Standard-Begrüßungsansagen Persönliche Begrüßungsansagen Benachrichtigungsservice Programmierung der Adressbuchnummer, welche die Benachrichtigung empfangen soll Verwaltung des Benachrichtigungs-Zeitabschnitts (Anrufplanung) Aktivierung des Benachrichtigungsservice Benachrichtigung während einer Geschäftsreise Nur Benachrichtigung Benachrichtigung und automatischer Zugriff auf Ihre Sprachbox Kapitel 9 Notizen 0-3

6 Adressbuch Andere Sprachbox-Nummern Verwendungsübersicht

7 1 1.1 Allgemeines Der Alcatel Voice Mail Server 4645 ermöglicht es den Anrufern, eine Nachricht in der Ihnen vom Administrator zugewiesenen Sprachbox zu hinterlassen, falls Ihr Apparat besetzt ist oder Sie zum Zeitpunkt des Anrufs abwesend sind. Das Vorhandensein einer neuen Nachricht in Ihrer Sprachbox wird an Ihrem Apparat durch das Blinken einer LED angezeigt: - Bei den Apparaten 4004 und 4010: Die (rote) LED blinkt, wenn es noch nicht abgefragte Nachrichten oder abgefragte, aber noch nicht archivierte oder gelöschte Nachrichten gibt, Die (rote) LED leuchtet, wenn es archivierte Nachrichten gibt, Wenn die (rote) LED erloschen ist, gibt es keine Nachricht in Ihrer Sprachbox. - Bei den Apparaten 4020 und 4035: Die (grüne) LED und das Symbol blinken, wenn es noch nicht abgefragte Nachrichten oder abgefragte, aber noch nicht archivierte oder gelöschte Nachrichten gibt, In allen anderen Fällen ist die (grüne) LED erloschen und das Symbol blinkt nicht. 1.2 Inhalt der Anleitung Diese Anleitung soll Ihnen dabei helfen, sich mit dem Alcatel Voice Mail Server 4645 vertraut zu machen, indem die Verwendung der folgenden vier Tasten an einem analogen Apparat oder an einem UA-Apparat mit oder ohne dynamischer Taste beschrieben wird: - Zugriff auf die Sprachbox, siehe Modul Sprach-Mail Alcatel Zugriff auf die Sprachbox, - Abfragen der Nachrichten, siehe Modul Sprach-Mail Alcatel Abfrage der Nachrichten, - Senden von Nachrichten, siehe Modul Sprach-Mail Alcatel Senden von Nachrichten, - Persönliche Optionen, siehe Modul Voice Mail Alcatel Persönliche Optionen. 1-1

8 Kapitel 1 1-2

9 2 2.1 Hauptsymbole Die Symbole, welche die Bedienfunktionen darstellen, befinden sich in der Mitte der Tabelle. Die zu verwendenden dynamischen Tasten sind, wenn sie verfügbar sind, im linken Teil der Tabelle angegeben. Hinweis: Beispiel in der untenstehenden Tabelle NeuNac Die Beschreibung und die Optionen sind im rechten Teil der Tabelle angegeben. Neue Nachricht Öffnen Sie die Sprachbox Geben Sie den Geheimcode ein. Hören Sie NeuNac Drücken Sie auf eine Taste oder wählen Sie eine Nummer Zeichnen Sie auf 2.2 Achtung-Symbol Dieses Symbol soll Ihre Aufmerksamkeit auf einen wichtigen Gegenstand lenken. Hinweis: Während des Abhörens der Nachricht hören Sie "Paßwort". Es handelt sich um einen Geheimcode und der Ausdruck ist in diesem Dokument berichtigt worden. 2-1

10 Kapitel 2 2-2

11 3 3.1 Verbindung über einen Anruf Ihres Apparates Die auf Ihrem Apparat eintreffenden Anrufe werden nur dann an Ihre Sprachbox weitergeleitet, wenn Sie mit ihr verbunden sind. Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Verbindung herzustellen: Die Funktion Umleitung oder die Funktion Überlauf auf zugeordnete Nebenstelle Verbindung über die Umleitungsfunktion Wählen Sie eine der folgenden Umleitungsvorwahlen: Sofortige Rufumleitung Rufumleitung bei Besetzt Rufumleitung nach Zeit Rufumleitung bei Besetzt oder nach Zeit Wählen Sie die gewünschte Umleitungsvorwahl gefolgt von der Vorwahl für den Zugriff auf die Voice Mail. Umleitungsvorwahl Vorwahl für den Zugriff auf die Voice Mail Wenn Sie eine Umleitung auf einen anderen Apparat aktivieren und Sie bereits auf Ihre Sprachbox umgeleitet sind, wird die Umleitung auf Ihre Sprachbox deaktiviert, außer wenn Sie die Funktion Überlauf auf zugeordnete Nebenstelle verwenden Verbindung über die Funktion Überlauf auf zugeordnete Nebenstelle Wir empfehlen Ihnen, die Funktion Überlauf auf zugeordnete Nebenstelle zu verwenden, da sie eine implizite Verbindung zu Ihrer Sprachbox herstellt. Sie garantiert, dass die Anrufe, die Sie nicht beantwortet haben, auf die Voice Mail umgeleitet werden. Wählen Sie den Code der Funktion Überlauf auf zugeordnete Nebenstelle gefolgt vom Code für den Zugriff auf die Voice Mail. 3-1

12 Kapitel 3 Vorwahl der Funktion Überlauf auf zugeordnete Nebenstelle Vorwahl für den Zugriff auf die Voice Mail Annullierung der Umleitung oder des Überlaufs Vorwahl für die Löschung der Rufumleitung 3.2 Direkte Verbindung mit Ihrer Sprachbox Die Anrufer haben ohne Anruf Ihres Apparates direkten Zugriff auf Ihre Sprachbox, um dort eine Nachricht zu hinterlassen. Dazu müssen Sie folgendermaßen vorgehen: Vorwahl für den Zugriff auf die Voice Mail Auf die "Stern"-Taste drücken Zum Zugreifen auf die Funktion Ablage muss die Nummer der Sprachbox gewählt werden, in der die Nachricht hinterlassen werden soll 3-2

13 4 Nachfolgend einige allgemeine Tipps für eine bessere Verwendung der Voice Mail, nachdem Sie auf die Sprachbox zugegriffen haben. 4.1 Erweiterung der Wahlmöglichkeiten Das Menü der Ansage enthält nur fünf Wahlmöglichkeiten. Wählen Sie seltener verwendeten Wahlmöglichkeiten zu erhalten., um die anderen, 4.2 Annullierung einer Aktion oder Verlassen Drücken Sie auf, um die vorherige Eingabe zu annullieren oder ein Menü zu verlassen. In den meisten Fällen kehren Sie in das vorherige Menü zurück, wenn Sie ein Menü verlassen. Durch Wiederholen dieser Operation kehren Sie in das Hauptmenü zurück, wo Sie von null aus neu beginnen können. Durch Drücken auf im Hauptmenü können Sie die Voice Mail verlassen. 4.3 Bestätigung einer Aktion Drücken Sie zur Bestätigung auf. Drücken Sie zum Beispiel auf, wenn Sie die Aufzeichnung Ihrer persönlichen Begrüßungsansage beendet haben oder wenn Sie die Nummer einer Ziel-Sprachbox wählen. 4.4 Wechsel zur nächsten Nachricht Drücken Sie während des Hörens einer Nachricht auf aktuellen Nachricht zur nächsten Nachricht zu wechseln., um ohne Abwarten des Endes der 4.5 Speicherung der Nachrichten Eine gelöschte Nachricht kann nicht wiederhergestellt werden. Die archivierten Nachrichten werden für eine begrenzte Dauer (1 bis 365 Tage) aufbewahrt, die vom Verwalter Ihres Systems festgelegt wird. Es wird keine Meldung ausgegeben, um Sie über diese Löschung zu informieren. 4-1

14 Kapitel 4 4-2

15 5 5.1 Apparat mit einer speziellen Taste für die Voice Mail Dynamische Taste Voice Mail Ansage der Nr. oder des Namens der Sprachbox Geheimcode (von Ihrem Administrator für den ersten Zugriff auf Ihre Sprachbox mitgeteilt oder Ihr persönlicher Geheimcode) 5.2 Apparat ohne spezielle Taste für die Voice Mail Wählen Sie die Vorwahl für den Zugriff auf die Voice Mail Ansage der Nr. oder des Namens der Sprachbox Geheimcode (von Ihrem Administrator für den ersten Zugriff auf Ihre Sprachbox mitgeteilt oder Ihr persönlicher Geheimcode) 5.3 Sperrung der Eingabe des persönlichen Geheimcodes Nur der Administrator kann Ihnen diese Berechtigung gewähren. Nachdem diese Berechtigung gewährt worden ist, brauchen Sie nicht mehr Ihren persönlichen Geheimcode einzugeben, vorausgesetzt dass der Anruf Ihrer Sprachbox von Ihrem Apparat aus erfolgt. 5.4 Darstellung des Zugriffs auf die Sprachbox Alle grundlegenden Operationen für den Zugriff auf die Sprachbox werden in dieser Anleitung durch folgendes Symbol dargestellt: 5.5 Besonderheiten der ersten Abfrage der Sprachbox 5-1

16 Kapitel 5 Öffnen der Sprachbox mit dem vom Administrator mitgeteilten Geheimcode Aufforderung zum Ändern des Geheimcodes für den Zugriff Sie geben eine Zahl (3 bis 8 Stellen) ein, die Ihr Geheimcode für den Zugriff sein wird Akzept Ende der Code-Eingabe Ansage des eingegebenen Geheimcodes Ändern zum Ändern des vorher eingegebenen Codes Bestät Bestätigung des eingegebenen Geheimcodes Aufforderung zum Speichern Ihres Namens Aufzeichnung Ende Wiedr NeuAuf Ende der Aufzeichnung zum erneuten Hören zum Wiederholen der Abspeicherung Bestät Bestätigen der Abspeicherung Ansage, dass die Abspeicherung akzeptiert wurde. Rückkehr in das Menü der Sprachbox 5-2

17 6 6.1 Präsentation Mit dieser Option können Sie: - die neuen und archivierten Nachrichten hören, - eine Nachrichtenkopie an andere Personen senden, 6.2 Abfrage der Sprachnachrichten Die Sprachbox weist die Teilnehmer darauf hin, dass es eine oder mehrere neue Nachrichten gibt. Die Signalisierung für neue Nachrichten wird aktiviert. Es kann sich um eine aufleuchtende Anzeige oder um einen speziellen, ausgegebenen Signalton handeln. Sie können wählen, ob Sie entweder nur die neuen Nachrichten abfragen oder bestimmte Nachrichten aus allen vorhandenen Nachrichten abfragen wollen Abfrage der neuen Nachrichten Herkömmliche manuelle Abfrage Neue Nachricht(en) Öffnung der Sprachbox Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs NeuNac Abfrage der neuen Nachrichten Die dringenden Nachrichten werden zuerst angesagt und während des Hörens einer Nachricht sind die Funktionen zum erneuten Hören zugänglich Hinweis: Drücken Sie auf, um die Ansage dieser Optionen zu erhalten Ende der Nachricht: siehe die am Ende der Ansage verfügbaren Optionen Automatische Abfrage Dieser Abfragetyp der neuen Nachrichten ersetzt die herkömmliche manuelle Abfrage (die oben beschrieben wurde), ist aber nur verfügbar, wenn der Administrator Ihnen die Verwendungsberechtigung gewährt hat. 6-1

18 Kapitel 6 Neue Nachricht(en) Öffnung der Sprachbox Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs Die dringenden Nachrichten werden zuerst angesagt und während des Hörens einer Nachricht sind die Funktionen zum erneuten Hören zugänglich Hinweis: Drücken Sie auf, um die Ansage dieser Optionen zu erhalten Ende der Nachricht: siehe die am Ende der Ansage verfügbaren Optionen Abfrage aller Nachrichten Neue Nachricht(en) Öffnen der Sprachbox Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs Hören Abfragen aller Nachrichten Die Nachrichten werden in folgender Reihenfolge angesagt: neue dringende Nachrichten, nicht dringende Nachrichten und archivierte Nachrichten. Während des Hörens einer Nachricht sind die Funktionen zum erneuten Hören zugänglich Hinweis: Drücken Sie auf, um die Ansage dieser Optionen zu erhalten Ende der Nachricht: siehe die am Ende der Ansage verfügbaren Optionen 6-2

19 6.2.3 Funktionen zum erneuten Hören Nach Eingabe von 0 während des Hörens sind die folgenden Optionen verfügbar: << Erneute Ansage der Nachricht von Anfang an < Schneller Rücklauf 10 Sekunden I I Pause > Schneller Vorlauf 10 Sekunden >> Ende der Nachricht Ende Ansage der Informationen des Nachrichtenrahmens und anschließende Fortsetzung der Nachrichtenansage Zur erneuten Ansage der verschiedenen Optionen dieser Tabelle Rückkehr in das Hauptmenü Springen zur nächsten Nachricht Am Ende der Nachrichtenansage verfügbare Optionen Die folgenden Optionen sind am Ende der Nachrichtenansage verfügbar. Lösche Anwrt Anruf Speich Die Nachricht löschen Die Nachricht beantworten Den Autor der Nachricht zurückrufen Die Nachricht archivieren Ansage der folgenden Optionen: Wiedrh Erneut hören Rahmen Kopie Eine Kopie senden 6-3

20 Kapitel 6 6-4

21 7 7.1 Senden Sie können eine Nachricht aus Ihrer Sprachbox an die Sprachbox eines oder mehrerer Teilnehmer senden. Die Funktionen zum erneuten Hören sind während der Aufzeichnung der Nachricht verfügbar: zum Stoppen der Aufzeichnung und zum Abspielen der aufgezeichneten Nachricht. zum erneuten Aufzeichnen der Nachricht. Geben Sie eine Sprachboxnummer oder eine Verteilerliste ein und drücken Sie auf den Namen zu buchstabieren. Drücken Sie auf zum Senden oder auf für die Sendeoptionen., um Senden der Nachricht durch Wahl einer Rufnummer Öffnen der Sprachbox Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs Senden Auswahl des Sendemenüs Aufforderung zum Aufzeichnen der Nachricht Aufzeichnung Während der Aufzeichnung sind die folgenden Aktionen möglich: Ende Pause NeuAuf laufende Aufzeichnung löschen und neu beginnen Eine Pause in der Aufzeichnung machen zum Wiederaufnehmen Ende Ende der Aufzeichnung 7-1

22 Kapitel 7 Wiedrh NeuAuf Aufforderung, die Nr. oder den Namen des Empfängers einzugeben Vor der Eingabe der Zielnummer oder der Namenwahl (siehe Senden der Nachricht durch Eingabe des Namens ) können Sie auf folgende Tasten drücken: erneute Ansage erneute Aufzeichnung Eingabe der Empfängernummer Ansage der Nr. der Sprachbox oder des Namens Ende Dringd als dringend zum Ändern des Ziels zur Definition der Nachricht Senden Bestätigen des Ziels Bestätigung des Sendens und Anforderung des nächsten Ziels Nr. des nächsten Empfängers wählen oder Namenwahl Ende Kein anderes Ziel Senden der Nachricht durch Eingabe des Namens Verwenden Sie die Tastatur zum Buchstabieren des Namens, nachdem Sie auf gedrückt haben, um auf das Senden per Namen zuzugreifen. Zum Buchstabieren von BEA drücken Sie zum Beispiel auf die Tasten 2 (für das B), 3 (für das E) und 2 (für das A). Sie müssen den Namen so lange buchstabieren, bis der interne Algorithmus Ihnen automatisch den Namen oder die Wahl in einer Liste mit maximal vier Namen vorschlägt. Eingabe des Namens 7-2

23 Tg/Nam Ende für die Namenwahl Um vor Beginn der Eingabe des Namens in das vorherige Menü zurückzukehren Eingabe des Namens Ende Um bei einem Fehler während der Eingabe des Namens zu löschen und neu zu beginnen Erster Fall: Ein einziger Name entspricht der Eingabe: Ansage der Nr. der Sprachbox oder des Namens Ende Dringd Senden Drücken Sie auf des Ziels Drücken Sie auf der Nachricht als dringend Bestätigen des Ziels zum Ändern zur Definition Zweiter Fall: Mehr als vier Namen entsprechen der Eingabe: Ansage der Auswahl Ende Die Eingabe des Namens fortsetzen oder Annullieren durch Drücken von Die Liste mit den maximal vier Namen wird angesagt Auswahl einer der Namen Auf 1, 2, 3 oder 4 drücken 7-3

24 Kapitel 7 Der gewählte Name wird angesagt gefolgt von der Ansage des Sendemenüs Senden Senden oder Annullieren durch Drücken von Ende 7.2 Empfangskontrolle der gesendeten Nachrichten Durch diese Option können Sie sich nach dem Hinterlassen von einer oder mehreren Nachrichten in der Sprachbox Ihres abwesenden Gesprächspartners vergewissern, dass er sie nach seiner Rückkehr zur Kenntnis genommen hat. Öffnen der Sprachbox Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs Empfkt Tg/Nam Zugriff auf die Option Empfangskontrolle der hinterlassenen Nachrichten Geben Sie die Nummer der Sprachbox des Teilnehmers ein, von dem Sie wissen wollen, ober Ihre Nachrichten abgehört hat oder nicht oder Führen Sie durch Drücken auf eine Namenwahl für denselben Teilnehmer durch Der Name oder die Nummer der Sprachbox wird angesagt und dann: - Falls es eine oder mehrere nicht gehörte Nachrichten gibt: werden sie nacheinander angesagt Spring Hinweis: Während der Ansage einer Nachricht können Sie sie mit unterbrechen und zur nächsten wechseln - Falls es keine nicht gehörte Nachricht gibt: wird dies angesagt 7-4

25 Rückkehr in das Hauptmenü Sie können den Empfang der für Ihre Gesprächspartner hinterlassenen Nachrichten nicht über eine Diffusionsliste kontrollieren. 7-5

26 Kapitel 7 7-6

27 8 8.1 So erfolgt der Zugriff auf die persönlichen Optionen Es muss wie nachfolgend beschrieben vorgegangen werden, um auf das Menü zuzugreifen, in dem folgende Aktionen durchgeführt werden können: - Ändern Ihres Geheimcodes, - Aufzeichnen, Ändern oder Löschen der persönlichen Begrüßungsansagen, - Auswählen der (persönlichen oder standardmäßigen) Begrüßungsansage, die verwendet werden soll, - Programmieren der Benachrichtigung, - Ändern des gespeicherten Namens. Öffnen der Sprachbox Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs PrsOpt Zugriff auf die persönlichen Optionen 8.2 Änderung des Geheimcodes Mit dem Geheimcode, den Sie beim ersten Zugriff auf Ihre Sprachbox eingeben, wird gewährleistet, dass die in Ihrer Sprachbox hinterlassenen Nachrichten nur von Ihnen gehört werden können. Nach dem Zugriff auf die persönlichen Optionen kann der Geheimcode folgendermaßen geändert werden: GNCode Zugriff auf das Menü zur Änderung des Geheimcodes Aufforderung zur Eingabe des Geheimcodes (3 bis 8 Ziffern) Wechsel Eingabe des neuen Geheimcodes Um bei einem Fehler während der Eingabe den neuen Code zu löschen und neu einzugeben Akzept Ende der Eingabe 8-1

28 Kapitel 8 Ansage des neuen Geheimcodes Bestät Wechsel Bestätigen des neuen Geheimcodes oder Neueingabe mit 8.3 Persönliche Begrüßungsansagen Standard-Begrüßungsansagen Die Standard-Begrüßungsansagen sind im voraus aufgezeichnete Ansagen, die verwendet werden, wenn Sie keine entsprechenden persönlichen Begrüßungsansagen aufgezeichnet haben. Sie müssen jedoch den Typ der Standard-Ansage auswählen, den Sie benutzen wollen Persönliche Begrüßungsansagen Die persönlichen Begrüßungsansagen müssen aufgezeichnet werden, damit sie anstelle der Standard-Begrüßungsansagen abgespielt werden, wenn jemand anruft oder auf Ihre Sprachbox umgeleitet wird. Sie müssen die persönliche Begrüßungsansage auswählen, die Sie benutzen wollen. Sie können drei Begrüßungsansagetypen aufzeichnen: - Persönliche Begrüßungsansage, die abgespielt wird, wenn Sie nicht in Ihrem Büro sind (keine Antwort), Hinweis 1: Der Administrator kann Ihnen zwei Zusatzoptionen zum Aufzeichnen zwei weiterer persönlicher Begrüßungsansagen gewähren. Eine dieser beiden Ansagen kann Sie zum Beispiel über das Eintreffen einer neuen Nachricht informieren, wenn Sie auf Geschäftsreise sind. - Besetzt-Begrüßungsansage, die abgespielt wird, wenn Sie ein Gespräch führen (besetzt), - Begrüßungsansage bei längerer Abwesenheit, die abgespielt wird, wenn Sie für längere Zeit nicht in Ihrem Büro sind (Geschäftsreise, Urlaub usw.). Hinweis 2: Wenn dieser Begrüßungsansagentyp ausgewählt wurde, kann niemand eine Nachricht in Ihrer Sprachbox hinterlassen Aufzeichnung der persönlichen Begrüßungsansagen oder Ändern des Namens Nach dem Zugriff auf die persönlichen Optionen werden die persönlichen Begrüßungsansagen folgendermaßen aufgezeichnet: 8-2

29 Aufzeich Zugriff auf die Aufzeichnung der persönlichen Begrüßungsansagen Abspielung der verschiedenen persönlichen Begrüßungsansagetypen PrsAns1 PrsAns2 PrsAns3 LgrAbw Besetzt MnName Beenden Hinweis: Die persönlichen Begrüßungsansagen 2 und 3 stehen nur zur Verfügung, wenn die zusätzliche Option gewährt worden ist Wahl des aufzuzeichnenden Ansagetyps Persönliche Begrüßungsansage 1 Persönliche Begrüßungsansage 2 Persönliche Begrüßungsansage 3 Begrüßungsansage bei längerer Abwesenheit Besetzt-Begrüßungsansage Ändern des Namens zum Verlassen Geben Sie Ihre Wahl ein Aufforderung zum Aufzeichnen Aufzeichnung der gewählten Begrüßungsansage oder des neuen Namens Exit Ende der Aufzeichnung Ansage der Optionen: 8-3

30 Kapitel 8 Réécou Réenrg Lösche Bestät Erneut hören erneute Aufzeichnung löschen bestätigen Auswahl einer der Optionen Geben Sie in der Begrüßungsansage an, wann Sie die Nachricht beantworten werden, und vergessen Sie nicht, den Anrufer um das Hinterlassen einer Nachricht nach dem Signalton und um das Drücken von # am Ende der Nachricht zu bitten. Ändern Sie die Nachricht regelmäßig Auswahl einer persönlichen Begrüßungsansage Damit die gewünschte persönliche Begrüßungsansage aktiviert wird, muss diese ausgewählt werden. Hinweis: Falls keine Ansage ausgewählt wird, wird die erste persönliche Begrüßungsansage aktiviert, wenn sie aufgezeichnet ist. Andernfalls wird die Standard-Begrüßungsansage aktiviert. Nach dem Zugriff auf die persönlichen Optionen wird die Ansage folgendermaßen ausgewählt: Annonc PrsAns1 PrsAns2 PrsAns3 Zugriff auf das Menü zur Auswahl der zu aktivierenden Ansage Abspielung der verwendeten Begrüßungsansage und Möglichkeit der Auswahl einer anderen aufgezeichneten persönlichen Begrüßungsansage Persönliche Begrüßungsansage Persönliche Begrüßungsansage Persönliche Begrüßungsansage 8-4

31 LgrAbw Begrüßungsansage bei längerer Abwesenheit Geben Sie Ihre Wahl ein Abspielen der ausgewählten Ansage Beenden Bestätigung der Wahl Wenn keine persönliche Begrüßungsansage aufgezeichnet wurde, können Sie nur zwischen der persönlichen Standard-Ansage und der Standard- Begrüßungsansage bei längerer Abwesenheit wählen. 8.4 Benachrichtigungsservice Sie können verlangen, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum vom System auf einem vorher festgelegten Apparat oder auf Ihrem Pager angerufen werden, damit es Sie über das Eintreffen von neuen Nachrichten in Ihrer Sprachbox informiert. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Programmieren Sie die Adressbuchnummer des Apparats oder des Pagers, der die Benachrichtigung empfangen soll. 2. Programmieren Sie den Zeitabschnitt, während dem der Benachrichtigungsservice funktionieren soll, 3. Aktivieren Sie den Benachrichtigungsservice. Die Programmierung der Benachrichtigung mit einer Pager- Adressbuchnummer steht nur zur Verfügung, wenn der Manager vorher ein Skript für einen der Pager-Services (1 oder 2) konfiguriert hat, die von der Voice Mail angeboten werden Programmierung der Adressbuchnummer, welche die Benachrichtigung empfangen soll Programmierung der Adressbuchnummer eines Apparates Gehen Sie nach dem Zugriff auf die persönlichen Optionen folgendermaßen vor: Benach Zugriff auf das Menü zur Programmierung der Benachrichtigung Auswahl-Aufforderung 8-5

32 Kapitel 8 Nummer Eingabe der Benachrichtigungs-Rufnummer Aufforderung zur Eingabe der Nr., an der die Benachrichtigung erfolgen soll Eingabe der Nummer Akzept Ende der Eingabe Erneute Ansage der eingegebenen Nr. Ende anullieren und neu eingeben Bestät Bestätigung der eingegebenen Nummer Auswahl-Aufforderung Programmierung der Adressbuchnummer des Pagers Gehen Sie nach dem Zugriff auf die persönlichen Optionen folgendermaßen vor: Benach Zugriff auf das Menü zur Programmierung der Benachrichtigung Auswahl-Aufforderung Pager Pager6 Pager5 Eingabe der Benachrichtigungs-Rufnummer Auswahl des Pager-Service 1 Auswahl des Pager-Service 2 Aufforderung zur Eingabe der Pager-Nr., an der die Benachrichtigung erfolgen soll Eingabe der Nummer Akzept Ende der Eingabe 8-6

33 Erneute Ansage der eingegebenen Nr. Ende Bestät anullieren und neu eingeben Bestätigung der eingegebenen Pager- Nummer Auswahl-Aufforderung Verwaltung des Benachrichtigungs-Zeitabschnitts (Anrufplanung) Gehen Sie nach dem Zugriff auf die persönlichen Optionen folgendermaßen vor: Benach Zugriff auf das Menü zur Programmierung der Benachrichtigung Auswahl-Aufforderung Plan PlanDR Benachrichtigungszeitraum für normale Nachrichten Benachrichtigungszeitraum für dringende Nachrichten Geben Sie Ihre Wahl ein Änd.WT WT lös Änd.WE WE lös Ansage der existierenden Zeiträume für die Woche und das Wochenende und Auswahl- Aufforderung Ändern der Benachrichtigungszeiträume in der Woche in der Woche Löschen der Benachrichtigung Ändern der Benachrichtigungszeiträume am Wochenende am Wochenende Löschen der Benachrichtigung 8-7

34 Kapitel 8 Änd.WT Geben Sie Ihre Wahl ein Ändern Sie zum Beispiel die Benachrichtigung in der Woche durch Drücken von 1 Aufforderung zur Eingabe der Benachrichtigungs-Anfangszeit Drücken Sie auf Spring, wenn Sie ohne Änderung der Anfangsuhrzeit zur Enduhrzeit wechseln wollen Geben Sie die Anfangsuhrzeit des Benachrichtigungszeitraums (2 Ziffern) gefolgt von den Minuten (2 Ziffern) ein Aufforderung zur Eingabe der Benachrichtigungs-Enduhrzeit Geben Sie die Enduhrzeit des Benachrichtigungszeitraums (2 Ziffern) gefolgt von den Minuten (2 Ziffern) ein Erneute Ansage der neuen Benachrichtigungszeiträume Woche und Wochenende zum Annullieren und zur Ende Bestät Rückkehr in das Menü zur Auswahl der Benachrichtigungsoptionen Bestätigung Auswahl-Aufforderung Aktivierung des Benachrichtigungsservice Gehen Sie nach dem Zugriff auf die persönlichen Optionen folgendermaßen vor: Benach Zugriff auf das Menü zur Programmierung der Benachrichtigung Je nach der aktuellen Benachrichtigungskonfiguration bietet das System ein unterschiedliches Menü: Auswahl-Aufforderung mit Benachrichtigung deaktiviert 8-8

35 Ein Wenn die Benachrichtigung nicht aktiviert ist, drücken Sie auf, um sie zu aktivieren Auswahl-Aufforderung mit Benachrichtigung aktiviert Aus Wenn die Benachrichtigung aktiviert ist, drücken Sie auf, um sie zu deaktivieren 8.5 Benachrichtigung während einer Geschäftsreise Die Möglichkeit, während einer Geschäftsreise über das Eintreffen einer neuen Nachricht informiert zu werden, kann Ihnen vom Administrator gewährt werden. Wenn Ihnen diese Möglichkeit gewährt wird und nur wenn der Empfänger der Benachrichtigung ein Apparat ist, weist ihr der Administrator eine der folgenden Konfigurationen zu: - Nur Benachrichtigung, Sie müssen zurückrufen, um den Inhalt der Nachricht zu erfahren, - Benachrichtigung und Zugriff auf Ihre Sprachbox, Sie können gleich beim Anruf den Inhalt der Nachricht erfahren Nur Benachrichtigung Benachrichtigung Beantworten des Anrufs mit dem Apparat, auf den die Benachrichtigung geleitet wird Abspielen der Benachrichtigungsansage gefolgt von der Ansage, dass eine neue Nachricht eingetroffen ist oder Bestätigung der Benachrichtigung Auf Wiedersehen und automatische Unterbrechung der Kommunikation Rückruf der Sprachbox 8-9

36 Kapitel 8 Wählen Sie die Nr. der Voice Mail Wählen Sie * gefolgt von # Aufforderung zum Wählen der Nr. der Sprachbox Geben Sie die Nr. der Sprachbox ein Ansage der Nr. oder des Namens der Sprachbox und Aufforderung zur Eingabe des Geheimcodes Wählen Sie Ihren Geheimcode Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs Benachrichtigung und automatischer Zugriff auf Ihre Sprachbox Beantworten des Anrufs mit dem Apparat, auf den die Benachrichtigung geleitet wird Abspielen der Benachrichtigungsansage gefolgt von der Ansage, dass eine neue Nachricht eingetroffen ist oder Bestätigung der Benachrichtigung, gefolgt von der Aufforderung zur Eingabe Ihres Geheimcodes Eingabe Ihres Geheimcodes Ansage der in Ihrer Sprachbox vorhandenen Nachrichtenanzahl und Präsentation des Hauptmenüs 8-10

37 9 9.1 Adressbuch Telefonnummer der Voice Mail: Nummer der Sprachbox: 9.2 Andere Sprachbox-Nummern Name Nummer Name Nummer 9.3 Verwendungsübersicht In der nachfolgenden Übersicht stellen die eingerahmten Abkürzungen die zu verwendenden dynamischen Tasten dar. 9-1

38 Kapitel 9 9-2