Texte erstellen und bearbeiten

Transkript

1 3 Texte erstellen und bearbeiten Lernziele Dokumentvorlagen Text eingeben und löschen Formatierungszeichen anzeigen Häufig benötigte Textfunktionen AutoTexte Hyperlinks Navigieren im Dokument Text suchen und ersetzen Dokumentvorlagen WW03S-5-1 Wenn Sie Word gestartet haben, zeigt Word automatisch ein leeres Dokument an. Da es aber wenig Sinn macht, jedes Dokument völlig neu zu schreiben, gibt es in Word die so genannten Vorlagen, die mit vollständigem Namen Dokumentvorlagen heißen. Bei diesen Vorlagen handelt es sich um formatierte Textgerüste, die Sie nur noch zu vervollständigen brauchen. Übung 1: Neues Dokument von einer Vorlage erstellen In dieser Übung werden Sie mit Hilfe einer Vorlage ein Memo erstellen. 1. Wählen Sie Datei/Neu. Klicken Sie nicht auf die Schaltfläche Neu. Word zeigt rechts den Aufgabenbereich Neues Dokument an. 2. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Link Auf meinem Computer. 3. Wechseln Sie im angezeigten Dialog auf die Registerkarte Memos (siehe Abbildung auf der nächsten Seite). 4. Klicken Sie die angebotenen Varianten der Reihe nach an und sehen Sie sich ihre Vorschaubilder an. 5. Entscheiden Sie sich für eine der Vorlagen und klicken Sie auf OK. Word erstellt das neue Dokument auf Basis der Vorlage. Die so erzeugten Dokumente enthalten in der Regel Ausfüllhinweise, die Sie beim Schreiben unterstützen. 23

2 Die Vorlagen sind thematisch sortiert Der Vorschaubereich vermittelt einen ersten Eindruck Diese Option muss eingeschaltet sein Text eingeben WW03S-1-1 ( ) (ª)+( ) Die Texteingabe bei Word funktioniert ähnlich wie bei einer Schreibmaschine. Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied: Sie brauchen am Ende einer Zeile nicht die Taste für die Zeilenschaltung (( )) zu drücken. Der Grund: Word sorgt automatisch für den Zeilenumbruch. Word prüft, ob das Wort, das Sie gerade eingetippt haben, noch in die aktuelle Zeile passt. Wenn nicht, wird es automatisch in die nächste Zeile verschoben. Drücken Sie die ( )-Taste also nur dann, wenn Sie einen neuen Absatz beginnen. Unter einem Absatz versteht Word einen zusammenhängenden Textbereich, der auf eine bestimmte Art formatiert ist. Dabei kann es sich um einen richtigen Absatz handeln, wie den, den Sie gerade lesen, oder auch nur um eine einzelne Zeile, wie zum Beispiel eine Überschrift. Wenn Sie innerhalb eines Absatzes einen Zeilenumbruch erzwingen wollen, drücken Sie die Tastenkombination (ª)+( ). Überschreib- und Einfügemodus Wenn Sie fehlenden Text ergänzen, können Sie Word entweder in den Überschreib- oder den Einfügemodus schalten. Im Einfügemodus rutscht der bereits vorhandene Text nach rechts und macht Platz für die neuen Zeichen. Wenn hingegen der Überschreibmodus aktiviert ist, werden die bereits vorhandenen Zeichen durch den neuen Text überschrieben, d. h., jedes neue Zeichen, das Sie eintippen, ersetzt ein vorhandenes. 24 Kapitel 3

3 Um zwischen den Betriebsarten hin- und herzuschalten, doppelklicken Sie in der Statusleiste auf die Buchstaben ÜB. Wenn der Überschreibmodus aktiviert ist, werden die Buchstaben in schwarzer Schrift angezeigt, sonst in grauer. Text löschen (æ ) (Entf) Sollten Sie beim Schreiben merken, dass Sie sich vertippt haben, können Sie das falsche Zeichen einfach löschen, indem Sie die (æ )-Taste drücken. Die Taste befindet sich oberhalb der Eingabetaste (( )). Wenn Sie das Zeichen rechts von der Einfügemarke löschen wollen, drücken Sie die Taste (Entf). Um eine längere Textpassage zu löschen, markieren Sie sie zuerst mit der Maus. Dazu klicken Sie an den Anfang des Bereichs und ziehen die Markierung dann mit gedrückter Maustaste auf. Anschließend können Sie den gesamten Bereich mit einmaligem Drücken der (Entf)-Taste löschen. Text markieren mit der Maus Um Text mit der Maus zu markieren, verwenden Sie für größere Textbereiche am besten die Markierungsleiste. Bei der Markierungsleiste handelt es sich um einen unsichtbaren Bereich links neben dem Text. Um zu markieren... Nehmen Sie diese Aktion vor... Ein Wort Mehrere Wörter Eine Zeile Ein Absatz Auf dem Wort doppelklicken Auf dem ersten Word doppelklicken und die Markierung dann Wortweise mit der Maus aufziehen In der Markierungsleiste vor der Zeile klicken Dreifachklick in den Absatz Übung 2: Text umstellen Eine häufige Aktion beim Schreiben ist das Kopieren und Verschieben von Text. Diese Übung zeigt, wie Sie innerhalb eines Dokuments Text verschieben oder kopieren können. 1. Markieren Sie den Text, den Sie verschieben oder kopieren wollen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschneiden, wenn Sie den Text verschieben möchten. Oder: Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren, wenn Sie ihn kopieren wollen. 3. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an die der Text soll. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Texte erstellen und bearbeiten 25

4 Formatierungszeichen WW03S-5-7 Jedes Worddokument enthält neben dem eigentlichen Text auch spezielle Zeichen, die für die Formatierung des Dokuments benötigt werden und normalerweise nicht auf dem Bildschirm zu sehen sind. Zu diesen Zeichen gehören zum Beispiel Leerzeichen und Tabulatoren. Übung 3: Formatierungszeichen ein- und ausblenden In dieser Übung erfahren Sie, wie Sie die verschiedenen Formatierungszeichen auf dem Bildschirm anzeigen. 1. Klicken Sie in der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche einblenden/ ausblenden (Shortcut (ª)+(Strg)+(+)). Wenn diese Schaltfläche eingedrückt ist, zeigt Word alle Formatierungszeichen auf dem Bildschirm an. 2. Rufen Sie den Befehl Extras/Optionen auf und wechseln Sie im Dialog Optionen auf die Registerkarte Ansicht. Hier finden Sie in der Gruppe Formatierungszeichen mehrere Optionsfelder, mit denen Sie die verschiedenen Formatierungszeichen getrennt anzeigen bzw. ausschalten können. Die Optionen dieser Gruppe steuern die Sichtbarkeit der Formatierungszeichen 3. Nehmen Sie einige Änderungen an den Einstellungen vor und schließen Sie den Dialog mit OK. Eine Beschreibung der Optionen finden Sie in der folgenden Tabelle. 26 Kapitel 3

5 Option Tabstoppzeichen ( ) Leerzeichen ( ) Absatzmarken ( ) Ausgeblendeten Text Bedingte Trennstriche (- - ) Beschreibung/Nutzen Tabstopps werden mit der (ÿ)-taste eingefügt (siehe Lektion 11 ab Seite 132) Das Anzeigen ist zum Beispiel sinnvoll, um doppelte Leerzeichen im Text erkennen zu können Die Option betrifft neben den Absatzmarken ( ) auch die Zeilenschaltung ( ) und das Zellenendezeichen ( ) in Tabellen Das Formatierungsmerkmal ausgeblendet können Sie verwenden, um Text in das Dokument aufzunehmen, der nicht gedruckt werden soll (siehe auch Übung 6 auf Seite 28) Word kennt bedingte, geschützte und normale Trennstriche (siehe Lektion 9 ab Seite 106) Häufig benötigte Textfunktionen In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie spezielle Inhalte, wie z. B. Sonderzeichen, Datum und Uhrzeit oder Hyperlinks, in Ihre Dokumente aufnehmen. Übung 4: Symbole und Sonderzeichen eingeben In dieser Übung fügen Sie ein Handy-Symbol und ein geschütztes Leerzeichen (das zwei Wörter in einer Zeile zusammenhält) in Ihr Dokument ein. WW03S Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Handy-Symbol eingefügt werden soll, und rufen Sie dann den Befehl Einfügen/Symbol auf. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Symbol. 3. Wählen Sie die Schriftart Webdings aus und suchen Sie das Handy-Symbol. Texte erstellen und bearbeiten 27

6 4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen. Das Symbol befindet sich nun in Ihrem Dokument. 5. Rufen Sie das Dialogfeld erneut auf und zeigen Sie die Registerkarte Sonderzeichen an. 6. Doppelklicken Sie auf den Eintrag Geschütztes Leerzeichen, um das Sonderzeichen einzufügen. 7. Beenden Sie die Übung mit einem Klick auf Schließen. Übung 5: Datum und Uhrzeit einfügen In dieser Übung werden Sie das aktuelle Datum in Ihr Dokument einfügen. 1. Rufen Sie den Befehl Einfügen/Datum und Uhrzeit auf. WW03S-1-2 Schalten Sie diese Option ein, damit Word die Uhrzeit bzw. das Datum beim Drucken aktualisiert 2. Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat. 3. Schalten Sie die Option Automatisch aktualisieren ein, wenn Word die Zeitangabe bei jedem Druckvorgang aktualisieren soll. 4. Schließen Sie den Dialog. Übung 6: Verborgenen Text eingeben In dieser Übung werden Sie ausgeblendeten Text in ein Dokument einfügen. Die so formatierten Textpassagen werden nicht mit ausgedruckt. WW03S Geben Sie den gewünschten Text ein und markieren Sie ihn. 2. Drücken Sie (Strg)+(H), um dem markierten Text die Formatierung Ausgeblendet zuzuweisen. Wenn Word ausgeblendeten Text zurzeit nicht am Bildschirm anzeigt, verschwindet der markierte Text (siehe auch Übung 3 auf Seite 26). Andernfalls wird er von einer dünnen punktierten Linie unterstrichen (siehe Abbildung auf der nächsten Seite). 28 Kapitel 3

7 Selbstverständlich können Sie diese Formatierung auch im Dialogfeld des Befehls Format/Zeichen vornehmen. AutoTexte WW03S-1-2 Sie werden bei der Arbeit mit Word sicherlich feststellen, dass Sie bestimmte Formulierungen immer wieder benötigen. Hierbei kann es sich um Briefabschlüsse, aber auch um Absätze mit aufwändigen Formatierungen handeln. In solchen Fällen steht Ihnen Word mit den so genannten AutoTexten hilfreich zur Seite. Dabei handelt es sich um vorgefertigte Textbausteine, die Sie bequem in Ihre Dokumente einfügen können. Übung 7: AutoTexte verwenden Die Anwendung von AutoTexten ist denkbar einfach: 1. Geben Sie sonn ein. Sobald Sie das zweite n eintippen, taucht ein kleines Fenster auf, in dem Word anbietet, das Wort zu vervollständigen. 2. Drücken Sie die Eingabetaste, um den AutoText einzufügen. Tipp: Vorschläge erscheinen nicht Wenn diese Funktion auf Ihrem Computer nicht funktioniert, schalten Sie bitte die Option AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen auf der Registerkarte AutoText des Befehls Extras/AutoKorrektur-Optionen ein. Übung 8: Neue AutoTexte erstellen In dieser Übung erlernen Sie das Erstellen eines AutoText-Eintrags am Beispiel des Wortes Desoxyribonukleinsäure. 1. Schreiben Sie Desoxyribonukleinsäure. 2. Nehmen Sie die gewünschten Formatierungen am Text vor, da diese im AutoText-Eintrag gespeichert werden können. 3. Markieren Sie den Text und drücken Sie (Alt)+(F3). Word zeigt ein kleines Dialogfenster an, das bereits einen Namen für den AutoText enthält. Texte erstellen und bearbeiten 29

8 4. Übernehmen Sie die Vorgabe von Word und klicken Sie auf OK. 5. Tippen Sie jetzt deso in Ihr Dokument ein. Beim vierten Buchstaben schlägt Word den soeben erzeugten AutoText zum Einfügen vor. Übung 9: AutoTexte einfügen In dieser Übung lernen Sie ein weiteres Verfahren zum Einfügen von Auto- Texten kennen, das sich insbesondere für kurze AutoText-Namen eignet. 1. Geben Sie wieder Desoxyribonukleinsäure ein, markieren Sie das Wort und drücken Sie (Alt)+(F3). Der Dialog AutoText erstellen erscheint. 2. Tragen Sie DNS als Namen ein und bestätigen Sie den Dialog mit OK. 3. Geben Sie in Ihr Dokument dns ein. Word scheint den neuen AutoText nicht zu erkennen, denn es erfolgt keine Reaktion. 4. Drücken Sie (F3). Jetzt fügt Word den AutoText ein. Übung 10: AutoTexte löschen Wenn Sie einen AutoText-Eintrag nicht mehr benötigen, können Sie ihn wieder löschen. Nehmen Sie dazu folgende Schritte vor: 1. Wählen Sie den Befehl Einfügen/AutoText/AutoText. Mit dieser Schaltfläche zeigen Sie die Symbolleiste AutoText an, mit der Sie Ihre AutoTexte sehr bequem einfügen können 2. Geben Sie den Namen des AutoText-Eintrags ein oder wählen Sie ihn in der Liste aus. 30 Kapitel 3

9 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Achtung: Diesen Löschvorgang können Sie nicht rückgängig machen! 4. Nehmen Sie weitere Änderungen vor oder klicken Sie auf Schließen. Hyperlinks WW03S-2-3 Wenn Sie mit Word eine Webseite erstellen oder Ihren Dokumenten etwas Komfort verleihen wollen, können Sie Hyperlinks einfügen. Solche Hyperlinks können nicht nur auf Internetseiten verweisen, sondern auch auf andere Office-Dokumente und natürlich auf das Dokument selbst. Übung 11: Hyperlinks einfügen In dieser Übung werden Sie einen Hyperlink auf eine Webseite erstellen. 1. Setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Textstelle. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen (Alternativ: (Strg)+(K) oder der Befehl Einfügen/Hyperlink). Ein Hyperlink kann direkt auf eine Textmarke zeigen 3. Klicken Sie im Dialog links auf Datei oder Webseite. 4. Markieren Sie im mittleren Bereich die Option Besuchte Webseiten und wählen Sie eine der Seiten aus. 5. Kontrollieren Sie unten im Dialog die angezeigte Adresse. 6. Im Word-Dokument wird nicht die Adresse des Hyperlinks angezeigt, sondern der Inhalt des Feldes Text anzeigen als. Korrigieren Sie es ggf. 7. Klicken Sie auf OK. Word fügt den Hyperlink ins Dokument ein. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, erscheint ein entsprechender Hinweis. Texte erstellen und bearbeiten 31

10 Um einen Hyperlink nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen in seinem Kontextmenü den Befehl Hyperlink bearbeiten. Sie gelangen dann wieder in das oben abgebildete Dialogfeld und können die gewünschten Korrekturen vornehmen. Navigieren im Dokument WW03S-1-3 Wenn Sie in einem umfangreichen Dokument eine bestimmte Textstelle suchen, ist die Navigation mit den Bildlaufleisten oft zu umständlich. In solchen Fällen benutzen Sie besser das Browseobjekt oder den Befehl Gehe zu. Übung 12: Textstellen bzw. Objekte gezielt anspringen In dieser Übung werden Sie zunächst das Browseobjekt kennen lernen und anschließend mit dem Befehl Gehe zu zu einer bestimmten Seite springen. 1. Klicken Sie unten rechts im Word-Fenster auf das Browseobjekt. Es klappt ein Menü mit mehreren Symbolen auf. Zum Öffnen des Menüs klicken Sie hier 2. Klicken Sie in dem Ausklappmenü auf das Tabellen-Symbol (siehe Bild). 3. Springen Sie nun von Tabelle zu Tabelle, indem Sie ober- und unterhalb des Browseobjekts auf die kleinen Doppelpfeile klicken. 4. Rufen Sie jetzt den Befehl Bearbeiten/Gehe zu auf (den Dialog des Befehls erreichen Sie auch über seinen Shortcut (Strg)+(G)). 5. Wechseln Sie auf die Registerkarte Gehe zu. 6. Markieren Sie in der Liste Gehe zu Element den Eintrag Seite. 7. Tragen Sie rechts im Eingabefeld die gewünschte Seitenzahl ein. 8. Klicken Sie auf OK, damit Word die Seite anzeigt. 32 Kapitel 3

11 Übung 13: Text suchen In dieser Übung durchsuchen Sie Ihr Dokument nach einem bestimmten Wort. 1. Rufen Sie den Befehl Bearbeiten/Suchen auf ((Strg)+(G)). 2. Tippen Sie das gesuchte Word in das Feld Suchen nach ein. Schalten Sie diese Option ein, wenn Word die Fundstellen markieren soll 3. Klicken Sie auf Weitersuchen, damit Word mit der Suche beginnt. Wenn Sie die Option Gefundene Elemente markieren in eingeschaltet haben, ändert sich der Name der Schaltfläche in Alle suchen. Übung 14: Text und Formatierung ersetzen WW03S-3-1 Mit Word können Sie in Ihren Texten auch automatisch Ersetzungen vornehmen lassen. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie nachträglich bemerken, dass Sie einen Begriff falsch geschrieben haben. In dieser Übung werden Sie feststellen, dass Word dabei auch Formatierungen berücksichtigen kann. 1. Rufen Sie den Befehl Bearbeiten/Ersetzen auf ((Strg)+(H)). 2. Klicken Sie im Dialog auf die Schaltfläche Erweitern. 3. Tragen Sie den gesuchten Text in das Feld Suchen nach ein. 4. Geben Sie ein, wie die gesuchte Textstelle formatiert sein soll. Dazu können Sie entweder die gewohnten Shortcuts (z. B. (Strg)+(K) für kursiv) oder die Schaltfläche Formatierung verwenden. Mit dieser Option stellen Sie die Suchrichtung ein Texte erstellen und bearbeiten 33

12 5. Geben Sie nun den Text ein, der den Suchbegriff ersetzen soll. 6. Weisen Sie ihm bei Bedarf ebenfalls Formatierungsmerkmale zu. 7. Benutzen Sie gegebenenfalls die Optionen Groß-/Kleinschreibung und Nur ganzes Wort suchen, damit Word auch wirklich nur die gewünschten Textstellen ersetzt. 8. Klicken Sie auf Weitersuchen. Word springt dann zur ersten Fundstelle. 9. Hat Word eine richtige Textstelle gefunden, klicken Sie auf Ersetzen. Zusammenfassung In dieser Lektion haben Sie zunächst gelernt, wie Sie neue Dokumente anlegen und Text eingeben können. Anschließend haben wir Ihnen einige Techniken vorgestellt, mit denen Sie Textpassagen löschen, einfügen und umstellen können. Sie wissen nun, wie Sie Symbole und Sonderzeichen in Ihre Dokumente aufnehmen und wie Sie sich mit AutoTexten viel Tipparbeit ersparen können. Abschließend hat sich diese Lektion mit dem Navigieren im Dokument und dem Suchen sowie dem Ersetzen von Text und Formatierungen beschäftigt. Wiederholungsfragen Wie erstellen Sie ein neues Dokument mit Hilfe von Vorlagen? Wie können Sie ausgeblendeten Text am Bildschirm sichtbar machen? Wie fügen Sie die aktuelle Uhrzeit in ein Dokument ein? Können Hyperlinks auch auf ein Word-Dokument verweisen? Nennen Sie einen Vorteil von AutoTexten. Wie stellen Sie im Dialog Suchen und Ersetzen Formatierungsmerkmale ein? 34 Kapitel 3