MERKBLATT. Gelangensbestätigung als Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen [WÄHLEN SIE DAS DATUM AUS]

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1 [WÄHLEN SIE DAS DATUM AUS] MERKBLATT DIPLOM-BETRIEBSWIRTIN DIPLOM-KAUFMANN RECHTSANWALT GUDRUN BOYSEN PETER ZIMMERT FRIEDEMANN KIRSCHSTEIN STEUERBERATERIN WIRTSCHAFTSPRÜFER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER STEUERBERATER FACHANWALT FÜR STEUERRECHT BOYSEN,ZIMMERT & KIRSCHSTEIN- J.-WULLENWEVER-STR LÜBECK JÜRGEN-WULLENWEVERSTR LÜBECK TELEFON: TELEFAX Gelangensbestätigung als Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Inhalt I. Voraussetzungen einer steuerbefreiten innergemeinschaftlichen Lieferung II. III. Nachweisführung 1. Gelangensbestätigung 2. Gleichwertige Nachweise a. Versendungsbeleg b. Spediteursbescheinigung c. Versendungsprotokoll d. Empfangsbestätigung eines Postdienstleisters e. Spediteursversicherung f. Beförderung im gemeinschaftlichen Versandverfahren g. Lieferung verbrauchssteuerpflichtiger Waren h. Lieferung von Fahrzeugen Anlagen Fragen an den Steuerberater I Notizen

2 MERKBLATT Eine steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung im Sinne des 4 Nr. 1 lit. b i.v.m 6a UStG liegt vor, wenn bei einer Lieferung die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: I. Voraussetzungen einer steuerbefreiten innergemeinschaftlichen Lieferung 1. Der Unternehmer oder der Abnehmer hat den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet; 2. Der Abnehmer ist a. ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, b. eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder c. bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jeder andere Erwerber und 3. der Erwerb des Gegenstandes der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung. Der Gegenstand der Lieferung kann durch Beauftragte vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet bearbeitet oder verarbeitet worden sein. Als innergemeinschaftliche Lieferung gilt auch das einer Lieferung gleichgestellte Verbringen eines Gegenstands. Die vorstehenden Voraussetzungen müssen vom Unternehmer nachgewiesen sein ( 6 Abs. 3 S. 1 UStG). Die Feststellungslast für das Vorliegen der Voraussetzungen hat allein der Unternehmer zu tragen. II. Nachweisführung Die Anforderungen an die Nachweisführung werden durch 17 a UStDV konkretisiert. 1. Gelangensbestätigung Als eindeutig und leicht nachprüfbar gilt der Nachweis, der wie bisher durch das Doppel der Rechnung und neu durch die Gelangensbestätigung geführt wird. In dieser Gelangensbestätigung muss der Abnehmer bestätigen, dass der Liefergegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Die Bestätigung hat die folgenden Angaben zu enthalten (vgl. Anlage 1): a) Name und Anschrift des Abnehmers b) Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug- Identifikationsnummer bei Fahrzeugen im Sinne von 1b Abs. 2 UStG Bei Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Erhalts des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet und im Fall der Beförderung des Gegenstandes durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Damit wird je nachdem, ob der Lieferant oder der Abnehmer den Gegenstand befördert, die Orts- und Zeitangabe hinsichtlich des Gelangens in das übrige Gemeinschaftsgebiet hinreichend genau beschrieben. c) Ausstellungsdatum der Bestätigung d) Unterschrift des Abnehmers oder eine von ihm zur Abnahme Beauftragten Z.B. Arbeitnehmer des Abnehmers, selbständige Lagerhalter, die für den Abnehmer die Ware entgegennehmen, andere mit der Warenannahme beauftragte Unternehmer oder bei Reihengeschäften der letzte Abnehmer in der Lieferkette Bei Zweifeln an der Vertretungsberechtigung zur Unterschriftsleistung ist ein Nachweis der Vertretungsberechtigung zu erbringen dieser kann sich aus der Gesamtschau mit anderen Unterlagen wie z. B. Lieferauftrag, Bestellvorgang, Firmenstempel des Abnehmers auf der Gelangensbestätigung ergeben. Ein nur mit dem Warentransport beauftragter selbständiger Dritter kann für Zwecke der Gelangensbestätigung nicht zur Abnahme der Ware beauftragt sein. Bei elektronischer Übermittlung der Gelangensbestätigung ist keine Unterschrift erforderlich dies setzt allerdings voraus, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder Beauftragten begonnen hat. Dies ist dann der Fall, wenn keine begründeten Zweifel daran bestehen, dass die Angaben, dem Abnehmer zugerechnet werden können z.b. wegen der Absenderangabe und des Datums der ; Nutzung einer im Zusammenhang mit der innergemeinschaftlichen Lieferung bekannt gewordenen E- mail-adresse, Verwendung eines zwischen dem Lieferanten und dem Abnehmer vereinbarten elektronischen Verfahrens. Fragen an den Steuerberater I Notizen

3 MERKBLATT Die -Adresse muss dem Lieferanten allerdings vorher nicht bekannt gewesen sein, es ist auch nicht erforderlich, dass die -Adresse eine Domain enthalt, die auf den EU-Ansässigkeitsstaat des Abnehmers oder auf das EU- Bestimmungsland der Lieferung hinweist. Die elektronisch übermittelte Gelangensbestätigung kann auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden, die Art der elektronischen Übermittlung z.b. als , Computer-Fax oder elektronischer Datenaustausch steht im Belieben der Geschäftspartner, muss allerdings zwischen diesen abgestimmt werden. Für die elektronischen Vorgänge gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen DV-gestützter Buchführungssysteme nach dem BMF-Schreiben vom sowie die Grundsätze zum Datenzugriff digitaler Unterlagen nach den BMF-Schreiben vom und vom Bei der Übermittlung der Gelangensbestätigung per muss somit auch die selbst archiviert werden. Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden, in der die Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden. Die Quartals-Sammelbestätigung ist auch dann zulässig, wenn die USt-Voranmeldungen monatlich abzugeben sind. Bei laufenden Geschäftsbeziehungen ist somit nicht erforderlich, für jede einzelne Lieferung seitens des Abnehmers eine Gelangensbestätigung auszustellen. Bei Gesamtlieferungen von mehreren Gegenständen oder bei Rechnungen über mehrere Lieferungen ist es ausreichend, dass sich die Gelangensbestätigung auf die jeweilige Gesamtlieferung oder Sammelrechnung bezieht. Für die Gelangensbestätigung gibt es keine besonderen Formvorschriften, solange diese alle vorgeschriebenen Angaben enthält, sind die Abnehmer somit frei in der Gestaltung der Bestätigung. Alle geforderten Angaben können daher auch auf einer Kopie der Rechnung gemacht werden. Die Gelangensbestätigung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben also ist z.b. eine Kombination von Rechnungskopie und Lieferschein möglich. Die Finanzverwaltung bietet ein Muster an, welches nicht zwingend zu verwenden ist (Anlage 1). Dieses ist auch in englischer und französischer Sprache erhältlich (Anlage 2 und 3). Akzeptiert werden von der Finanzverwaltung ungeachtet des normierten Grundsatzes, dass die Amtssprache Deutsch ist und Dokumente in ausländischer Sprache auf Verlangen in deutscher Übersetzung zu liefern sind - Dokumente in englischer und französischer Sprache ohne amtlich beglaubigte Übersetzung. 2. Gleichwertige Nachweise Neben der dargestellten Gelangensbestätigung kann in den in 17 Abs. 3 UStDV aufgeführten Fallgestaltungen die Nachweisführung durch andere Belege erbracht werden. Damit bleibt die Gelangensbestätigung als solche lediglich in den Abholfällen zwingende Voraussetzung der steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung. a) Versendungsbeleg Bei Versendung des Liefergegenstandes durch den Unternehmer oder den Abnehmer ist der Versendungsbeleg ausreichend z.b. handelsrechtlicher Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstandes der Lieferung enthält. Die Unterschrift des in den Warentransport eingeschalteten Dritten i.d.r. des Spediteurs ist nicht erforderlich. Beim CMR- Frachtbrief ist die Unterschrift des Auftraggebers erforderlich, er kann sich dabei jedoch vertreten lassen z.b. durch den Lagerhalter. In Betracht kommen auch Konnossemente oder deren Doppelstücke sowie Doppelstücke des Frachtbriefes. b) Spediteursbescheinigung Die Spediteursbescheinigung hat die folgenden Angaben zu enthalten (Anlage 4): - Namen und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum - Namen und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung - Menge des Gegenstandes der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung - Empfänger des Gegenstandes der Lieferung und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet - Monat, in dem die Beförderung des Gegenstandes der Lieferung im Übrigen Gemeinschaftsgebiet geendet hat - Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben im dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind - Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, es sei denn, es handelt sich um eine elektronische Übermittlung der Spediteursbescheinigung, welche erkennen lässt, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers begonnen hat. Fragen an den Steuerberater I Notizen

4 MERKBLATT c) Versendungsprotokoll Als Nachweis weiterhin zulässig ist die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein von dem mit der Beförderung Beauftragten erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist. Bei Versendung von Gegenständen im Wert von insgesamt bis 500 EUR braucht dieses nur aus der schriftlichen oder elektronischen Auftragserteilung und dem Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung bestehen. Die Auftragserteilung muss die folgenden Angaben enthalten: - Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs - Name und Anschrift des Absenders - Name und Anschrift des Empfängers - Handelsübliche Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände - Tag der Abholung oder Übernahme der beförderten Gegenstände durch den beauftragten Transporteurs Aus Vereinfachungsgründen ist bei der Angabe der handelsüblichen Bezeichnung ein Verweis auf die Rechnung zugelassen, sofern in dieser die Nummer des Versendungsbelegs angegeben ist. Die Auftragserteilung an den Unternehmer kann auch in einem Rahmenvertrag bestehen in Verbindung z.b. mit Einlieferungslisten oder Versandquittungen, aus denen die einzelne Transportleistung ersichtlich wird. Das Protokoll muss den Monat und den Ort des Endes der Beförderung enthalten. d) Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters Ausreichend ist bei Postversendung die Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung, die die gleichen Angaben enthalten muss, die auch bei der Auftragserteilung beim Versendungsprotokoll gelten, und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung. e) Spediteursversicherung Bei Versendung des Gegenstandes durch den Abnehmer ist ein Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung von einem Bankkonto des Abnehmers sowie Spediteursversicherung ausreichend. Die Spediteursversicherung muss folgende Angaben enthalten (Anlage 5): - Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum - Name und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung - Menge des Gegenstandes der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung - Empfänger des Gegenstandes der Lieferung und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet - Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet zu befördern - Die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers Für den Nachweis der Zahlung der Gegenleistung ist kein inländisches Bankkonto Abnehmers erforderlich. Bei begründeten Zweifeln, dass der Gegenstand der Lieferung tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, sind weitere Nachweise z.b. die Gelangensbestätigung beizubringen f) Beförderung im gemeinschaftlichen Versandverfahren Der Nachweis der Beförderung im innergemeinschaftlichen Versandverfahren wird erbracht durch die Bestätigung der Abgangsstelle, die nach Eingang des Beendigungsnachweises für das Versandverfahrens erteilt wird. Fazit Wird der Belegnachweis anhand der dargestellten in 17 a Abs. 2 u. 3 UStDV geregelten Nachweismöglichkeiten geführt, ist der belegmäßige Nachweis als erfüllt anzusehen. Das Fehlen einer der aufgeführten Voraussetzungen führt allerdings nicht zwangsläufig zur Versagung der Steuerbefreiung, soweit sich in der Gesamtschau aus den Belegen und sonstigen Beweismitteln das Gelangen des Liefergegenstandes in das übrige Gemeinschaftsgebiet nachvollziehbar und glaubhaft ergibt. Der Belegnachweis kann erforderlichenfalls bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht nachgeholt werden. Rechtsstand: Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Fragen an den Steuerberater I Notizen

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