Dokumentation der Begleitung in ambulanten Hospizdiensten

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1 Dokumentation der Begleitung in ambulanten Hospizdiensten Rahmenempfehlung der Arbeitsgruppe Ambulante Hospizdienste Caritasverband der Diözese Rottenburg-Stuttgart Caritasverband der Erzdiözese Freiburg Diakonisches Werk Baden Diakonisches Werk Württemberg Landesarbeitsgemeinschaft Hospiz e.v. Baden-Württemberg Sozialministerium Baden-Württemberg Dezember 2004 Redaktion: Annegret Thierhoff

2 Warum Dokumentation in ambulanten Hospizdiensten? Seit langem werden in den ambulanten Hospizdiensten eine Reihe von Daten erfasst, die zur alltäglichen Arbeit benötigt werden. Ohne Adressen, Telefonnummern sowie einigen grundsätzlichen Angaben der begleiteten Menschen wäre eine geordnete und strukturierte Unterstützung der Betroffenen nicht zu gewährleisten. Viele ehrenamtliche Mitarbeiterinnen in den Hospizdiensten machen sich Notizen oder führen Betreuungstagebücher, wenn sie einen Besuch abgeschlossen haben oder mit einem begleiteten Menschen telefoniert haben, damit nichts Wichtiges verloren geht und kein Wunsch für den nächsten Besuch vergessen wird. Darüber hinaus braucht es nicht nur für die Förderung durch die Krankenkassen Informationen und Daten, um die Arbeit eines Hospizdiensten im Rahmen eines Jahresberichtes und in der Öffentlichkeit darzustellen und so die Bedeutung dieser Arbeit deutlich machen zu können. Die Rahmenvereinbarung nach 39a SGB V (Förderung der ambulanten Hospizarbeit) hat die geübte Praxis aufgenommen und in 4 Abs. 3 u.a. ausgeführt, dass ein geeignetes Dokumentationssystem sachgerecht und kontinuierlich zu führen ist. Das Land Baden Württemberg und die Arbeitsgruppe ambulante Hospizdienste im Sozialministerium möchten die Hospizdienste in ihrem Bemühen um eine angemessene Dokumentation unterstützen. Im März 2004 wurde allen ambulanten Hospizdiensten eine durch das Sozialministerium Baden-Württemberg finanzierte EDV-gestützte Dokumentation (Statistik) zur Verfügung gestellt. In Ergänzung dazu wurden jetzt Formulare zur Dokumentation entwickelt, die der geforderten Qualität und der notwendigen Erfassung von Daten und Informationen Rechnung tragen. Die Formulare sind einerseits Grundlage der Dateneingabe in das EDV-gestützte Dokumentationsprogramm und können andererseits unabhängig davon als eigenständiges Dokumentationssystem verwandt werden. Die erarbeiteten Formulare werden nachfolgend vorgestellt. Dokumentation braucht Datenschutz! Im Rahmen einer jeden Dokumentation müssen die Interessen der begleiteten Menschen beachtet werden. Es muss selbstverständlich sein, dass Daten und Informationen nicht an Dritte weiter gegeben werden und die Dokumentation sicher verwahrt wird. Bestandteil dieser Rahmenempfehlung sind daher folgende Anlagen: Hinweisblatt zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für den Hospizdienst Merkblatt zum Datenschutz für die Patienten Muster einer Verpflichtungserklärung Muster einer Einwilligungserklärung

3 Stammblatt: Stammdaten zur Begleitung Dieses Formular dient der verantwortlichen Fachkraft oder der Koordinatorin der Einsätze zur Erfassung wichtiger Daten und Informationen, die zur Begleitung eines Menschen und seiner Angehörigen notwendig sind. Hier wird kurz die Versorgungssituation erfasst und vereinbart, welche Hilfeleistungen die Hilfesuchenden wünschen. Die Angaben der Daten basiert auf Freiwilligkeit des Patienten und seiner Angehörigen.

4 Besuchsprotokoll Die ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen auf diesem Formular Besuche oder Telefonate dokumentieren. Wichtig ist eine kurze Beschreibung der körperlichen und seelischen Verfassung des begleiteten Menschen und ein Vermerk darüber, worum es bei dem Besuch oder dem Telefonat ging. Eine kurze Dokumentation der Einsätze trägt dazu bei - sich den Verlauf einer Begleitung in Erinnerung zu rufen, - Veränderungen wahrzunehmen, - Eindrücke und Erlebnisse besser zu reflektieren - und besondere Aspekte der Begleitung schnell und einfach mit der Koordinationskraft oder anderen ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besprechen zu können. Das Besuchsprotokoll bleibt beim Klienten und wird dort geführt. Nach Beendigung der Begleitung müssen alle Besuchsprotokolle an die verantwortliche Fachkraft zur Aufbewahrung übergeben werden.

5 Zeiterfassungsbogen Dieses Formular bildet die geleistete Zeit für die unterschiedlichen ehrenamtlichen Tätigkeiten ab, besonders differenziert für die Begleitung schwerkranker und sterbender Menschen. Für die Förderung nach 39a SGB V sind in Baden-Württemberg alle Zeiten unter der Rubrik Begleitung relevant. Im Rahmen der Antragstellung gilt das Formular als Nachweis. Auch die Zeiten, die für Fortbildungen und Supervision, für Bürotätigkeiten oder die Öffentlichkeitsarbeit von ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufgebracht werden, sollten erfasst werden, um den Umfang des freiwilligen Engagements deutlich machen zu können.