Vorstellung der Ausbildung: Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

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1 Vorstellung der Ausbildung: Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement Schwerpunkte: Recht und Verwaltung sowie Öffentliche Finanzwirtschaft Welche Eigenschaften sollte man mitbringen? Gefragt sind: Sehr gute kommunikative Fähigkeiten, sowohl in Wort als auch in Schrift, ein gutes Zahlen- und Schriftverständnis, Interesse an Rechtsvorschriften und Gesetzen Organisationstalent, Positive Ausstrahlung, Freundlichkeit und Aufgeschlossenheit, Engagement und gute Umgangsformen, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein, Sorgfältigkeit und Genauigkeit. Das besondere Interesse gilt... den Umgang mit PC und Internet, insbesondere Microsoft Office, dem Formulieren von Texten und Briefen, auch schwieriger Art, der Organisation und der Planung, dem Kontakt mit Menschen, der Büro- und Verwaltungsarbeit. Seite 1 von 7

2 Welche schulischen Voraussetzungen braucht man? Mittlerer Bildungsabschluss (gleichwertig oder höher) mit guten schulischen Leistungen in Deutsch und Mathematik. Der Notendurchschnitt des letzten Zeugnisses sollte nicht schlechter als 3 sein. Womit beschäftigen sich Kaufleute für Büromanagement den ganzen Tag? Büromanagement das ist nicht nur ein Modewort, denn ohne die Kaufleute für Büromanagement würde die Kreisverwaltung nicht funktionieren. Im Rahmen ihrer Aufgabenbereiche erledigen die Kaufleute für Büromanagement alle anfallenden Büroarbeiten. Es werden Anträge und Anfragen bearbeitet, Rechtsvorschriften angewendet und Bescheide erstellt, z. B. als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter für Bußgelder im Straßenverkehr oder für Sozialhilfe. Des Weiteren sind Sie mit Aufgaben des Rechnungswesens betraut, sie kontrollieren z.b. Rechnungen und begleichen diese. Außerdem müssen sie wahre Organisationstalente sein: Der Schriftverkehr wird am PC mithilfe von modernen EDV- Programmen bewältigt. Weiterhin führen sie Terminkalender und bereiten Reisen und Besprechungen vor. Auch die Bearbeitung des Postein- und ausgangs sowie die Bürgerbetreuung fallen in ihren Aufgabenbereich. Auch wenn es im Büro einmal etwas hektisch zugeht, behalten sie immer den Überblick. Alles, nur keine Langeweile! Seite 2 von 7

3 Wie lange dauert die Ausbildung und wie verläuft sie? Es handelt sich um einen staatlich anerkannten dreijährigen Ausbildungsberuf, welcher in praktische und schulische Abschnitte eingeteilt ist. Während der Ausbildung wird der praktische Teil der Ausbildung in verschiedenen Ämtern und Außenstellen der Kreisverwaltung absolvieren, z. B. im Personalamt oder in Schulsekretariaten. Begleitet wird die berufspraktische Ausbildung vom fachtheoretischen Berufsschulunterricht am Oberstufenzentrum in Strausberg und dienstbegleitendem Unterricht in Berlin. Wie hoch ist die Azubivergütung? Nach den Regelungen des Tarifvertrages für Auszubildende des öffentlichen Dienst (TVAöD) beträgt die monatliche Ausbildungsvergütung zurzeit im 1. Ausbildungsjahr 853,26, im 2. Ausbildungsjahr 853,26 und im 3. Ausbildungsjahr 949,02 Brutto. Vermögenswirksame Leistungen (13,29 monatlich) kann man zusätzlich erhalten. Des Weiteren steht eine Prämie in Höhe von 400 bei erfolgreich bestandener Abschlussprüfung sowie eine jährliche Sonderzahlung zu. Wie verläuft die praktische Ausbildung und was wird gelehrt? Die praktische Ausbildung findet in den verschiedenen Fachämtern und Außenstellen der Kreisverwaltung statt. In der Regel sind die angehenden Kaufleute für Büromanagement jeweils für 3 Monate einer bestimmten Ausbildungsstelle zugeteilt, danach wird gewechselt. Auf diese Weise erhalten sie einen guten Einblick in die Aufgabenbereiche der Ämter. Diese sind vielseitig und interessant: Kein Tag in der Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement ist wie der andere. Die Ausbildung steht ganz unter dem Motto: Die Praxis ist der beste Lehrer. Von Anfang an sind die Azubis voll in die Arbeitsabläufe eingebunden und übernehmen, selbstständig oder im Team, erste Aufgaben. Im Rahmen der Ausbildung erledigen sie alle anfallenden Büroarbeiten. Haupteinsatzgebiet ist dabei meist das geschriebene Wort, das mit allen Finessen der modernen Bürokommunikation gestaltet wird. Die konkreten Aufgaben, Seite 3 von 7

4 die man in den Ausbildungsstellen übernimmt, sind breitgefächert und abhängig von dem jeweiligen Einsatzort. Ausbildungsabschnitte sind z. B. das Schulverwaltungsamt, das Zentrum für Erwachsenenbildung- und Medien, das Personalamt, die Kasse, das Straßenverkehrsamt, ein Schulsekretariat sowie das Sozialamt. Die praktische Ausbildung hat beim Landkreis MOL die 2 Schwerpunkte: Öffentliche Finanzwirtschaft: z. B. Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesen ausüben wie Buchführung, Kostenrechnung, Rechnungen erstellen, eingehende Rechnungen auf ihre Richtigkeit kontrollieren, Zahlungen veranlassen und Kosten kalkulieren. Verwaltung und Recht: z. B. Anwenden von Rechtsvorschriften, Daten auswerten und verarbeiten, Ermitteln von Sachverhalten, Erteilen von Auskünften/Beraten der Bürger, Vorbereiten von Entscheidungen und Fertigen von Bescheiden, Erstellen von Bescheinigungen, Führen von Akten. Außerdem bildet auch der Bereich Sekretariat und Assistenz einen wichtigen Ausbildungsinhalt, z. B. Erledigung des gesamten Schriftverkehrs nach Innen und Außen, Postbearbeitung, Präsentationen vorbereiten, Protokolle verfassen, Statistiken erstellen, koordinieren von Terminen, Sitzungen vorbereiten, Bürger und Besucher empfangen. In der Praxis könnte das dann so aussehen: Im Eigenbetreib Abfallentsorgung wird das Rechnungswesen, zu erhebende Gebühren und die Buchführung ein Teil der Arbeit einnehmen. Im Schulverwaltungs-, Kultur- und Sportamt bearbeiten Sie Anträge zur Schülerbeförderung. Sie lernen, wie im Straßenverkehrsamt Fahrzeuge stillgelegt, umgemeldet oder umgeschrieben werden. Wenn der Amtsleiter zu einer Weiterbildungsveranstaltung nach Hamburg fährt, planen Sie die Reise dorthin. Im Zentrumfür Erwachsenenbildung und Medien unterstützt man die Mitarbeiter bei der Vorbereitung eines Französisch-Kurses. Während der Dienstberatung des Sozialamtes schreibt der Auszubildende das Protokoll, damit alle wichtigen Punkte festgehalten werden, im Schulsekretariat des Gymnasiums werden Schulbescheinigungen ausgestellt und im Personalamt an Bewerber die Einladungsschreiben zu den Vorstellungsgesprächen verfasst. Seite 4 von 7

5 Was wird im Berufsschulunterricht gelehrt? Die theoretische Ausbildung findet im Blockunterricht am Oberstufenzentrum in Strausberg statt, d. h. mindestens eine Woche am Stück. Im Berufsschulunterricht wird Allgemein- und Fachwissen vermittelt. Der Unterricht wird in Lernfeldern erteilt. Folgende Lernfelder stehen neben den klassischen Fächern Deutsch, Englisch, Wirtschafts- und Sozialkunde sowie Sport auf dem Stundenplan: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren Aufträge bearbeiten Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen Personalvorgänge zielorientiert mitgestalten Kunden akquirieren und binden Werteströme erfassen und beurteilen Gesprächssituationen gestalten Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern Geschäftsprozesse darstellen und optimieren Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren Ein Projekt planen und durchführen Was ist Dienstbegleitender Unterricht (DBU)? Wie man die theoretischen Kenntnisse, die in der Berufsschule vermittelt werden, praktisch umsetzen kann, lernt man im dienstbegleitenden Unterricht (DBU). Dieser findet alle 14 Tage freitags in Berlin statt. Seite 5 von 7

6 Bei diesem Zusatzunterricht werden u. a. folgende Fächer unterrichtet: Haushalts- und Kassenrecht Organisation Arbeits- und Tarifrecht Verwaltungsrecht Gemeinderecht Öffentliche Betriebswirtschaftslehre Der Unterricht wird durch Dozenten der Brandenburgischen Kommunalakademie erteilt und erfolgt neben der Berufsschule und der praktischen Ausbildung an einzelnen Tagen. Welche Prüfungen sind zu bestehen? Die gestreckte Abschlussprüfung besteht aus Teil 1 und Teil 2. Beide Teile bilden als Abschlussprüfung eine Einheit auch wenn die Prüfungsleistungen an unterschiedlichen Terminen erbracht werden. Teil 1 findet bereits zur Mitte der Ausbildung statt. Teil 1: Informationstechnisches Büromanagement Nach 18 Monaten auf Basis der ersten 15 Monate Gewichtung: 25% Prüfungszeit 120 Minuten Der Prüfling soll berufstypische Aufgaben computergestützt bearbeiten und nachweisen, dass er im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro und Beschaffungsprozesse organisieren und kundenorientiert bearbeiten kann. Dabei soll er zeigen, dass er unter Anwendung von Textverarbeitung sowie Tabellenkalkulation recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kann. Teil 2: Wirtschafts und Sozialkunde: Prüfungszeit 60 Minuten schriftlich fallbezogene Aufgaben zu allgemeinen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Zusammenhänge der Berufs und Arbeitswelt Kundenbeziehungsprozesse: Prüfungszeit 150 Minuten schriftlich komplexe und berufstypische Arbeitsaufträge zur handlungsorientierten Bearbeitung Seite 6 von 7

7 Fachaufgabe in der Wahlqualifikation: Fallbezogenes Fachgespräch, Prüfungszeit 20 Minuten Als Zugangsweg zum Fallbezogenen Fachgespräch kann man aus zwei Alternativen auswählen: Report Variante Grundlage für das Fachgespräch ist ein max. dreiseitiger Report pro WQ, die der Prüfling über durchgeführte betriebliche Fachaufgaben anfertigt. Die beiden Reporte müssen spätestens am Tag der schriftlichen Prüfung abgegeben werden. Die Auswahl der Aufgabe erfolgt durch den Prüfungsausschuss. Klassische Variante Grundlage für das Fachgespräch ist eine von zwei vom Prüfungsausschuss zu Auswahl gestellten praxisbezogenen Aufgaben. Der Prüfling erhält eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten. Seite 7 von 7