Die ersten Einstellungen in Mozilla und ZMS

Transkript

1 Landesverband Westfalen-Lippe e.v. Die ersten Einstellungen in Mozilla und ZMS Einstellungen zur Öffnung von PDF Dokumenten... 2 Änderung des Passwortes... 3 Grundeinstellung im ZMS unter Einstellungen... 4 Startmodul:... 4 Vorlauf- bzw. Rücklaufzeit... 5 Warnung Datensatzanzahl... 5 Reportlogo in Schwarz/Weiß... 5 Zeichensatz für Exporte... 5 CSV-Trennzeichen... 6 CSV-Markierungszeichen... 6 Höhe Organisationsbaum... 7 Hauptmaske Erreichbarkeiten... 8 Stand: Juli 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 1 -

2 Einstellungen zur Öffnung von PDF Dokumenten Die erste Einstellung wird im Mozilla Firefox gemacht. Damit sich eine PDF-Datei direkt im Adobe Reader öffnet und nicht im ZMS, gehen Sie im Menü zunächst auf Extras und dann auf Einstellungen. Im Bereich Anwendungen ordnen Sie nun allen Einträgen vom Adobe Acrobat die Aktion Adobe Reader verwenden (Standard) zu. Klicken Sie anschließend bitte auf OK. Die PDF Dokumente der Reports, Karteikarten, etc. werden jetzt in einem separaten Fenster geöffnet. Stand: Juli 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 2 -

3 Änderung des Passwortes Wenn Sie ZMS zum ersten Mal nutzen, sollten Sie Ihr Zugangspasswort, welches Sie von Ihrem Datenbankverwalter erhalten haben, ändern. Ebenso empfehlen wir, dass Sie Ihr Kennwort in regelmäßigen Abständen ändern. Hierzu gehen Sie im Bereich Einstellungen auf Passwort ändern. Geben Sie anschließend einmal Ihr altes Passwort und zweimal Ihr neues Passwort ein. Das neue Kennwort sollte mindestens 7 Zeichen enthalten. Bitte verwenden Sie auch Sonderzeichen wie z.b.! $%&. Jetzt nur speichern und das Passwort ist abgeändert. Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Passwort für keine anderen Personen zur Verfügung stehen darf, da jede Änderung im System unter Angabe Ihrer Nennung gespeichert wird und Sie somit für einen Missbrauch verantwortlich sind. Stand: Mai 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 3 -

4 Grundeinstellung im ZMS unter Einstellungen In ZMS können Sie für einige Bereiche Ihre individuellen Benutzereinstellungen vornehmen. Gehen Sie auf Einstellungen. Auf der linken Seite werden die Benutzereinstellmöglichkeiten angezeigt. Startmodul: Im Bereich Startmodul können Sie Ihre eigene Startseite einstellen. Wir empfehlen Ihnen als Startseite die Mitglieder Feldsuche auszuwählen. Somit haben Sie nach Ihrer Anmeldung in ZMS die Möglichkeit, direkt nach Namen zu suchen. Verfügen Sie jedoch noch über ungelesene Nachrichten im Bereich Übersicht - Nachrichten, werden Ihnen diese Nachrichten, unabhängig des eingestellten Startmoduls, nach der Anmeldung immer wieder angezeigt, bis Sie die ungelesenen Nachrichten löschen oder als gelesen markieren Stand: Mai 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 4 -

5 (ZMS-Anwender, die über keine Technik-Rechte verfügen, können somit auch keine Technik-Startmodule auswählen.) Vorlauf- bzw. Rücklaufzeit Die Vorlauf- bzw. Rücklaufzeit zur Terminüberwachung gibt an, welcher Zeitraum in der Terminüberwachung voreingestellt ist. Warnung Datensatzanzahl Im Bereich Warnung Datensatzanzahl können Sie die Anzahl der Personen eintragen, bei der eine Warnmeldung erscheint. Führt ein Benutzer einen zu großen Datenaufruf durch, öffnet sich ein Fenster mit einer Warnung. Reportlogo in Schwarz/Weiß Hier kann ein Eintrag erfolgen, der das DRK-Logo entweder farbig oder in schwarzweiß ausdruckt. Diese Eintragung ist für das DRK-Erscheinungsbild wichtig. Wenn jemand nur einen schwarz/weiß Drucker zur Verfügung hat, sollte hier unter Ändern ein Häkchen in das Kästchen gesetzt werden. Danach nur noch Speichern oder Abbrechen anklicken um den Vorgang zu beenden. Zum Zurücksetzen klickt man die Schaltfläche Zurücksetzen an. Zeichensatz für Exporte In diesem Bereich bitte keine Änderungen vornehmen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Kompetenzzentrum ZMS. An dieser Stelle kann der Zeichensatz eingestellt werden, der für den Export (CSV- Format) verwendet werden soll. Wenn nach einem Export in bspw. Microsoft Excel Sonderzeichen oder Umlaute ö, ü, ä) nicht richtig dargestellt werden, kann hier ein anderer Zeichensatz gewählt werden. Stand: Mai 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 5 -

6 CSV-Trennzeichen In diesem Bereich bitte keine Änderungen vornehmen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Kompetenzzentrum ZMS. Hier wird das Trennzeichen für den CSV-Export eingestellt. Das heißt das Zeichen, dass als Spaltentrennung verwendet wird. Für den Export zu Microsoft Excel 2003 beispielsweise ist das Trennzeichen ; (Semikolon) das richtige. Für Microsoft Excel 97/2000 das, (Komma). Werden nach einem Export die Spalten nicht richtig getrennt, kann hier ein anderes Trennzeichen für den Export verwendet werden. CSV-Markierungszeichen In diesem Bereich bitte keine Änderungen vornehmen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Kompetenzzentrum ZMS. Das Markierungszeichen (auch Quotierungszeichen) ist das Zeichen, mit dem die einzelnen Felder in dem Export umrahmt werden (z.b. Test Eintrag ). Üblicherweise (z.b. für Microsoft Excel) ist dies ein (Anführungszeichen oben). Es gibt jedoch auch Programme, die für einen Import ein (einfaches Hochkomma) benötigen. Dies kann dann an dieser Stelle eingestellt werden. Stand: Mai 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 6 -

7 Höhe Organisationsbaum Hier ist zunächst ersichtlich, welche Größe (in Prozent) der Organisationsbaum auf der Seite in Anspruch nimmt. 33 % sind immer voreingestellt, da diese die geeignete Größe zum Seitenverhältnis aufweist. 33 % 100 % Um die Größe zu ändern, klicken Sie wie gewohnt auf Ändern und geben die gewünschte Größe ein. Bitte beachten Sie, dass sich im Verhältnis auch das untere Bildschirmfeld verändert, in dem die ausgewählten Personen in dem Bereich Personaldaten angezeigt werden. Stand: Mai 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 7 -

8 Hauptmaske Erreichbarkeiten Da unter Erreichbarkeiten eine Vielzahl von Telefonnummern, adressen etc. hinterlegt werden, können Sie in diesem Bereich einstellen, welche von den Arten der Erreichbarkeiten in der Hauptmaske eines Datensatzes (Persönliche Daten) angezeigt werden sollen. Sie müssen zunächst auf die Schaltfläche Ändern klicken, dann hat man die Möglichkeit die entsprechenden Felder auf die jeweils andere Seite der beiden vorhandenen Fenster mit den Pfeiltasten zu verschieben. Die ausgewählten Erreichbarkeiten werden in dem Datensatz einer Person auf der Stammseite angezeigt. Mit Speichern kann man die Einstellungen beenden und nun sind die Felder, die in der Spalte Ausgewählte Erreichbarkeiten eingefügt sind, auf der Startseite des Personaldatensatzes ersichtlich. Stand: Mai 2011 ZMS Tipp erstellt von Daniela Keller - 8 -