Fehler beim Öffnen eines digitalen Belegs

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Problemlösung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Belege online DATEV DMS DATEV DMS classic DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen DATEV Unternehmen online Dokumentenablage Kanzlei-Rechnungswesen Rechnungswesen Fehler beim Öffnen eines digitalen Belegs Inhaltsverzeichnis 1 Situationsbeschreibung 2 Abhilfe 2.1 Im DATEV-Rechnungswesen-Programm prüfen, nach welcher Reihenfolge nach Belegen gesucht wird 2.2 Vorgehen in DATEV Unternehmen online - Anwendung Belege online 2.3 Vorgehen in DATEV DMS classic oder DATEV DMS bzw. Dokumentenablage 3 Weitere Informationen Aktuelle Änderungen Kapitel 2.2 aktualisiert. 1 Situationsbeschreibung Sie haben in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) digitale Belege dauerhaft mit Buchungssätzen verbunden. Beim Öffnen eines gebuchten Belegs, z. B. über das Kontoblatt, erhalten Sie folgenden Hinweis: Der gesuchte Beleg wurde nicht gefunden. Führen Sie einen Doppelklick auf diese Meldung aus, um die Beleg-ID in die Zwischenablage zu kopieren. Anhand dieser Beleg-ID können Sie in Ihrem Dokumenten-Management-System nach dem Beleg suchen. Dokument Seite 1 von 7

2 Suche in... : Beleg nicht vorhanden. Evtl. wurde der Beleg in den Papierkorb verschoben oder endgültig gelöscht. 2 Abhilfe Digitale Belege, die mit einem Buchungssatz verbunden wurden, sind weiterhin im verwendeten Dokumenten- Management-System abgelegt: in DATEV Unternehmen online oder DATEV DMS classic oder DATEV DMS bzw. Dokumentenablage. So finden Sie Belege im Dokumenten-Management-System, um sie wiederherzustellen. 2.1 Im DATEV-Rechnungswesen-Programm prüfen, nach welcher Reihenfolge nach Belegen gesucht wird Prüfen Sie zuerst die Einstellung im DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen), in welchen Systemen nach den digitalen Belegen gesucht werden soll. Such-Reihenfolge nach Belegen prüfen 1 Im geöffneten Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) Extras Einstellungen Anzeige digitaler Belege wählen. 2 Im linken Bereich auf Anzeige digitaler Belege klicken. 3 Entsprechendes Quellsystem wählen und mit OK bestätigen. 4 Rechnungswesen-Bestand schließen. 5 Gebuchten Beleg öffnen. Die Anzeige sollte jetzt erfolgen. Dokument Seite 2 von 7

3 2.2 Vorgehen in DATEV Unternehmen online - Anwendung Belege online Beachten Sie das Vorgehen, wenn trotz korrekter Einstellung des Quellsystems die Beleganzeige nicht funktioniert. Beleg suchen und wiederherstellen Voraussetzung: Voraussetzung: DATEV SmartLogin / DATEV SmartCard / DATEV midentity 1 Auf die Programm-Meldung im DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) doppelklicken, um die Beleg-ID in die Zwischenablage zu kopieren. 2 DATEV Unternehmen online unter starten und die Startseite Belege (unter Anwendungen Belege) öffnen. 3 Die Beleg-ID mit Strg+V aus der Zwischenablage in das Suchfeld einfügen und die Suche starten. Dokument Seite 3 von 7

4 4 Wenn der Beleg gefunden wird und geöffnet werden kann, dann wenden Sie sich an den Programmservice DATEV Unternehmen online (DATEV-Telefonverzeichnis (Dok.-Nr )). - oder - Wenn der Beleg nicht gefunden wird, prüfen Sie, ob der Beleg in den Papierkorb verschoben wurde. Fahren Sie dazu mit Schritt 5 fort. 5 In der Belegübersicht den Papierkorb öffnen. 6 Wenn der gesuchte Beleg im Papierkorb liegt: Den Beleg markieren und auf das Symbol Alle ausgewählten Belege wiederherstellen klicken. Der Beleg wird wiederhergestellt und kann im DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei- Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) angezeigt werden. Wenn der gesuchte Beleg nicht im Papierkorb liegt, dann wurde er vermutlich endgültig gelöscht. Die Löschung ist im Belegprotokoll protokolliert. Belegprotokoll öffnen Voraussetzung: In der rechten Navigation Protokolle wählen. 1 Kategorie Belege wählen und auf den Link Belegprotokoll anzeigen klicken. 2 Auf der Seite Suche im Belegprotokoll die Beleg-ID mit Strg+V in das Suchfeld einfügen und die Suche starten. 3 Im Suchergebnis auf das Symbol Belegdetails klicken: In den Belegdetails ist der Verlauf des Belegs zu sehen. Private und vertrauliche Ablageordner In Belege online können Ablageordnern bei der Anlage verschiedene Eigenschaften zugewiesen werden (Öffentlich, Privat, Vertraulich). Um Belege in einem privaten oder vertraulichen Ordner bzw. den Ordner selbst anzuzeigen, werden die entsprechenden Rechte auf dem Zugangsmedium (DATEV SmartLogin, DATEV midentity, DATEV SmartCard) für den Bestand (Beraternummer und Mandantennummer) benötigt. Wenn ein Ablageordner mit dem Status Privat angelegt wurde, kann nur noch mit dem verwendeten Zugangsmedium auf die abgelegten Belege in diesem Ablageordner zugegriffen werden. Dokument Seite 4 von 7

5 Weitere Informationen zum Thema Ablageordner: Belege online (Standard) - Neuen Ablageordner in Belege online anlegen (Dok.-Nr ) Belege online (Erweitert) - Neuen Ablageordner in Belege online anlegen (Dok.-Nr ) 2.3 Vorgehen in DATEV DMS classic oder DATEV DMS bzw. Dokumentenablage Beachten Sie das Vorgehen, wenn trotz korrekter Einstellung des Quellsystems die Beleganzeige nicht funktioniert. Beleg wiederherstellen 1 Auf die Programm-Meldung doppelklicken, um die Beleg-ID in die Zwischenablage zu kopieren. 2 In DATEV Arbeitsplatz das Arbeitsblatt Werkzeuge (im Navigationsbereich: Organisation Basissoftware Werkzeuge) wählen. 3 Im Arbeitsblatt Werkzeuge auf DATEV Diagnosewerkzeug doppelklicken. 4 Im Fenster Anwendungsbereich wählen aus der Liste Dokumentenablage wählen. 5 Im Programm DATEV-Diagnose-Werkzeug im Navigationsbereich Diagnose auf DDMA prüfen doppelklicken. Dokument Seite 5 von 7

6 Abb. 3: GUID-Suche im DATEV-Diagnose-Werkzeug 6 Programmfenster maximieren. 7 Im Bereich Suche im Feld GUID die Beleg-ID aus der Zwischenablage einfügen und Ausführen klicken. Das Suchergebnis wird im Zusatzbereich Ereignisse zu DDMA prüfen angezeigt. Wenn ein Beleg gefunden wird, dann wird die Dokumentnummer des Belegs angezeigt. Nur DATEV DMS / Dokumentenablage: Wenn kein Beleg gefunden wird, prüfen Sie, ob in DATEV DMS / Dokumentenablage der richtige Datenpfad eingestellt ist. Eine Anleitung zum Wechseln des Datenpfads finden Sie hier: Datenpfad wechseln (Dok.-Nr ). Führen Sie anschließend die Suche erneut durch. 8 In DATEV DMS bzw. Dokumentenablage oder in DATEV DMS classic auf die Schaltfläche Schnellsuche klicken und den Eintrag Dokumentnummer aktivieren. Abb. 4: Schnellsuche in Dokumentenablage und DATEV DMS classic 9 Im Feld Schnellsuche die Dokumentnummer des Belegs erfassen und die Suche starten. Wenn der Beleg gefunden wird und geöffnet werden kann, dann wenden Sie sich an den Programmservice DATEV DMS classic oder DATEV DMS bzw. Dokumentenablage - oder - Wenn der Beleg nicht gefunden wird, dann zunächst prüfen, ob der Beleg in Belege online abgelegt wurde und die Abhilfen in diesem Dokument verwenden. Wenn der Beleg nicht in Belege online abgelegt wurde, weiter prüfen, ob dieser in DATEV DMS classic einer Zugriffsliste zugeordnet oder in den Papierkorb verschoben wurde. Im letzteren Fall mit Schritt 10 fortfahren. Hinweis Die Prüfung in DATEV DMS classic muss von einem Administrator durchgeführt werden. Dokument Seite 6 von 7

7 10 In der Dokumentübersicht im Arbeitsplatz den Papierkorb öffnen. 11 Wenn der gesuchte Beleg im Papierkorb liegt: Beleg markieren und über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Eintrag Wiederherstellen klicken. Der Beleg wird wiederhergestellt und kann im DATEV Rechnungswesen-Programm angezeigt werden. Wenn der gesuchte Beleg nicht im Papierkorb liegt, dann wurde er vermutlich endgültig gelöscht. 3 Weitere Informationen Wenn Buchungssätze in Kanzlei-Rechnungswesen sowie die zugehörigen Belege in die Dokumentenablage oder DATEV DMS importiert wurden und der Beleg nicht gefunden wird, finden Sie hier weitere Informationen: Digitales Belegbuchen: Der gesuchte Beleg 'BEDI...' wurde nicht gefunden (Dok.-Nr ) Schlagwörter: Buchführung, Digitales Belegbuchen Copyright DATEV eg Dokument Seite 7 von 7