Diagramme Tabellen und Grafiken

Transkript

1 Diagramme Tabellen und Grafiken Planung und Design von Kalkulationsmodellen und Diagrammen Vorüberlegungen: a) Eine gute Planung. b) Eine ausreichende Testphase. c) Eine ausreichende Dokumentation. d) Die Gewährleistung der Datensicherheit. 2. Zur Planung von Kalkulationsmodellen Programme wie Excel verführen ein wenig dazu, nach dem Start gleich mit dem Eintragen von Beschriftungen und Daten loszulegen. Oft kann dann aber eine Tabelle herauskommen, die bei näherem Hinsehen doch nicht dem entspricht, was erreicht werden soll. Dann sind eine Menge von Umstellungen - Verschiebung von Spalten oder Zeilen, Einfügungen vergessener Rubriken etc. - notwendig. Obwohl sich all diese Korrekturen in Excel relativ leicht erledigen lassen, ist es in der Regel doch effektiver, vor dem Beginn ein paar Dinge zu klären. Die Überlegungen, die vor dem Eintippen von Daten in eine Tabelle ratsam sind, können durch die folgenden Fragestellungen angedeutet werden: Was soll die Tabelle leisten? Wozu soll das Modell angelegt werden? Welche Informationen soll es liefern? Für welche Entscheidung soll es eine Grundlage sein? Welche Daten müssen dazu bereitgestellt werden? Wer soll die Daten in der Tabelle benutzen? Wer soll die Daten eingeben, wer die Ergebnisse anschauen oder weiterverarbeiten? Woher kommen die Daten für die einzelnen Tabellen? Welche Daten müssen manuell eingegeben werden? Welche Daten können aus bestehenden Datenbeständen importiert werden? Für welche Zeiträume, Gebiete, Gegenstände oder Personen werden Daten in der Tabelle bearbeitet? Wie ist die Geltungsdauer der Daten? Welche Daten sind konstant, welche werden in welchem Rhythmus geändert? Wie sind die Daten beschaffen? Welche Genauigkeit ist notwendig, welche ist realisierbar? Welches sind die grundlegenden Berechnungen, die eingesetzt werden sollen? Wie kann die Korrektheit der Daten und der Berechnungen geprüft werden? Sind Plausibilitätsprüfungen, Gegenrechnungen wie Quersummen etc. möglich? Welche Daten sollen grafisch ausgewertet werden? Welche Daten sollen ausgedruckt werden? Die Frage, ob Tabellen nur intern verwendet werden oder ob sie z. B. Kunden vorgelegt werden sollen, hat wiederum eine Menge zu tun mit den Anforderungen, die

2 Diagramme Tabellen und Grafiken nicht nur an den Inhalt - was soll der Kunde sehen, was nicht -, sondern auch an die Gestaltung eines Blatts gestellt werden. Um die Korrektheit von Berechnungen zu gewährleisten, ist es in vielen Fällen sinnvoll, von vornherein Gegenrechnungen in das Kalkulationsmodell nach Art der doppelten Buchführung einzubauen oder Checksummen zu benutzen. 3. Grundbegriffe des Tabellenaufbaus Tabellen werden in der Regel eingesetzt, um bestimmte Tatbestände, Zusammenhänge und Entwicklungen in einer geordneten Form darzustellen. Eine Tabelle sollte die Informationen enthalten, die dazu notwendig sind. Überflüssige Daten dagegen sollten erst gar nicht in die Tabelle aufgenommen werden, weil sie nur die Übersicht erschweren. Der Aufbau einer Tabelle sollte so klar und einfach sein, wie es der Sachverhalt zulässt, auf den sie sich bezieht. Oft ist es besser, Daten auf mehrere Tabellen aufzuteilen, als das gesamte Material in eine Tabelle zu pressen. Bild 1 Tabellenaufbau in Excel In den meisten Fällen besteht eine Tabelle also aus drei wesentlichen Bestandteilen: Beschriftungen im Tabellenkopf und in der Vorspalte Werte Berechnungsvorschriften

3 Diagramme Tabellen und Grafiken Regeln für die Gestaltung der Beschriftungen Der zeitliche, räumliche, sachliche oder personenbezogene Geltungsbereich der in der Tabelle abgelegten Informationen sollte durch die Wahl der Beschriftungen eindeutig erkennbar sein. Die Beschriftungen im Tabellenkopf sollten so knapp wie möglich gehalten werden, damit möglichst viele Datenspalten gleichzeitig sichtbar gehalten werden können. Die Reihenfolge sollte so gewählt sein, dass Dinge, die zusammengehören, auch entsprechend nebeneinander geordnet werden. Quersummen sollen einheitlich jeweils hinter oder vor den entsprechenden Wertespalten platziert werden. Die Beschriftungen der Zeilen in der Vorspalte sollten eine einheitliche Zeilenhöhe haben, um nicht Dinge hervorzuheben, die nicht hervorgehoben werden sollen. Sofern sachlich eine Wahlmöglichkeit besteht, ist es bei großen Tabellen günstiger, die Tabelle in die Länge wachsen zu lassen als in die Breite. Nehmen Sie also die Gruppe von Elementen in den Tabellenkopf, deren Anzahl kleiner ist. Sollen Summen gebildet werden, ist es günstiger, die Werte senkrecht anzuordnen. Quersummen sollten möglichst nur mit einer übersichtlichen Zahl von Werten gebildet werden. 5. Regeln für die Darstellung der Werte Wenn einzelne Werte fehlen, sollte festgelegt werden, ob die Zelle leer bleiben soll, ob eine Null eingetragen werden kann oder ob über eine Funktion ein Hinweis erzeugt werden soll, dass der Wert fehlt. Werte gleichen Typs sollten auch gleich formatiert werden. Die Werte sollten so genau wiedergegeben werden, wie es nötig ist. Wo es auf Dezimalstellen nicht ankommt, sollten sie auch weggelassen werden, weil dadurch die Tabelle übersichtlicher wird. 6. Regeln für Formeln Werden Werte aus anderen Werten berechnet, muss geklärt werden, ob und wie das Ergebnis gerundet bzw. mit welcher Genauigkeit gerechnet werden soll. Enthält die Formel eine Division, muss darauf geachtet werden, dass eine Division durch Null abgefangen wird. Es sollte festgelegt werden, was in diesem Fall angezeigt werden soll. Liefern Formeln Argumente für andere Formeln, muss beachtet werden, dass der Datentyp, den die erste Formel liefert, zu dem Argument passt. 7. Ordnungskriterien Bevor Sie in einer Tabelle Daten eintragen, müssen Sie die Struktur der Tabelle festlegen. Die Struktur der Tabelle richtet sich in der Regel nach den Merkmalen, die die Ordnung der Daten bestimmen, die in die Tabelle eingetragen werden sollen. Das gilt insbesondere für alle statistischen Anwendungen. Daten sind normalerweise nach personellen, sachlichen, räumlichen und zeitlichen Merkmalen organisiert. 8. Qualitative und quantitative Merkmale

4 Diagramme Tabellen und Grafiken Es kann zwischen qualitativen und quantitativen Merkmalen unterschieden werden. Quantative Merkmale sind etwa das Geschlecht, die Staatszugehörigkeit, der Familienstand, die Zugehörigkeit zu einer Gruppe. Quantitative Größen sind numerisch messbare Größen wie Umsatz, Absatz, Größe, Gewicht, Einkommen usw. Mit diesen Größen können Rechenoperationen ausgeführt werden, die bei qualitativen Merkmalen nicht möglich sind. 9. Stetig oder diskret Die quantitativen Variablen können noch weiter differenziert werden. Wenn die Werte beliebig dicht nebeneinander liegen können, so spricht man von stetigen Variablen, z. B. im Falle einer Temperaturangabe, andernfalls von diskreten Variablen, z. B. Anzahl der Kinder einer Familie. In vielen Fällen werden Daten zu einem Merkmal noch weiter unterschieden, indem Klassen gebildet werden. Kunden werden etwa nach großen, mittleren und kleinen Umsätzen unterschieden, das Merkmal Alter wird in verschiedene Altersklassen eingeteilt. Die Klassen sollten in der Regel gleich breit sein, um Interpretationsfehler zu vermeiden. Die Anfangs- und Endklassen bleiben aber oftmals offen, um auch fernab liegende Einzelwerte mit zu erfassen. Die Klasseneinteilung sollte so vorgenommen werden, dass die Anzahl der Klassen hinreichend groß ist, um noch aussagekräftige Unterscheidungen zu ermöglichen, aber auch hinreichend klein, um die angestrebte Übersichtlichkeit zu erreichen. Feste Regeln lassen sich hierfür nicht aufstellen. 10. Diagramme Begriff Diagramm Ein Diagramm ist die grafische Darstellung von Beziehungen zwischen Größen. Mit einem Diagramm können Sie sehr einfach Zusammenhänge verdeutlichen, Verhältnisse veranschaulichen und Werte in komprimierter Form darstellen. Diagramme in einer Tabellenkalkulation sind immer verknüpft mit den Daten der Tabellen. Das bedeutet, ändern sich die Tabellendaten, so ändert sich auch der Verlauf des dazugehörigen Diagramms.

5 Diagramme Tabellen und Grafiken Der Aufbau eines Diagramms Bild 2 : Diagrammaufbau in Excel Die Namenszeile enthält die Bezeichnung des Diagramms, unter der es in der Tabelle abgelegt wurde. Einige Programme nummerieren diese entsprechend der Anzahl der Diagramme, z.b. wie in der Abbildung mit Diagramm 1 Der Diagrammtitel ist eine vom Nutzer vergebene Bezeichnung. Diese erscheint auf dem Diagramm selbst. Untertitel können ebenfalls eingegeben werden. Die Diagrammfläche ist der Untergrund auf der das Diagramm erstellt wird. Standardgemäß ist weiß bzw. unsichtbar eingestellt. Ein Umrahmen ist möglich. Die Diagrammwand oder Zeichenfläche bildet den direkten Untergrund des Diagramms. Die Datenreihen bilden die Grundlage des Diagramms und enthalten die Werte nach der es angelegt wird. Die Größenachse (y-achse) Auf ihr werden die allgemeinen Größenangaben des Diagramms festgelegt. Automatisch wird dabei der größte und der niedrigste Wert für die Achseneinteilung verwendet. Sie können diese jedoch Ihren eigenen Ansprüchen anpassen. Rubrikenachse (x-achse) Hier werden die einzelnen Rubriken bzw. Wertbezeichnungen aufgelistet. Je nach Programm geschieht dies durch Auswahl einer x-datenreihe bzw. durch gesonderte Festlegungen.

6 Diagramme Tabellen und Grafiken Die Legenden schlüsseln die Bezeichnungen der Datenreihen zur Unterscheidung auf. Diagramme - Diagrammtypen Ein Tabellenkalkulationsprogramm stellt eine Vielzahl von Diagrammtypen standardgemäß bereit. Sie können entsprechend Ihren Erfordernissen den Typ auswählen. Es ist auch möglich einen eigenen Typ zu erstellen. Dazu sind jedoch weiterführende Kenntnisse und Fertigkeiten erforderlich. Das Liniendiagramm Dieser Diagrammtyp eignet sich für die Darstellung von Veränderungen, Tendenzen oder wie im Beispiel zur Darstellung mathematischer Funktionen. Das Kreisdiagramm Dieser Diagrammtyp eignet sich für die Darstellung von Verhältnissen oder Verteilungen. Beim Erstellen dieses Diagramms berechnet das Programm die Summe der ausgewählte Daten und den jeweiligen Anteil der einzelnen Größe in Prozent. Das Säulendiagramm Säulendiagramme werden vorrangig zum direkten Vergleich von Werte verwendet. Im Beispiel sind die Werte der ersten Spalte rot und der zweiten Spalte grün dargestellt. Weitere Diagrammtypen sind Punkt-, Spannweiten-, Stapel-, 3D- oder Verbunddiagramme. In Verbunddiagrammen ist es möglich, mehrere Diagrammtypen miteinander zu koppeln.