Stadtverwaltung Cottbus: Das Zentrale Vergabemanagement stellt sich vor

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1 Stadtverwaltung Cottbus: Das Zentrale Vergabemanagement stellt sich vor Wie hat die Stadtverwaltung Cottbus die Durchführung von Vergabeverfahren organisiert und warum?

2 1. Struktur Vergabeorganisation 1. Mehr-Augen-Prinzip - Was ist fachliche Aufgabe und was versteckt sich unter formeller Arbeit? a) Fachbereiche (FB) fachlich zuständig Fachbereiche stellen den Bedarf fest, kalkulieren die voraussichtlichen Kosten, beschreiben die Leistung, legen Bedingungen fest (z. B. wonach am Ende das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden soll), werten die Angebote hinsichtlich der Eignung der Bieter und ermitteln das wirtschaftlichste Angebot; erteilen und kontrollieren den Auftrag z. B. FB Immobilien oder Grün- und Verkehrsflächen alle Bauverfahren der Stadt und Dienstleistungen; Feuerwehr für die Beschaffung von Feuerwehrtechnik und Feuerwehrfahrzeugen; Verwaltungsmanagement für die Beschaffung von Papier, Mobiliar und Büromaterial aber auch Leasing von Personenkraftwagen; EDV-Bereiche für die Beschaffung von IT-Leistungen usw.

3 1. 1. Vergabeorganisation b) Zentrales Vergabemanagement formell zuständig - Beratung zu Vergabeverfahren - Erstellen der Vergabeunterlagen - Veröffentlichung - Wettbewerbsbegleitung / Kommunikation mit Unternehmen - Angebotsöffnung - Prüfung der Angebote auf Vollständigkeit, Wertbarkeit und rechnerische Prüfung - Wertungsprüfung / Vorbereitung für Genehmigungsinstanzen c) Genehmigungsinstanzen innerhalb der Verwaltung - In Vorbereitung und nach dem Abschluss der Wertung sowie zur Auftragserteilung entsprechend unterschiedlicher Wertgrenzen

4 1.2. Struktur und Aufgaben des Zentralen Vergabemanagement 2. Zentrales Vergabemanagement = ZVM = zentrale Einheit, die für die Verfahrensdurchführung verantwortlich ist. a) Grund für die Zentralisierung: 1. Alles in einer Hand! zentrale Führung eines Verfahrens 2. Garantie von Gleichbehandlung aller Wettbewerbsteilnehmer 3. Entbindung der Fachbereiche von formellen Aufgaben 4. Gewährleistung des Mehr-Augen-Prinzips - keine unzulässigen Einflüsse möglich, da der formelle Bereich selten mit den Auftragnehmern zu tun hat sowie auch keine fachliche Kompetenz besitzt - Vermittlerfunktion zwischen Fachbereich und Bieter 5. E-Vergabe sollte immer zentral organisiert sein.

5 1.2. Struktur und Aufgaben des Zentralen Vergabemanagement b) Geschichte des ZVM - bis zum Jahr 2006 keine Zentralisierung - ab 2006 Zentrale Ausschreibungsstelle VOL/VOF - seit Juni 2011 Zentrales Vergabemanagement, zuständig für VOL, VOB und VOF europaweite Verfahren, Ausschreibungen, Freihandverfahren zu VOL geplant: Freihandverfahren zu VOB, Verfahren zu freiberuflichen Leistungen, Dienstleistungskonzessionen und dabei Umsetzung der E-Vergabe c) Personelle Besetzung Team ZVM - zurzeit 3 Mitarbeiterinnen

6 2. Anforderung an Vergabeverfahren Alles ist kompliziert aber eigentlich auch nicht! Was ist bei öffentlicher Beschaffung anders als beim privaten Einkauf? - Umgang nicht mit privaten, sondern mit öffentlichen Geldern (Einnahmen, Steuern, Beiträge, Fördergelder, Zuweisungen usw.) - Gleichbehandlung aller Unternehmen zwingt zur Bürokratie! Aber: unbürokratisches Handeln verstanden als schnelleres Handeln z.b. immer nur der gleiche Auftragnehmer oder Haus- und Hof-Lieferant würde die Chancengleichheit verletzt werden; Verdacht der Korruption! Grundsatz: Öffentliche Ausschreibung (bzw. Offenes Verfahren) Ausnahmen von diesem Grundsatz sind möglich, müssen aber begründet sein und werden.

7 Vorurteile Urteile - Wertungen Oft werden Vergabestellen vorverurteilt : 1. Es kriegt sowieso immer der Gleiche einen Auftrag! 2. Die machen das nur so kompliziert, um mich zu ärgern! 3. Die im Rathaus haben keine Ahnung von unserer Arbeit! 4. Die wissen gar nicht, wie dringend ich den Auftrag brauche, um zu überleben! 5. Warum rufen die mich nicht an und sagen, ich soll das machen! Das geht doch auch!

8 Warum braucht die Verwaltung für eine Beschaffung so lange? Verfahrensablauf in 10 Schritten! Beispiel: Die Verwaltung benötigt Geräte, die faxen, kopieren und scannen können! 1. Klärung: Wie viel Geld kann zur Verfügung gestellt werden? 2. Bedarfsanalyse Was sollen die Geräte können? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Marktrecherche! Beschreibung der Leistung 3. Wahl der richtigen Vergabeart 4. Festlegung der Bedingungen und Kriterien 5. Erstellung der Vergabeunterlagen und Veröffentlichung 6. Frist für Anfragen / Angebotsfrist 7. Öffnung der Angebote / bei VOB-Verfahren Submission 8. Formelle, rechnerische und fachliche Wertung der Angebote 9. Gewerberechtliche Zuverlässigkeitsprüfung, Eignungsprüfung 10. Zuschlagserteilung Außerhalb des Verfahrens: Auftrag; Auftragskontrolle

9 Vergabegrundsätze Vergaberecht ist kompliziert und der öffentliche Einkauf dauert länger, weil die vergaberechtlichen Grundsätze für die Rechte der Wettbewerbsteilnehmer gewahrt werden müssen! Vergabegrundsätze: 1. Es ist grundsätzlich immer ein Wettbewerb durchzuführen! 2. Alle beteiligten Unternehmen sind gleich zu behandeln! 3. Es ist immer das nötige Maß an Transparenz einzuhalten (Veröffentlichung für alle, Dokumentation, Zugang zu den Vergabeunterlagen, usw.) 4. Faires Handeln keine Bevorzugung (z. B. gleiche Bedingungen für alle Beteiligten; bei Vergaben ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb regelmäßiger Wechsel der vorab auszusuchenden Unternehmen) E-Vergabe garantiert dies!

10 3. Ein wenig Statistik muss sein! 2012 (keine Verhandlungsverfahren, Nichtofffene Verfahren oder elektronische Auktionen) Vergabearten Anzahl Besonderheiten Offene Verfahren 7 europaweite Verfahren Wettbewerblicher Dialog Öffentliche Ausschreibungen Beschränkte Ausschreibungen Freihandverfahren (zurzeit nur VOL) VOF-Verfahren 2 1 europaweites Verfahren 163 nationale Verfahren 35 mit und ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb 39 mit und ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb Gesamtverfahren ZVM

11 3. E-Vergabe Unabhängig vom Ziel der EU-Kommission und von nationalen Bestrebungen: Wir wollten und wollen die E-Vergabe sowieso weil wir damit Einsparungen erzielen und die Verfahrensabläufe für alle Beteiligten einfacher und effizienter gestalten können! Natürlich gilt es auch, die Nachteile zu überwinden: - z. B. zu viele Vergabeplattformen oder technische Probleme in Unternehmen Letzteres ist zumindest für Unternehmen ein Problem, welches bewältigt werden könnte. An einer gemeinsamen Plattform wird gearbeitet.

12 3.1. E-Vergabe im ZVM der Cottbuser Stadtverwaltung - Beginn der E-Vergabe teilweise bereits 2009; - seit 2011 werden Vergabeunterlagen vollständig auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg hinterlegt - Zulassen von E-Angeboten bereits seit Juni 2011 Statistik / Geschichte: Unternehmen, die Lieferungen und Dienstleistungen anbieten, verzichten nach und nach auf schriftliche Abforderung der Unterlagen wurden noch fast allen Bauunternehmen die Vergabeunterlagen nach Bewerbung per Briefpost zugesendet; Bewerber hatten Kosten zu tragen; Angebotszeitverkürzung für einzelne VOL-Vergaben nur noch E-Angebote zugelassen Kein Unternehmen fordert die Unterlagen mehr auf dem Briefpostweg an! Auch keine Bauunternehmen!

13 Vorteile für alle! Ziel dieser Konferenz: Erkennen Sie auch Ihre Vorteile! erleichterter Zugang zu Vergabeverfahren Ersparnis (Ressourcen, Zeit, Personal, Papier, Porto, Toner) vereinfachte Angebotserstellung am Computer Rechtsicherheit Einhalten der Vergabegrundsätze garantiert Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit!