Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint

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1 Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint Inhalt Einleitung Anmeldung und Startseite Hinzufügen von Mitgliedern Hinzufügen von Dokumenten Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten Versionierung Verteilerlisten Apps Kalender- und Aufgabenintegration in Outlook Wiki Unter-Websites und Blogs Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav Offlinekopie einer Dokumentenbibliothek Zugriff auf NAS Dienste über SharePoint Office Web Apps

2 Einleitung Das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIMT) stellt zur Unterstützung von Gruppenarbeit eine Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft SharePoint bereit. Eine SharePoint Site, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral administriert wird. In einer Websitesammlung können Websites, Kalender, Kontakte, Wikis. Blogs und Dateien verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser (IE 8-11, Firefox, Safari, Chrome). Funktionen der Kollaborationsplattform können mit folgenden Eigenschaften zusammenfassend beschrieben werden: Zentrale Datenablage: Informationen werden zentral und nach individuell vorgegebenen Strukturen abgelegt. Aktualität von Informationen: Änderungen erfolgen in der Regel in Echtzeit und stehen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung. Benachrichtigung: Benutzer können über Änderungen sofort, einmal täglich oder wöchentlich per benachrichtigt werden. Suche: Es kann nach allen in der Plattform abgelegten Informationen gesucht werden. Auch nach Inhalte von Dokumenten (DOC,XML,TXT,PDF.. ). Integration: MS Office Dokumente können mit den entsprechenden Office Anwendungen wie Word und Excel bearbeitet werden. Die SharePoint Webseite kann als Speicherort für Dokumente aus den Anwendungen dienen, kein lokales Speichern und Hochladen ist nötig. Kontakte und Kalender sind in Outlook verfügbar und Dokumentenbibliotheken können als Ort zum Öffnen und Speichern von Dateien aus allen Microsoft Office-Anwendungen verwendet werden. Dokumentenbibliotheken verfügen über Versionierung und Inhaltsfreigaben Workflow: Über das Produkt Microsoft SharePoint-Designer (frei verfügbar) können eigene Workflows erstellt werden Es können WIKIs und BLOGs zu verschiedenen Themen angelegt werden. Kalender zur gemeinsamen Terminplannung können angelegt werden. Transparenter Zugriff übers Web auf NAS-Dienst (filer.uni-siegen.de/nas) ist möglich. In dieser Anleitung werden erste Hinweise zur Benutzung von MS SharePoint 2013 gegeben. Anmeldung und Startseite Nach erfolgreicher Beantragung und Bereitstellung der Websitesammlung muss sich, der im Antrag als Admin angegebene Benutzer mit seiner Kennung an der Websitesammlung anmelden

3 Abbildung 1: Anmeldung mit dem Firefox Abbildung 2: Anmeldung mit dem Internet Explorer Wird nach erfolgreicher Anmeldung im Internet Explorer eine leere Seite angezeigt oder funktioniert die Webseite nicht ordnungsgemäß, muss die Webseite zu den Einstellungen der Kompatibilitätsansicht (Internet Explorer > Interneteinstellungen) bzw. in die Zone Lokales Intranet hinzugefügt werden

4 Abbildung 3: Einstellungen der Kompatibilitätsansicht - 3 -

5 Abbildung 4: zur lokalen Zone hinzufügen - 4 -

6 Abbildung 5: Startseite der Websitesammlung Bearbeitet werden kann diese Seite über das Feld BEARBEITEN oben rechts. So können die Seiteninhalte beliebig angepasst werden. Abbildung 6: Seite bearbeiten - 5 -

7 Hinzufügen von Mitgliedern Um weiteren Benutzern den Zugang zur Websitesammlung zu ermöglichen müssen diese entweder über FREIGEBEN oder über Einstellungen (Zahnradsymbol) > Websiteeinstellungen > Benutzer und Gruppen > Gruppen den entsprechenden Gruppen hinzugefügt werden. Über FREIGEBEN Maske müssen zuerst die gewünschten Benutzer ausgewählt werden. Dann kann ein Begrüßungstext in das Feld darunter eingeben werden. Unter OPTIONEN ANZEIGEN kann die gewünschte Berechtigungsstufe bzw. Gruppe ausgewählt werden. (Abbildung 3). Abbildung 7: Hinzufügen von Benutzern Es sind bereits drei Benutzergruppen vordefiniert. 1. Website-Besitzer haben Vollzugriff auf die Websitesammlung. Hier sollten die Administratoren der Webseite und Benutzer die weiter Unter-Webseiten erstellen dürfen, hinein. 2. Website-Mitglieder haben auch Schreibzugriff auf die Webseite aber ihnen fehlen ein paar Verwaltungsrechte. Diese Gruppe ist für alle normalen" Mitarbeiter die, die Webseite nutzen sollen und sie mit Inhalt füllen. 3. Website-Besucher haben nur Leserechte. Für die meisten Fälle sind diese drei Gruppen ausreichend. Es können aber noch zusätzliche Gruppen unter Einstellungen (Zahnradsymbol) > Websiteeinstellungen > Benutzer und Gruppen > Gruppen definiert werden. Für nicht Universität Siegen Mitglieder muss im ZIMT ein Konto beantragt werden

8 Hinzufügen von Dokumenten Dokumente können einfach zur Webseite hinzugefügt werden, indem diese auf die Webseite mittels "drag and drop" gezogen werden oder über Neues Dokument hochgeladen werden. Abbildung 8: Dokumente hinzufügen Mittels drag and drop können Dokumente auch innerhalb der Webseite von einem Ordner in den anderen verschoben werden. Dafür müssen die Dokumente erstmal ausgewählt und dann mit der linken gedrückten Maustaste auf den gewünschten Ordner ober die gewünschte Bibliothek geschoben werden. Abbildung 9: Dokumente verschieben - 7 -

9 Wird mit Microsoft Office 2013 /2010 gearbeitet, können neue Dokumente direkt in der Webseite über Weiter Webspeicherorte erstellen werden. Ist dort noch kein Link zur Webseite vorhanden, muss die Webseite als Speicherort im Office bekannt gemacht werden. Dies geschieht indem im normalen Speicherdialog als Speicherort die Dokumenten Bibliothek eingegeben wird ( der Webseite>/Freigegebene Dokumente für die Standard Dokumenten Bibliothek). Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten SharePoint ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten. Clients mit Office 2013 und 2010 können diese Funktion für Word und Visio 2013 nutzen. Man kann zwar die Änderungen an einem Dokument nicht live mitverfolgen, SharePoint registriert aber wer an welchem Abschnitt Arbeitet und versucht die Konflikte aufzulösen. Für die exklusive Bearbeitung eines Dokumentes kann man dieses Auschecken. Andere Benutzer können dann dieses Dokument nur lesen bis es wieder Eingecheckt wird. Wird ein Dokument nicht wieder vom Bearbeiter eingecheckt, kann ein Mitglied der Gruppe Website- Besitzer dieses selbstständig einchecken und somit die Änderungen speichern oder das Auschecken verwerfen wodurch die letzten Änderungen verloren gehen. Versionierung SharePoint bietet die Möglichkeit die Inhalte einer Dokumentenbibliothek zu versionieren. Innerhalb einer Dokumentenbibliothek können Sie durch BIBLIOTHEK > Bibliothekseinstellungen > Versionsverwaltungseinstellungen die Versionierung konfigurieren

10 Abbildung 10: Versionsverwaltungseinstellungen Wird nun ein Dokument mit aktivierter Versionierung bearbeitet und wieder gespeichert wird eine neue Version des Dokumentes erstellt wobei die vorherige Version gespeichert wird. Auf die früheren Versionen kann durch das Kontextmenü (drei Punkte neben dem Dokument ) zugegriffen werden. Mit Word 2013 können die Versionen sogar direkt verglichen werden (Dateimenü -> vorherige Versionen). Verteilerlisten Jede Gruppe in SharePoint kann als Verteilerliste genutzt werden. Dazu muss die Gruppe eine Adresse zugewiesen werden. Danach werden s, die sie an diese Gruppe senden, an alle Mitglieder weitergeleitet. Dazu bearbeiten Sie die Einstellungen der gewünschte Gruppe unter Einstellungen (Zahnradsymbol) > Websiteeinstellungen > Benutzer und Gruppen > Gruppen > Einstellungssymbol Unter -Verteilerliste wählen Sie ja aus und geben das Präfix für die -Adresse ein. Um Verwechslungen zu vermeiden nutzen Sie bitte das Schema <Gruppenname>.<Website Kürzel>. Achtung! Das Präfix darf nicht länger als 128 Zeichen sein. Unter Archivieren können Sie festlegen ob s an diese Gruppe archiviert werden und wenn ja in welcher SharePoint Liste diese archiviert werden

11 Abbildung 11: Gruppe als Verteilerliste Apps Weitern Funktionsumfang kann man der Webseite mittels Apps hinzufügen. Eine Auswahl an verfügbaren Apps ist unter Einstellungen > App hinzufügen zu sehen. Abbildung 12: Apps hinzufügen

12 Zwei Standard Apps sind Kalender und Aufgaben. Aufgaben können mit Anfangs- und Zieldatum versehen und einem Benutzer / einer Gruppe zugewiesen werden. Mittels der Zeitleistenfunktion werden diese dann grafisch dargestellt. Kalender- und Aufgabenintegration in Outlook Outlook Nutzer können den Kalender in MS Outlook integrieren. Nach dem Anwählen des richtigen Kalenders, kann dieser über den Button,,Verbindung mit Outlook herstellen (Abbildung 15) mit Microsoft Outlook verbunden werden. Abbildung 13: Verbindung mit Outlook herstellen Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, in dem angegeben werden muss mit welcher Anwendung der Kalender verbunden werden soll. Nach dem Bestätigen von Microsoft Outlook wird der Kalender in Outlook angezeigt. Änderungen werden in beide Seiten synchronisiert. Wiki Eine weitere nützliche App ist die Wiki-App. In Wikis lassen sich Informationen zu den verschiedenen Themen der Arbeitsgruppe zusammentragen. Wichtigste Information zum Erstellen von Wiki Seiten ist: Links zu neuen oder bestehenden Wiki Seiten werden mittels [[<Name des Links>]] erstellt. Bei auswählen des Links fragt SharePoint Sie dann ob eine zusätzliche Site erstellt werden soll. Unter-Websites und Blogs Eine Websitesammlung kann mehrere Websites beinhalten. Jede Website kann eigene Benutzer Berechtigungen besitzen. Eine Unter-Website wird über Websiteinhalte > Neue Website hinzugefügt

13 Abbildung 14: Neue Website hinzufügen Es muss der Titel, die URL und die Vorlage der Neuen Website eingetragen werden. Darüber hinaus kann noch die Sprache (Deutsch/Englisch) gewählt und die Vererbung der Berechtigungen kann unterbunden werden. Somit ist es möglich eine differenzierte Berechtigungsstruktur auf zu bauen. Blogs sind eine besondere Unter-Webseite. Blogs dienen dazu die Arbeitsgruppe auf dem Laufenden zu halten. Jeder der berechtigt ist, kann wichtige Informationen oder Änderungen eintragen. Als Blog-App ist nur Word 2013 zugelassen

14 Abbildung 15: Blog Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav Um SharePoint mit dem Explorer zu verbinden genügt es in der entsprechenden Bibliothek auf Mit Explorer öffnen zu klicken. Im folgenden Fenster muss der Nutzername und das Passwort eingetragen werden. Daraufhin öffnet sich der Windows Explorer mit den Daten der entsprechenden Bibliothek. Dieser Weg funktioniert nur im Internet Explorer. Abbildung 10: Mit Explorer verbinden Ist der Button Mit Explorer öffnen nicht verfügbar, muss die Verbindung manuell hergestellt werden: Windows Start > Computer > Computer mit Netzlaufwerk verbinden > Verbindung mit einer Webseite herstellen

15 Abbildung 11: Verbindung mit einer Website herstellen Daraufhin öffnet sich ein Willkommens Fenster, das mit einem Klick auf Weiter übersprungen wird. Im nächsten muss die Einstellung Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen gewählt werden. Abbildung 12: Angabe der Netzwerkadresse Nun muss die Seiten-URL angeben werden. Mit dem Benutzernamen und Passwort werden die Einstellungen für die Verbindung bestätigt. Abbildung 13: Verbindung Im darauffolgenden Fenster wird der Name des Netzwerkes eingegeben und die Verbindung ist hergestellt. Offlinekopie einer Dokumentenbibliothek Für das Windows Betriebssystem gibt es einen Client mit dem eine Offlinekopie einer Dokumenten Bibliothek erstellen kann. Diese Kopie wird bei vorhandene Internetzugang wieder synchronisiert. OneDrive for Buissness ist bei jeder MS Office Version dabei oder kann von der von der Seite Heruntergeladen werden. Um eine Bibliothek zu Syncronisieren gehen man wie folgt vor: Navigieren Sie zu der gewünschten Bibliothek, die Sie synchronisieren möchten

16 Wählen Sie die Schaltfläche Synchronisieren aus. Wenn keine Schaltfläche "Synchronisieren" angezeigt wird, wählen Sie die Registerkarte Bibliothek aus, und wählen Sie dann in der Gruppe Verbinden und exportieren den Befehl Synchronisieren aus. Klicken Sie an der Eingabeaufforderung auf Jetzt synchronisieren, um den Assistenten für die Synchronisierungs-App zu starten. Der Assistent gibt automatisch den Namen und die Webadresse der SharePoint-Websitebibliothek ein. Wählen Sie im Assistenten Jetzt synchronisieren aus, um die Synchronisierung zu starten. Sie können im Assistenten auf Meine Dateien anzeigen klicken, um den synchronisierten Bibliotheksordner im Datei-Explorer anzuzeigen. Der Ordner wird unter den Favoriten im SharePoint- Ordner aufgeführt. Hierbei wird der Name der Websitebibliothek verwendet. Zugriff auf NAS Dienste über SharePoint Über die SharePoint Erweiterung DocAve Connector ist der Zugriff auf Netzwerkfreigaben möglich. Somit ist es möglich z.b.: auf die Freigabe \\filer.uni-siegen.de\nas\xxx über die Webseite zuzugreifen. Um dies zu konfigurieren müssen man:

17 1. Die Erweiterung aktivieren unter Einstellungen > Websiteeinstellungen > Websitesammlungs-Features DocAve Content Library und DocAve Media Library aktivieren. Abbildung 14: Websitesammlungs-Features DocAve Content Library (Bibliothek) ist für normale Dokumente geeignet während DocAve Media Library speziell für Video und Foto Dateien geeignet ist. 2. Danach können die neuen Bibliotheken als App hinzugefügt werden. 3. Nun muss die Bibliothek noch konfiguriert werden. Bei ausgewählter Bibliothek unter Bibliothek > Bibliothekseinstellungen > Connector-Synchronisierung und Einstellungen muss der Speichertyp ausgewählt (bei filer.uni-siegen.de ist es Netwerkfreigabe) werden. Dann muss der Pfad zur Freigabe (\\filer.uni-siegen.de\nas\xxx), Benutzername und Password mit

18 dem Zugegriffen wird, eingetragen werden. Abbildung 15: DocAve Connector Einstellungen 4. Mit Speichern wird die Maske geschlossen. 5. Durch drücken von Synchronisieren wird eine erste Synchronisation der Daten angestoßen. Office Web Apps Die SharePoint Farm des ZIMT bietet die Möglichkeit Dokumente innerhalb der Webbrowsers zu bearbeiten. Zurzeit werden Word, Excel, PowerPoint Dokumente unterstützt. Innerhalb einer Dokumentenbibliothek kann mittels Neues Dokument neue Dokumente erstellt werden

19 Abbildung 16: Neues Dokument erstellen Daraufhin wird Office Web App gestartet und das Dokument kann bearbeitet werden. Abbildung 17: Office Web App startet

20 Abbildung 18: Word Dokument bearbeiten Standardmäßig werden Kompatible Dokumente in Office Web App angezeigt. Soll stattdessen die Client-Software dafür genutzt werden, kann dies als Websitesammlungs-Feature aktivieren. Abbildung 19: Dokumente in Clientanwendung öffnen Feature