Joachim Kortus GbR. Online Mitglieder Verwaltung. Online Bestellung von Gewährverschlüssen. Graphisch Technische Datenverarbeitung

Transkript

1 Online Mitglieder Verwaltung Online Bestellung von Gewährverschlüssen

2 1. Einleitung Die Einführung der online Bestellung von Gewährverschlüssen beim Deutschen Imker Bund ermöglicht es den Mitgliedern der teilnehmenden Landesverbände, Bestellungen einfacher und schneller über ein online Formular durchzuführen. Die manuelle Prüfung der Bestellung durch die Ortsvereine und Landesverbände wird durch eine automatische Datenprüfung der Online-Mitglieder-Verwaltung vollständig ersetzt. Die Entscheidung für eine Teilnahme an dem online Bestellverfahren liegt bei den Landesverbänden. Neben dem Einsatz der OMV ist für jeden teilnehmenden Landesverband eine eigene Bestellseite mit einem LogIn zum internen Bereich notwendig. Der Ablauf und die Voraussetzungen für das online Bestellverfahren werden in den folgenden Kapiteln beschrieben. 2. Ablauf der Bestellung Auf der Webseite des jeweiligen Landesverbandes wird ein Link zur Bestellseite eingerichtet, durch Anklicken dieses Links wird die Bestellseite des jeweiligen Landesverbandes in einem neuen Fenster geöffnet. In einer kurzen Anleitung (1) wird der Anmeldevorgang erklärt, über den Link Passwort vergessen oder nicht bekannt? (3) können Mitglieder, die ihr Passwort nicht kennen oder vergessen haben dieses selbstständig zurücksetzen. Ist für ein Mitglied keine - Adresse in der OMV hinterlegt, findet es in der Anleitung die entsprechenden Links zu den Ansprechpartnern im Verein oder Landesverband (2). Die Anmeldung erfolgt durch die Eingabe der E-Mai-Adresse und des Passwortes in der Anmeldemaske (4), durch einen Klick auf den Anmelden-Button wird das Mitglied bei erfolgreicher Anmeldung auf die Seite zur Datenprüfung weitergeleitet. Der Menüpunkt Impressum + Datenschutz (5) verlinkt auf die Webseite des jeweiligen Landesverbandes. Seite 2 von 9

3 2.1 Anmeldung 1. Eingabe der -Adresse. 2. Eingabe des Passwortes. 3. Durch einen Klick auf den Anmelden-Button erfolgt die Anmeldung. 2.2 Erfolgreiche Anmeldung mit Bestellberechtigung 1. Aktuelle Statusanzeige der Anmeldung mit Abmelde-Button. 2. Hinweis über die Berechtigung zur Bestellung. 3. Persönliche Daten des Mitgliedes. 4. Hinweise für Datenänderung und Datenübergabe an den D.I.B.. 5. Absende-Button für die Übergabe der Daten an das Bestellformular des D.I.B.. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Neues Fenster mit dem DIB Bestellformular (2.4). 2.3 Erfolgreiche Anmeldung ohne Bestellberechtigung 1. Aktuelle Statusanzeige der Anmeldung mit Abmelde-Button. 2. Hinweis über die fehlende Berechtigung zur Bestellung. 3. Persönliche Daten des Mitgliedes. 4. Angabe über die fehlenden Daten für die Berechtigung zur Bestellung. 5. Hinweise für Datenänderung. Eine Bestellung ist nur möglich, wenn die hinterlegten Daten zu einer Bestellung berechtigen. Seite 3 von 9

4 2.4 Bestellformular des D.I.B. 1. Anzeige der übergebenen persönlichen Daten. Die Speicherung erfolgt erst nach dem Absenden des Bestellformulares. 2. Bestellformular, zur Eingabe der Bestellung. Das Bestellformular wird vom D.I.B. bereitgestellt und betreut. 2.5 Passwort anfordern / zurücksetzen 1. Wenn das Passwort nicht bekannt ist oder vergessen wurde, kann es jederzeit durch einen Klick auf den Link Passwort vergessen oder nicht bekannt? zurückgesetzt werden. Nach dem Anklicken erscheint das Eingabeformular für die Zurücksetzung des Passwortes. 2. Eingabe der -Adresse. 3. Mit einem Klick auf den Button Passwort zurücksetzen wird an die eingetragene -Adresse eine Nachricht gesendet (5). Wenn die eingegebene -Adresse nicht hinterlegt ist oder fehlerhaft eingegeben wurde wird keine Nachricht versendet. 4. Nach dem Absenden wird ein Text mit weiteren Hinweisen angezeigt. Seite 4 von 9

5 5. In der vom System versendeten E- Mail befindet sich ein Link für das Zurücksetzen des Passwortes. 6. Durch einen Klick auf den Link in der , wird die Bestellseite des jeweiligen Landesverbandes mit den Eingabefeldern für das neue Passwort aufgerufen. 7. Im Feld Neues Passwort eingeben wird das neue Passwort eingegeben. Beachten Sie die Mindestlänge von 9 Zeichen und verwenden Sie nur sichere Passwörter. 8. Im zweiten Feld Passwort wiederholen wird das Passwort nochmals eingegeben. 9. Mit einem Klick auf den Button Passwort ändern wird das Passwort gespeichert. 10. Mit einem Klick auf Zurück zum Anmeldeformular kann mit dem neuen Passwort, wie unter Punkt 2.1 beschrieben die Anmeldung erfolgen. 2.6 Datenschutz Datensicherheit Über die SSL Verbindung werden die Anmeldedaten und die Persönlichen Daten verschlüsselt übertragen. Das Passwort kann nur vom Mitglied selbst festgelegt oder zurückgesetzt werden und ist in der OMV nicht abrufbar. Mit einer Mindestlänge von 9 Zeichen entspricht es den aktuellen Anforderungen. Die Verschlüsselung des Passwortes erfolgt mit aktueller Verschlüsselungstechnik. Übergabe der Daten an den D.I.B. Die persönlichen Daten des Mitgliedes werden online, über eine SSL Verbindung, an das Bestellformular des D.I.B. übertragen, eine Speicherung der Daten beim D.I.B. erfolgt erst nach dem Absenden der Bestellung auf der Webseite des D.I.B.. Das Mitglied stimmt der Speicherung seiner Daten beim D.I.B. mit dem Absenden der Bestellung zu. Wird das Bestellformular nicht abgesendet, erfolgt keine Speicherung der Daten. Wenn ein Mitglied nicht in die Zugangsdatenbank kopiert werden möchte, löschen Sie die E- Mail-Aderesse in der Mitgliederverwaltung. Impressum und Datenschutz Der Menüpunkt Impressum + Datenschutz auf der internen Webseite verlinkt auf das Impressum der Webseite des Landesverbandes. Bitte beachten Sie die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz! Informationen hierzu finden Sie unter: Seite 5 von 9

6 3. Voraussetzungen Für die Automatisierung der online Gewährverschluss Bestellung werden die notwendigen persönlichen Daten der Mitglieder täglich in der Zeit von 23:00 Uhr bis 05:00 Uhr aus der OMV in die Zugangsdatenbank kopiert. Änderungen in der OMV werden also erst am nächsten Tag übernommen. 3.1 Notwendige Mitgliederdaten für den Zugang Es werden nur Daten von Mitgliedern kopiert, die folgende Voraussetzungen erfüllen. Nur für diese Mitglieder werden Zugangsdaten bereitgestellt, alle anderen haben keinen Zugang. Nur Mitglieder und Mitglieder mit Funktion. Dies legen Sie mit der Art des Mitgliedes fest. Nur Mitglieder mit einer -Adresse. Diese tragen Sie im Feld ein. Wenn ein Mitglied nicht in die Zugangsdatenbank kopiert werden möchte, löschen Sie die - Adresse. Nur Mitglieder, die im aktuellen Jahr Mitglied sind. Dies wird in den Feldern Eintritt und Austritt festgelegt. Folgende persönliche Daten werden in die Zugangsdatenbank kopiert: Name, Vorname, Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon, Fax, , Passwort, Völkerzahl, Honigschulung, Beitrag D.I.B.,QZ-Zeichen. Neben den persönlichen Daten wird noch der Name des Ortsvereines und des Landesverbandes kopiert. Seite 6 von 9

7 3.2 Notwendige Mitgliederdaten für die Bestellberechtigung Für die Berechtigung zur Bestellung von Gewährverschlüssen werden vom D.I.B. folgende Voraussetzungen verlangt: Nur Mitglieder, die im aktuellen Jahr Mitglied sind. Dies wird in den Feldern Eintritt und Austritt festgelegt. Nur Mitglieder mit Völkern im aktuellen Jahr. Diese tragen Sie im Feld Voelker Jahr ein. Nur Mitglieder mit einer Honigschulung. Dies wählen Sie im Feld Honigschulung aus. Nur Mitglieder die einen Beitrag zum D.I.B. eingetragen haben. Dies legen Sie im Feld Beitrag-DIB fest. Berechtigt sind natürlich auch Jugendliche und Ehrenmitglieder, die einen Beitrag zum D.I.B. hinterlegt haben. Mitglieder erhalten nach einer erfolgreichen Anmeldung ihre persönlichen Daten angezeigt, wenn die Voraussetzungen für eine Bestellung nicht erfüllt sind, werden die entsprechenden Daten rot angezeigt und eine Bestellung ist nicht möglich (siehe 2.3). Wenn ein Mitglied die Voraussetzungen erfüllt wird der Absende-Button für die Übergabe der Daten an das Bestellformular des D.I.B. freigegeben (siehe 2.2). Soll ein QZ-Zeichen (Qualitätszeichen oder Herkunftszeichen der Bundesländer) eingedruckt werden, muss im Feld QZ-Zeichennutzer ein Ja eingetragen sein. Ist ein Nein eingetragen erfolgt kein Eindruck. Auf dieses Feld haben nur die Landesverbände Zugriff. Folgende persönlichen Daten werden an das Bestellformular des DIB übergeben: Name, Vorname, Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon, Fax, , Völkerzahl, Honigschulung, Beitrag DIB, QZ-Zeichennutzer. Neben den persönlichen Daten wird noch der Name des Ortsvereines und des Landesverbandes kopiert. Eine Speicherung der Daten beim D.I.B. erfolgt erst mit dem Absenden des Bestellformulars auf der D.I.B. Seite. Seite 7 von 9

8 4 Technische Voraussetzungen Für die Datenprüfung zur Bestellung von Gewährverschlüssen muss für jeden Landesverband eine eigene Bestellseite installiert werden und ein Skripte für den Kopiervorgang erstellt werden. Auf dieser Seite sind nur Mitglieder des jeweiligen Landesverbandes anmeldeberechtigt (wenn die unter Punkt 3.1 genannten Voraussetzungen erfüllt sind). Auf der Webseite des jeweiligen Landesverbandes muss ein Link zur Bestellseite eingerichtet werden, durch Anklicken dieses Links wird die Bestellseite des jeweiligen Landesverbandes in einem neuen Fenster geöffnet. Der Aufbau der Webseite sieht wie folgt aus: 1. Name des Landesverbandes 2. Impressum + Datenschutz wird auf die Impressum-Seite des jeweiligen Landesverbandes verlinkt. Der Landesverband übernimmt die Haftung für diese Webseite. 3. Link zur Webseite des Landesverbandes mit der Vereinsliste (wenn vorhanden). 4. Link zur Webseite des Landesverbandes mit den Kontaktdaten des Landesverbandes. Seite 8 von 9

9 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG ABLAUF DER BESTELLUNG Anmeldung Erfolgreiche Anmeldung mit Bestellberechtigung Erfolgreiche Anmeldung ohne Bestellberechtigung Bestellformular des D.I.B Passwort anfordern / zurücksetzen Datenschutz VORAUSSETZUNGEN Notwendige Mitgliederdaten für den Zugang Notwendige Mitgliederdaten für die Bestellberechtigung TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN... 8 INHALTSVERZEICHNIS... 9 Seite 9 von 9