Ausgabe von Word-Serienbriefen mit SchILD-NRW

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1 Ausgabe von Word-Serienbriefen mit SchILD-NRW Autor: Jürgen Richter, ribeka Software GmbH, Johann-Philipp-Reis-Str. 9, Bornheim 1. Einleitung Ein Word-Serienbrief dient dazu, regelmäßig vorkommende Schreiben (z.b. Elternbriefe) automatisiert zu erstellen. Dies wird dadurch erreicht, dass in einer Vorlage an passenden Stellen gewisse Platzhalter eingefügt werden, die bei der eigentlichen Ausgabe z.b. mit Adressangaben der Erzieher gefüllt werden. Dabei werden immer die Daten der Schüler und Schülerinnen (bzw. deren Erzieher) verwendet, die in SchILD-NRW zum jeweiligen Zeitpunkt angezeigt werden. Ein Serienbrief besteht immer aus zwei Teilen Der Serienbrief-Vorlage, die neben dem Inhalt des Briefes auch die Platzhalter z.b. für Adressen enthält. Diese werden Seriendruckfelder genannt. Der Adressenliste der Personen, die angeschrieben werden sollen. Die Erstellung dieser Liste wird Ihnen von SchILD-NRW weitgehend abgenommen Aus diesen beiden Informationen stellt Word dann einzelne Briefe zusammen, entsprechend der Anzahl der Einträge in der Adressliste. Diese Anleitung beschreibt die Erstellung und Verwendung von Serienbriefen mit Word Bei Word 2003 ist die Vorgehensweise im wesentlichen die gleiche, jedoch sehen die einzelnen Schalter in Word 2003 etwas anders aus als hier dargestellt. Im Zweifelsfall konsultieren Sie die Online-Hilfe von Word Wichtig: Die Zeit, die für die erste Erstellung einer Serienbrief-Vorlage benötigt wird, übersteigt oft die Zeit, die nötig wäre, den jeweiligen Brief als normales Word-Dokument zu erstellen (bei dem z.b. jede Adresse manuell eingegeben oder kopiert wird). Bei jeder weiteren Verwendung der Vorlage ist die Zeitersparnis allerdings immens, man sollte sich daher von der scheinbar mühevollen Erstellung der Vorlage nicht abschrecken lassen.

2 2. Erstellung einer neuen Serienbrief-Vorlage Um eine neue Serienbrief-Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie in SchILD-NRW über einen geeigneten Filter die Schüler und Schülerinnen aus, an die der Brief geschrieben werden soll Aktivieren Sie in SchILD-NRW den Menüpunkt Druckausgabe>>Word-Seriendruck. Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Auswahl einer Word-Datei. Wählen Sie hier eine geeignete Datei aus (z.b. einen Blankobrief mit Ihrem Schulkopf, es kann auch ein ganz leeres Dokument sein, das Sie aber zuvor mit Word erstellt haben müssen). Anschließend erfolgt eine Abfrage, ob die Seriendruckausgabe in eine Datei erfolgen soll, dies können Sie in der Regel verneinen (die Option steht Ihnen später in Word noch zur Verfügung) Anschließend wird Word mit dem zuvor ausgewählten Dokument gestartet. Wichtig: Sie sollten SchILD-NRW nun minimieren (d.h. den Minimierungs-Schalter in der oberen rechten Ecke des Hauptfensters von SchILD-NRW betätigen), damit Word sichtbar wird. Sie befinden sich anschließend in der Seriendruck-Entwurfsansicht von Word. Dies ist daran erkenntlich, dass in der Werkzeugleiste die folgenden Schalter vorhanden sind. Wichtig: Falls die von Ihnen gewählte Word-Vorlage schon Seriendruckfelder enthält, zeigt Word stattdessen sofort das Ergebnis des Seriendruckes an (d.h. es wird nicht die Vorlage angezeigt, sondern die fertigen Einzelbriefe, siehe Abschnitt 3). In diesem Fall können Sie über den Menüpunkt Fenster die Seriendruck-Vorlage auswählen, die im Hintergrund ebenfalls aktiv ist. Bei Word 2003 wird sofort das Ergebnis angezeigt, auch wenn die Vorlage noch gar keine Seriendruckfelder enthält, hier ist also grundsätzlich die Vorlage über diesen Menüpunkt auszuwählen.

3 Bei der weiteren Bearbeitung der Vorlage treten die folgenden Aufgaben auf: Einfügen von Seriendruckfeldern Eingabe von bedingten Feldern Eingabe des normalen Brieftextes und Bearbeitung des Layouts. Die beiden ersten Punkte sind nachfolgend im einzelnen beschrieben: 2.1 Einfügen von Seriendruckfeldern Seriendruckfelder sind Platzhalter, die erst bei der eigentlichen Erzeugung des Serienbriefes automatisch mit den Einträgen aus der Adressliste gefüllt werden. Sie müssen definieren, an welcher Stelle im Brief welche Information dargestellt werden soll. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Klicken Sie die Stelle in Ihrer Vorlage an, an der eine bestimmte Information erscheinen soll. Klicken Sie auf den Schalter Seriendruckfeld einfügen (Hinweis für Word 2003: Dieser Schalter sieht dort anders aus, er hat keine entsprechende Aufschrift) Es erscheint eine Liste der verfügbaren Seriendruckfelder (die Liste ist von SchILD- NRW erzeugt worden), wählen Sie daraus die gewünschte Information aus (durch Anklicken). Die Liste beginnt mit Schülerdaten, Erzieherdaten folgen weiter unten. Die Liste ist länger als angezeigt, um sie zu durchlaufen, bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dreieckssymbol an der Unterkante der Liste. Hinweis für Word 2003: Hier erscheint die Liste der Seriendruckfelder in einem separaten Fenster.

4 Wenn Sie einem der verfügbaren Einträge angeklickt haben, wird dieser in Ihr Dokument übernommen und mit spitzen Klammern << und >> markiert. Ein Adresskopf könnte z.b. so aussehen: Um den Erfolg der Arbeit zu prüfen, gibt es auch einen Vorschaumodus. Diesen schalten Sie ein, indem Sie auf den Schalter mit der Aufschrift ABC in der Seriendruckleiste von Word klicken. Anstelle der Seriendruckfelder erscheinen dann konkreten Einträge. Über die roten Pfeiltasten können Sie sich die einzelnen Einträge in der Adressliste ansehen. Wichtig: Es empfiehlt sich, nach der Kontrolle den Schalter ABC erneut zu aktivieren, um wieder in die Entwurfsansicht zurückzukehren. 2.2 Einfügen von Bedingungsfeldern Die von SchILD-NRW bereitgestellte Liste enthält zwar eine große Zahl von möglichen Seriendruckfeldern, manchmal ist es aber notwendig, weitere Informationen, die von einzelnen Seriendruckfeldern abgeleitet werden können, auszugeben. Ein Beispiel ist die Anrede im Brief, die je nach Anrede der jeweiligen Erzieherperson entweder Sehr geehrte Frau oder Sehr geehrter Herr heißen kann. Um ein solches Bedingungsfeld einzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie die Stelle in Ihrer Vorlage an, an der die entsprechende Information erscheinen soll. Aktivieren Sie den Schalter Bedingungsfeld einfügen. Dieser befindet sich rechts neben dem Schalter Seriendruckfeld einfügen. Es erscheint ein Untermenü, wählen Sie daraus den Eintrag Wenn...Dann...Sonst... aus Es erscheint das nachfolgend dargestellte Fenster, in dem Sie die Bedingungen einstellen können. Die drei folgenden Abbildungen zeigen die Einstellungen die notwendig sind, um im Brief fallbezogen den Text Sehr geehrte Frau oder Sehr geehrter Herr bzw. Ihr Sohn oder Ihre Tochter bzw. Schüler oder Schülerin erscheinen zu lassen.

5 Wichtig: Ein Bedingungsfeld erscheint in Ihrer Vorlage ohne spitze Klammern. Verwechseln Sie es nicht mit einem normalen Text.

6 2.3 Ausgabe eines Briefes unterdrücken Falls Sie einen Erzieherbrief schreiben, werden aus SchILD-NRW grundsätzlich alle Erzieherdaten der aktuellen Schülerauswahl an Word übergeben, auch solche, bei denen in SchILD-NRW das Häkchen Erhält Anschreiben nicht gesetzt ist. Um einen Brief an einen Erzieher, der kein Anschreiben erhalten soll, zu unterdrücken, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie an eine beliebige Stelle in Ihrer Vorlage, vorzugsweise am Anfang. Aktivieren Sie den Schalter Bedingungsfeld einfügen. Dieser befindet sich rechts neben dem Schalter Seriendruckfeld einfügen. Es erscheint ein Untermenü, wählen Sie daraus den Eintrag Datensatz überspringen... aus Es erscheint das nachfolgend dargestellte Fenster, in dem Sie die Bedingung dafür einstellen können. Gegen Sie diese wie dargestellt ein. Wenn Sie die Vorlage fertig gestaltet haben, sollten Sie diese unter einem eingängigen Namen (z.b. Mahnbrief_Hausaufgaben.doc) und in einem passenden Verzeichnis abspeichern. 2.4 Erzeugung des eigentlichen Serienbriefes Bisher habe wir nur mit der Vorlage gearbeitet, diese ist aber nicht der eigentliche Serienbrief. Dies erkennen Sie auch in der Fußzeile von Word, wo als Seitenangabe 1/1 steht (bzw. 1/2 usw., falls Ihre Vorlage mehrere Seiten hat). Um aus der Vorlage und der Adressliste den eigentlichen Serienbrief zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf den Schalter Ausgabe in neues Dokument, der sich in der Seriendruckleiste von Word befindet. Der Serienbrief wird dann in ein eigenes Dokument geschrieben. Es handelt sich dabei um ein ganz normales Word- Dokument, das Sie anschließend beliebig weiter bearbeiten können. Sie sehen das daran, dass die Seriendruckleiste verschwunden ist. Dieses Dokument erhält erst mal den Namen Serienbriefe1 o.ä., kann von Ihnen aber auch unter einem anderen Namen gespeichert werden. In der Fußzeile steht dann eine Seitenzahl, die der Anzahl der Einzelbriefe entsprechen sollte. Falls Sie feststellen sollten, dass Ihre Vorlage noch geändert werden muss, so können Sie diese über den Menüpunkt Fenster wieder in den Vordergrund bringen, die Vorlage wie beschrieben bearbeiten und anschließend wieder mit der Adressliste zu einem Serienbrief verbinden. Alternativ können Sie die erzeugten Briefe auch sofort ausdrucken, aktiveren Sie hierzu den Schalter Seriendruck an Drucker. Es erscheint dann ein Druckdialog, in dem Sie z.b. den Drucker auswählen können. Beenden Sie nun Word und wechseln Sie zu SchILD-NRW zurück. Falls Sie SchILD- NRW zuvor minimiert haben, so klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Task-Leiste von Windows (üblicherweise am unteren Bildschirmrand), um das Programm wieder anzeigen zu lassen.

7 3. Nutzung vorhandener Serienbrief-Vorlagen Ist eine Seriendruck-Vorlage erst einmal vorhanden, so kann Sie jederzeit mit den Daten der dann ausgewählten Schülern und Schülerinnen (bzw. deren Erziehern) erneut verwendet werden, d.h. ein Vorlage muss in der Regel nur einmal erstellt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Wählen Sie in SchILD-NRW über einen geeigneten Filter die Schüler und Schülerinnen aus, an die der Brief geschrieben werden soll Aktivieren Sie in SchILD-NRW den Menüpunkt Druckausgabe>>Word-Seriendruck. Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Auswahl einer Word-Datei. Wählen Sie hier die passende Seriendruckvorlage aus, die Sie wie in Abschnitt 2 beschrieben erstellt haben. Anschließend erfolgt eine Abfrage, ob die Seriendruckausgabe in eine Datei erfolgen soll, dies können Sie in der Regel verneinen (die Option steht Ihnen später in Word noch zur Verfügung) Anschließend wird Word mit dem zuvor ausgewählten Dokument gestartet. Da die gewählte Vorlage schon Seriendruckfelder enthält, erzeugt Word daraus und der von SchILD-NRW bereitgestellten Adressliste ein neues Dokument, das die fertigen Serienbriefe enthält. Dieses kann nun ausgedruckt oder ggf. ergänzt werden. Wichtig: Sie sollten SchILD-NRW nun minimieren (d.h. den Minimierungs-Schalter in der oberen rechten Ecke des Hauptfensters von SchILD-NRW betätigen), damit Word sichtbar wird. Falls Sie feststellen, dass die Seriendruck-Vorlage geändert werden muss, können Sie diese über den Menüpunkt Fenster sichtbar machen. Ihnen stehen dann die in Abschnitt 2 gezeigten Methoden zur Verfügung.

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