Merkblatt zur Beantragung und Durchführung einer Einsichtnahme in Akten des Fachbereiches Bauaufsicht der Stadt Leverkusen

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1 Merkblatt zur Beantragung und Durchführung einer Einsichtnahme in Akten des Fachbereiches Bauaufsicht der Stadt Leverkusen Das Recht zur Akteneinsicht Beteiligter ist für das Land Nordrhein Westfalen im Verwaltungsverfahrensgesetz NRW geregelt. 29 Abs. 1 Satz 1 dieser Vorschrift bestimmt, dass die Behörde den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten hat, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Nach Satz 2 gilt das Recht auf Akteneinsicht sowohl während der Dauer des Verfahrens (eingeschränkt) als auch nach dessen Abschluss. Nach dem Willen des Gesetzgebers kommt eine Einsicht nur für die Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen der Beteiligten in Betracht, nicht jedoch zur Verkürzung von Laufzeiten oder zur Wahrung finanzieller Interessen durch Neuanfertigung von Plänen oder Berechnungen. Dennoch kann auch für diese Fälle ausnahmsweise eine Einsichtnahme gewährt werden. Das Recht auf Akteneinsicht ist jedoch hinsichtlich der Weitergabe von personenbezogenen Daten durch das Datenschutzgesetz NRW beschränkt. Die Behörde darf eine Akteneinsicht nur gewähren, wenn der Betroffene dem zugestimmt hat. Für die Einsichtnahme in die Bauakten eines Gebäudes bedeutet das, dass der oder die Grundstückseigentümer der Einsichtnahme zustimmen muss/müssen, sofern die Einsicht nicht unmittelbar durch ihn/sie durchgeführt wird. Das gilt auch dann, wenn die Einsicht durch den Ehegatten oder das Kind des Eigentümers wahrgenommen wird. Vor einer Zustimmung wird jedoch gebeten, zu bedenken, dass in der Akte auch Daten enthalten sein können, deren Bekanntgabe nicht gewünscht wird. Beispielhaft kann die Akte einen Grundbuchauszug mit Angabe der Grundschulden enthalten. Darüber hinaus ist es denkbar, dass in der Vergangenheit ein ordnungsbehördliches Verfahren eingeleitet und durchgeführt worden ist oder aber ein evtl. verwaltungsgerichtliches Verfahren dokumentiert ist. Mit einer Zustimmung zur Akteneinsicht wird der Bekanntgabe solcher Daten ebenfalls zugestimmt. Der Fachbereich Bauaufsicht kann aus Gründen des unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwandes den Gesamtvorgang nicht nach solchen sensiblen Unterlagen durchsehen. Eine Zustimmung gilt daher uneingeschränkt für alle bei der Behörde vorgehaltenen Vorgänge, die das Grundstück betreffen. Abschließend wird darauf hingewiesen, dass nur vollständig ausgefüllte und unterschriebene Anträge durch den Fachbereich Bauaufsicht bearbeitet und bewilligt werden können. Werden z. B. die Eigentumsverhältnisse oder die Bevollmächtigungen nicht lückenlos nachgewiesen, kann dem Antrag wegen eines möglichen Verstoßes gegen die Vorschriften zum Datenschutz nicht stattgegeben werden. In diesen Fällen erfolgt ohne weitere Aufforderung zur Nachbesserung eine Rückgabe der Unterlagen mit entsprechenden Vermerken über die Unvollständigkeit. Sie können den Antrag jedoch in vollständiger Form erneut einreichen.

2 An die untere Bauaufsichtsbehörde der Stadt Leverkusen Leverkusen Eingangsvermerk: Antrag auf Einsichtnahme in sakten Antragsteller/in Name, Vorname, Firma Eigentümer/in Name, Vorname, Firma Straße, Hausnummer Straße, Hausnummer PLZ, Ort PLZ, Ort Telefon Telefon Hiermit beantrage ich Einsichtnahme in die Bauakte des Gebäudes: PLZ, Ort Straße Gemarkung Flur Flurstück(e) Hausnummer Grundbuch von Blatt Anlagen (zutreffendes bitte ankreuzen und diesem Antrag beifügen): Für Akteneinsichten durch Mitarbeiter des Fachbereiches 61 für den Dienstgebrauch Für Akteneinsichten durch Eigentümer und/oder privaten Bevollmächtigten Für Akteneinsichten privater Gebäude durch andere Fachbereiche oder städtische Tochterunternehmen für den Dienstgebrauch Für Akteneinsichten durch gerichtlich bestellte Gutachter Für Akteneinsichten städtischer Gebäude durch andere Fachbereiche oder städtische Tochterunternehmen für den Dienstgebrauch Vollmacht des Eigentümers Anlage D Anlage E Anlage F Anlage G Anlage S Anlage V Erklärung des Antragstellers: Mir ist bekannt, dass - die Behörde für die Gewährung der beantragten Akteneinsicht eine Verwaltungsgebühr erhebt, sofern eine Gebührenbefreiung nach dem Gebührengesetz NRW nicht in Betracht kommt. Die Gebühr wird nach der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Leverkusen erhoben und beträgt gem. Tarifstelle 61.9, o für die Einsichtnahme in einen bereits abgeschlossenen Vorgang 100,00 und o für die Einsichtnahme in einen noch laufenden Vorgang 60,00. Darüber hinaus können Gebühren nach anderen Tarifstellen der Gebührensatzung erhoben werden (z. B. für die Anfertigung von Ablichtungen). Gebührenschuldner ist stets der Antragsteller. - die Behörde nur solche Unterlagen zur Einsichtnahme bereitlegen kann, die unter der o. a. Grundstücksbezeichnung im Archiv oder in der laufenden Akte vorgehalten werden. - fehlende oder unvollständige Angaben im Antrag und/oder einer Anlage sowie fehlende Nachweise oder Bescheinigungen zu einer Ablehnung des Antrags führen können. - die Behörde den Vorgang abschließen kann, sofern die Einsichtnahme nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Benachrichtigung über die Bereitstellung des Vorgangs erfolgt ist. - ich Vorgänge, die mir ggf. im Original zur Verfügung gestellt werden, nicht an Dritte weitergeben darf und persönlich innerhalb von 3 Werktagen vollständig zurückzugeben habe. Datum Unterschrift des Antragstellers

3 Anlage D Baupläne Begründung: Die Hausakte wird zur Beurteilung des folgenden Vorgangs benötigt: AZ: Bezeichnung des Vorhabens: Eingangsdatum: Prüfungsumfang: Folgende Details können nicht ohne Beiziehen der Hausakte geklärt werden: Erklärung des Antragstellers: Mir ist bekannt, dass mit dem Inhalt der Hausakte kein Nachweis zu führen ist, dass das Gebäude oder einzelne Teile davon bauaufsichtlich genehmigt oder die aktuelle Nutzung legal entstanden sind, da es sich dabei nicht um den ausgefertigten Bescheid und die dazu gehörenden Anlagen im Original handelt. Gleichzeitig wird bestätigt, dass die o. a. Hausakte ausschließlich für den Dienstgebrauch benötigt wird. Unterschrift des Antragstellers: * zutreffendes bitte ankreuzen

4 Anlage E Nachweis der Eigentumsverhältnisse*: Aktueller Grundbuchauszug (nicht älter als 1 Monat) Unterzeichneter notarieller Kaufvertrag (sofern noch keine Eigentumsumschreibung erfolgt ist) Notarbescheinigung über die Eigentumsverhältnisse (nicht älter als 1 Monat) Erbschein Bescheid über Grundbesitzabgaben (nicht älter als 1 Monat) Nachweis der Bevollmächtigung (nur auszufüllen, wenn die Akteneinsicht nicht durch den Eigentümer durchgeführt wird)*: Bevollmächtigung einer natürlichen Person durch den Eigentümer Bevollmächtigung einer juristischen Person durch den Eigentümer (Unter)Vollmacht einer juristischen Person, ausgestellt auf einen Mitarbeiter oder eine andere natürliche Person einschl. Ablichtung der Vorderseite des gültigen Personalausweises von dem Unterzeichner Handelsregisterauszug oder sonstiger Nachweis der Vertretungsberechtigung für die juristische Person (z. B. Auszug aus dem Vereinsregister) Verwaltervertrag einschl. Beschluss der Eigentümerversammlung über dessen Gültigkeitsdauer Bestallungsurkunde Sonstiger Nachweis über eine gültige Bevollmächtigung Baupläne Begründung der Notwendigkeit der Einsichtnahme: Beispiel: Die statische Berechnung wird für eine geplante Aufstockung des Gebäudes benötigt. Erklärung des Eigentümers: Mir ist bekannt, dass alle durch Einsichtnahme in die behördlich zur Verfügung gestellte Hausakte sowie durch Ablichtung von Dokumenten aus dieser Akte erlangten Informationen oder Unterlagen keinen vollwertigen Ersatz für die mir bzw. dem seinerzeitigen Bauherrn zugegangenen Bescheide, Genehmigungen o. ä. darstellt. Insbesondere wird damit kein Nachweis zu führen sein, dass das Gebäude oder einzelne Teile davon bauaufsichtlich genehmigt oder die aktuelle Nutzung legal entstanden sind. Ich erkläre, dass sich die Originalunterlagen nicht in meinem Besitz befinden. Dies liegt an folgenden Umständen: Zum Nachweis der Authentizität meiner Unterschrift habe ich eine Ablichtung der Vorderseite meines gültigen Personalausweises diesem Antrag beigefügt. Unterschrift des Eigentümers: * zutreffendes bitte ankreuzen und ggf. diesem Antrag beifügen

5 Anlage G Nachweis des gerichtlichen Auftrags: Der Auftrag des Amtsgerichts Leverkusen über die Erstellung eines Wertgutachtens für das o. a. Gebäude ist in Fotokopie diesem Antrag beigefügt. Baupläne Erklärung des Gutachters: Mir ist bekannt, dass alle durch Einsichtnahme in die behördlich zur Verfügung gestellte Hausakte sowie durch Ablichtung von Dokumenten aus dieser Akte erlangten Unterlagen keinen vollwertigen Ersatz für die dem seinerzeitigen Bauherrn zugegangenen Bescheide, Genehmigungen o. ä. darstellt. Insbesondere wird damit kein Nachweis zu führen sein, dass das Gebäude oder einzelne Teile davon bauaufsichtlich genehmigt oder die aktuelle Nutzung legal entstanden sind. Ich erkläre, dass die Originalunterlagen von dem derzeitigen Eigentümer nicht zu erhalten sind. Dies liegt an folgenden Umständen: Unterschrift des Gutachters: * zutreffendes bitte ankreuzen

6 Anlage F Nachweis der Eigentumsverhältnisse*: Aktueller Grundbuchauszug (nicht älter als 1 Monat) Unterzeichneter notarieller Kaufvertrag Notarbescheinigung über die Eigentumsverhältnisse (nicht älter als 1 Monat) Erbschein Sonstiger Nachweis Nachweis der Bevollmächtigung*: Bevollmächtigung des Gutachterausschusses durch den Eigentümer Bevollmächtigung eines Fachbereiches durch den Eigentümer Bevollmächtigung eines städtischen Tochterunternehmens durch den Eigentümer (Unter)Vollmacht des städtischen Tochterunternehmens, ausgestellt auf einen Mitarbeiter oder eine andere natürliche Person Verwaltervertrag einschl. Beschluss der Eigentümerversammlung über dessen Gültigkeitsdauer Bestallungsurkunde Sonstiger Nachweis über eine gültige Bevollmächtigung Genehmigte Bauvorlagen Begründung der Notwendigkeit der Einsichtnahme: Beispiel: Die statische Berechnung wird für eine geplante Aufstockung des Gebäudes benötigt. Erklärung des Eigentümers: Mir ist bekannt, dass alle durch Einsichtnahme in die behördlich zur Verfügung gestellte Hausakte sowie durch Ablichtung von Dokumenten aus dieser Akte erlangten Unterlagen keinen vollwertigen Ersatz für die mir bzw. dem seinerzeitigen Bauherrn zugegangenen Bescheide, Genehmigungen o. ä. darstellt. Insbesondere wird damit kein Nachweis zu führen sein, dass das Gebäude oder einzelne Teile davon bauaufsichtlich genehmigt oder die aktuelle Nutzung legal entstanden sind. Ich erkläre, dass sich die Originalunterlagen nicht in meinem Besitz befinden. Dies liegt an folgenden Umständen: Zum Nachweis der Authentizität meiner Unterschrift habe ich eine Ablichtung der Vorderseite meines gültigen Personalausweises diesem Antrag beigefügt. Unterschrift des Eigentümers: * zutreffendes bitte ankreuzen und ggf. diesem Antrag beifügen

7 Anlage S Eigentumsnachweis*: Auszug aus dem Liegenschaftsbuch des FB 62 Sonstiger Nachweis Baupläne Begründung der Notwendigkeit der Einsichtnahme: Beispiel: Die statische Berechnung wird für eine geplante Aufstockung des Gebäudes benötigt. Erklärung des FB 65: Es ist bekannt, dass alle durch Einsichtnahme in die durch den FB 61 zur Verfügung gestellte Hausakte sowie durch Ablichtung von Dokumenten aus dieser Akte erlangten Informationen oder Unterlagen keinen vollwertigen Ersatz für die dem FB 65 bzw. dem seinerzeitigen Bauherrn zugegangenen Bescheide, Genehmigungen o. ä. darstellt. Insbesondere wird damit kein Nachweis zu führen sein, dass das Gebäude oder einzelne Teile davon bauaufsichtlich genehmigt oder die aktuelle Nutzung legal entstanden sind. Hiermit wird bestätigt, dass sich die Originalunterlagen nicht im Besitz des FB 65 befinden. Dies liegt an folgenden Umständen: Unterschrift des Eigentümers: * zutreffendes bitte ankreuzen und ggf. diesem Antrag beifügen

8 Anlage V Persönliche Angaben des Eigentümers: Name Vorname Straße Hausnummer PLZ Wohn-/Geschäftsort Hiermit bevollmächtige ich Herrn/Frau/Firma Name Vorname Straße Hausnummer PLZ Wohn-/Geschäftsort für mich die Bauakte des in meinem Eigentum befindlichen Gebäudes PLZ, Ort Straße Gemarkung Flur Flurstück(e) Hausnummer Grundbuch von Blatt beim Fachbereich Bauaufsicht der Stadt Leverkusen einzusehen und ggf. Kopien anzufertigen. Erklärung des Eigentümers: Ich bin mir darüber bewusst, dass mit dieser Bevollmächtigung und der daraus resultierenden Akteneinsicht durch den Bevollmächtigten auch dem Datenschutzgesetz NRW unterliegende personenbezogene Daten durch die Behörde weitergegeben werden. Damit erkläre ich mich ausdrücklich einverstanden. Unterschrift des Eigentümers: