Termingestaltung mit Outlook

Transkript

1 Termingestaltung mit Outlook Ein neues Terminformular öffnen und ausfüllen Termine können Sie direkt in Ihren Kalender, oder über das Formular TERMIN eintragen. Öffnen Sie den Kalender mit der Schaltfläche. Anschließend das Formular TERMIN über das Symbol öffnen S n Die gewünschten Einträge in das Formular vornehmen Feld Betreff Ort Beginnt um / Endet um Ganztägiges Ereignis Notizbereich Beschreibung Eine kurze Beschreibung oder ein Stichwort für den Termin eingeben Hier den Ort eintragen, an welchem der Termin stattfinden soll. Wurden bereits Orte festgelegt, kann aus der Liste ein Ort ausgewählt werden. Über die Tastatur, oder über die Pfeiltasten die entsprechende Uhrzeit und Datum eingeben Das Kontrollfeld aktivieren, wenn der Termin den ganzen Tag belegt. Das Formular ändert sich in das Formular Ereignis, (siehe Abschnitt ganztägige Termine definieren / Seite 6) Hier können Notizen zum Termin eingegeben werden Über dieses Listenfeld können Sie festlegen in welchem Zeitraum vor dem Termin Sie eine Erinnerung erhalten möchten Hier kann die Verbindlichkeit eines Termins eingetragen werden und Außer-Haus-Termine definiert werden Über dieses Symbol können Termininhalte für unbefugte ausgeblendet werden. In der Terminansicht wird der Termin mit einem -Symbol gekennzeichnet 1

2 Zeitzonen für Anfang und Ende eines Termins eingeben Im Register TERMIN, Gruppe OPTIONEN können über die Schaltfläche zusätzliche Listenfelder eingeblendet werden, mit denen eine Zeitzone für den Anfang / Ende des Termins eingestellt werden kann. Verbindlichkeiten und Anwesenheit von Terminen definieren Im Register TERMIN, Gruppe OPTIONEN im Listenfeld den gewünschten Eintrag auswählen Sie möchten einen Termin eingeben, der auf jeden Fall stattfinden wird der außerhalb der Firma stattfinden wird bei dem Sie noch nicht wissen, ob Sie teilnehmen können an den Sie erinnert werden wollen, aber nicht teilnehmen wollen Eintrag Darstellung im Kalender Anlagen an einen Termin anhängen Im Register EINFÜGEN, Gruppe EINSCHLIESSEN auf das Symbol klicken Mit den Symbolen fügen Sie eine Datei, ein Element oder eine Visitenkarte in den Termin ein. Im Dialogfenster DATEI EINFÜGEN das gewünschte Dokument markieren Über das Listenfeld können Sie das Dokument als Text oder Hyperlink In den Termin einfügen 2

3 Die Erinnerungsfunktion Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Erinnerungsmeldungen bearbeiten Outlook erinnert Sie 15 Minuten vor einem Termin über das automatisch geöffnete Dialogfenster ERINNERUNG, an ausstehende Termine Wenn Sie nicht mehr an den Termin erinnert werden wollen, auf die Schaltfläche klicken Um das Erinnerungselement zu öffnen, auf die Schaltfläche klicken Wollen Sie erneut erinnert werden klicken Sie auf die Schaltfläche, über das Listenfeld können Sie den Zeitraum bis zur erneuten Erinnerung definieren. Standardeinstellungen der Erinnerungsfunktion Über den Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN öffnen Sie das Dialogfenster OPTIONEN Im Bereich KALENDER das Kontrollfeld STANDARDERINNERUNG deaktivieren Anschließend in das Register WEITERE wechseln und auf die Schaltfläche ERWEITERTE OPTIONEN klicken Im geöffneten Dialogfester ERWEITERTE OPTIONEN auf die Schaltfläche ERWEITERUNGSOPTIONEN klicken Im Dialogfenster ERINNERUNGSOPTIONEN das gewünschte Kontrollkästchen / aktivieren / deaktivieren Die Eingaben jeweils mit OK bestätigen Termine bearbeiten Zum nächsten / vorherigen Termin wechseln Auf die Schaltfläche klicken, um zum vorherigen Termin zu gelangen Auf die Schaltfläche klicken, um zum nächsten Termin zu gelangen Terminformular öffnen Zum Öffnen des Terminformulars doppelt auf den Termin klicken Einen Termin kopieren Den Termin markieren Den Menüpunkt BEARBEITEN KOPIEREN (S c) aktivieren 3

4 Zu dem Tag im Kalender wechseln, an dem der Termin eingefügt werden soll Auf das gewünschte Zeitfeld klicken und den Menüpunkt BEARBEITEN EINFÜGEN (S v) aktivieren Termininformationen & Kalendersnapshots Informationen zu einzelnen Terminen senden Den Termin im Kalender markieren Den Termin auf die Modulschaltfläche ziehen Der Mauszeiger verändert seine Form Es wird ein Nachrichtenfenster geöffnet, in welchem bereits ein Betreff und der Inhalt des Termins eingetragen sind Im Eingabefenster AN die Adresse des Empfängers eintragen und die wie gewohnt verschicken Kalendersnapshots versenden, öffnen & bearbeiten Um Ihre Verfügbarkeit in einem bestimmten Zeitraum veröffentlichen zu können, können Sie Ihre Termine im Internetkalenderformat versenden Der Empfänger erhält eine Übersicht der Termine in einer Nachricht Folgende Informationen können festgelegt werden: Zeitraum belegte / nicht belegte Zeiten ob Details der Termine mit eingeschlossen werden sollen Im Navigationsbereich des Kalendermoduls auf den Hyperlink KALENDER ÜBER SENDEN klicken Über das Listenfeld DATUMSBEREICH den zu sendenden Zeitraum definieren. Der gewählte Zeitraum wird unterhalb des Listenfeldes angezeigt Im Feld DETAIL können folgende Einstellungen vorgenommen werden: NUR VERFÜGBARKEIT es werden nur Informationen zu Ihren freien / gebuchten Terminen mitgeteilt EINGESCHRÄNKTE DETAILS DIE BETREFFZEILE DER TERMINE WIRD MIT EINBEZOGEN Alle Details es werden alle Informationen des Termins veröffentlicht 4

5 Das Kontrollkästchen aktivieren, um nur Termine die innerhalb der Arbeitszeit liegen, anzuzeigen Mit der Schaltfläche wird der Bereich ERWEITERT aus- / eingeblendet Die Kontrollkästchen aktivieren / deaktivieren, um private Informationen bzw. Terminanlagen ein- / auszuschließen Über das Listenfeld legen Sie fest, ob ein Tagesplan, oder eine Liste der Ereignisse in einer Liste zusammengefasst werden sollen Die Eingaben mit OK bestätigen Einen Kalendersnapshot erkennen Sie in Ihrem Posteingang an dem Betreff KALENDER VON ABSENDERNAMEN Die Nachricht öffnen und im Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche DIESEN KALENDER ÖFFNEN KLICKEN Die Sicherheitsabfrage mit OK bestätigen Neben Ihrem Kalender wird ein zweiter Kalender eingeblendet Bei Bedarf können die benötigten Termine mit der Maus in den eigenen Kalender gezogen werden Um den importierten Kalender auszublenden das Kontrollkästchen im Bereich ANDERE KALENDER deaktivieren Terminserien festlegen Eine Terminserie erzeugen Ein neues Terminformular öffnen Im Register TERMIN, Gruppe OPTIONEN auf die Schaltfläche klicken Im Bereich TERMIN legen Sie die Anfangs- und Endzeit des Termins fest Im Bereich SERIENMUSTER das gewünschte Zeitintervall festlegen Die Optionen im Bereich variieren je nach gewähltem Optionsfeld. Legen Sie hier die gewünschten Einstellungen fest. Im Bereich SERIENDAUER legen Sie fest, an welchem Datum der erste Termin stattfinden soll. Über das Optionsfeld ENDET NACH legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Terminserie enden soll Über das Optionsfeld ENDET AM legen Sie fest, zu welchem Datum die Terminserie enden soll Die Eingaben mit OK bestätigen Eine Terminserie ist an dem Symbol erkennbar 5

6 Einen Termin / alle Termine einer Serie verschieben Um einen Termin zu verschieben, diesen doppelt anklicken Im geöffneten Dialogfenster TERMINSERIE ÖFFNEN ist Standardmäßig die Option DIESES SERIENELEMENT ÖFFNEN aktiviert Die Auswahl mit OK bestätigen Das nach dem Verschieben des Termins eingeblendete Dialogfenster mit JA bestätigen Zum Verschieben aller Termine der Serie klicken Sie doppelt auf einen beliebigen Termin der Serie Aktivieren Sie das Kontrollfeld DIE SERIE ÖFFNEN und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Im Register TERMIN, Gruppe OPTIONEN auf die Schaltfläche klicken Im Dialogfenster TERMINSERIE die gewünschten Änderungen vornehmen und die Eingaben mit OK bestätigen Termine zw. Ganze Terminserien löschen Sie möchten einen Termin löschen alle Termine löschen die letzten Termine einer Serie löschen In der Kalenderansicht den Termin markieren und auf das Symbol klicken S d _ Im Dialogfenster LÖSCHEN BESTÄTIGEN, das Optionsfeld DIESES SERIENELEMENT LÖSCHEN aktivieren und mit OK bestätigen In der Kalenderansicht einen Termin der Serie markieren und auf das Symbol klicken Alternativen wie oben Im Dialogfenster LÖSCHEN BESTÄTIGEN, das Optionsfeld ALLE SERIENELEMENTE LÖSCHEN aktivieren und mit OK bestätigen Das Dialogfenster Terminserie öffnen und die Dauer der Terminserie über die Anzahl der Termine oder das Enddatum schließen Ganztägige Ereignisse eingeben Ereignisse sind ganztägige, einmalige Veranstaltungen Öffnen Sie ein neues Terminformular, und aktivieren Sie das Kontrollfeld GANZTÄGIGES EREIGNIS Geben Sie die weitern Informationen wie gewohnt in die entsprechenden Felder ein Schließen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN Bestätigen Sie die Speicherrückfrage mit JA 6

7 Persönliche Arbeitszeiten definieren Arbeitstag und Arbeitswoche Den Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN aktivieren Im Dialogfenster OPTIONEN, Register EINSTELLUNGEN auf die Schaltfläche KALENDEROPTIONEN klicken Im folgenden Dialogfenster KALENDEROPTIONEN im Bereich ARBEITSWOCHE durch aktivieren / deaktivieren der Kontrollkästchen die Wochenarbeitstage definieren Mit den Listenfeldern geben Sie Arbeitsbeginn und Arbeitsende ein Sollen die Wochennummern im Datumsnavigator angezeigt werden, das Kontrollkästchen aktivieren Im Listenfeld den Eintrag ERSTE 4-TAGE-WOCHE einstellen Über das Listenfeld eine Hintergrundfarbe einstellen Um die Feiertage des Landes anzuzeigen, auf die Schaltfläche klicken Im geöffneten Dialogfenster FEIERTAGE IM KALENDER EINTRAGEN das entsprechende Kontrollfeld aktivieren 7

8 Inhalt Termingestaltung mit Outlook... 1 Ein neues Terminformular öffnen und ausfüllen... 1 Zeitzonen für Anfang und Ende eines Termins eingeben... 2 Verbindlichkeiten und Anwesenheit von Terminen definieren... 2 Anlagen an einen Termin anhängen... 2 Die Erinnerungsfunktion... 3 Erinnerungsmeldungen bearbeiten... 3 Standardeinstellungen der Erinnerungsfunktion... 3 Termine bearbeiten... 3 Zum nächsten / vorherigen Termin wechseln... 3 Terminformular öffnen... 3 Einen Termin kopieren... 3 Termininformationen & Kalendersnapshots... 4 Informationen zu einzelnen Terminen senden... 4 Kalendersnapshots versenden, öffnen & bearbeiten... 4 Terminserien festlegen... 5 Eine Terminserie erzeugen... 5 Einen Termin / alle Termine einer Serie verschieben... 6 Termine zw. Ganze Terminserien löschen... 6 Ganztägige Ereignisse eingeben... 6 Persönliche Arbeitszeiten definieren... 7 Arbeitstag und Arbeitswoche