Gestaltungsraster für Betriebs- und Dienstvereinbarungen Thema Personalauswahl und Auswahlrichtlinien

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1 Gestaltungsraster für Betriebs- und Dienstvereinbarungen Thema Personalauswahl und Auswahlrichtlinien Sven Hinrichs: Personalauswahl und Auswahlrichtlinien, Reihe Betriebs- und Dienstvereinbarungen, Schriftenreihe der Hans-Böckler-Stiftung, Frankfurt/M.: Bund-Verlag, 2011, Die vorliegende Auswertung von Vereinbarungen hat zahlreiche Hinweise für die betriebliche Gestaltung ergeben, die in folgendem Gestaltungsraster zusammengefasst sind. Es handelt sich dabei nicht um einen in sich geschlossenen Gestaltungsvorschlag zur unmittelbaren Anwendung, sondern um einen Stichwortkatalog zur Unterstützung eigener Überlegungen. Es ist ein Angebot, sich die möglichen Regelungspunkte einer Vereinbarung noch einmal im Überblick zu verdeutlichen, um die zentralen Punkte für den eigenen Betrieb herauszufiltern. Einführung/Präambel Regelung von Personalauswahl und Auswahlrichtlinien Beschäftigtenorientierung als Personalstrategie Schutz der freien Entfaltung und Persönlichkeit der Beschäftigten Ungleichbehandlung und Diskriminierung ausschließen Geltungsbereich Geltungsbereich festlegen: personell, räumlich, sachlich Zielsetzung Bezug zur strategischen Personalplanung fach- und sachgerechter Personaleinsatz Transparenz und Nachvollziehbarkeit hinsichtlich der personellen Entscheidungen Förderung der Flexibilität und Eigeninitiative von Beschäftigten Förderung der beruflichen Entwicklung und Karrierechancen Steigerung der Motivation und Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten Verringern der Fluktuation Förderung besonderer Personengruppen (z. B. schwerbehinderte Beschäftigte, Personen mit Migrationshintergrund, Frauen oder Männer). Grundsätze der Stellenausschreibung vakante Stellen grundsätzlich ausschreiben interne und externe Ausschreibung alle Arbeitsplätze möglichst als Vollzeitstellen ausschreiben Stellen mit Daueraufgaben unbefristet ausschreiben Stellenausschreibungen klar, umfassend, verständlich und geschlechtsneutral formulieren 1

2 rechtzeitige Ausschreibung: Einarbeitung der bzw. des neuen Stelleninhabenden berücksichtigen Verzicht auf Ausschreibung nur in Ausnahmefällen und mit Zustimmung der Interessenvertretung Inhalte der Stellenausschreibung Informationen über die Organisation Funktionsbezeichnung und Bewertung der Stelle voraussichtlicher Besetzungstermin Beschreibung der wichtigsten Aufgaben Beschreibung der formalen Voraussetzungen (z. B. Ausbildung und Qualifikation) Auflistung der erforderlichen und ggf. auch der zusätzlich erwünschten Kompetenzen Teilzeiteignung Aufstiegsmöglichkeiten Vergütungsgruppe geforderte Bewerbungsunterlagen Bewerbungsfrist Zustellwege Adresse für Bewerbung Ansprechpartner/in Veröffentlichung der Stellenausschreibung zugängig für alle internen Beschäftigten Aushang am schwarzen Brett Nutzung von Intranet und Internet Nutzung von Printmedien (Tageszeitung oder Fachzeitschrift) Nutzung elektronischer Jobbörsen Bewerbungs- und Vorauswahlverfahren Festlegung der Inhalte von Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen) Wahrung der Vertraulichkeit von Bewerbungen Erstellen einer Liste aller Bewerberinnen und Bewerber Eingangsbescheid für alle eingegangenen Bewerbungen Festlegung von formalen und sonstigen Prüfkriterien (z. B. Vollständigkeit, Fehlerfreiheit, optischer Eindruck, inhaltliche Aussagen) Vorauswahl bei einer großen Anzahl eingegangener Bewerbungen Kategorisierung der Bewerber (z. B. erfüllt die Anforderungen; erfüllt die Anforderungen teilweise; erfüllt die Anforderungen nicht) Leitfaden des Bewerbungsverfahrens mit Zeitplan im Anhang der Vereinbarung 2

3 Auswahlverfahren und -instrumente Festlegung der Instrumente für das Auswahlverfahren Festlegung der organisatorischen Voraussetzungen für das Vorstellungsgespräch (z. B. Einladung, Ort, Form, Dauer, Teilnehmende, Rahmenbedingungen) Festlegung der Ziele von Vorstellungsgesprächen (z. B. realistischen Eindruck von Bewerbern erhalten, zusätzliche Informationen über ihre fachliche Eignung und Kompetenzen gewinnen, ihre Motivation und Persönlichkeit einschätzen) Festlegung unzulässiger Fragen in Vorstellungsgesprächen, z. B. zu Schwangerschaft, Schwerbehinderung, Vorstrafen, sexuellen Neigungen, Religions-, Parteiund Gewerkschaftszugehörigkeit Leitfaden zum Vorstellungsgespräch im Anhang (mit Struktur und Gesprächsphasen) Regelung zur Verfahrensweise im Krankheits- oder Verhinderungsfall des Bewerbers gesonderte Betriebs- oder Dienstvereinbarungen für ergänzende Auswahlinstrumente wie z. B. Arbeitsproben, Assessment Center und Testverfahren Auswahlentscheidung Prinzip der nachhaltigen Bestenauslese sachlich und rechtlich begründet paritätisch besetztes Auswahlgremium Feststellen der fachlichen und persönlichen Eignung (ggf. mit Rangfolge) Vorrang von internen gegenüber externen Bewerbern bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung einvernehmliche Auswahlentscheidung der Betriebsparteien mit Fristsetzung Konfliktlösungsverfahren bei Nichteinigung schriftliche Begründung der Auswahlentscheidung Bewerber mündlich und/oder schriftlich über die Auswahlentscheidung informieren (Rückmeldegespräch) Rücksendung der Bewerbungsunterlagen Personelle Maßnahmen Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte der Interessenvertretung nach 99 BetrVG und 75 BPersVG Prüfung von gesetzlichen oder tariflichen Beschäftigungsverboten Erläuterung und Aushändigung des neuen Arbeitsvertrages an die bzw. den neuen Stelleninhabenden Übertragung bestehender Ansprüche von Beschäftigten bei interner Versetzung Befristung der Freigabe von Beschäftigten bei interner Versetzung Anspruch des Beschäftigten auf ein qualifiziertes Zeugnis im Fall einer Versetzung Vorstellen der bzw. des neuen Beschäftigten am Arbeitsplatz Festlegung einer Einarbeitungszeit (ggf. mit Checkliste zur Einarbeitung) 3

4 Rückkehrrecht von Beschäftigten auf ihren alten Arbeitsplatz bei internen Versetzungen Ein- und Umgruppierungen nur mit Zustimmung des Betriebs- oder Personalrats Kündigungen sind nur nach Anhörung und Zustimmung des Betriebs- oder Personalrats möglich ( 102 BetrVG und 79 BPersVG) Gleichstellung Verbot der Diskriminierung im Bewerbungs- und Auswahlverfahren keine Benachteiligung von Bewerbern aufgrund von Geschlecht, Nationalität, sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität Einhaltung der gesetzlichen Regelungen des SGB IX besondere Berücksichtigung der Eingliederung von Schwerbehinderten Teilnahme der Schwerbehindertenvertretung im Auswahlprozess, sobald Schwerbehinderte beteiligt sind Einhaltung der gesetzlichen Regelungen das AGG Beteiligung der Gleichstellungsbeauftragten am Ausschreibungs-, Bewerbungsund Auswahlverfahren Vereinbarkeit von Beruf und Familie Förderplan für Frauen oder Männer Einhaltung der gesetzlichen Regelungen des TzBfG Garantie der Übernahme von Auszubildende nach erfolgreichem Abschluss ihrer Ausbildung Information und Schulung der Beteiligten alle am Bewerbungs- und Auswahlprozess Beteiligten (Führungskräfte, Betriebs- /Personalrat, Beschäftigte) werden geschult Schulung der Beobachter von Auswahlverfahren und Eignungstests Festlegung der Schulungsinhalte Freistellung von der Arbeit für Schulungsmaßnahmen Übernahme der Schulungskosten durch den Arbeitgeber Rechte der Interessenvertretung Recht auf Information über die (strategische) Personalplanung des Unternehmens Kopie der Stellenausschreibung vor Veröffentlichung zur Information und Überprüfung Aushändigung aller eingegangenen Bewerbungen auf Verlangen Beteiligung am Bewerbungs- und Vorauswahlverfahren Beteiligung am Auswahlverfahren Teilnahme an Vorstellungsgesprächen Teilnahme an ergänzenden Testverfahren Unterrichtung über die Ergebnisse der Test- und Auswahlverfahren 4

5 Mitbestimmung bei der Auswahlentscheidung Unterrichtung und Anhörung vor jeder Einstellung, Versetzung, Umgruppierung und Kündigung Unterrichtung über Versetzungswünsche von Beschäftigten Konfliktverfahren grundsätzlicher Wille zur Einigung paritätisch besetzte Konfliktkommission bei Nichteinigung Anrufung der Einigungsstelle Datenverarbeitung/Datenschutz/Zugriffsrechte Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertrauliche Behandlung von Bewerbungen keine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte ohne schriftliche Zustimmung der Bewerber Ausschluss von weiteren Leistungs- und Verhaltenskontrollen mit erfassten und/oder gespeicherten Daten Zweckgebundenheit der Daten Festlegung von Zugriffsrechten und Löschungsfristen gesonderte Betriebs- oder Dienstvereinbarung zur Erfassung, Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten Nachteilsverbot keine Nachteile für die (internen) Bewerber aufgrund ihrer Bewerbung keine Nachteile für die Bewerber aufgrund der Ergebnisse von Auswahlverfahren und Eignungstests Inkrafttreten, Probezeit und Kündigung der Vereinbarung Inkrafttreten Vereinbarung einer Probezeit Kündigungsfrist Nachwirkung salvatorische Klausel 5