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Transkript

1 Neues schreiben Klicken Sie auf «Neu», um direkt ins Nachrichtenfenster zu wechseln. Klicken Sie neben «Neu» auf das Symbol, so erhalten Sie ein Auswahl Menu. Hier können Sie auswählen, was Sie neu erstellen möchten. -Nachricht Termin Besprechungsanfrage Kontakt Verteilerliste Aufgabe usw. Nachrichten Fenster Schnelles Adressieren einer -Nachricht Zwei Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Schaltfläche An, Cc oder Bcc, und verwenden Sie das Dialogfeld Namen auswählen, um Adressen aus dem Adreßbuch auszuwählen. Beginnen Sie mit der Eingabe in die Zeile An, und lassen Sie AutoVervollständigen Namen vorschlagen. Wenn mehrere Namen gefunden werden, die mit dem eingegebenen Namen übereinstimmen, kann eine rote Wellenlinie unter dem Namen angezeigt werden. So werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie einen Namen auswählen müssen.

2 Löschen eines AutoVervollständigen- Vorschlags Befolgen Sie die folgenden Schritte, um einen AutoVervollständigen-Vorschlag zu löschen: 1. Beginnen Sie mit der Eingabe des -Namens des AutoVervollständigen-Vorschlags, den Sie löschen möchten. 2. Drücken Sie die ENTF-TASTE, um den Vorschlag zu löschen. Wenn mehrere Vorschläge angezeigt werden, wählen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten den Vorschlag aus, den Sie löschen möchten, und drücken Sie dann die ENTF-TASTE. Wenn Sie eine -Adresse wieder in die AutoVervollständigen-Vorschläge aufnehmen möchten, müssen Sie nur eine -Nachricht an diese Person senden. Verwendung des Adressbuchs Das Adressbuch Wählen Sie das gewünschte Adreßbuch. Globale Adressliste = STF Mitarbeiter Kontakte = Ihre Kontakte Mit Doppelklick betreffende Namen auswählen Auswählen der zuerst angezeigten Liste Mit diesen Schritten ändern Sie die Adressliste, in der Sie zuerst suchen, wenn Sie mit dem Adressbuch einen Namen nachschlagen. 1. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Nachricht zu erstellen. 2. Klicken Sie in der Nachricht auf die Schaltfläche An. Das Dialogfeld Namen auswählen wird angezeigt. Notieren Sie, welche Adressliste im Feld Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen angezeigt wird. 3. Schließen Sie das Dialogfeld Namen auswählen, und schließen Sie die Nachricht, ohne sie zu speichern. 4. Klicken Sie auf Adressbuch, und klicken Sie im Adressbuch im Menü Extras auf Optionen. Das Dialogfeld Adressierung wird angezeigt. 5. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Liste, und wählen Sie die Liste aus, die zuerst angezeigt werden soll. 6. Klicken Sie auf OK, und schließen Sie das Adressbuch.

3 Erstellen einer neuen Kontaktliste und Hinzufügen der Liste zum Adressbuch Standardmäßig stellt Outlook über das Adressbuch Ihren wichtigsten Kontakteordner, der immer Kontakte genannt wird, zur Verfügung. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um weitere Kontakteordner zu erstellen und im Adressbuch anzuzeigen. 1. Klicken Sie im Menü Wechseln zu auf Kontakte. 2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Ordner. Das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen wird geöffnet. 3. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den neuen Ordner ein, z. B. Freunde. Stellen Sie sicher, dass Kontaktelemente im Feld Ordner enthält angezeigt wird. 4. Wählen Sie unter Ordner soll angelegt werden unter einen Speicherort für den neuen Kontakteordner aus. Klicken Sie auf OK. Der neue Ordner wird im Navigationsbereich unter Meine Kontakte angezeigt. 5. Damit der neue Ordner auch im Adressbuch angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, klicken Sie auf Eigenschaften, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Outlook-Adressbuch. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Diesen Ordner als -Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK. Neue Verteilerliste erstellen 1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie auf Verteilerliste. 2. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein. 3. Klicken Sie auf Mitglieder auswählen. 4. Klicken Sie in der Liste Namen anzeigen aus auf das Adressbuch mit den -Adressen, die Sie in die Verteilerliste aufnehmen möchten. 5. Geben Sie im Feld Namen eingeben oder auswählen einen Namen ein, der hinzugefügt werden soll. Wählen Sie in der darunter befindlichen Liste den Namen aus, und klicken Sie auf Mitglieder. Führen Sie diesen Schritt für jede Person durch, die Sie in die Verteilerliste aufnehmen möchten, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie für die Verteilerliste eine längere Beschreibung eingeben möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Notizen, und geben Sie den Text ein. Die Verteilerliste wird unter dem von Ihnen angegebenen Namen im Ordner Kontakte gespeichert.

4 Der Outlook-Kalender Die drei Typen von Kalendereinträgen Termin: Ein Termin ist eine Aktivität, die nur Sie betrifft. Besprechung: Eine Besprechung ist mit einem Termin vergleichbar. Der Unterschied liegt darin, dass Sie weitere Personen dazu einladen. Ganztägiges Ereignis: Dieses Ereignis ist eine Aktivität, die den ganzen Tag dauert, für die jedoch keine Zeit in Ihrem Kalender reserviert wird. Der Zeitplan für den Tag kann daher noch andere Elemente enthalten. Möglichkeiten zum Erstellen eines Termins Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen eines Termins: Verwenden Sie die Schaltfläche Neuer Termin auf der Standardsymbolleiste. Verwenden Sie den Befehl Neuer Termin im Menü Aktionen. Klicken Sie in das Hauptkalenderraster, um die Uhrzeit für den Termin auszuwählen, drücken Sie die rechte Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü Neuer Termin aus. Eine Besprechung wird ähnlich eingerichtet. Erstellen eines ganztägigen Ereignisses 1. Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf den oberen Teil des gewünschten Tages, und klicken Sie dann auf Neues ganztägiges Ereignis. 2. Geben Sie im Feld Betreff das Thema des Ereignisses ein. 3. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Sie können jeden Kalendereintrag in ein ganztägiges Ereignis umwandeln, indem Sie für den entsprechenden Eintrag das Kontrollkästchen Ganztägig aktivieren.

5 Erstellen einer neuen Terminserie 1. Zeigen Sie den gewünschten Tag im Kalender an, und markieren Sie die gewünschte Zeitspanne. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich, und klicken Sie auf Neue Terminserie. In Outlook wird das Dialogfeld Terminserie angezeigt. 3. Legen Sie das gewünschte Serienmuster fest, und klicken Sie auf OK. 4. Geben Sie im Feld Betreff den Betreff für die Terminserie ein, und klicken Sie auf Speichern und schließen. Hinzufügen oder Ändern der Serieneigenschaften für einen vorhandenen Kalendereintrag 1. Doppelklicken Sie auf den Eintrag, um ihn zu öffnen. 2. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Serientyp. 3. Legen Sie im Dialogfeld Terminserie unter Serienmuster das gewünschte Serienmuster fest. 4. Wählen Sie unter Seriendauer die gewünschte Dauer aus (legen Sie z. B. ein Enddatum für eine Serie fest). 5. Klicken Sie auf OK und dann auf Speichern und Schließen. Ändern der Details eines Serienelements 1. Doppelklicken Sie auf das Element, um es zu öffnen. 2. Wählen Sie im Dialogfeld Terminserie öffnen die Option Dieses Serienelement öffnen oder die Option Die Serie öffnen aus. 3. Wenn Sie das Serienmuster ändern möchten, klicken Sie im Dialogfeld für das geöffnete Element auf die Schaltfläche Serientyp. Ändern der Standardeinstellungen für Erinnerungen 1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. 2. Auf der Registerkarte Einstellungen wird unter Kalender das Kontrollkästchen Standarderinnerung angezeigt. Daneben können Sie in einer Liste auswählen, wann Ihnen im Vorfeld des Termins eine Erinnerung angezeigt werden soll. 3. Um die Standardzeit für Erinnerungen zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Standarderinnerung und wählen dann die gewünschte Option aus. Wenn bei neuen Kalendereinträgen überhaupt keine Erinnerungen angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Anmerkung Bei Erinnerungen für ganztägige Ereignisse lautet die Standardeinstellung immer 18 Stunden. Diese Standardeinstellung kann nicht geändert werden. Sie können jedoch die Erinnerung für ein bestimmtes Ereignis ändern, indem Sie das Ereignis öffnen und eine neue Zeitangabe in der Liste auswählen. Ändern der Anzeige der Zeitspannen im Kalender 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalendereintrag. 2. Zeigen Sie auf Zeitspanne zeigen als. 3. Wählen Sie eine Einstellung aus.

6 Freigeben meines Kalenders zur Ansicht für andere Benutzer Freigeben meines Kalenders zur Ansicht für andere Benutzer 1. Klicken Sie im Menü Wechseln zu auf Kalender. 2. Klicken Sie im Navigationsbereich Kalender auf Kalender freigeben. 3. Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird angezeigt, und die Registerkarte Berechtigungen ist ausgewählt. Klicken Sie auf Hinzufügen.

7 4. Geben Sie in das Feld Namen eingeben oder auswählen den Namen der Person ein, mit der Sie den Kalender gemeinsam nutzen möchten, oder wählen Sie den Namen in der Liste aus. 5. Klicken Sie unter Benutzer hinzufügen auf Hinzufügen ->, und klicken Sie auf OK, um den Benutzer hinzuzufügen und das Dialogfeld Benutzer hinzufügen zu schließen. 6. Stellen Sie sicher, dass der Name dieses Benutzers auf der Registerkarte Berechtigungen unter Name angezeigt wird. Legen Sie unter Berechtigungen im Feld Berechtigungsstufe die Berechtigungsstufe fest, und klicken Sie auf OK. Öffnen eines freigegebenen Kalenders Eine andere Person muss einen Kalender für Sie zur gemeinsamen Ansicht freigegeben haben, bevor Sie ihn anhand der folgenden Schritte öffnen können. 1. Klicken Sie im Navigationsbereich Kalender auf Freigegebenen Kalender öffnen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen auf Name, und geben Sie den Namen der Person ein, die den Kalender freigegeben hat, bzw. wählen Sie den Namen aus, und klicken Sie dann auf OK.

8 Beispiel einer Ansicht mit mehreren Kalendern Sie können bis zu 30 Kalender parallel anzeigen. Die Anzahl der Personen, mit denen Sie einen Kalender gemeinsam nutzen können, ist unbegrenzt. Die Anzahl der Kalender, die Sie zu der Liste der gemeinsam genutzten Kalender im Navigationsbereich hinzufügen können, ist unbegrenzt. Ansetzen einer Besprechung mit Personen, deren Kalender für Sie zur gemeinsamen Nutzung freigegeben wurden Aufheben der Freigabe zur gemeinsamen Ansicht Ihres Kalenders Zeigen Sie im Menü Aktionen auf Neue Besprechungsanfrage an, und klicken Sie auf Alle. 1. Klicken Sie im Navigationsbereich Kalender auf Kalender freigeben, um wieder die Registerkarte Berechtigungen im Dialogfeld Kalender: Eigenschaften aufzurufen. 2. Wählen Sie den Namen der Person aus, die Ihren Kalender nicht länger sehen soll, und klicken Sie auf Entfernen. 3. Klicken Sie auf OK, um die Berechtigungen dieser Person bezüglich der freigegebenen Ansicht aufzuheben. Entfernen eines Namens aus der Liste "Andere Kalender" 1. Klicken Sie im Navigationsbereich Kalender mit der rechten Maustaste auf den Namen, den Sie entfernen möchten. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Von "Andere Kalender" entfernen. Aktivieren oder Deaktivieren einer Regel des Abwesenheits-Assistenten 1. Um Abwesenheitsregeln (z.b. Ferien) zu aktivieren beziehungsweise zu deaktivieren, klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent. 2. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Feld Status das Kontrollkästchen, das sich neben der Regel befindet, die Sie aktivieren/deaktivieren möchten. Erstellen Sie hier Ihren Text, welcher automatisch an jeden Absender gesendet wird. z.b. Guten Tag In den Tagen vom 1. bis 14. Juni bin ich abwesend. Ab dem 16. Juni stehe ich Ihnen wieder gerne zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an das Sekretariat. Tel Freundliche Grüsse hmuster

9 Sie haben die Möglichkeit unter folgender Internetseite Schulungskurse zu diversen Themen mit Outlook 2003 durchzuarbeiten. Der Outlook Web Access (Zugriff z.b. von zu Hause) Sie haben die Möglichkeit über das Internet auf Ihr Outlook Konto zuzugreifen und Mails von dort aus zu senden. Internetadresse für die Verbindung: 1. Geben Sie im Internetbrowser folgende Adresse ein: 2. Es erscheint eine Eingabemaske, geben Sie nun Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Nach erfolgreicher Überprüfung Ihrer Zugangsdaten, werden Sie auf die Outlook Web Access Oberfläche weiter geleitet. Sie können Ihre Mail-, Kalender- und Kontaktdaten wie in der Firma abrufen und bearbeiten. Klicken Sie neben «Neu» auf das Symbol, Sie erhalten ein Auswahl Menu. Wählen Sie aus, was Sie neu erstellen möchten. -Nachricht Termin Kontakt Verteilerliste Aufgabe usw.