dvv.personal Die Lösung für Ihre Personalverwaltung dvv.personal

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1 dvv.personal Die Lösung für Ihre Personalverwaltung dvv.personal

2 Lösungsbeschreibung und Kundennutzen dvv.personal ist eine speziell für den öffentlichen Dienst und vergleichbare Einrichtungen vorkonfigurierte Lösung für Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und -management. Diese Lösung für die Personalwirtschaft ist seit 2004 aktuell bei 42 Kunden in Baden-Württemberg im Einsatz und hat sich seitdem nicht nur in der Personalabrechnung, sondern auch bei der schrittweisen Einführung der Personalmanagementkomponenten in der Praxis bewährt. dvv.personal wird ständig betreut, gepflegt und weiterentwickelt. Auf aktuelle gesetzliche Anforderungen wird schnell reagiert. Die Rechts- und Tarifpflege wird zeitnah umgesetzt und zur Verfügung gestellt. Bei Fragen oder Problemen stehen den Kunden jederzeit kompetente Ansprechpartner zur Verfügung. Herausforderungen wie die Überleitung und Abrechnung nach TVöD konnten in dvv.personal zum 1. Oktober 2005 erfolgreich umgesetzt werden. Grundüberlegung ist, dass dvv.personal in all seinen Einstellungen die Interessen unterschiedlicher Gruppen wahren muss. Deshalb sind im Bereich der Systembeschreibung eine Reihe von Standards eingehalten. Für alle Einstellungen in dvv.personal ist eine gegliederte Namenskonvention definiert. Die Lösung dvv.personal basiert auf der Hersteller-Software SAP/HR. Ein vierstufiger Lösungsaufbau von dvv.personal sichert eine kundenorientierte individuelle Anpassung an die Erfordernisse öffentlich-rechtlicher Einrichtungen und deren nahe stehenden Institutionen. Bei der Entwicklung und Pflege von dvv.personal wird auf umfassende Kenntnisse des Tarif-, Sozialversicherungsund Steuerrechts, die zum größten Teil durch langjährige Tätigkeit im öffentlichen Dienst erworben wurden, zurück gegriffen. Durch fundierte und in der Praxis umgesetzte Kenntnisse in dvv.personal sind die Mitarbeiter des DVV BW in der Lage, Anforderungen des Kunden aus der öffentlichen Verwaltung schnell und auf hohem Niveau umzusetzen.

3 dvv.personal das Vierschichtenmodell 1. SAP-Schicht Diese Schicht enthält die Auslieferungsdaten der SAP. Die SAP pflegt diesen Namensraum im Wege des Wartungsvertrages. Hier empfiehlt die SAP, die Einträge in den Tabellen nicht zu ändern. 2. DZ-Schicht Die DZ-Schicht enthält alle Einstellungen des Systems, die im Rahmen der dvv.personal-lösung durch die DZ (Datenzentrale Baden-Württemberg) in das System eingebracht werden. Diese Schicht wird durch die DZ im Wege der dauernden Pflege, Wartung und Betreuung ständig aktualisiert und weiterentwickelt. Dazu zählen u. a. die Pflege des Regelwerkes zur Abrechnung, Pflege der Tarife, Pflege der Krankenkassenbeitragssätze. Diese Schicht wird im Wege des Wartungsvertrages durch die DZ gepflegt. 3. RZ-Schicht Diese Schicht ermöglicht den Rechenzentren (RZ) regionale Anforderungen umzusetzen. 4. Kunden-Schicht Um den individuellen Anforderungen der Kunden Rechnung zu tragen, wird für alle Einstellungen im System eine Kundenschicht definiert. Hier pflegt der Kunde seine individuellen Anforderungen ein, die über die Realisierung von dvv.personal hinausgehen oder davon abweichen. (Abbildung der kundeneigenen Unternehmensstruktur, Definition von Kundenschlüsselbereichen wie z. B. bei Lohnarten, Arbeitszeitplänen, Haustarifverträgen, Qualifikationen etc., Einrichtung von kundeneigenen Schnittstellen und Auswertungen) dvv.personal unterstützt grundsätzlich sowohl zentrale als auch dezentrale Organisationsstrukturen. Darüber hinaus ist dvv.personal auch auf Organisationsformen mit integrierten Sachbearbeitern und der traditionellen Trennung im Personalwesen vorbereitet. Berechtigungskonzept Basierend auf dem installierten Berechtigungskonzept sind alle Zugriffe gesteuert. Dies bedeutet unter anderem auch, dass auf dieser Grundlage nicht nur die Bearbeitungsrechte, sondern auch die Auswertungsmöglichkeiten vorgegeben werden. Je nach zugewiesenen Berechtigungsrollen können bereichsspezifische oder bereichsübergreifende Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Weiterentwicklung dvv.personal wird konsequent weiterentwickelt. Damit werden dem Kunden nicht nur die Grundfunktionalitäten als Lösung zur Verfügung gestellt, sondern auch weitere Komponenten so vorkonfiguriert, dass der Endanwender nur noch ein Minimum an Aufwendungen für die eigene Implementierung erbringen muss. Darüber hinaus werden laufende Projekte immer zukunftsorientiert realisiert. Beispielsweise werden die Qualifikationsanforderungen bei der Bewerberverwaltung konzeptionell bereits so aufbereitet, dass bei der Einführung der Personalentwicklung Strukturen nicht nur benutzt, sondern konsequent integrativ fortgeführt werden. Damit ist dvv.personal auch auf die Anforderungen des TVöD zur leistungsgerechten Bezahlung bestens vorbereitet. Systemvoraussetzungen: die Netzanbindung an das Rechenzentru

4 Lösung vom öffentlichen Dienst für den öffentlichen Dienst Verständnis und Kenntnis der Aufgaben und Geschäftsprozesse in öffentlichen Verwaltungen Langjährige Zusammenarbeit mit öffentlichen Verwaltungen (Bund, Land, Gemeinden) Direkte Einbindung und Umsetzung der Änderungen im öffentlichen Dienstrecht Homogene Kommunikation zwischen Datenzentrale Rechenzentrum und Rechenzentrum Kunde, Wir sprechen die Sprache unserer Kunden es gibt keine Informationsverluste. Zeitersparnis durch spezielle Branchenkenntnis unserer Kunden - langwieriger Informationsabgleich entfällt Kurze Einarbeitungszeit in die Kundenanforderungen In kürzester Zeit steht dem Kunden die volle Leistungsfähigkeit zur Verfügung. Erhebliche Reduzierung des Einführungsaufwandes von bis zu 35 Prozent der sonst üblichen Zeiten Hohe Einführungssicherheit Langjährige Erfahrung in der Personalabrechnung 35 Jahre Erfahrung im Einsatz von Personalabrechnungsverfahren, das im kommunalen Bereich Baden-Württemberg nahezu flächendeckend und auch in anderen Bundesländern erfolgreich im Einsatz ist Sicherheit in der Interpretation und Umsetzung gesetzlicher Anforderungen: Tarifrecht Sozialversicherungsrecht Steuerrecht Schnelle Reaktion auf gesetzliche Änderungen Rechtssicherheit Einfachster Weg in die Personalwirtschaft Vorkonfiguriertes Personalabrechnungssystem mit Integration der wichtigsten Personalmanagementkomponenten wie Zeitwirtschaft, Stellenwirtschaft, Personalkostenplanung und Reisekostenabrechnung Mastereinstellungen für Organisationsmanagement, Personaleinsatzplanung, Bewerberverwaltung, Dynamische Mails Umfangreiches Reporting-Paket, welches die Anforderungen an das Berichtswesen des öffentlichen Dienstes mehr als erfüllt 100 % Funktionalität in 50 % der Zeit Erprobtes produktives Verfahren mit hoher Einführungssicherheit Stetig wachsende Kundenzahl seit der Produktivsetzung am Bundeseinrichtung (Fernleitungsbetriebsgesellschaft) Landesverwaltung (Land Brandenburg) Landratsämter Stadt- und Gemeindeverwaltungen Stadtwerke und Versorgungsbetriebe Kliniken Zertifiziert und geprüft (durch die GPA Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg, ITSG) Sicherheit durch geprüftes Personalabrechnungs- und Managementverfahren Organisationsunabhängig: Einsetzbar in allen Organisationsstrukturen die Software passt sich flexibel den Organisationsstrukturen an. Konzernfunktionalität durch die Einbindung von verbundenen Unternehmen wie Kliniken und Versorgungsbetrieben Daten aus den verbundenen Unternehmen fließen automatisch ins Berichtswesen ein. m und SAP GUI

5 Flexibel und anpassbar an die Anforderungen des Anwenders Schichtenmodell gewährleistet Flexibilität Kunden-Einstellungen Alle Kundenanforderungen können nahezu vollständig umgesetzt werden. Kundenanforderungen stehen im Mittelpunkt jeder bleibt für sich flexibel und individuell, kann aber trotzdem die Synergien des Masters für sich nutzen. Die Mitwirkungspflichten der Kunden reduzieren sich in der Einführungsphase auf eine eindeutige Konzeption und erhalten dadurch mehr Raum für den Wissenstransfer (Schulungen, Workshops, Einarbeitung). Zeitgewinn durch konfiguriertes System auf einem aktuellen gesetzlichen, tariflichen Stand der Personaladministration, Personalabrechnung und Zeitwirtschaft Dauerhafte Pflege, Wartung und Weiterentwicklung durch den DVV BW Permanente zentrale Pflege und Wartung des Masters durch die Datenzentrale Prüfung und Erweiterung der DZ-Schicht entsprechend der Anforderungen des öffentlichen Dienstes Prüfung von individuellen Kundenanforderungen auf Übernahme in dvv.personal Unterstützung der Kunden bei kundenindividuellen Weiterentwicklungen Geringer Personal- und Zeitaufwand für die Kunden, um gesetzliche Änderungen umzusetzen; es müssen keine zusätzlichen Ressourcen vom Kunden vorgehalten werden Konzentration der Kunden auf das Kerngeschäft Langfristige Verfahrenssicherheit Weiterentwicklungen: Einführung von Employee Self Services (ESS - Selbstbedienung in der Personaldatenerfassung; die Beschäftigten sollen ihre Daten innerhalb zugestandener Grenzen selbst in die Systeme eingeben und auch selbst für die Richtigkeit ihrer Daten einstehen) Einführung von Manager Self Services (MSS) Manager Self Services und Employee Self Services unterstützen Unternehmen dabei, ihre operative Leistung zu steigern und die Produktivität der Mitarbeiter mit Hilfe automatisierter Prozesse und vereinheitlichter Arbeits abläufe zu steigern. Bereitstellung von neuen Komponenten und Tools, um aktuelle Entwicklungen im Personalmanagement und in der Personalführung Vorbereitung auf Releasewechsel durch Workshops, Infoveranstaltungen, Schulungen und Dokumentationen Konzentration auf die wesentlichen Neuerungen des Releasewechsels Wissensvorsprung durch Innovationsnetzwerk der DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.v. Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer zwischen Kunden, RZ, DZ und SAP) Durch die DZ als starken Partner können individuelle Kundenwünsche in die DZ-Schicht eingebracht werden und stehen dann allen dvv.personal-anwendern zur Verfügung. ESS und MSS helfen den Kunden ein dauerhaftes Einsparpotential zu sichern. dvv.personal ist ein absolut zukunftsfähiges Personalmanagementsystem Die Release-Strategie besteht darin, den Kunden auf der Basis aktueller Entwicklungen der SAP mit den fachlich und technisch neuesten Entwicklungsstandards zu versorgen.

6 Referenzkunden dvv.personal wurde bereits in 42 kommunalen Institutionen (Stand: ) erfolgreich eingeführt: Referenzkunden Personalfälle Stadtverwaltung Karlsruhe Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis Summe Kunden produktiv (Stand ) Produktstrategie ab 2008 Im ständigen Kontakt mit Kunden und deren Anforderungen hat sich gezeigt, dass insbesondere kleinere und mittlere öffentliche Institutionen aus wirtschaftlichen und durchaus auch aus Ressourcengründen heraus einen schrittweisen Aufbau eines Personalmanagements wünschen. Um diesen Anforderungen zu entsprechen, wurde ein Komponentenmodell für dvv.personal entwickelt. Die Kunden erhalten dadurch die Möglichkeit, neben der Personalabrechnung, der Grundlage jedes Personalmanagementsystems, weitere Komponenten aus einer Vielzahl von Personalmanagement- Instrumenten entsprechend ihrer Bedürfnisse und Zielsetzungen wählen zu können. Dies hat den Vorteil, dass gerade die kleineren Kunden nicht wie bisher die komplexe SAP-Software zum Einsatz bringen müssen, sondern maßgeschneidert die Komponenten auswählen können, die sie tatsächlich für ihre Bedürfnisse benötigen. Dabei gilt: Ich zahle nur das, was ich nutze! Basiskomponente: Die Basiskomponente stellt in jedem Fall die Personalabrechnung sicher. Darauf aufbauend können anschließend die einzelnen Komponenten kundenindividuell zusammengestellt und ergänzt werden. Die Basiskomponente des Komponentenmodells Personalabrechnung beinhaltet die in der Grafik aufgeführten Funktionalitäten. Ausbaukomponenten: dvv.personal ist nicht nur gekennzeichnet durch seine beinahe unerschöpflichen Möglichkeiten, sondern auch durch eine hohe Integration. Dies bedeutet für potentielle Kunden eine Minimierung des Erfassungsaufwandes. Für zahlreiche betriebs- bzw. personalwirtschaftliche Prozesse wird eine Abbildung der Aufbauorganisation, d. h. der aufgabenbezogenen, funktionalen Struktur des Unternehmens benötigt. Dies erfolgt über die Komponente Organisations-/Stellenplanmanagement. Weitere Komponenten sind gemäß Kundenbedarf in Vorbereitung bzw. Entwicklung. Personalkostenplanung Organisations-/Stellenplanmanagement Positivzeitwirtschaft Personaleinsatzplanung Personalentwicklung Ausbaukomponenten dvv.personal Abrechnungsfolgeaktivitäten Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Bescheinigungen Personaladministration Gehaltsabrechnung Reisekostenabrechnung Flexible Auswertungen Statistiken Basiskomponenten dvv.personal Negativzeitwirtschaft Vergütungsmanagement Veranstaltungsmanagement Bewerberverwaltung Personalkostenhochrechnung

7 Altdatenübernahme Die Altdatenübernahme erfolgt stichtagsbezogen oder unterjährig. Die DZ stellt ein auf dvv.personal abgestimmtes Programm zur Altdatenübernahme zur Verfügung, das jeweils auf die Struktur des zur Verfügung gestellten Datenbestands angepasst wird. Außerdem werden im Rahmen eines Produktivstarts zum die Daten der ersten 3 Monate aus dem Lohnkonto übernommen. Bei der unterjährigen Produktivsetzung wird das gesamte Lohnkonto des laufenden Jahres bis zur Produktivsetzung übernommen. Rückrechnung Eine transparente Rückrechnung ist innerhalb dvv.personal ohne Einschränkung möglich. Leistungen dvv.personal enthält vorkonfiguriert die üblichen Geschäftsvorfälle im Personalwesen, die im SAP-HR-System in Form von Maßnahmen mit dahinter liegenden Infotypen-Ketten (Abfolge von Erfassungsmasken) abgebildet sind. Die weitgehende Standardisierung stellt den Projekterfolg in der Kürze der Zeit sicher und minimiert externe Aufwendungen. Die Lösung dvv.personal ist auf Einrichtungen des öffentlichen Dienstes und deren Anforderungen zugeschnitten, so dass sich individuelle kundenspezifische Einstellungen auf wenige, noch fehlende Funktionalitäten beschränken. Schulungsunterlagen und Dokumentation Für dvv.personal stehen fertige Schulungsunterlagen zur Verfügung. Zusammen mit dvv.personal wird eine umfangreiche Dokumentation zur Verfügung gestellt. Diese Dokumentation wird im Rahmen der Projektarbeit fortgeschrieben. Qualitätsmanagement Im Rahmen der Einführungsprojekte ist bei den Kunden lediglich ein sehr schlankes Qualitätsmanagement erforderlich, da dvv.personal durch eine eigene erfahrene Testgruppe des DVV BW laufend qualitätsgesichert wird. Dabei werden im Bereich der Abrechnung auch dauernd Vergleiche mit unserem zweiten System PWES durchgeführt, um produktunabhängig jeweils qualitativ gleichwertige Ergebnisse sicherstellen zu können. Die Testgruppe des DVV BW verfügt dabei auch über einen langjährigen Erfahrungsschatz. Damit wird auch sichergestellt, dass die einschlägigen Bestimmungen der Gesetze und Tarife eingehalten werden und exakt abgebildet werden. Systemunterstützung dvv.personal bietet nicht nur für die Personalsachbearbeitung und das Controlling eine weitreichende Unterstützung, sondern ist auch bezüglich der Systembedienung optimiert. Die DZ stellt dvv.personal als vorkonfigurierte Rechenzentrumslösung zur Verfügung. Dies bedeutet unter anderem, dass insbesondere der Mehrmandantenbetrieb durch mandantenübergreifende Schnittstellen zu Externen (Banken, Krankenkassen, Versorgungseinrichtungen etc.) ermöglicht wird. Fazit Mit dvv.personal bietet der DVV BW ein modular aufgebautes, modernes Personalabrechnungs- und -managementsystem an, das für kleine wie auch für große Einrichtungen des öffentlichen Dienstes Vorteile bietet. Neben einer grafischen Oberfläche wird durch individuelle Einstellungen der gesamte Personalmanagementprozess der Kommune auf ihre Bedürfnisse abgestimmt. Die Flexibilität der Lösung lässt nahezu keine Wünsche offen und ist gegenüber weiteren Anforderungen der Zukunft hervorragend aufgestellt. Eine Integration zu den Finanzwesen des DVV BW SAP bzw. KIRP ist verfügbar. Andere Finanzwesen können über eine bereitgestellte Standardschnittstelle angebunden werden.

8 Ihre Vorteile auf einen Blick schneller, effektiver und wirtschaftlicher Einstieg in das Personalmanagement kundenindividueller Aufbau des Personalmanagements Integration aller Personaldaten Integration in die Finanzverfahren selbstbestimmter Leistungsumfang durch modularen Aufbau wirtschaftlicher Einstieg durch Masteransatz preiswerte Beratungsleistungen über den DVV BW erprobte Lösung durch zahlreiche Pilotkunden Bewährte Betreuungsstrukturen werden beibehalten. Sicherheit und Service des Rechenzentrumsbetriebes termingerechte Umsetzung rechtlicher Änderungen umfassende Integration in das Lösungsportfolio des DVV BW Migration von aktiven Bestandsdaten unterstützt MS-Office unterstützt optional OpenOffice mit Einschränkung Detaillierte Informationen erhalten Sie bei: Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken Joachim Wöger Telefon: ( ) joachim.woeger@kivbf.de Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Michael Riesenberg Telefon: (07 31) michael.riesenberg@rz-kiru.de Datenzentrale Baden-Württemberg Ursula Vath Telefon: (07 11) u.vath@dzbw.de Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart Franz-Josef Fischer Telefon: (07 11) f.fischer@kdrs.de Layout: A. Felies-Gericke