Vergleichstest. Enterprise Content Management

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Kurt Schmidt
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1 Vergleichstest Enterprise Content Management

2 2 Ersteller Pentadoc AG Platz der Einheit Frankfurt am Main Fon +49 (0) Fax +49 (0) info@pentadoc.com Web Maximilian Gantner, Senior Analyst Christoph Tylla, Analyst Angelina Sokolowski, Junior Analyst Pentadoc AG, Frankfurt am Main, September 2013 Diese Studie ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Der Nachdruck, auch auszugsweise, und die Wiedergabe als Ganzes oder in Auszügen unter Verwendung elektronischer Systeme ist nur mit schriftlicher Genehmigung des Autors gestattet. Das vorliegende Dokument oder Teile davon dürfen nur für die Zwecke der Projektbearbeitung verwendet und an die relevanten Mitarbeiter verteilt werden. Das Dokument oder Teile davon dürfen weder im Original noch als Kopie an Dritte weitergegeben werden. Copyright Alle in diesem Dokument genannten (eingetragenen) Warenzeichen oder Schutzmarken stehen im Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer bzw. Inhaber und werden von der Pentadoc AG anerkannt. Bei der Verwendung von Zitaten und Abbildungen sind diese mit Quellenangaben zu versehen. Gestaltung: Ippolito Fleitz Group, Stuttgart

com Maximilian Gantner, Senior Analyst Christoph Tylla, Analyst Angelina Sokolowski, Junior Analyst Pentadoc AG, Frankfurt am Main, September 2013 Diese Studie ist urheberrechtlich geschützt.

3 Vergleichstest Enterprise Content Management 3 INHALT 1 Management Summary Der Markt für Enterprise Content Management Vorgehen Anwendungsszenarien Allgemeine Produktbewertung Kriterienkatalog Die Teilnehmer Ceyoniq Techology GmbH d.velop AG d.velop international GmbH (ecspand) EASY SOFTWARE AG ELO Digital Office GmbH OPTIMAL SYSTEMS GmbH SAPERION AG SER Solutions Deutschland GmbH Ergebnisse des Vergleichstests Durchführung der Anwendungsszenarien Allgemeine Produktbewertung Auswertung des Kriterienkatalogs Gesamtergebnis und Einschätzung durch Pentadoc Radar... 96

5 ELO Digital Office GmbH... 43 4.6 OPTIMAL SYSTEMS GmbH... 48 4.7 SAPERION AG... 54 4.8 SER Solutions Deutschland GmbH... 61 5 Ergebnisse des Vergleichstests... 68 5.

4 4 6 Einzelbewertung der Szenarien Szenario 1 Dokumentenverwaltung Szenario 2 Digitale Aktenlösung am Beispiel einer Projektakte Szenario 3 - Enterprise 2.0 / -Management Szenario 4 Workflow Szenario 5 Integration SAP und Microsoft SharePoint Szenario 6 Unbekannte Aufgabenstellung - Digitale Bestellakte Danksagung Abbildungsverzeichnis

5 Szenario 5 Integration SAP und Microsoft SharePoint... 188 6.

5 Vergleichstest Enterprise Content Management 5 1 MANAGEMENT SUMMARY Es kann als Gipfeltreffen bezeichnet werden, bei dem sich die führenden deutschen ECM-Hersteller dem direkten Vergleich gestellt haben: der ECM-Vergleichstest der Pentadoc. Im Rahmen dessen durchliefen alle Teilnehmer ein genau definiertes Prüfungsverfahren, bei dem vorgegebene Praxisszenarien in Workshops mit den Analysten von Pentadoc Radar durchgeführt wurden. Allgemein zeigte sich eine hohe funktionale Abdeckung der Kriterien, die sowohl in den Szenarien als auch über einen umfangreichen Kriterienkatalog abgeprüft wurden. Außerdem zielte ein Teil des Bewertungsverfahrens der Studie auch auf die Benutzerfreundlichkeit und Bedienkonzepte der Systeme ab, welche durch die Einschätzung der Analysten bewertet und kommentiert wurden. d.velop geht mit dem Produkt d.3 als Sieger hervor, wenngleich klar wurde, dass es sich bei allen Teilnehmern um ein Kopf-an-Kopf-Rennen mit Ergebnissen auf Augenhöhe handelt. Mit 49,1 von 60 zu vergebenden Punkten in der Gesamtbewertung erzielte d.velop die besten Leistungen. Dabei erhielt die Lösung aus Gescher lediglich in einem Szenario die Höchstpunktzahl, konnte aber durch die kontinuierliche und sehr hohe Leistungsfähigkeit in den weiteren Szenarien in Summe die höchste Punktzahl erreichen. Besonders im Bereich der Dokumentenverwaltung sowie der elektronischen Akten konnte der Hersteller seine Stärken deutlich machen. Aber auch alle Mitbewerber erzielten beachtliche Lösungsergebnisse. Die Zielerreichung aller Teilnehmer von durchschnittlich über 70 Prozent spricht für die hohe Leistungsfähigkeit deutscher ECM-Lösungen. Dabei unterschieden sich die Lösungen in der tatsächlichen Funktionsabdeckung in Teilen eher unerheblich. Es waren die Benutzerfreundlichkeit sowie das Umsetzungsvorgehen in den einzelnen Praxisszenarien, die die einzelnen Systeme unterschieden. Das Teilnehmerfeld setzt sich größtenteils aus eigenständigen und am deutschen Markt etablierten ECM-Produkten zusammen. Dennoch stellte sich mit der Lösung ecspand der d.velop international GmbH eine ECM-Lösung dem Test, die auf SharePoint basiert. Dieser gänzlich andere Ansatz des Produkts zeigt teilweise Stärken gegenüber den anderen Systemen, es wurden jedoch auch einige Schwächen deutlich, die teilweise dem plattformbasierte Ansatz geschuldet sind. Insgesamt kann festgestellt werden, dass die getesteten Systeme eine breite Funktionsvielfalt im ECM-Bereich mitbringen und diese teilweise in Form von speziellen Lösungsangeboten gebündelt werden. Dies bestätigt einmal mehr, dass ECM kein technisches, sondern ein lösungsgetriebenes Thema ist. Die Hersteller setzten dies zunehmend um und bieten funktional ausgereifte Lösungen für verschiedenste Einsatzszenarien an. Darüber hinaus zeigt sich, dass die Unterschiede und charakteristischen Merkmale der Produkte häufig im Detail versteckt sind. Deswegen lohnt es sich, zweimal hinzuschauen, bevor man sich für einen Hersteller entscheidet. Im Rahmen der Studie werden insbesondere durch die praxisnahen Szenarien Unterschiede zwischen den Lösungen herausgearbeitet, die Funktionalität der Systeme verglichen und durch die Einschätzung der Analysten von Pentadoc Radar eine unabhängige Meinung abgegeben, wie die jeweiligen Systeme und Softwarehersteller einzuordnen sind.

Im Rahmen dessen durchliefen alle Teilnehmer ein genau definiertes Prüfungsverfahren, bei dem vorgegebene Praxisszenarien in Workshops mit den Analysten von Pentadoc Radar durchgeführt wurden.

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