Qualitätsmanagement in der ZfA

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Lennart Althaus
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1 Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen Qualitätsmanagement in der ZfA Folien zum Vortrag von Ulrich Stolz, DRV Bund, auf dem Kongress "Moderner Staat" am 5. November 2008 in Berlin Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen - ZfA! ZfA als Abteilung der Deutschen Rentenversicherung Bund Im Wege der Organleihe als Finanzbehörde für das Bundesministerium der Finanzen tätig Sitz in Brandenburg an der Havel! Aufgabenerledigung im Zusammenhang mit der staatlich geförderten Altersvorsorge; u.a. Berechnung und Auszahlung der Zulage Rückabwicklung zu Unrecht gezahlter Förderung Datenabgleich mit beteiligten Stellen Bearbeiten von Anträgen auf Kapitalentnahme zu Zwecken des selbstgenutzten Wohneigentums Künftig: Rentenbezugsmitteilungsverfahren Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 2

ZfA als Abteilung der Deutschen Rentenversicherung Bund Im Wege der Organleihe als Finanzbehörde für das Bundesministerium der Finanzen tätig Sitz in Brandenburg an der Havel!

2 Entscheidung für Common Assessment Framework - CAF! Anfang 2007: Das Direktorium der DRV-Bund spricht sich für die Einführung eines Qualitätsmanagements in den Abteilungen aus Keine Verpflichtung keine Vorgaben hinsichtlich Organisation und Methodik! Juni / 2007: Projektstart in der ZfA Ziel: Erarbeitung eines Aktionsplans, der konkrete und priorisierte Handlungsempfehlungen zur Qualitätsverbesserung enthält Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 3 Entscheidung für Common Assessment Framework - CAF! Frage nach Erfordernis einer Zertifizierung! Frage nach Umsetzbarkeit innerhalb der Abteilung! Frage nach Akzeptanz des gewählten Instrumentes in der DRV-Bund! Frage nach Möglichkeit externer Unterstützung Bundesverwaltungsamt u.a. durch Einführung in das Instrument CAF für die Projektmitglieder Abstimmung inhaltlicher und organisatorischer Gestaltungsfragen zur Vorbereitung der ersten Selbstbewertung in der ZfA Schulung der Abteilungsleitung zum Thema Selbstbewertung nach CAF Moderation der Selbstbewertung in der Abteilungsleitung Telefonische Hilfestellung und Beratung Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 4

Juni / 2007: Projektstart in der ZfA Ziel: Erarbeitung eines Aktionsplans, der konkrete und priorisierte Handlungsempfehlungen zur Qualitätsverbesserung enthält Zentrale Zulagenstelle für

3 CAF in der ZfA die Durchführung! Bildung eines Projektes zur Einführung QM in der ZfA drei Mitglieder mit mind. 50% Freistellung jeweils 80 Stunden Schulung! Modifikation des enkataloges Anpassung auf ZfA-typische Belange Vereinfachung von Formulierungen! Kick-off-Veranstaltungen für alle Mitarbeiter Entscheidung über die Einführung QM in der ZfA Vorstellung der Methode CAF Werbung für die Beteiligung in den Selbstbewertungsgruppen Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 5 CAF in der ZfA die Durchführung! Schulung der Selbstbewerter Jeweils 2 Arbeitstage mit externer Unterstützung! Durchführung der Selbstbewertung 6 Gruppen zu jeweils 6 Mitarbeitern Mittlerer Dienst ( ab E3 ) bis höherer Dienst Zusammensetzung jeweils fachbereichsweise Funktionsebenen paritätisch vertreten Jeweils 1 Arbeitstag individuelle Bewertung / Auswertung durch Projekt / Informationsbeschaffung durch Selbstbewerter / zwei Arbeitstage Diskussion! Ergebnisvorstellung für alle Mitarbeiter Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 6

Kick-off-Veranstaltungen für alle Mitarbeiter Entscheidung über die Einführung QM in der ZfA Vorstellung der Methode CAF Werbung für die Beteiligung in den Selbstbewertungsgruppen Zentrale

4 CAF in der ZfA die Ergebnisse! 8 Handlungspakete insgesamt Ermittlung auf Grundlage easy-caf Prio 1 Prio 2 Prio 3 1.x.y 7.x.x 7.x.y 50 Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 7 CAF in der ZfA die Ergebnisse! Maßnahmenbildung zunächst für 3 Handlungspakete Sammlung von Erfahrungen Kapazitätsgrenzen Besetzung der Arbeitsgruppen durch jeweils 5 MA der Selbstbewertungsgruppen! Auswahl der ersten Handlungsfelder ZfA-Priorisierung Kriterium 7.1 Messergebnisse zur Zufriedenheit / Motivation der Mitarbeiter/ innen Höchste Bewertung / Quick win Kriterium 1.1 Der ZfA eine Richtung vorgeben Hohe Bewertung / Aktuelle Thematik in der DRV-Bund / ZfA Kriterium 3.1 Personalressourcen planen, gestalten und weiterentwickeln Wachsender Vertragsbestand / stetiger Arbeitsmengenanstieg / Aktuelle Thematik in der ZfA Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 8

Auswahl der ersten Handlungsfelder ZfA-Priorisierung Kriterium 7.1 Messergebnisse zur Zufriedenheit / Motivation der Mitarbeiter/ innen Höchste Bewertung / Quick win Kriterium 1.

5 CAF in der ZfA Ausblick! Aktionsplan für die ersten 3 Handlungspakete umsetzen! Aktionspläne für die restlichen 5 Handlungspakete erarbeiten! Integration der Aufgabe Qualitätsmanagement in die Linienarbeit! Erneute Selbstbewertung nach CAF ( ca. 2-Jahres-Rhythmus ) Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 9 CAF in der ZfA Zwischenbilanz! CAF als einfaches Instrument zur Evaluation eigener Stärken und Schwächen! Selbstbewertung als Grundlage für kontinuierliche Verbesserung! Integration der Mitarbeiter in Optimierungsprozesse! Förderung der Kommunikation in alle Richtungen - Gewinn an Transparenz Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 10

2-Jahres-Rhythmus ) Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen 9 CAF in der ZfA Zwischenbilanz!

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