November 2013 KILIAN VEREIN(T) 1

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1 November 2013 KILIAN VEREIN(T) 1

2 November 2013 KILIAN VEREIN(T) 2

3 Das ist unser bisherige Struktur : Organisations- Team Finanzen Werbung/ Sponsoring Festschrift Ausstellungen Festumzug Transport Auf-, Abbau Dienstplan Getränke Essen Kaffee/ Kuchen Donnerstag Freitag Samstag Nachmittag Samstag Abend Sonntag November 2013 KILIAN VEREIN(T) 3

4 Auf Basis dieser Struktur müssen wir uns ORGANISIEREN, d.h.: Jeder AG müssen die Aufgaben klar sein Die AG Ansprechpartner müssen ALLEN bekannt sein AG Ergebnisse müssen ALLEN zeitnah bekannt werden AG Probleme müssen aufgeworfen und gelöst werden Kompetenzen müssen bekannt sein AG Ergebnis müssen zu einem Ganzen werden November 2013 KILIAN VEREIN(T) 4

5 Grundaussagen zur 1175 Jahrfeier: Mitwirkende bekommen KEIN Geld Wir wollen eine Feier von Bürgern für Bürger Alle Mitwirkenden sind der Sparsamkeit verpflichtet. Ein eventueller Gewinn wird nicht verteilt. Der Spaß an der gemeinsamen Feier steht im Vordergrund Wir arbeiten gemeinsam Vereine, Verwaltung und Bürger WIR respektieren uns so wie WIR sind Unser Motto : VEREIN(T) FÜR KILIAN UND SCHÖNECK November 2013 KILIAN VEREIN(T) 5

6 Grundaussagen zu den Arbeitsgruppen: Jede AG definiert sich nach seinen Aufgaben. Sie entscheidet und handelt selbstverantwortlich AG übergreifende Themen werden gemeinsam abgearbeitet Das ORGA-TEAM ist nicht die Oberste Entscheidungsinstanz Das ORGA-TEAM ist der Kümmerer AG übergreifend DAS ORGA-TEAM stellt die Zusammenarbeit der AG sicher Jede AG unterliegt der Informationspflicht an die anderen AG AG Ergebnisse müssen an das ORGA - Team gemeldet werden und werden über die Homepage veröffentlicht. November 2013 KILIAN VEREIN(T) 6

7 Grundaussagen zur Rolle der Verwaltung: Die Gemeinde Schöneck ist offizieller Veranstalter Der Veranstalter verwaltet die Finanzen Hauptansprechpartner für den Veranstalter ist das ORGA-TEAM Das ORGA-TEAM ist der Kümmerer auch für die Verwaltung Themen werden direkt mit den AG abgearbeitet Auch die Verwaltung unterliegt der Informationspflicht an die AG Ergebnisse müssen an das ORGA - Team gemeldet werden November 2013 KILIAN VEREIN(T) 7

8 Grundaussagen zur Rolle der AG ORGA-TEAM: Das ORGA-TEAM ist : Kümmerer nicht Obere-Entscheidungsinstanz Es stellt die Kommunikationsplattform zur Verfügung Es kümmert sich um AG übergreifende Themen/Prozesse Ergebnisse der AG sind dem ORGA-TEAM zu melden Von ihr werden AG Ergebnisse veröffentlicht Auch die Verwaltung unterliegt der Informationspflicht an die AG Das ORGA - TEAM ist eine AG wie alle anderen AG November 2013 KILIAN VEREIN(T) 8

9 Allgemeines zu unserer Kommunikation: Keiner von uns kann Gedanken lesen Aktuelles hat Vorrang Termine müssen sein/eingehalten werden Respekt und Vertraulichkeit bei allen Gesprächen Nein ist möglich Meinungen anderer akzeptieren Ich - statt man oder Wir Ausreden lassen das/unser Ziel nicht aus den Augen verlieren Keine Wunder erwarten Fragen kosten nichts Gemeinsam verein(t) erreichen wir mehr November 2013 KILIAN VEREIN(T) 9

10 Formales zur unserer Kommunikation: Jedes zu bearbeitende Aktion hat folgende Mindestangaben: WER ist Ersteller/Auftraggeber WAS möchte der Ersteller: kurze Beschreibung AN WEN Adressat/Auftragsnehmer/Informationsgeber WIE ist mit der Aktion umzugehen Information, d.h. keine Handlung notwendig Kenntnisnahme, d.h. es muss was getan werden ggf. wird Rückfrage erwartet Schweigen bedeutet Zustimmung Rücksprache, d.h. es muss eine Antwort erfolgen WANN Terminierung, d.h. bis wann das was der Ersteller mit seiner Aktion angestoßen hat, einzutreten soll November 2013 KILIAN VEREIN(T) 10

11 Können wir hierauf Antworten geben??? : Sind jedem die Aufgaben seiner AG klar? Sind AG Ansprechpartner bekannt? Wie werden AG Ergebnisse zeitnah bekannt? Wie werden AG Probleme aufgeworfen und gelöst? Sind die Kompetenzen klar? Wie werden die AG Ergebnis zu einem Ganzen? Weitere Fragen??? November 2013 KILIAN VEREIN(T) 11

12 Gesamttreffen AG`s : Montag, 17. Februar Montag, 17. März Dienstag, 8. April jeweils Uhr, Sitzungssaal Rathaus Kilianstädten. November 2013 KILIAN VEREIN(T) 12