Hessisches Ministerium der Finanzen. SEPA Single Euro Payments Area (Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum) SEPA für Vereine

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1 Hessisches Ministerium der Finanzen SEPA Single Euro Payments Area (Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum) SEPA für Vereine

2 Übersicht 1. Allgemeines zu SEPA 2. Inwiefern sind Vereine davon betroffen? 1. Schwerpunkt: IBAN/ BIC 2. Schwerpunkt: SEPA-Lastschriftverfahren 3. Was ist zu tun (Checkliste)? 4. Eigene Erfahrungen der Hessischen Landesverwaltung aus der SEPA-Umstellung 5. Weiterführende Informationen 2

3 Übersicht 1. Allgemeines zu SEPA 2. Inwiefern sind Vereine davon betroffen? 1. Schwerpunkt: IBAN/ BIC 2. Schwerpunkt: SEPA-Lastschriftverfahren 3. Was ist zu tun (Checkliste)? 4. Eigene Erfahrungen der Hessischen Landesverwaltung aus der SEPA-Umstellung 5. Weiterführende Informationen 3

4 Seit über 20 Jahren: Schritt für Schritt zum integrierten Finanzmarkt: SEPA ist keine Überraschung Vertrag von Maastricht: Schaffung der Europäischen Wirtschafts- und Währungsunion (EWWU). Kernstück: Euro-Einführung EURO-Bargeld SEPA-Projekt und EPC SEPA-Lastschrift Deutsche Überweisung/ Deutsche Einzugsermächtigung / EURO-Buchgeld SEPA- Überweisung Endtermine der nationalen Verfahren und technische Aspekte der SEPA-Lastschrift/- Überweisung wurden im Gesetzblatt veröffentlicht 4

5 Weshalb SEPA? Bestandteile der SEPA-Umstellung Vereinheitlichung des unbaren Zahlungsverkehrs in Europa sowohl im nationalen Bereich als auch im EURO-Raum SEPA- Überweisung SEPA- Lastschrift SEPA- Kartenzahlung Fundament: einheitlicher Rechtsrahmen (z.b. EU-Verordnung von März 2012) 5

6 SEPA Wer ist wann betroffen? Umstellung bis Unternehmen Öffentliche Hand (Kommunen, Land, Bund, öffentliche Unternehmen) Vereine Umstellung bis Verbraucher (Privatpersonen) Vereine müssen ihren Zahlungsverkehr bis auf SEPA umgestellt haben 6

7 Übersicht 1. Allgemeines zu SEPA 2. Inwiefern sind Vereine davon betroffen? 1. Schwerpunkt: IBAN/ BIC 2. Schwerpunkt: SEPA-Lastschriftverfahren 3. Was ist zu tun (Checkliste)? 4. Eigene Erfahrungen der Hessischen Landesverwaltung aus der SEPA-Umstellung 5. Weiterführende Informationen 7

8 Inwiefern sind Vereine betroffen? Zahlungen von Rechnungen (z.b. Miete für Übungsräume, Honorare für Dirigent) SEPA-Überweisung IBAN/ BIC erforderlich Einzug von Mitgliedsbeiträgen Umstellung auf SEPA-Lastschriftverfahren notwendig IBAN/ BIC erforderlich Online-Zahlungsverkehr ggfs. mittels Zahlprogrammen Anpassung der Software erforderlich Umstellung des Dateiformats (DTA auf XML)... 8

9 Die neue Bankverbindung: IBAN und BIC Zusammensetzung der deutschen IBAN (22 Stellen): Länderkennzeichen konstant DE Prüfziffer individuell 2-stellig Bankleitzahl konstant 8-stellig Kontonummer konstant 10-stellig (kürzere Kontonummern werden i.d.r. linksbündig mit führenden Nullen auf 10 Stellen erweitert) 9

10 Die neue Kontonummer: IBAN und BIC BIC = Business Identifier Code (ISO 9362) International standardisierter Code zur weltweit eindeutigen Identifikation von Geschäftsstellen im Zahlungsverkehr 10

11 Konvertierung der Bankverbindungen in IBAN und BIC Kontonummer + Bankleitzahl IBAN + BIC Kontoführendes Kreditinstitut, Kontoinhaber Hilfsmittel durch Kreditwirtschaft vorhanden: IBAN-Portal des Bank-Verlages: (Zugangspasswort über Hausbank) SEPA Account Converter der Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH IBAN-Konverter der Volks- und Raiffeisenbanken ( IBAN/ BIC kann ohne Hilfsmittel nicht selbst errechnet, ermittelt werden! 11

12 Ablauf des SEPA-(Basis)Lastschriftverfahrens Gültiges SEPA- Mandat einholen/ muss vorliegen Pre-Notification (Vorabinformation) 14 Tage vor Abbuchungstermin Information Kann auch kürzer vereinbart werden (z.b. Satzung, Mandat, Vertrag, AGB) Information muss Zahler erhalten (kann von Mitglied abweichen) Einreichung und Einzug von Lastschriften Lastschriftdatensatz (inkl. der Daten des Mandats) ist unter Beachtung der individuell mit Bank vereinbarten Einreichungsfristen und der Vorlauffristen elektronisch zu übermitteln. 12

13 Überblick zu SEPA-Lastschriftmandaten Mandatseinholung schriftlich und unterschriebenes Dokument muss als separates Dokument vorgehalten werden können Bestandteile des SEPA-Mandats Gläubiger-ID Mandatsreferenz Name und Adresse des Zahlers Name und Bezeichnung des Zahlungsempfängers Art der Zahlung (einmalig/ wiederkehrend) Unterschrift mit Ort und Datum 13

14 Muster- Lastschriftmandat Quelle: 14

15 Umwandlung Einzugsermächtigung in SEPA-Mandat Bestehende Einzugsermächtigungen können als Lastschriftmandate im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren weiter genutzt werden. Voraussetzungen: 1. Einzugsermächtigung (alt) muss in Papierform vorliegen 2. Mitteilung an Mitglieder Mandatsreferenz Gläubiger-ID Umstellungszeitpunkt (gilt als Datum der Unterschrift) 15

16 Musterbrief für Verfahrenswechsel 16

17 Ablauf des SEPA-(Basis)Lastschriftverfahrens Gültiges SEPA- Mandat einholen/ muss vorliegen Pre-Notification (Vorabinformation) 14 Tage vor Abbuchungstermin Information Kann auch kürzer vereinbart werden (z.b. Satzung, Mandat, Vertrag, AGB) Information muss Zahler erhalten (kann von Mitglied abweichen) Einreichung und Einzug von Lastschriften Lastschriftdatensatz (inkl. der Daten des Mandats) ist unter Beachtung der individuell mit Bank vereinbarten Einreichungsfristen und der Vorlauffristen elektronisch zu übermitteln. 17

18 Übersicht 1. Allgemeines zu SEPA 2. Inwiefern sind Vereine davon betroffen? 1. Schwerpunkt: IBAN/ BIC 2. Schwerpunkt: SEPA-Lastschriftverfahren 3. Was ist zu tun (Checkliste)? 4. Eigene Erfahrungen der Hessischen Landesverwaltung aus der SEPA-Umstellung 5. Weiterführende Informationen 18

19 Was ist konkret zu tun? (1/3) Umrechnung der nationalen Bankverbindungen (Kontonummer / Bankleitzahl) in IBAN und BIC Anforderung der Gläubiger Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank und Hinterlegung in Ihrem Zahlungsverkehrs- / Vereinsprogramm Neue Vereinbarung mit der Bank über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Lastschriften Software/Zahlungsverkehrsprogramm auf SEPA-Fähigkeit prüfen und ggf. aktualisieren. 19

20 Was ist konkret zu tun? (2/3) Entwicklung neuer SEPA-Mandate (z.b. Beitrittserklärungen) Vergabe von eindeutigen Mandatsreferenzen pro Mandat Einholung von SEPA-Lastschriftmandaten von den Mitgliedern, bei denen keine Einzugsermächtigung vorliegt Mitteilung an Mitglieder, dass auf SEPA-Lastschriftverfahren umgestellt wird. Vorankündigung (Pre-Notification) des Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vorher (eine Verkürzung dieser Frist z.b. im Mandat / in der Beitrittserklärung ist möglich) 20

21 Was ist konkret zu tun? (3/3) Beachtung der Vorlauffristen zur Einreichung von SEPA- Lastschriften Archivierung des Mandates oder der jetzigen Einzugsermächtigung im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug Anpassung der Daueraufträge an IBAN/ BIC Geben Sie IBAN/ BIC auf Briefen, Vorlagen, Rechnungen etc. an; stellen Sie ggfs. Zahlscheine auf SEPA-Zahlscheine um. 21

22 Übersicht 1. Allgemeines zu SEPA 2. Inwiefern sind Vereine davon betroffen? 1. Schwerpunkt: IBAN/ BIC 2. Schwerpunkt: SEPA-Lastschriftverfahren 3. Was ist zu tun (Checkliste)? 4. Eigene Erfahrungen der Hessischen Landesverwaltung aus der SEPA-Umstellung 5. Weiterführende Informationen 22

23 Erfahrungen der Hessischen Landesverwaltung Konvertierung der Bankverbindungen Keine vollständige automatisierte Konvertierung möglich (v.a. ausländische Bankverbindungen); bei großem Datenbestand hoher manueller Aufwand Einrichtung einer Mandatsverwaltung und Einführung des SEPA- Lastschriftverfahrens neuer Prozess erforderlich; neue Datenbank zur Verwaltung der Mandate Umstellung von Einzugsermächtigung auf SEPA-Mandat bei großem Datenbestand Massenproblem; Serienbrief fehlende unterschriebene Einzugsermächtigungen in Papierform Anpassung der Software nicht reibungslos, da Softwareanbieter selbst sehr spät SEPA-Anpassungen vorgenommen haben. 23

24 Übersicht 1. Allgemeines zu SEPA 2. Inwiefern sind Vereine davon betroffen? 1. Schwerpunkt: IBAN/ BIC 2. Schwerpunkt: SEPA-Lastschriftverfahren 3. Was ist zu tun (Checkliste)? 4. Eigene Erfahrungen der Hessischen Landesverwaltung aus der SEPA-Umstellung 5. Weiterführende Informationen 24

25 Hilfreiche und weiterführende Informationen Informationen der eigenen Bank Deutsche Bundesbank: sverkehr/sepa_fuer_vereine.html Deutsche Kreditwirtschaft: Europäische Zentralbank (EZB): European Payments Council (EPC), dem SEPA-Entscheidungsgremium des europäischen Kreditgewerbes: Internetauftritte der Banken und Sparkassen Bei Fragen kontaktieren Sie Ihre Bank, die Ihnen gerne weiterhilft und Sie unterstützt! 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 26