6 Die Gliederungsansicht

Transkript

1 6 Die Gliederungsansicht 123 Die Gliederungsansicht 126 Gliederung erweitern und reduzieren 127 Folien einfügen, löschen und umstellen 131 Absätze höher- und tieferstufen Wenn Sie eine neue Präsentation erstellen, werden Sie den Text für Ihre Folien in den seltensten Fällen fertig im Kopf haben. Vielmehr wird es in aller Regel so sein, dass Sie zunächst ein grobes Konzept für die Präsentation entwerfen, das Sie dann nach und nach mit Inhalten füllen. Da es in dieser Phase regelmäßig vorkommt, dass Sie einzelne Folien umstellen oder neue Folien einfügen, ist die normale Folienansicht für diese Zwecke zu unhandlich. Solche Aufgaben erledigen Sie besser in der Gliederungsansicht, in der Sie sich voll auf den Text und seine Struktur konzentrieren können. Die Gliederungsansicht Um eine Präsentation in der Gliederungsansicht zu bearbeiten, müssen Sie zunächst in die Normalansicht wechseln. Dazu klicken Sie entweder unten rechts in der Statusleiste auf die Schaltfläche Normal oder Sie wechseln auf die Registerkarte Ansicht und klicken dort in der Gruppe Präsentationsansichten auf die Schaltfläche Normal. Anschließend holen Sie im linken Fensterbereich die Registerkarte Gliederung nach vorne, auf der Sie den Text für die Folien eingeben und bearbeiten können. Falls die beiden Registerkarten keine Beschriftung tragen, weil der Bereich sehr schmal ist, klicken Sie auf die rechte Registerkarte. Sie sollten dann auf jeden Fall den Bereich etwas breiter machen, indem Sie die Begrenzungslinie zum Folienbereich mit der Maus verschieben. 123

2 PowerPoint merkt sich die eingestellte Breite separat für beide Registerkarten. Wenn Sie also von der Registerkarte Gliederung wieder auf die Registerkarte Folien wechseln, stellt PowerPoint die zuvor für diese Registerkarte eingestellte Breite wieder her. Abbildung 6.1: Wenn Sie den Text Ihrer Präsentation in der Gliederungsansicht bearbeiten wollen, sollten Sie den Gliederungsbereich verbreitern. Wenn Ihre Präsentation bereits einige Folien enthält, erkennen Sie, dass die Titel der einzelnen Folien in der Gliederungsansicht mit einem kleinen Symbol gekennzeichnet sind. Die Symbole sind fortlaufend nummeriert und stellen die einzelnen Folien Ihrer Präsentation dar. Mit ihnen können Sie zum Beispiel eine Folie ganz einfach mit der Maus innerhalb der Präsentation verschieben. Leider ist es in PowerPoint nicht möglich, die Anzeige auf der Registerkarte Gliederung zu vergrößern, denn der Zoomregler der Statusleiste wirkt ausschließlich auf den Folienbereich. Daher sind vor allem Texte, die sich in der zweiten oder dritten Ebene einer Aufzählung befinden, nur schlecht zu erkennen. Wir werden Ihnen aber gleich im nächsten Abschnitt noch eine Möglichkeit vorstellen, wie Sie die Lesbarkeit des Textes in der Gliederungsansicht verbessern können. 124 Kapitel 6

3 Falls eine Folie zusätzlich zum Titel noch mehrere Textplatzhalter besitzt, werden diese in der Gliederungsansicht mit einem kleinen Zahlensymbol gekennzeichnet: Abbildung 6.2: Die Zahlensymbole kennzeichnen die Textplatzhalter. Text bearbeiten und formatieren Um den Text einer Folie zu bearbeiten, klicken Sie einfach die entsprechende Textstelle auf der Registerkarte Gliederung an und nehmen dort die gewünschte Änderung vor. PowerPoint zeigt die zugehörige Folie automatisch im Folienbereich an, sodass Sie direkt sehen, wie sich die Folie verändert. In der Gliederungsansicht können Sie auch die üblichen Textformatierungen durchführen. Einfache Formatierungen, wie fette oder kursive Darstellung werden auf der Registerkarte Gliederung angezeigt. Andere Merkmale, wie zum Beispiel Farbe und Schatten, bleiben in der Gliederungsansicht unberücksichtigt. Textformatierung anzeigen Wenn Sie sich in Abbildung 6.1 einmal die verschiedenen Folientitel ansehen, werden Sie feststellen, dass sie sehr unterschiedlich formatiert sind. Auf einigen Folien ist sogar der Folientext in einem größeren Schriftgrad formatiert, als der zugehörige Folientitel (zum Beispiel auf den Folien 5 und 6). Dadurch ist es bei dieser Präsentation relativ schwierig, ihre Struktur auf einen Blick zu erfassen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, auf die Anzeige der Textformatierung zu verzichten: 1. Klicken Sie den Text auf der Registerkarte mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Textformatierung anzeigen. Dieser Befehl wirkt wie ein Schalter, das heißt, wenn Sie die Textformatierungen wieder anzeigen wollen, rufen Sie ihn einfach erneut auf. Die Gliederungsansicht 125

4 Abbildung 6.3: Gliederungsbereich ohne Darstellung der Textformatierungen. Die Gliederung der Präsentation ist jetzt wesentlich besser zu erkennen. PowerPoint verwendet nun in der Gliederungsansicht für alle Folientitel eine einheitliche Darstellung. Auch für den restlichen Folientext wird nur eine Schrift und eine feste Schriftgröße verwendet. Wie Sie in der obigen Abbildung erkennen können, sind jedoch nicht sämtliche Formatierungen verschwunden. So wird zum Beispiel eine kursive Schriftauszeichnung auch in dieser Ansicht nicht unterdrückt. Gliederung erweitern und reduzieren Wenn Sie schon einmal mit der Gliederungsfunktion von Microsoft Word gearbeitet haben, wissen Sie, dass man dort die Anzahl der angezeigten Gliederungsebenen einstellen kann. Auf diese Weise können Sie exakt festlegen, wie detailliert die Gliederung des Dokuments angezeigt werden soll. Auch PowerPoint kann in der Gliederungsansicht mit einem ähnlichen Feature aufwarten. Allerdings haben Sie hier lediglich die Wahl zwischen der reduzierten Anzeige, in der nur die Folientitel angezeigt werden, und der erweiterten Darstellung, in der der vollständige Folientext erscheint. 1. Klicken Sie den Text der gewünschten Folie mit der rechten Maustaste an. 126 Kapitel 6

5 2. Zeigen Sie im Kontextmenü auf den Befehl Gliederung reduzieren bzw. Gliederung erweitern. 3. Im dadurch ausgeklappten Untermenü können Sie wählen, ob sich der Befehl nur auf die aktuelle Folie oder auf die gesamte Präsentation auswirken soll. Abbildung 6.4: Alle untergeordneten Texte ausblenden. Zum Ein- und Ausblenden der Folientexte gibt es in PowerPoint auch einige Tastenkombinationen, die in der folgenden Tabelle aufgeführt sind. Tastenkombination (Alt)+(ª)+(1) (Alt)+(ª)+(+) (Alt)+(ª)+(-) Beschreibung zeigt nur die oberste Überschriftenebene an (die Titel) zeigt den untergeordneten Text einer Überschrift an blendet den untergeordneten Text einer Überschrift aus Tabelle 6.1: Tastenkombinationen zum Ein- und Ausblenden von untergeordnetem Text. Folien einfügen, löschen und umstellen Zum Einfügen und Löschen von Folien können Sie in der Gliederungsansicht die gleichen Techniken verwenden, die wir in Kapitel 4 für den Folienbereich vorgestellt haben: Mit der Schaltfläche Neue Folie auf der Registerkarte Start. Über die Zwischenablage. Über die Befehle Neue Folie und Folie löschen aus dem Kontextmenü, das erscheint, wenn Sie den Text in der Gliederungsansicht rechts anklicken. Die Gliederungsansicht 127

6 Wesentlich interessanter ist jedoch das Verschieben einzelner Absätze und ganzer Folien, das sich in der Gliederungsansicht sehr effektiv und komfortabel erledigen lässt. Vollständige Folien verschieben Wir hatten weiter oben in diesem Kapitel bereits kurz erwähnt, dass die kleinen Symbole mit denen die Folientitel im Gliederungsbereich gekennzeichnet sind, zum Verschieben der Folien benötigt werden. Die Vorgehensweise ist dabei denkbar einfach: 1. Reduzieren Sie die Gliederung, so dass nur noch die Titel der Folien angezeigt werden. Verwenden Sie dazu entweder den Befehl Gliederung reduzieren/alle Ebenen reduzieren aus dem Kontextmenü oder drücken Sie den Shortcut (Alt)+(ª)+(1). 2. Zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol der Folie, die Sie verschieben wollen. Der Mauszeiger verändert sich dort zu einem Vierfachpfeil. 3. Ziehen Sie das Symbol nun mit gedrückter Maustaste nach oben oder unten. Beachten Sie die blaue waagerechte Linie. Diese Linie kennzeichnet die Position, an der die Folie eingeordnet wird, sobald Sie die Maustaste loslassen. Falls die blaue Linie bei Ihnen nicht angezeigt wird, bewegen Sie den Mauszeiger etwas nach rechts auf den Text (siehe Abbildung). Abbildung 6.5: Folie innerhalb der Präsentation verschieben. Einzelne Absätze verschieben Etwas kniffliger, aber in bestimmten Situationen auch äußerst praktisch, ist das Umstellen einzelner Abschnitte. Wie gut das hier beschriebene Verfahren funktioniert, hängt wesentlich vom Layout der beteiligten Folien ab. Im nächsten Beispiel soll ein Spiegelpunkt einer Aufzählung auf die nächste Folie geschoben werden. Die Ausgangsituation sehen Sie in der folgenden Abbildung. 128 Kapitel 6

7 Abbildung 6.6: Der Absatz»Schritt 5«soll auf die nächste Folie verschoben werden. 1. Erweitern Sie die Gliederung so, dass alle Texte angezeigt werden. Rufen Sie dazu im Kontextmenü Gliederung erweitern/alle Ebenen erweitern auf. 2. Zeigen Sie auf der Registerkarte Gliederung mit dem Mauszeiger auf den Spiegelpunkt des Absatzes, den Sie verschieben wollen. Der Zeiger wird dort zu einem Vierfachpfeil. 3. Drücken Sie die Maustaste und bewegen Sie die Maus nach unten. Power- Point zeigt dann eine hellblaue waagerechte Linie an. Erscheint hingegen eine senkrechte Linie, haben Sie die Maus zuerst nach links oder rechts bewegt. Drücken Sie dann (Esc) und starten Sie einen neuen Versuch. Abbildung 6.7: Absatz auf eine andere Folie schieben. Die Gliederungsansicht 129

8 4. Lassen Sie die Maustaste los, sobald die blaue Linie die gewünschte Einfügeposition erreicht hat. Abbildung 6.8: Der Absatz»Schritt 5«befindet sich nun auf der nächsten Folie. Wenn Sie das Beispiel nachvollzogen haben, werden Sie gemerkt haben, dass man dafür eine ruhige Maushand braucht. Erschwerend kommt noch die Minisymbolleiste hinzu, die beim Verschieben eines Absatzes nach oben die Sicht auf den Text und die blaue Linie versperrt. Wem dies alles zu lästig ist, der kann auch auf die Befehle Nach oben und Nach unten des Kontextmenüs oder auf die Tastenkombination aus der nächsten Tabelle zurückgreifen. Abbildung 6.9: Folie oder Absatz nach oben schieben. 130 Kapitel 6

9 Tastenkombination (Alt)+(ª)+(½) (Alt)+(ª)+(¼) Beschreibung verschiebt die markierten Absätze nach oben verschiebt die markierten Absätze nach unten Tabelle 6.2: Tastenkombinationen zum Verschieben von Absätzen. Absätze höher- und tieferstufen In Kapitel 5 haben Sie erfahren, dass bei Aufzählungen die Einrückung der einzelnen Spiegelpunkte durch ihre Listenebene gesteuert wird. Die Ebene können Sie in der Gliederungsansicht nachträglich ändern, indem Sie die Spiegelpunkte mit der Maus nach links oder rechts schieben. Dabei ist es auch möglich, lange Aufzählungen auf mehrere Folien zu verteilen, wie es das nächste Beispiel zeigt: 1. Klicken Sie den Text auf der Registerkarte Gliederung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Gliederung erweitern/alle Ebenen erweitern. 2. Klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten Spiegelpunkt und halten Sie die Maustaste gedrückt. PowerPoint markiert den zugehörigen Text und alle untergeordneten Absätze des Punktes. Abbildung 6.10: Der Spiegelpunkt»Entsorgung«soll höhergestuft werden. Die Gliederungsansicht 131

10 3. Bewegen Sie die Maus soweit nach links, dass die senkrechte blaue Linie zwischen der Foliennummerierung und den Foliensymbolen steht. Abbildung 6.11: Höherstufen eines Absatzes. 4. Lassen Sie die Maustaste los. Abbildung 6.12: Der Aufzählungspunkt wurde zum Folientitel hochgestuft. Natürlich können Sie auch auf das Kontextmenü oder Shortcuts zurückgreifen. Tastenkombination (Alt)+(ª)+(æ) (Alt)+(ª)+(Æ) Beschreibung Stuft einen Absatz eine Ebene nach oben Stuft einen Absatz eine Ebene nach unten Tabelle 6.3: Tastenkombinationen zum Höher- und Tieferstufen eines Absatzes. 132 Kapitel 6