Einführung einer Balanced Scorecard als Aufgabe des Change Managements

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Guido Rosenberg
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1 Strategieprozess Einführung einer Balanced Scorecard als Aufgabe des Change Managements am Beispiel der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Prof. Dr. Uwe Schneidewind, Präsident FOLIE 1

2 Aufbau des Vortrages Gliederung Motivation/Zielsetzung der Hochschule in Bezug auf eine BSC Kurze Beschreibung des Modells und des Standes der Umsetzung, Darstellung des Prozesses der Umsetzung/des Vorgehensmodells Gründe für BSC? Auswirkungen auf den Veränderungsprozess? BSC: "lehrbuchmäßiger" oder veränderter Einsatz? Bedeutung für die Akzeptanz? Eignung zur Motivation, zum Anstoßen von Prozessen Erforderliche Elemente des Projektmanagements Maßnahmen des Change Managements (Piloten, Kommunikation, Erfahrungstransfer, Informationspolitik..), Umgang mit Widerständen und Befürchtungen Integration in das vorhandene Steuerungsinstrumentarium, Abstimmung mit parallelen Instrumentenentwicklungen FOLIE 2

3 Strategieprozess - Motivation Motivation und Zielsetzung der Hochschule Initiierung eines Leitbild- und Strategieprozesses durch das neue Präsidium der Universität, der sich am Verfahren der BSC orientiert Hauptfunktionen des Prozesses: Formulierung eines Leitbildes als allgemeiner Handlungsrahmen Ableitung verbindlicher Ziele für die Universität und ihre einzelnen Organisationseinheiten Erreichung dieser Ziele durch die Integration aller Steuerungsinstrumente, insbesondere der Budgetierung FOLIE 3

Formulierung eines Leitbildes als allgemeiner Handlungsrahmen Ableitung verbindlicher Ziele für die Universität und ihre

4 Strategieprozess Widerstände/Befürchtungen Widerstände und Befürchtungen Keine grundsätzlichen Widerstände gegen den Strategieprozess Probleme mit dem Begriff Balanced Scorecard : Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre: Vorbehalte insbesondere bei anderen Disziplinen Begriff aus der Unternehmenswelt: Zweifel bezüglich der Anwendbarkeit in öffentlichen Institutionen Im Strategieprozess wird der Begriff Balanced Scorecard daher nicht prominent verwendet. Statt dessen Leitbild- und Strategieentwicklung. FOLIE 4

bei anderen Disziplinen Begriff aus der Unternehmenswelt: Zweifel bezüglich der Anwendbarkeit in öffentlichen Institutionen Im

5 Strategieprozess Modifikation des BSC-Konzeptes Modifikation des BSC-Konzeptes Keine Umsetzung der Balanced Scorecard 1 zu 1, sondern Anpassung an die Besonderheiten der Universität andere Begrifflichkeiten keine explizite Berücksichtigung verschiedener Perspektiven, sondern Einteilung nach Lehre, Forschung und Management Fokussierung auf Zielorientierung Kausale Verknüpfung von Einflussfaktoren Verstetigung des Prozesses FOLIE 5

explizite Berücksichtigung verschiedener Perspektiven, sondern Einteilung nach Lehre, Forschung und

6 Strategieprozess Stand der Umsetzung Prozessplanung & Stand der Umsetzung Zeitrahmen: Dezember 2004 bis Juli 2005 An der Universität Oldenburg wurde ein Gegenstromverfahren gewählt: Vorstellung eines ersten Leitbildentwurfs durch den Präsidenten zahlreiche Rückmeldungen aus der Universität zwei Überarbeitungen des Leitbildes unter Berücksichtigung dieser Rückmeldungen vorläufiges Leitbild dient als Grundlage für die Strategieentwicklung der Organisationseinheiten Endgültiges Leitbild und strategische Eckpunkte sollen im Juli verabschiedet werden. Parallele Entwicklung von Zielvereinbarungsarchitektur sowie testweiser Erprobung von Zielvereinbarungen FOLIE 6

Leitbildes unter Berücksichtigung dieser Rückmeldungen vorläufiges Leitbild dient als Grundlage für die Strategieentwicklung der Organisationseinheiten Endgültiges

7 Der Strategieprozess an der Universität Oldenburg erstreckt sich über vier Phasen Strategieprozess: Geplanter Verlauf Information Leitbild- und Strategieentwick -lung für die Universität Übersetzung für die Fakultäten, ZE und OE Abstimmung Dez Jan Jan Febr Febr Mai 2005 Mai Juli 2005 FOLIE 7

Strategieentwick -lung für die Universität Übersetzung für die Fakultäten, ZE und OE

8 Ablauf des Prozesses der Entwicklung von Leitbild und Strategie Ebene der Universität Ebene der OE (Fakultäten, Verwaltung, ZE,...) Formulierung Leitbild Konkretisierung Leitbild in OE Definition konkreter Kennzahlen Definition Grundkennzahlen Zusammenführung in Gesamtstrategie Zielvereinbarungen mit OE 1/05 2/05 3/05 4/05 5/05 6/05 7/05 8/05 Zeit FOLIE 8

..) Formulierung Leitbild Konkretisierung Leitbild in OE Definition konkreter Kennzahlen

9 Prozessschritte im Strategieprozess Prozessschritte Universität Prozessschritte Fk./ZE/OE Zeitrahmen Leitbildentwicklung Formulierung strategischer Kernziele Formulierung von Spielregeln; Konzeption von Leitlinien (Raster) für Zielvereinbarungen (Koordinierungsgruppe) Abstimmung der Spielregeln und Leitlinien in der Lenkungsgruppe Querschnittsauswertung der Zielkataloge und Messgrößen im Präsidium Ziel- und Strategiebildung Gewichtung und Ergänzung der universitären Kernziele Ergänzung durch weitere Ziele Priorisierung Ergebnis: priorisierter Zielkatalog Vorbereitung Zielvereinbarungen: Definition von Messgrößen und Zielwerten grobe Maßnahmenplanung Ergebnisse an das Präsidium März/April 2005 Mai 2005 Ab Juli 2005 Verhandlungen zwischen Präsidium und Fakultäten/ZE/OE > Abschluss von Zielvereinbarungen; Budgetzuweisungen FOLIE 9

der Spielregeln und Leitlinien in der Lenkungsgruppe Querschnittsauswertung der Zielkataloge und Messgrößen im Präsidium Ziel- und Strategiebildung Gewichtung und Ergänzung der universitären

10 Strategieprozess weiteres Vorgehen Weiteres Vorgehen Ab August 2005: Zielvereinbarungsgespräche mit den Organisationseinheiten Kopplung der Ressourcenallokation an Ziele Zeithorizont: 2 Jahre Maßnahmenplanung erfolgt durch die Organisationseinheiten FOLIE 10

Kopplung der Ressourcenallokation an Ziele Zeithorizont: 2 Jahre

11 Strategieprozess Motivation & Initiative Teilnahme der Hochschulangehörigen Breiter Konsens über die Notwendigkeit und den Nutzen des Prozesses; zwei unterstützende Voten des Senats Beachtliche Resonanz in Form von schriftlichen Rückmeldungen aus allen Bereichen der Universität Beteiligung an Diskussionsforen (hochschulöffentliche Anhörung, Vortrag für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) Klausuren zur Strategiebildung haben in einigen Organisationseinheiten bereits vor dem vorgesehenen Start begonnen FOLIE 11

allen Bereichen der Universität Beteiligung an Diskussionsforen (hochschulöffentliche Anhörung, Vortrag für die Mitarbeiterinnen

12 Strategieprozess Erforderliche Elemente des Projektmanagements klare Projektstruktur: Zeitplan und Beteiligungsstruktur Unterstützung des Prozesses auf allen Ebenen: strategisch: durch das Präsidium planerisch: durch das Planungsdezernat prozessual: durch die Koordinierungsgruppe FOLIE 12

Prozesses auf allen Ebenen: strategisch: durch das Präsidium planerisch:

13 Beteiligungsstruktur für den Strategieprozess Senat berichtet Präsidium Operative Unterstützung Koordinierungsgruppe: Hochschulrat berichtet begleitet und berät Lenkungsgruppe Setzt sich zusammen aus Vertretern von Fakultäten Zentralen Einrichtungen DiZ / Wissenschaftlichen Zentren Zentraler Verwaltung Personalrat Frauenbeauftragte Studierendenschaft (Stupa) Operative Unterstützung P, VP-V Pers. Ref. PE/OE Dez. 5 P & K Organisiert die Diskussion in den OE Fakultäten und Institute Verwaltung Zentrale Einrichtungen Operative Unterstützung FOLIE 13

Wissenschaftlichen Zentren Zentraler Verwaltung Personalrat Frauenbeauftragte Studierendenschaft (Stupa) Operative Unterstützung P, VP-V

14 Strategieprozess Change-Management Change-Management Umgang mit Widerständen Piloten, Kommunikation, Erfahrungstransfer, Informationspolitik: Pilot: ZE Hochschulsport Strategieentwicklung abgeschlossen Zielvereinbarungsgespräche weit fortgeschritten Interne Kommunikation: breite Information und Transparenz Diskussion in den Projektgremien Diskussionen in den regulären zentralen und dezentralen Gremien hochschulöffentliche Anhörungen, Vorträge ausführliche Dokumentation des Prozesses im Intranet Informationspolitik: regelmäßige Öffentlichkeitsarbeit Berichterstattung im Uni-Info Hochschulrat Erfahrungstransfer: interner Erfahrungstransfer vom ZE Hochschulsport extern durch Erhebung von Erfahrungen aus anderen Universitäten sowie durch Beratung FOLIE 14

zentralen und dezentralen Gremien hochschulöffentliche Anhörungen, Vorträge ausführliche Dokumentation des Prozesses im Intranet Informationspolitik: regelmäßige Öffentlichkeitsarbeit

15 Strategieprozess Integration in das weitere Steuerungsinstrumentarium Leitbild und Strategieprozess fungiert als Dach für alle weiteren Steuerungsinstrumente Insbesondere die Integration folgender Steuerungselemente ist vorgesehen: Zielvereinbarungsmanagement mit Organisationseinheiten (u.a. zu Strukturentwicklungsplanung von Fakultäten, Rücklagenbewirtschaftung,...) Anbindung der Entscheidungen über den zentralen Programmhaushalt Anbindung des variablen Bestandteiles von W-Besoldungen FOLIE 15

Zielvereinbarungsmanagement mit Organisationseinheiten (u.a. zu Strukturentwicklungsplanung von Fakultäten, Rücklagenbewirtschaftung,.

16 Vielen Dank! Rückfragen/weitere Informationen: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Präsidium Prof. Dr. Uwe Schneidewind Dr. Carolin Schöbel-Peinemann/Henning Dettleff Uhlhornsweg 99b D Oldenburg FOLIE 16

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