Rundschreiben Nr. 12/2016 Schnittstelle zur ZBFS Informationen für Classic-Anwender fidelis.personal.classic

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1 fidelis.personal.classic-anwender: Rundschreiben Nr. 12/2016 [Stand: , KW 10] Rundschreiben Nr. 12/2016 Schnittstelle zur ZBFS Informationen für Classic-Anwender fidelis.personal.classic fidelis.personal.classic: Version XX Inhaltsverzeichnis 1. WfBM: Zuordnung der Ein-/Austrittsgründe (nur für WfbM-Anwender im Bereich der ZBFS) Eintrittsgründe zuordnen Eintrittsgründe einmalig erstellen und zuweisen Vorgehensweise in Fidelis.Personal.Classic Bereits vorhandene Eintrittsgründe prüfen Vorgehensweise in fidelis.personal.classic Austrittsgründe zuordnen Vorgehensweise in Fidelis.Personal.Classic 4 Seite 1 von 5

2 Diese Anleitung ersetzte die Darstellung in der Update-Dokumentation vom für die Anwender des Dialogs fidelis.personal.classic. Anwender des neuen Dialogs fidelis.personal verfahren bitte, wie in der Update-Dokumentation vom beschrieben. 1. WfBM: Zuordnung der Ein-/Austrittsgründe (nur für WfbM-Anwender im Bereich der ZBFS) Die jährliche Meldung der Entgelte des Vorjahres an das ZBFS (Zentrum Bayern Familie und Soziales Region Oberfranken) als Grundlage für die RV-Erstattung wird in diesem Jahr auf eine neue XML-Schnittstelle umgestellt. Bisher wurden die Meldungen einmal jährlich von fidelis HR im Rechenzentrum erstellt und direkt an das ZBFS übermittelt. Ab diesem Jahr ändert sich das Verfahren: weiterhin werden die Meldungen von fidelis HR im Rechenzentrum erstellt, die Übermittlung an das ZBFS muss jedoch von jeder WfbM künftig selber erfolgen. Über den Übermittlungsweg informiert Sie das ZBFS. Wir stellen die Meldedatei ab diesem Jahr im Connect zur Verfügung. Die Erststellung der Dateien erfolgt in Absprache mit der ZBFS voraussichtig ab der KW 14. Über den genauen Zeitpunkt informieren wir noch. Neu an der Schnittstelle sind die Informationen zur Eintrittsart und die zwingende Angaben eines Austrittsgrundes ab Folgende Vorarbeiten Sind dazu von jeder WfbM noch zu leisten: - Die Eintrittsarten und Austrittsgründe müssen von jeder WfbM einmalig angelegt werden. - Bei allen Beschäftigten der WfbM, die seit dem ausgeschieden sind, müssen die Austrittsgründe kontrolliert bzw. erstmals erfasst werden. - Ggfs. sind die Eintrittsarten noch zu erfassen, bei den Mitarbeitern, die nicht aus dem Berufsbildungsbereich kommen. Beachten Sie daher bitte unbedingt die nachfolgende Darstellung und pflegen Sie vor allem die Austrittsgründe im Personalstamm. Fehlende Austrittsgründe führen seitens des ZBFS zur Abweisung der Meldedatei! Ab sofort muss bei jedem Austritt unbedingt ein Austrittsgrund angegeben werden. Die vom ZBFS vorgegebenen Austrittsgründe sind: - Rentenbezug (1) - Wechsel in andere Werkstatt (2) - Gesundheitliche Gründe (3) - Anderer Grund (4) Pflegen Sie ab sofort auch bei Eintritten den Eintrittsgrund. Die vom ZBFS Eintrittsgründe sind: - Aus Berufsbildungsbereich (1) - Aus anderer Werkstatt (2) - Anderer Neuzugang (3) Anders als bei den Austrittsgründen wird hier ein Standardwert aus Berufsbildungsbereich (1) automatisch verwendet, wenn kein anderer Grund zugeordnet ist. Beachten Sie: Bis Ende März diesen Jahres müssen die Daten für Mitarbeiter mit einem Austritt in 2015 nachgepflegt werden Eintrittsgründe zuordnen Es sind die folgenden drei Eintrittsgründe zuzuordnen: Aus Bildungsbereich (1) Aus anderer Werkstatt (2) Anderer Neuzugang (3) Eintrittsgründe einmalig erstellen und zuweisen Vorgehensweise in Fidelis.Personal.Classic In fidelis.personal.classic können die Eintrittsarten ab sofort angelegt und den Personen zugeordnet werden. Eine Zuordnung von Bezugstexten ist hier jedoch aus technischen Gründen noch nicht vorgesehen. Beachten Sie bitte unbedingt, dass die Eintrittsarten in genau der angegebenen Reihenfolge angelegt werden müssen. Seite 2 von 5

3 1. Öffnen Sie das Register Eintritt Öffnen Sie den zum Feld Eintrittsart gehörenden Dialog Bearbeiten Texte mit einem Klick auf das rechts neben dem Feld positionierte Symbol. 3. Legen Sie einen neuen Datensatz an: Machen Sie in diesem Dialog nacheinander drei Einträge in genau dieser Reihenfolge: - Text aus Berufsbildungsbereich - Text aus anderer Werkstatt - Text anderer Neuzugang 4. Bestätigen Sie die Neuanlage der Datensätze mit OK. 1 (Personalstamm, Ordner Personen, Ordner Personaldaten, Dialog Persönliche Daten, Register Eintritt) Seite 3 von 5

4 Nun können Sie die neu erstellten Eintrittsart WFBM im Feld Eintrittsart auswählen und den Personen zuordnen Bereits vorhandene Eintrittsgründe prüfen Vorgehensweise in fidelis.personal.classic Sind die drei Eintrittsgründe bereits vorhanden, erscheinen jedoch in der Auswahlbox nicht in der Reihenfolge entsprechend dieser Abbildung, dann kontaktieren Sie vor der Verwendung bitte das Service Center, damit die Reihenfolge und damit die Verknüpfung zu den internen Eintrittsgrund-Nummern durch einen Mitarbeiter des service-centers korrigiert werden kann. Wichtig ist die Reihenfolge der vorhandenen Gründe das diese bei der Anlagen mit einer fortlaufenden Nummer beginnend mit 1 gespeichert werden. Die exakte Bezeichnung ist dagegen nicht relevant. Es ist unerheblich, ob die Bezeichnung Berufsbildungsbereich oder Bildungsbereich lautet oder ob statt anderer Neuzugang nur Neuzugang als Text verwendet wurde Austrittsgründe zuordnen Vorgehensweise in Fidelis.Personal.Classic 1. Öffnen Sie das Register Austritt 1. 1 (Personalstamm, Ordner Personen, Ordner Personaldaten, Dialog Persönliche Daten, Register Austritt) Seite 4 von 5

5 2. Öffnen Sie den zum Feld Grund gehörenden Dialog Bearbeiten (Bezugstexte) mit einem Klick auf das erste, direkt rechts neben diesem Feld positionierte Symbol. 3. Prüfen Sie die ggfs. bereits vorhandenen Austrittsgründe und ergänzen Sie diese falls erforderlich. Es müssen mindestens die Austrittsgründe Rentenbezug, Wechsel in andere Werkstatt, Gesundheitliche Gründe und Anderer Grund sinngemäß vorhanden sein. Die Reihenfolge der Eingabe ist hier nicht relevant. In diesem Dialog ist die Zuordnung der speziellen Bezugstexte Austrittsgrund WFBM nicht möglich. Prüfen Sie hier daher nur die Einträge in der Spalte Text. Die Zuordnung der Bezugstexte Austrittsgründe WFBM zu den neuen und den ggfs. bereits vorhandenen Austrittsgründen ist ab dem nächsten Update über einen neuen Dialog möglich. Auch ohne die Zuordnung zu den Bezugstexten können Sie die Austrittsgründe ab sofort in den Personen erfassen. Die Zuordnung der Bezugstexte wird erst bei der Erstellung der Schnittstellendatei ausgewertet und ist beim Erfassen der Austrittsgründe in den Personalstämmen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht relevant. Kontakt fidelis HR GmbH Gneisenaustraße Würzburg, Deutschland Tel.: Fax: Website: Copyright fidelis HR GmbH Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Darstellung von Leistungen stellt kein Angebot im rechtlichen Sinn dar, Änderungen bleiben vorbehalten. Eine Haftung zu den Angaben im Dokument wird nicht übernommen. Seite 5 von 5