COMPLIANCE -Zeitarbeit

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1 Vorbemerkung Korrekte Durchschnittsberechnung in der Zeitarbeit bei Urlaub und Arbeitsunfähigkeit Die Berechnung der Urlaubsbezahlung ist gesetzlich geregelt. Es muss der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen während des Urlaubs vergütet werden. Im Verhandlungsergebnis der Verbandstarifverträge des BAP und des IGZ mit den DGB-Gewerkschaften wurde vereinbart, dass die Lohnfortzahlung für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit und des Urlaub nach den Regelungen des Bundesurlaubsgesetz geleistet werden muss. Wird nicht korrekt abgerechnet, so wir nicht nur den Mitarbeiter/innen Einkommen vorenthalten, sondern auch Beiträge bei den Sozialversicherungsträgern. Grund: Es gilt bei den Sozialversicherungen nicht das Zuflussprinzip (was an Mitarbeiter/innen gezahlt worden ist), Grundlage ist vielmehr das Entstehungsprinzip (worauf Mitarbeiter/innen gesetzlichen bzw. tariflichen Anspruch hätten). Dies ist eine Straftat gemäß 266a StDB. Leistet eine Software dabei Hilfestellung, könnte dies als Beihilfe gewertet werden. Die Kontrolle der korrekten Zahlung nach dem Entstehungsprinzip obliegt dem Zoll Finanzkontrolle Schwarzarbeit. A. Gesetzlichen Grundlagen 1. Der Grundsatz 11 BurlG: Das Urlaubsentgelt bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes. Das heißt: a) Um eine vereinfachte Berechnung durch zuführen wird, als Referenzzeitraum, auf die Arbeitsverdienste der letzten 3 Monate zurückgegriffen. Bestand die Beschäftigung noch keine 3 Monate, so wird der kürzere Zeitraum zugrunde gelegt. b) Überstundenzuschläge, Spesen, Reisekosten, Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie Einmalzahlungen sind aus der Durchschnittsberechnung ausgeschlossen. Alle anderen an Zulagen, Zuschlägen, Stunden und Zeitkonten, die im Rahmen des Referenzzeitraums erarbeitet wurden, sind Basis für die Berechnung des Durchschnitts. 2. Die Unabdingbarkeit 13 BurlG: Im übrigen kann, abgesehen von 7 Abs. 2 Satz 2, von den Bestimmungen dieses Gesetzes nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Das heißt: 3. Die Besonderheit Hier wird festgelegt, dass weder in Tarifverträgen noch in Einzelverträgen von den Regeln des 11 zuungunsten des Arbeitnehmers abweichen darf. Es besteht ein klarer Anspruch auf die in 11 festgelegte Art der Durchschnittsberechnung. 11 Bei Verdiensterhöhungen nicht nur vorübergehender Natur, die während des Berechnungszeitraums oder des Urlaubs eintreten, ist von dem erhöhten Verdienst auszugehen. Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis eintreten, bleiben für die Berechnung des Urlaubsentgelts außer Betracht.

2 B. Die Korrekt Umsetzung Die Durchschnittsberechnung sollte mit Softwareunterstützung korrekt erfolgen, da sonst sowohl die Mitarbeiter betrogen werden als auch der strafrechtlich relevante Tatbestand der Hinterziehung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen erfüllt ist. Die richtige Zuordnung der Lohnarten für die Durchschnittsberechnung ist entscheidend. Seriöse Softwarelösungen für Zeitarbeit stellen diese Zuordnung den Anwendern zur Verfügung. Wenn die Zuordnung der in den Durchschnitt fließenden Lohnarten korrekt erfolgt, darf es nur zwei Algorithmen (Berechnungsmethoden) als Varianten für die Durchschnittsberechnung geben (Variante 1: Zeitkontenstunden werden als gezahlt in die Durchschnittsberechnung einbezogen Variante 2: Zeitkonten werden separat im Durchschnitt berechnet). Leider bieten einige Softwareanbieter mehr als zwei Algorithmen an, die dann bei Anwendung durch das Zeitarbeitsunternehmen zu geringeren Durchschnittswerten im Krankheits- und Urlaubsfall führen. Die korrekten Möglichkeiten sind hier dargestellt: 1. Variante Alle gearbeiteten Stunden (auch die ins Zeitkonto fließen) fließen mit ihren Werten für die Durchschnittsberechnung verwendet Der Gesamtverdienst ohne Spesen etc.(siehe A.1,b) aber inkl. des Werts der Zeitkontenzuflüsse der letzten 13 Wochen (3 Monate) = Lohnanspruch je Tag in 65 Tage (5 Tage in der Woche X 13 Wochen) Sind Mitarbeiter/innen weniger als 3 Vormonate beschäftigt, wird der Gesamtverdienst durch die Anzahl der seit dem Eintritt ermittelten Arbeitstage geteilt. 2. Variante Die zweistufige Berechnung des Durchschnitts erfasst zum Einem eine die Auszahlungs- und eine Zeitkontenkomponente (was in den vorangegangenen 3 Monaten als Bruttolohn bezahlt wurde und was auf Zeitkonten geflossen ist): Schritt 1: Gesamtverdienst ohne Spesen etc.(siehe A.1,b und ohne Wert der Zeitkontenzuflüsse) der letzten 13 Wochen (3 Monate) = Lohnanspruch je Tag in 65 Tage (5 Tage in der Woche X 13 Wochen) Schritt 2: Nettozuwachs der Zeitkonten der letzten 13 Wochen (3 Monate) = Zufluss ZK-Stunden je Tag 65 Tage (5 Tage in der Woche X 13 Wochen) Sind Mitarbeiter/innen weniger als 3 Vormonate beschäftigt, wird der Gesamtverdienst durch die Anzahl der seit dem Eintritt ermittelten Arbeitstage geteilt.

3 Beide Methoden kommen übrigens zum gleichen Ergebnis. Die Exceltabelle zur Eigenkontrolle der richtigen Durchschnittsberechnung können Sie unter Stichwort Durchschnittsberechnung - anfordern. Beispiel 1: Überstunden werden ausbezahlt bzw. fließen in den Durchschnitt ein Beispiel Durchschnittsberechnung Muster der Durchschnittsberechnung (Urlaub und Krankheit) Anzahl Urlaubstage Anzahl Kranktage 3 aktueller Monat 4 aktueller Monat Die Überstunden werden ausbezahlt X (zutreffendes mit X ankreuzten) Die Überstunden auf das Zeitkonto 1. Vormonat 147 Soll- Stunden Stunden , ,00 ÜSTD-Zuschlag 10 10,00 25,00% 25,00 BZ-Zuschlag ,00 30,00% 534,00 SA-Zuschlag 5 10,00 25,00% 12,50 SO-Zuschlag 8 10,00 50,00% 40,00 Fahrgeld 54,00 Verpflegung 80,00 2. Vormonat 161 Sollstunden Bruttowert 2.525,50 Stunden , ,00 ÜSTD-Zuschlag 7 10,00 25,00% 17,50 BZ-Zuschlag ,00 30,00% 552,00 Krank 7 13,32 93,24 Fahrgeld 72,00 VMA 84,00 Urlaubsgeld 150,00 Bruttowert 2.808,74 Gesamtbrutto Abzug Spesen Abzug Üstd- Prozente 1.Vormonat 2.525,50 134,00 25, ,50 2.Vormonat 2.808,74 156,00 17,50 150, ,24 3. Vormonat 2.221,21 100, ,21 Summe 6.972,95 geteilt durch 65 Tage Tagessatz in für Urlaub und Eintrag in die Lohnabrechnung pro Tag TU und K Krankheit/Tag 107,28 Tagessatz geteilt durch 7 Stunden Lohnart Stunden Wert Summe Urlaub 21 15,33 321,83 Krank 28 15,33 429,10 Betrag für Durch- Abzug schnitts- berechnung Einmalzahlung 3. Vormonat 154 Soll stunden Stunden , ,00 BZ-Zuschlag ,00 20,00% 308,00 Krank 14 13,01 182,14 Urlaub 7 13,01 91,07 Fahrgeld 44,00 VMA 56,00 Bruttowert 2.221,21 Wenn Sie zwar die Überstunden auf das Zeitkonto des Beschäftigten buchen, jedoch bei der Durchschnittsberechnung keine Extrabuchung von Zeitkonten durchführen wollen, müssen Sie die Werte der Zeitkontenstunden aus den Vormonaten den Bruttowerten der Monate hinzufügen. Achtung: Ausbezahlte Zeitkontenstunden dürfen nie vom Bruttowert abgezogen werden. Entscheidend ist, dass der Durchschnittswert je Tag mit dem vom Lohnprogramm berechneten Wert übereinstimmt.

4 Beispiel 2 mit separater Zeitkontenberechnung Beispiel 2 Durchschnittsberechnung Muster der Durchschnittsberechnung (Urlaub und Krankheit) Anzahl Urlaubstage Anzahl Kranktage 3 aktueller Monat 4 aktueller Monat Die Überstunden werden ausbezahlt (zutreffendes mit X ankreuzten) Die Überstunden auf das Zeitkonto X 1. Vormonat 147 Sollstunden Stunden , ,00 ÜSTD-Zuschlag 10 10,00 25,00% 25,00 BZ-Zuschlag ,00 30,00% 534,00 SA-Zuschlag 5 10,00 25,00% 12,50 SO-Zuschlag 8 10,00 50,00% 40,00 Fahrgeld 54,00 VMA 80,00 Zeitkonto-Std ,00-310,00 2. Vormonat 161 Sollstunden Bruttowert 2.215,50 Stunden , ,00 ÜSTD-Zuschlag 7 10,00 25,00% 17,50 BZ-Zuschlag ,00 30,00% 552,00 Krank 7 13,32 93,24 Fahrgeld 72,00 VMA 84,00 Urlaubsgeld 150,00 Zeitkonto-Std ,00-300,00 Gesamtbrutto Abzug Spesen Abzug Üstd- Prozente 1.Vormonat 2.215,50 134,00 25, ,50 2.Vormonat 2.508,74 156,00 17,50 150, ,24 3. Vormonat 2.221,21 100, ,21 Summe 6.362,95 geteilt durch 65 Tage Tagessatz Eintrag in die Lohnabrechnung pro Tag TU und K in 97,89 Tagessatz geteilt durch 7 Stunden Lohnart Stunden Wert Summe Urlaub 21 13,98 293,67 Krank 28 13,98 391,57 Abzug Einmalzahlung Betrag für Durchschnittsberechnung Zeitkonten für die Durchschnittsberechnung (nur wenn Überstunden auf das Zeitkonto gebucht werden) 3. Vormonat 154 Soll Bruttowert 2.508,74 Zufluss zum Zeitkonto Abfluss vom Zeitkonto Nettowert für Durchschnitt Stunden , ,00 BZ-Zuschlag ,00 20,00% 308,00 Krank 14 13,01 182,14 Urlaub 7 13,01 91,07 Fahrgeld 44,00 VMA 56,00 Bruttowert 2.221,21 1.Vormonat Vormonat Vormonat Summe 61 geteilt durch 65 Tage Zu- oder Abfluss Zeitkonto 0,94 ZK Stunden je Durchschnittstag Lohnart Stunden Wert Summe Zufluss ZK 6,57 10,00 65,70

5 Korrekte Lohnfortzahlung an gesetzlichen Feiertagen Der Grundsatz der Lohnfortzahlung ist im Gesetz nur allgemein geregelt. I. Das Entgeltfortzahlungsgesetz 2 Entgeltzahlung an Feiertagen (1) Für Arbeitszeit, die infolge eines gesetzlichen Feiertages ausfällt, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Arbeitsentgelt zu zahlen, das er ohne den Arbeitsausfall erhalten hätte. (2) Die Arbeitszeit, die an einem gesetzlichen Feiertag gleichzeitig infolge von Kurzarbeit ausfällt und für die an anderen Tagen als an gesetzlichen Feiertagen Kurzarbeitergeld geleistet wird, gilt als infolge eines gesetzlichen Feiertages nach Absatz 1 ausgefallen. (3) Arbeitnehmer, die am letzten Arbeitstag vor oder am ersten Arbeitstag nach Feiertagen unentschuldigt der Arbeit fernbleiben, haben keinen Anspruch auf Bezahlung für diese Feiertage. II. Der Grundsatz des Bezahlungsprinzips Es gilt bei Feiertagen das Lohnausfallprinzip. Danach hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf das Arbeitsentgelt, das er erhalten hätte, wenn die Arbeitsleistung nicht infolge des Feiertages ausgefallen wäre. Die Betrachtungsweise bei Feiertagen ist eine Tagesbetrachtungsweise (siehe Text 2 (1)). Aus diesem Grund ist generell keine Durchschnittsberechnung oder modifizier Durchschnittsberechnung vorgesehen. Wenn nicht immer regelmäßig gearbeitet wird, ist der Weg zur korrekten Berechnung immer zu dokumentieren. Besonders dann, wenn regelmäßige Prüfungen anstehen, sollte die Dokumentation nicht vernachläßigt werden. Belastbare mündliche Erklärungen oder schriftliche Stellungnahmen in Folge von späteren Prüfungen sind nicht immer leicht zu realisieren, besonders dann, wenn die Bezahlung an Feiertagen aus Sicht der Prüfer nach gut dünken erfolgt. Eine Gesamtdokumentation der Vorgehensweise (wie hier beschrieben) ist dabei genau so wichtig wie die Einzeldokumentation. Eine tarifliche Regelung der Feiertagsbezahlung existiert in der Zeitarbeit nicht. III: Wann entfällt eine Feiertagsvergütung? Zunächst ist bei Feiertagen zu klären, ob überhaupt ein Anspruch auf Feiertagsentlohnung besteht. Es gibt zwei Fälle in denen die Feiertagsvergütung entfällt: (a) Der Anspruch entfällt, wenn Arbeitnehmer vor oder nach dem Feiertag unentschuldigt fehlen. (b) Der Anspruch auf Lohnfortzahlung ist dann gegeben, wenn an einem Tag, an dem der Arbeitnehmer sonst regelmäßig zur Arbeitsleistung verpflichtet ist, für ihn infolge eines Feiertags die Arbeit ausfällt. Damit muss ein Arbeitgeber kein Arbei tsentgelt zahlen, wenn im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitregelung oder bei Contischicht ein freier Tag auf einen gesetzlichen Feiertag fällt. Dazu gibt es ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom (4 AZR 538/99). Leitsatz: Fällt auf einen arbeitsfreien Tag (Freischicht) ein gesetzlicher Feiertag, so entfällt die Zahlung einer Feiertagsvergütung. Wichtig für die Praxis! Dokumentieren Sie eindeutig (schriftlich) unentschuldigte Fehlzeiten vor und nach Feiertagen (Ermahnung oder Abmahnung mit Einwurfeinschreiben); sowie Freischichten, in dem Sie sich bei

6 Contischicht vom Kunden das Schichtmodell besorgen bzw. sich Freischichten an Feiertagen vom Kunden schriftlich bestätigen lassen. Die Prüfer der Aufsichtsbehörde wollen ordentliche und glaubhafte Belege und Dokumentationen sehen, da sonst die Vermutung besteht, dass man sich vor Feiertagszahlung drückt. IV. Der Geldfaktor bei der Feiertagsbezahlung Stundenlohn, Zulagen und Zuschläge Bei der Entgeltfortzahlung für Feiertage sind immer die Zulagen und Zuschläge neben dem Tariflohn zu berücksichtigen, die der Arbeitnehmer bekommen hätte, wenn er an diesem Tag gearbeitet hätte. Dazu gehören übertarifliche und einsatzbezogene Zulagen, Spät- oder Nachzuschläge, Zulagen für Erschwernisse wie uz.b Schmutzzulagen. Da Überstundenzuschläge laut Tarifvertrag nur monatsweise berechnet werden, sind diese bei der Feiertagsbetrachtung nicht relevant. Referenztage für die Ermittlung der zu zahlenden Zuschläge sind die Arbeitstage in der Woche in der der Feiertag fällt. Wichtig für die Praxis! Achten Sie auf die Zuschläge, die bei der Feiertagsbezahlung berücksichtigt werden müssen. Schauen Sie sich die Woche mit den Tagen vor und nach einem Feiertag an, um zu klären, welche Zuschläge in dieser Woche anfallen und setzen diese Zuschläge auch für den Feiertag an. Sollte das nach dem was wäre wenn - Prinzip nicht erfolgen sollten Sie schon belastbare, schriftliche Belege (vom Kunden) haben, damit eine Prüfbehörde wie die Bundesagentur überzeugt werden kann. Der Geldfaktor bei den Feiertagsstunden darf nie unter dem jeweils gültigen Mindestlohn für Zeitarbeit liegen! V. Anzahl der zu vergütenden Stunden an Feiertagen Das Lohnausfallprinzip für Feiertage ist ein was wäre wenn - Prinzip. Dafür benötigt man Referenzinformationen. Da die Feiertage in der Regel eintägig sind, sind Tagesreferenzen anzusetzen. Referenzzeiträume (13 Wochen als Durchschnitt, wie bei Bundesurlaubsgesetz, sind hier nicht massgeblich. Die einzelnen Fälle: 1. Feiertag bei regelmäßiger gleichbleibender täglicher Soll=Ist - Arbeitszeit Regelmäßige gearbeiteten Stunden werden für den Feiertag angesetzt. Dokumentation in der Praxis: Die Stundennachweise genügen als Belege. 2. Feiertag bei regelmäßiger täglicher Ist - Arbeitszeit mit regelmäßigen gleichen Überstunden Regelmäßige gearbeiteten Stunden werden für den Feiertag angesetzt. Dokumentation in der Praxis: Die Stundennachweise genügen als Belege. 3. Feiertag in einem Schichtmodell Vorgesehene Stundenzahl aus dem Schichtmodell. Dokumentation in der Praxis: Schichtmodell des Kunden für die Woche mit Feiertag bei den Lohnunterlagen beifügen. Dort wäre auch zu erkennen, wenn der Feiertag auf einen Freischichttag fallen würde. Ohne Dokumentation dürfte eine korrekte Bezahlung nicht glaubhaft nachzuweisen sein (besonders wenn die Bezahlung schon Monate zurückliegt). 4. Feiertag bei unregelmäßiger Arbeitszeit in einer Woche Als Referenz können auch hier nur Tage und nicht Zeiträume genommen werden. Aber nicht die Tage vor und nach einem Feiertag. Diese dienen nur zur Feststellung der Anspruchsberechtigung der Feiertage (siehe oben Bummeltage). Der Wochentag, auf den Feiertag fällt, muss mit anderen Wochentagen als Referenz verglichen werden. Wird z.b. am Freitag weniger gearbeitet als an den anderen Tagen, so ist beim

7 Fazit: Karfreitag die geringere Arbeitszeit des Freitags anzusetzen. Dokumentation in der Praxis: Die Stundennachweise eines Monats (bei gleichem Einsatz) als belastbaren Beleg nehmen. Fand in dem Monat mit Feiertag ein Einsatzwechsel statt, so sind nur die Stunden des Einsatzes als Referenz zu nehmen, in denen der Feiertag fällt. 5. Feiertag bei unregelmäßiger Arbeitszeit an den Referenztagen Wenn an den Referenztagen eines Feiertags fortwährend unregelmäßige Stunden gearbeitet wurden und weder der Kunde noch das Zeitarbeitsunternehmen kann glaubhaft belegen, wie die Stunden für den Feiertag nach dem was wäre wenn -Prinzip ausgefallen wären, ist einen Durchschnitt der Referenztage nehmen. Dabei kommen nur die Stunden der Referenztage aus einem gleichen Einsatz in Frage (es könnte ja sein, dass im Voreinsatz an den Referenztagen weniger als im aktuellen Einsatz gearbeitet wurde). Beim Zeitraum für die einzubeziehende Referenztage gibt es keine allgemeingültige Regel. Wir empfehlen daher eine zeitnahe Regelung im Rahmen einer Monatsabrechnung. Dokumentation in der Praxis: Die Stundennachweise eines Monats (bei gleichem Einsatz) als belastbaren Beleg nehmen. Aus den Stunden der gleichen Wochentagen wie der Feiertag bilden Sie einen Durchschnitt und als Feiertagsstunden ansetzen. Der Grundsatz für die Feiertagsentlohnung ein einheitliches System sowie glaubhafte Nachweise zu erbringen ist besonders für die Transparenz und für Prüfungen wichtig. Die hier beschriebene Systematik als Grundsatz der Behandlung von Feiertagen, sollte für eine Prüfbehörde das Grunddokument sein. Die beschriebenen einzelnen Belege ergänzen und zeigen, dass nicht nach Gutsherrenart ohne Systematik gearbeitet wird.