Grundsätze für die Arbeit der Ausschüsse und regionalen Gremien der Industrie- und Handelskammer zu Köln

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1 Stand: Grundsätze für die Arbeit der Ausschüsse und regionalen Gremien der Industrie- und Handelskammer zu Köln Das Präsidium der Industrie- und Handelskammer zu Köln (IHK) hat am die folgenden Grundsätze für die Arbeit der Ausschüsse und die regionalen Gremien (Beratende Versammlungen und Wirtschaftsgremien) beschlossen. Die ehrenamtliche Arbeit der IHK Köln ist den Werten des Ehrbaren Kaufmanns verpflichtet, basiert auf den Inhalten der Sozialen Marktwirtschaft und bekennt sich dazu, als Stimme der Wirtschaft das Gesamtinteresse der regionalen Wirtschaft zu vertreten. Die Ausschüsse und Gremien orientieren sich dabei an folgendem Rahmen: Selbstverständnis Die Werte des Ehrbaren Kaufmanns, die Soziale Marktwirtschaft sowie das Bekenntnis zum Gesamtinteresse der regionalen Wirtschaft sind für das Selbstverständnis der in der IHK Köln engagierten Unternehmerinnen und Unternehmer grundlegend. Die IHK Köln ist eine Mitmachorganisation. Die Unternehmerinnen und Unternehmer, die sich bei der IHK engagieren, zeichnen sich durch Einsatzfreude, Fachexpertise, Persönlichkeit und Willen zum Netzwerken aus. Thematische Arbeit Die Gremien sind ein wichtiger Eckpfeiler für die ehrenamtliche Arbeit der IHK Köln. Als Impulsgeber, Berater und Mitgestalter bestimmen sie in Zusammenarbeit mit Vollversammlung, Präsidium und Hauptamt die thematische Ausrichtung der IHK Köln mit. Sichtbarkeit Die Arbeit der Gremien wird z. B. durch Stellungnahme oder Pressemitteilungen in den Fokus von Politik, Verwaltung, Mitgliedsunternehmen und allgemeiner Öffentlichkeit gerückt. Auch nach innen, gegenüber Vollversammlung, Präsidium und anderen ehrenamtlichen Gremien wird regelmäßig über die Ergebnisse der Gremienarbeit berichtet. Sitzungsgestaltung Die ehrenamtliche Arbeit erfolgt in besonderem Maße in den Gremiumssitzungen. Diese müssen attraktiv und ansprechend gestaltet werden, um engagierte Unternehmerinnen und Unternehmer zu gewinnen. Das bedeutet unter anderem, dass die Sitzungen Betriebsbesichtigungen, Netzwerkmöglichkeiten, Workshops und Angebote zum Erfahrungsaustausch umfassen sollten. Eine sorgfältige Auswahl und Abstimmung von Themen und Referenten birgt für Qualität und lässt ausreichend Zeit für Meinungsaustausch und Diskussion. Zukunftssicherung Die Gremien dienen als Einstieg für das ehrenamtliche Engagement bei der IHK Köln. Insbesondere junge Unternehmerinnen und Unternehmer sollen für die IHK-Arbeit gewonnen werden, um die Zukunft des ehrenamtlichen Engagements zu sichern.

2 Präambel Diese Grundsätze regeln die Zusammensetzung, Organisation und Arbeitsweise der Gremien der IHK Köln. Sie gelten nicht für den Berufsbildungsausschuss, den Sachverständigenausschuss und den Beitrags- und Finanzausschuss. Alle Gremien sind an den gesetzlichen Auftrag der Industrie- und Handelskammern gem. 1 Abs. 1 IHKG, das Gesamtinteresse der gewerblichen Wirtschaft zu vertreten, gebunden. Dem Auftrag entsprechend wägen sie die Interessen einzelner Wirtschaftszweige bzw. Teile des IHK-Bezirkes stets mit dem Gesamtinteresse aller Mitgliedsunternehmen ab. Sie sind hierbei an die geltenden Gesetze, das Satzungsrecht sowie die Compliance-Richtlinie der IHK Köln gebunden. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsneutrale Differenzierung, zum Beispiel Präsident/Präsidentin, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. I. Errichtung von Ausschüssen und regionalen Gremien 1. Die Vollversammlung kann gem. 7 der Satzung zu ihrer Unterstützung und zur Unterstützung des Hauptamtes der IHK Köln Ausschüsse und regionale Gremien (im Folgenden: Gremien) einrichten. Regionale Gremien sind Beratende Versammlungen auf Ebene der Kreise und Wirtschaftsgremien auf Ebene einer oder mehrerer Kommunen. 2. Bei der Zusammensetzung der Gremien soll auf eine gleichmäßige Gewichtung der für die Arbeit der Gremien wichtigen Branchen, Betriebsgrößen und verschiedenen Teile des IHK-Bezirks geachtet werden. 3. Für jedes Gremium bestimmt der Hauptgeschäftsführer einen hauptamtlichen Ansprechpartner, der das Gremium geschäftsführend betreut. II. Mitglieder der Gremien 1. Zu Gremienmitgliedern sollen Personen berufen werden, die der Vollversammlung angehören oder zur Vollversammlung wählbar sind. Darüber hinaus können auch andere Personen als Mitglieder berufen werden, wenn sie durch ihre besondere Sachkenntnis für die Ausschuss- bzw. Gremienarbeit wichtig sind. 2. Neben den Mitgliedern können auch ständige Gäste in die Gremien berufen werden. Der Gaststatus wird in Abstimmung mit dem Vorsitzenden des betreffenden Gremiums festgelegt. Als ständige Gäste kommen insbesondere örtliche Amtsträger in Betracht. Auch Unternehmer, die sich zunächst mit der Arbeit des betreffenden Gremiums vertraut machen wollen, können als Gäste eingeladen werden. Die Gäste haben ein Teilnahme- und Rederecht, sind aber nicht stimmberechtigt und erhalten grundsätzlich lediglich die Tagesordnung für die Sitzungen. 3. Die Mitglieder der Gremien werden vom Präsidium für die Dauer der Amtszeit der Vollversammlung berufen. Die Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden werden vom Präsidium auf Vorschlag des Gremiums ernannt. Die Vorsitzenden der Gremien sind Gäste der Vollversammlung, sofern sie dieser nicht angehören. 4. Nach Ablauf der Amtszeit werden die Vorsitzenden, deren Stellvertreter und die Mitglieder der Gremien neu berufen. Bei der Wiederberufung soll das Engagement des Mitglieds in der

3 abgelaufenen Berufungsperiode gewürdigt werden. 5. Das Präsidium kann bei Bedarf im Benehmen mit den Vorsitzenden weitere Mitglieder für den Rest der laufenden Berufungsperiode berufen. 6. Die Gremien sollen mindestens 10 und höchstens 40 Mitglieder haben. 7. Die Mitglieder der Gremien sind unabhängig und haben über alle Inhalte, die ihrer Natur nach vertraulich sind oder ausdrücklich so bezeichnet werden, Stillschweigen zu bewahren. Diese Verpflichtung erlischt auch nicht mit dem Ausscheiden aus dem Gremium. III. Verlust der Mitgliedschaft Vorsitzende, deren Stellvertreter und Mitglieder verlieren ihre Mitgliedschaft: a) durch Ablauf ihrer Amtszeit. Sie üben ihr Amt aber noch bis zur Berufung eines neuen Gremiums aus; b) durch Tod; c) durch Widerruf ihrer Berufung aus wichtigem Grund; d) durch Amtsniederlegung, die schriftlich oder in elektronischer Form dem hauptamtlichen Ansprechpartner für das Gremium mitgeteilt wird; e) durch Verlust der beruflichen Stellung innerhalb des IHK-Bezirks. Die Beendigungsgründe c) und e) stellt das Präsidium fest. IV. Einberufung der Gremien 1. Die Gremien tagen nach Bedarf; sie werden vom Vorsitzenden im Einvernehmen mit der Geschäftsführung unter Mitteilung der Tagesordnung einberufen. 2. Anträge auf Einberufung zu Sitzungen sind von den Mitgliedern schriftlich oder per Mail an die Geschäftsführung zu richten. Den Anträgen ist der begründete Vorschlag einer Tagesordnung beizufügen. 3. Über Anträge auf Einberufung eines Gremiums entscheidet der Vorsitzende. Er muss eine Sitzung einberufen, wenn mindestens ein Fünftel der Mitglieder dies beantragt. Die Geschäftsführung teilt den Antragstellern die Entscheidung des Vorsitzenden schriftlich oder per Mail mit.

4 V. Arbeitsweise und Ablauf der Sitzungen 1. Alle Gremien haben beratende Funktion und sollen für ihre Aufgabenbereiche die Entscheidungen der Vollversammlung vorbereiten und Empfehlungen aussprechen. Die Vollversammlung kann den Gremien empfehlen, bestimmte Themen zu behandeln. Darüber hinaus können die Gremien beim Prozess der Zielvereinbarungen und IHK-Jahreszielfindung mitwirken. Sie definieren, welchen Beitrag sie zu den Zielen leisten können und setzen zusätzlich eigene Themenschwerpunkte. Hierbei haben die Ausschüsse die Aufgabe, Fachthemen aus dem jeweiligen Arbeitsfeld zu diskutieren. Die regionalen Gremien behandeln vornehmlich Themen mit wirtschaftlicher Bedeutung vor Ort. Über die Ergebnisse der Gremienarbeit soll die Vollversammlung regelmäßig informiert werden. Alle Gremien werden über zentrale Themen der IHK-Arbeit informiert. 2. Darüber hinaus stellen sämtliche Gremien eine Plattform für Austausch, Netzwerk, Dialog mit Politik und Verwaltung sowie lokalen Initiativen dar. Die Gremienmitglieder nehmen regelmäßig an den Veranstaltungen der Gremien teil. Sie leisten aktive Beiträge durch eine gute Vorbereitung. 3. Der Vorsitzende eröffnet und schließt die Sitzung, leitet die Verhandlungen und wahrt die Ordnung. VI. Öffentlichkeit von und Teilnahme an Sitzungen 1. Ist ein Mitglied verhindert, an einer Sitzung teilzunehmen, so hat es dies anzuzeigen. Eine Vertretung ist unzulässig und nur in besonders begründeten Fällen mit Einverständnis des Vorsitzenden möglich. 2. Die Sitzungen der Gremien sind nicht öffentlich. Der Vorsitzende kann jedoch Gäste zulassen, die vor Beginn der Sitzung darauf hinzuweisen sind, dass über die ihnen zur Kenntnis gelangenden Inhalte, die ihrer Natur nach vertraulich sind oder so bezeichnet werden, Stillschweigen zu bewahren ist. 3. Die Mitglieder des Präsidiums und der Hauptgeschäftsführer können an jeder Sitzung teilnehmen. Die Mitglieder des Präsidiums erhalten auf Wunsch zu jeder Sitzung nachrichtlich eine Einladung mit Tagesordnung. VII. Abstimmungen 1. Die Gremien fassen ihre Beschlüsse in Sitzungen. Es entscheidet die Stimmenmehrheit der anwesenden Mitglieder. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. 2. Die Gremien sind beschlussfähig, wenn mehr als ein Drittel der Mitglieder anwesend ist. Sie gelten solange als beschlussfähig, wie nicht ein Mitglied vor einer Beschlussfassung beantragt, die Beschlussunfähigkeit festzustellen und diese nicht gegeben ist. Sollte wegen Beschlussunfähigkeit eine weitere Sitzung mit derselben Tagesordnung erforderlich sein, so kann diese nach einer mindestens einstündigen Unterbrechung im Anschluss an die einberufene Sitzung stattfinden, sofern in der Einladung zu der ersten Sitzung auf diese Möglichkeit hingewiesen wurde. Dieses Gremium ist dann ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig.

5 VIII. Ergebnisse der Sitzungen 1. Die Ergebnisse der Sitzungen sollen der IHK Köln als Grundlage für ihre Arbeit dienen. Die Tätigkeit der Ausschüsse hat insoweit eine beratende Funktion gegenüber der Vollversammlung und anderen Organen der IHK sowie gegenüber der Geschäftsführung. 2. Die Bekanntgabe von Positionen gegenüber Dritten ist nur möglich, soweit sie sich im Rahmen bestehender Positionen der IHK bewegen. Weiterhin bedarf jede Äußerung der Zustimmung des Hauptgeschäftsführers, es sei denn, dass dem Ausschuss oder regionalem Gremium bereits zuvor die Ermächtigung zur endgültigen Stellungnahme übertragen worden ist. IX. Auslagenersatz Die Mitglieder der Gremien nehmen ihre Aufgaben ehrenamtlich wahr. Auslagenersatz wird nicht gewährt. X. Sitzungsniederschriften Über alle Sitzungen sind von der Geschäftsführung Ergebnisniederschriften im Einvernehmen mit dem Vorsitzenden anzufertigen und allen Mitgliedern sowie dem Präsidenten und dem Hauptgeschäftsführer zeitnah zuzuleiten. Die Sitzungsniederschriften werden den Mitgliedern zur Verfügung gestellt.