Administration von EU-Projekten aus dem 7. Forschungsrahmenprogramm

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1 Administration von EU-Projekten aus dem 7. Forschungsrahmenprogramm Ilka Raab Dezernat Forschung Referat Drittmittel Tel

2 Gliederung Forschung im 7. Rahmenprogramm Kostenmodell Förderquoten Zahlungsmodalitäten Nicht erstattungsfähige Kosten Finanznachweis (Form C) Online-Tool Auditzertifikat Marie Curie Maßnahmen Horizon 2020 (Ausblick) Erstattungsfähige Kosten 2

3 Forschung im 7. Rahmenprogramm Kooperation Verbundprojekte (CP) Neues Wissen, neue Produkte, neue Technologien Exzellenznetzwerke (NoE) Zusammenlegung der FuE-Tätigkeiten von Forschungseinrichtungen Koordinations-/ Unterstützungsmaßnahmen (CSA) Koordinierung von Forschungs- und Innovationsaktivitäten Unterstützung der Implementierung 3

4 Kostenmodell Kostenmodell der TU Darmstadt: Special Transitional Flat Rate Kostenerstattung: 75% (RTD) Zusätzlicher Overhead: 60% 7. FRP Special Transitional Flat Rate Model Förderquote: 75% direkte Kosten bei RTD 60% Flat Rate (Pauschale für indirekte Kosten) Beispiel: EUR EUR EUR EUR = EUR EUR 4

5 Förderquoten 7. FRP Die jeweiligen Förderquoten sind abhängig von der Projektform, den unterschiedlichen Aktivitätstypen innerhalb eines Projektes sowie der Art der jeweiligen Einrichtung. Unterschiedliche Quoten Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten (RTD): Privatwirtschaft max. 50 % der Kosten Öffentliche Einrichtungen und KMU 75 % der Kosten Demonstration 50 % der Kosten Trainingsaktivitäten, Management und sonstige spezifische Aktivitäten 100 % der Kosten unabhängig von der Art der Einrichtung Exzellenznetze (NoE) sowie Koordinierungs- und Beteiligungsmaßnahmen (CA/CSA) 100% der Kosten 5

6 Förderquoten 7. FRP Instrument RTD Training activities Demonstration Management Other specific activities Overhead CP 75 % 50 % 100 % 100 % 100 % NoE 100 % Flat Rate 60% Flat Rate 60 % CA/CSA 100 % 100 % 100 % 7 % Research for SME 75 % 100 % 100 % 100 % Flat Rate 60 % ERC 100 % 100 % Flat Rate 20 % 6

7 Zahlungsmodalitäten Artikel 6 Grant Agreement Zahlung erfolgt an den Koordinator, dieser muss das Geld unverzüglich im Konsortium verteilen Erste Zahlung entspricht 160% von den wahrscheinlichen Kosten des ersten Jahres (abzüglich 5% Garantiefonds) Aufteilung des Budgets ist im Annex I enthalten Partner RTD Training activities Demonstration Management Total A EUR EUR EUR B EUR EUR EUR C EUR EUR EUR EUR Total EUR EUR EUR EUR 7

8 NICHT erstattungsfähige Kosten Annex II.14.3 Folgende Kosten können nicht abgerechnet werden: Ausgewiesene indirekte Steuern einschl. MwSt. Schulden oder geschuldete Zinsen Umtauschverluste und sonstige Verluste Kosten, die in anderen EU-Projekten angefallen und abgerechnet sind Kosten für Schulddienste Überteuerte und wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben 8

9 Erstattungsfähige Kosten Annex II.15.1 Definition von direkten Projektkosten Direkte Kosten sind alle erstattungsfähigen Kosten, die direkt dem Projekt zugerechnet werden können und vom Empfänger im Einklang mit dessen Rechnungslegungsgrundsätzen und den üblichen internen Regelungen als solche ausgewiesen werden. Folgende Kriterien müssen vorliegen: Reale Kosten In der Projektlaufzeit entstanden Entsprechend den Buchführungsregeln Wirtschaftlich und zum allgemeinen Zweck der Erreichung der Projektziele eingesetzt In den Büchern erfasst und nachweisbar 9

10 Erstattungsfähige Kosten - Personalkosten - Personalkosten müssen das Gesamtgehalt widerspiegeln: Gehalt plus Sozialversicherungsbeiträge (Urlaubsgeld, Rentenbeiträge, Krankenversicherungsbeiträge usw.) sowie weitere im Gehalt enthaltene gesetzliche Kosten Definition von Arbeitszeit Gesamtsumme der geleisteten Arbeitsstunden ohne Urlaub und Abwesenheit aus persönlichen Gründen bzw. Krankheit Stunden müssen im Rahmen des Projektes geleistet und nachgewiesen werden (timesheets) Nachweis auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis möglich 10

11 Erstattungsfähige Kosten - Personalkosten - Mindestanforderungen an die Arbeitszeiterfassung Vollständiger Name des Zuwendungsempfängers wie im GA angegeben Vollständiger Name des Angestellten Bezeichnung des Projektes wie im GA angegeben Nummer des SAP-Projektkontos Betreffender Zeitraum Anzahl der im Rahmen des Projektes geltend gemachten Stunden Vollständiger Name und Unterschrift eines Vorgesetzten (Projektverantwortlicher) Vorlage: timesheet 11

12 Erstattungsfähige Kosten - Personalkosten - Die Zeiterfassung sollte den jährlichen Produktivstunden und den auf dem SAP-Projekt verbuchten Kosten entsprechen. Produktiv-Arbeitstage = ohne Jahresurlaub, öffentliche Feiertage, Schulungen und krankheitsbedingte Fehlzeiten Berechnung: Tage pro Jahr 365 Wochenenden -104 Jahresurlaub -21 Gesetzliche Feiertage -15 Krankheit/Sonstiges -15 Arbeitstage pro Jahr 210 Überschreitung Produktivstunden Standard wird genutzt Ausnahme: Überstunden werden bezahlt 12

13 Erstattungsfähige Kosten - Reisekosten - Tatsächliche projektbezogene Reise- und die damit verbundenen Unterhaltskosten nach den üblichen Verfahren des Vertragspartners (direkte Kosten = meistens RTD) Steuern Ausgewiesene Steuern rausrechnen Nicht ausgewiesene Steuern Inland = rausrechnen Ausland = nicht rausrechnen Steuersätze (Verkehr) Bis 50 km = 7 % Über 50 km = 19 % Beispiel: Flugticket Business Class Business Class üblich Ticket erstattungsfähig Business Class nicht üblich Ticket nicht erstattungsfähig Bei nicht näher definierten Regelungen ist die hausinterne Richtlinie anzuwenden 13

14 Erstattungsfähige Kosten - Gerätekosten - Geräte sind in Höhe der internen Abschreibungssätze abzurechnen Geräte, die vor Projektbeginn erworben werden, können ebenfalls in Höhe der Abschreibungswerte erstattet werden Beispiel: Anlage Anschaffungswert EUR Nutzungsdauer 5 Jahre Jährliche Abschreibung: EUR/ 5 Jahre = EUR Projektlaufzeit 3 Jahre EUR werden erstattet, EUR müssen aus anderen Mitteln finanziert werden TUD: Abschreibung Tagesgenau wechselnde AfA-Werte zwischen den Perioden Werte werden vom Ref. Drittmittel oder der Finanzbuchhaltung ermittelt 14

15 Erstattungsfähige Kosten - Verbrauchskosten & Unterverträge- Verbrauchskosten: Verbrauchsgüter (Laborbedarf etc.) können direkt als erstattungsfähige Kosten abgerechnet werden Unterverträge: Kosten für Unterverträge sind erstattungsfähig, wenn diese im GA entsprechend vorgesehen sind 15

16 Erstattungsfähige Kosten - indirekte Kosten - Annex II.15.2 Erstattungsfähige indirekte Kosten werden mit einem Pauschalsatz i.h. von 60% der direkten Kosten abgerechnet TU Darmstadt hat sich solange es keine Vollkostenrechnung gibt für die Special Transitional Flat Rate entschieden Pauschale soll Projektkosten decken, die nicht unmittelbar dem Projekt zugerechnet werden können Aktuell noch keine interne Verteilungsregelung Nicht benötigte Pauschale verbleibt beim Fachgebiet (nach Abzug der nicht erstattungsfähigen und förderfähigen Kosten) 16

17 Finanznachweis (FORM C) Annex II.4.1 Annex VI = Form C Erklärung der angefallenen Kosten gegenüber der Europäischen Kommission Referat Drittmittel prüft Form C auf Übereinstimmung mit den Konten und Belegen und bestätigt durch Unterschrift die Angaben Prüfung innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums/ Projektes 17

18 Finanznachweis (FORM C) Unterlagen für die Prüfung Buchungsbelege Kopien der Belege (durchnummeriert) Enthaltene Steuer markiert und aus dem Rechnungsbetrag herausgerechnet Buchungstabelle des Fachgebietes Enthält: Buchungen in Reihe der nummerierten Belege Beträge sowohl entsprechend dem Kontoauszug (brutto) als auch die Steuer und der reduzierte Betrag (netto) Werte der Buchungsliste sind gleich der Werte des Form C Stundenzettel (timesheets) Mit zwei Unterschriften (Projektleiter und Mitarbeiter) 18

19 Finanznachweis (FORM C) Checkliste Form C Ablauf der Prüfung 1. Zusammenstellung der Unterlagen im Fachgebiet 2. Prüfung in der Drittmittelverwaltung 3. In der Regel: Eingabe der geprüften Daten in ein Online-Tool a) Erste Version: DRAFT b) Zweite Version: Submitted to Coordinator c) Dritte Version: ohne Wasserzeichen zur Unterschrift 4. Eingabe der Daten in ein Excel-Tool 5. Unterschriften a) Im Fachgebiet (3 Exemplare) b) Im Referat Drittmittel 6. Fachgebiet sendet Form C an Koordinator 7. Koordinator leitet alle Projekt-Form C gesammelt an die Kommission weiter 19

20 Online-Tool Zugang durch den Koordinator Reporting nur in bestimmten Zeiträumen offen Mögliche Reports: Aktuelles Form C Adjustments für frühere Zeiträume 20

21 Online-Tool Jede Kostenart ist separat mit zusätzlichen Informationen zu hinterlegen Explanation: Name der Person/ Monate Reisekosten Abschreibungswerte Sachkosten Free Text: Zusätzliche Informationen für die EU Informationen erscheinen in einem separaten Report 21

22 Online-Tool Zusätzliche Angaben neben den Kosten Sind Zinsen erwirtschaftet worden? Wie viel? Gibt es ein Methodenzertifikat aktuell nicht! Gab es ein Audit? Wer hat es durchgeführt und was hat es gekostet? 22

23 Online-Tool + FSIGN Unterschriftszeile: Fachgebietsleiter/ Referat Drittmittel FSIGN elektronische Unterschrift des Form C Neues System (Start ab ) Sachbearbeiter Ref. Drittmittel haben FSIGN Berechtigung FSIGN müssen vom Koordinator für das Projekt frei geschaltet werden Prüfung und Unterschrift der Projekte erfolgt durch Ref. Drittmittel 23

24 Online-Tool Save Changes Speicherung der Daten Möglichkeit Form C im DRAFT-Modus zu erzeugen ( Kontrolle durch Referat Drittmittel) Wasserzeichen: DRAFT Finalize Übermittlung der Daten an den Koordinator Endversion nicht mehr änderbar Wasserzeichen: Submitted to coordinator 24

25 Auditzertifikat Audit = Form D Annex VII Auditzertifikate werden von einem externen Wirtschaftsprüfer erstellt: Wirtschaftsprüfer und Steuerberater J. E. Mühlhäuser Bahnhofstraße Michelstadt Organisation des Audits durch die Drittmittelverwaltung Checkliste Form C + Audit Kosten des Audits Abrechnung im nächsten Berichtszeitraum, Ausnahme: Schlussabrechnung Form C Ziffer 6 Auditkosten sind in der Aktivität Management als Untervertrag abzurechnen 25

26 Auditzertifikat Annex II.4.2 Ein Auditzertifikat ist erforderlich, sobald die abgerechnete Fördersumme eines einzelnen Projektpartners EUR übersteigt! Zuwendungssumme < EUR kein Audit Projektdauer </= 2 Jahre max. Audit bei Schlussabrechnung EU-Beitrag Kumulativer Betrag Audit Bemerkung EUR EUR Nein EUR EUR Ja Audit für Periode EUR EUR Nein EUR EUR Nein Kein Audit, außer Vertrag besagt etwas anderes 26

27 Marie Curie Maßnahmen Maßnahmen sind für alle Fachbereiche offen und in einzelne Programmlinien unterteilt Programmlinien Individualstipendien: Intra-European Fellowships for Career Development (IEF) World Fellowships: Intern. Outgoing Fellowships for Career Development (IOF) Career Integration Grant (CIG) World Fellowships: International Incoming Fellowships (IIF) Marie Curie Training Networks (ITN) Kofinanzierung von regionalen, nationalen und internationalen Stipendienprogrammen (COFUND) Marie Curie Industry-Academia Partnership and Pathways (IAPP) Sonstige Maßnahmen: International Research Staff Exchange Scheme (IRSES) Researchers Night 27

28 Marie Curie Maßnahmen Finanzierung am Beispiel ITN und IAPP (Arbeitsprogramm ab 2011) Kostenkategorien: 1) Grundgehalt living allowance 2) Mobilitätszuschlag mobility allowance 3) Zuschuss zu den Forschungs- und Forschungsausbildungskosten (Pauschale je Personenmonat) 4) Managementkosten maximal 10% - auf Ist-Kostenbasis 5) Indirekte Kosten 10% 6) Andere Kosten - Sonderzuschüsse 28

29 Marie Curie Maßnahmen Country correction coefficient: 98,4 % (Deutschland) Berechnung der zu zahlenden Kostensätze Living allowance (Early-stage researchers) Grundbetrag: pro Jahr Jahresbetrag: ,00 (Grundbetrag * Korrekturfaktor) Mobility allowance without family: 700 monatlich with family: monatlich Jahresbetrag: (Betrag * Korrekturfaktor) Zuschuss zu den Forschungs- und Forschungsausbildungskosten (flat rate) Monatlich: Kosten pro 12 Monate ,60 = Living allowance + 12x Mobility allowance + 12x Zuschuss 29

30 Horizon Ausblick Neues Rahmenprogramm von 2014 bis 2020 (7 Jahre) Budget ca. 74,2 Mrd. 4 Programmsäulen 30

31 Horizon Ausblick Voraussichtlich: 100% der Kosten plus 20% Overhead Bisher noch nichts offiziell bekannt!!! Schulungen zu dem Thema folgen Ende 2013/ Anfang 2014 Ausblick: 7. Rahmenprogramm Horizon 2020 Kosten EUR EUR Overhead 60% EUR 20% EUR Gesamt EUR EUR Förderung 75% EUR 100% EUR 31

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ansprechpartner: EU- Beratung: Frau Dr. Meermann-Zimmermann ( ) Administration: Frau Raab ( ) Verträge: Frau Jörg ( ) 32

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