Handlungsorientierte Ausbildungsmethoden. bei den Rentenversicherungsträgern. Erkundung. Die Vordruckstelle

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1 Handlungsorientierte Ausbildungsmethoden bei den Rentenversicherungsträgern Erkundung Die Vordruckstelle Entwickelt von Detlef Renner, Norbert Sedelke und Andreas Koschenz

2 - Leitfaden für Ausbilder - Einleitung Thema: Vordruckstelle Aufgabe Die Auszubildenden erkunden die Aufgaben und besonderen Inhalte des Arbeitsbereiches. Ziel Die Auszubildenden sollen: - den genannten Bereich kennenlernen - die Aufgaben und Inhalte ermitteln - ihre Ergebnisse präsentieren.

3 - Leitfaden für Ausbilder - Einleitung Zeit Die Zeit, in der an der Erkundung gearbeitet wird, sollte an die spezielle Ausbildungssituation angepaßt werden. Der Zeitplan, den die Auszubildenden für die Erkundung erstellen, sollte eine Woche (max. 2 Stunden am Tag) nicht überschreiten. Folgender Zeitplan ist vorgegeben: 1.) 2 Stunden Vorbereitung der Erkundung 2.) Die Zeit, die in der Vordruckstelle zu verbringen ist, soll max. 1 Stunde betragen. 3.) Für die Aufbereitung (ohne Präsentation) sind bei dieser Erkundung 2 Stunden vorgesehen. 4.) Präsentation ca. 20 Minuten.

4 Übersicht zum Verlauf der Erkundung A. Vorbereitung und Planung Ausbilder 1.Schritt : Aufgabenstellung und Arbeitsaufträge für die Erkundung Ausbilder/ 2. Schritt: Zuordnung der Arbeitsaufträge zu den Auszubildender Arbeitsgruppen Auszubildende 3. Schritt: Planung des Ablaufs der Erkundung - Erkundungsgespräche vorbereiten - Interviewleitfaden erstellen - Termine festlegen und ggfs. Genehmigung einholen - Protokolle führen - Notwendige Vorinformation besorgen - Zeitplan erstellen Ausbilder/ 4. Schritt: Vorbereitung der Erkundung; Erarbeiten Auszubildende von Fragestellungen und Basisinformationen (z.b. durch Info-Material) B. Durchführung und Auswertung Auszubildende Auszubildende 1. Schritt: Inhaltliche Aufarbeitung der Erkundungsergebnisse (Auswertung) 2. Schritt: Visuelle Ausarbeitung der Erkundungsergebnisse (Präsentation) Auszubildende/ 3. Schritt: Präsentation im Ausbildungswesen Ausbilder vor Ausbilder und Gruppe

5 - Leitfaden für Ausbilder- Besonderheiten Die Erkundung kann auch dann durchgeführt werden, wenn keine oder Grundkenntnisse im Bereich der Rentenversicherung erworben wurden. Arbeitsanweisung A. Vorbereitung und Planung 1. Schritt: Aufgabenstellung und Arbeitsaufträge für die Erkundung erarbeiten. Der Ausbilder hat die Auszubildenden darauf hinzuweisen, daß auftretende Probleme und Widerstände schriftlich niederzulegen, im eigenen Kreis diskutiert und zu lösen sind. Hilfestellung durch den Ausbilder ist nur im Ausnahmefall vorgesehen. Die Vordruckstelle: - Organisation der Vordruckstellen? - Aufgaben? - Wie wird der Bedarf an Vordrucken festgestellt? Lösungsmöglichkeiten Befragen von Mitarbeitern im Haus Gegenseitige Befragung/eigene Ideen der Auszubildenden Geschäftsordnung Kap Telefonverzeichnis der BfA Der 1. Schritt endet mit der Zuordnung der zusammengestellten Fragen zu dem Erkundungsgebiet und der Auflistung der möglichen Materialien.

6 - Leitfaden für Ausbilder - Ablauf 2. Schritt: Zuordnen der Arbeitsaufgaben Teambildung Welches Team/Person erledigt welche Aufgaben? Der 2. Schritt endet mit dem Protokollieren der Aufgabenverteilung. 3. Schritt: Planung und Ablauf der Erkundung und Erstellen der Zeitund Arbeitspläne Das Team/die Teams werden gebeten, einen schriftlichen Zeit- und Arbeitsplan zu erstellen und diesen anschließend mit dem Ausbilder zu besprechen. Der Ausbilder gibt die Namen der möglichen Ansprechpartner in den entsprechenden Bereichen bekannt. Er gibt den Auszubildenden zu Bedenken, daß Termine selbständig abzustimmen und zu dokumentieren sind. Der 3. Schritt endet damit, daß das Team einen Zeit- und Arbeitsplan vorzulegen hat. 4.Schritt: Vorbereitung auf die Erkundung Erarbeitung von Fragestellungen und Basisinformationen Die Auszubildenden beschaffen sich die letzten Informationen, ergänzen den Fragekatalog und besprechen sich abschließend mit dem Ausbilder. Dieser gibt ggfls. Hinweise auf Fehler bzw. weitere Hilfestellung. Der 4. Schritt endet mit der Fertigstellung eines endgültigen und systematischen Erkundungsleitfadens.

7 - Leitfaden für Ausbilder - Ablauf B. Durchführung und Auswertung Die Auszubildenden führen die Erkundung selbständig durch. Nach abgeschlossener Protokollierung und Auswertung der Ergebnisse treffen sich die Teams erneut mit dem Ausbilder. 1. Schritt: Inhaltliche Aufarbeitung der Erkundungsergebnisse (Auswertung) Bericht der Erfahrungen, Ergebnisse und die aufgetretenen Probleme sowie deren erarbeitete Lösungen. Es ist darauf zu achten, daß das Team ein informatives Bild der erkundeten Abteilung vermitteln kann. 2. Schritt: Visuelle Ausarbeitung der Erkundungsergebnisse (Präsentation) Es erfolgt die visuelle Darstellung der Erkundungsergebnisse (z.b. Meta-Plan, Flip-Chart, Overhead-Projektor, Video) - Diskussion über die Darstellungsform - Visueller Entwurf - Festlegung der Arbeitsteilung (z.b. Moderator) Die Visualisierungen dienen den Auszubildenden als Grundlage für die spätere Präsentation des Erkundungsergebnis vor den anderen Auszubildenden und ggfls. allgemein in der BfA. 3. Schritt: Präsentation im Ausbildungsbereich Darstellung vor Auszubildenden, Ausbildern und interessierten Mitarbeitern mit anschließender Diskussion.

8 - Leitfaden für Ausbilder - Ablauf Hinweis: Verbesserungsvorschläge sammeln Wichtig ist, daß der Ausbilder den Auszubildenden möglichst viel Freiraum für das Zusammentragen der Fragen, das Auswerten der Antworten und das Darstellen der Ergebnisse gibt. Der Ausbilder muß seine Funktion als Moderator und Berater sehen, d.h. er gibt allgemeine Hinweise für das Vorgehen der Auszubildenden, berät bei zwischenmenschlichen Problemen oder bei Problemen, die die weitere Vorgehensweise betreffen. Dieser Erkundungsleitfaden ist auch auf andere Bereiche jedes Hauses anwendbar.

9 -Leitfaden für den Auszubildenden- Einleitung Thema Die Vordruckstelle Aufgabe: Erkunden Sie bitte die Aufgaben und besonderen Inhalte des genannten Bereichs. Ziel Sie sollen: - den genannten Bereich kennenlernen - die Aufgaben und Inhalte ermitteln - ihre Ergebnisse präsentieren

10 -Leitfaden für den Auszubildenden- Einleitung Zeit Der Zeitplan, den Sie für die Erkundung erstellen, sollte eine Woche (max. 2 Stunden an Tag) nicht überschreiten. Es sind 2 Stunden für die Vorbereitung vorgesehen. Die Zeit, die in der entsprechenden Abteilung zu verbringen ist, soll max. 1 Stunde betragen. Für die Aufbereitung sind bei dieser Erkundung 2 Stunden vorgesehen. Die anschließende Präsentation sollte sich auf ca. 20 Minuten belaufen.

11 -Leitfaden für den Auszubildenden- Ablauf Überlegen Sie bitte, wie Sie sich auf die Erkundung in der entsprech- enden Abteilung vorbereiten können. Hierbei sind unter anderem folgende Fragen zu beantworten: - Wie sind die Vordruckstellen organisiert? - Welche Aufgaben haben diese Stellen? - Wie wird der Bedarf von Vordrucken festgestellt? Die Vorgehensweise - nach Anleitung und mit Hilfe Ihres Ausbilders - sieht grob strukturiert wie folgt aus: a) Erarbeiten der Fragestellungen b) Erstellen eines Zeit- und Arbeitsplanes c) Zusammenstellung eines Erkundungsleitfaden für die Erkundung d) Selbständige Durchführung der Erkundung e) Auswertung des Erkundungsergebnisses f) Visuelle Ausarbeitung des Erkundungsergebnisses g) Präsentation des Ergebnisses

12 -Leitfaden für den Auszubildenden- Ablauf a) Erarbeiten der Fragestellungen mit Hilfe von Info-Material - Überlegen Sie gemeinsam, wie Informationen über die entsprechende Abteilung beschafft werden können. - Beschaffen Sie sich entsprechendes Info-Material. - Erarbeiten Sie anschließend Fragen, die im Rahmen des Erkundungsgebietes beantwortet werden sollen, notieren Sie die Fragen. b) Erstellen eines Zeit- und Arbeitsplanes Jedes Arbeitsteam erstellt einen Zeit- und Arbeitsplan aus dem der Erkundungsablauf detailliert hervorgeht. c) Zusammenstellung des Erkundungsleitfaden für die Erkundung Die Gruppe vervollständigt die bisher gesammelten Fragen und erstellt einen für die Befragung geeigneten Fragenkatalog und stimmt diesen mit ihrem Ausbilder ab. d) Selbständige Durchführung der Erkundung Sie führen die Befragung selbständig durch und notieren die Antworten und Eindrücke.

13 -Leitfaden für den Auszubildenden- Ablauf e) Auswertung der Erkundungsergebnisse - Werten Sie Ihre Antworten aus und besprechen Sie ihre Ergebnisse untereinander. - Diskutieren Sie über Verhaltensweisen und evtl. Probleme, die bei der Befragung aufgetreten sind. - Suchen Sie Lösungsmöglichkeiten und notieren Sie diese. - Werten Sie alle Informationen im Vergleich aus. - Benennen Sie Zusammenhänge und überlegen Sie sich einen übersichtlichen Aufbau. Berücksichtigen Sie dabei:!!! * Wurden alle vorgesehenen Aufgaben berücksichtigt? * Sind die Ihnen zugetragenen Informationen verstanden worden?

14 -Leitfaden für den Auszubildenden- f) Visuelle Ausarbeitung Ablauf Stellen Sie die Ergebnisse schriftlich aufbereitet dar. Besprechen Sie die Ausarbeitung mit Ihrem Ausbilder. g) Präsentation der Ergebnisse - Wählen Sie aus Ihrer Mitte einen Moderator für Ihre Präsentation, oder ggfls. alle Teammitglieder präsentieren einen Teil. - Überlegen Sie im Team, wie die Erkundungsergebnisse präsentiert werden sollen. - Arbeiten Sie ggfls. gemeinsam eine Präsentation/Ausstellung innerhalb des Ausbildungsbereiches aus. - Führen Sie evtl die Präsentation innerhalb des Ausbildungsbereiches durch. - Erarbeiten Sie evtl. ein weiterführendes Projektthema.