Interne Audits Feststellungen weitsichtig interpretieren. 06. Juni 2013, Hamburg

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1 Interne Audits Feststellungen weitsichtig interpretieren 06. Juni 2013, Hamburg

2 Das interne Audit im PDCA-Zyklus Was glauben Sie? In welchem Quadranten liegt heute das größte Potenzial für Unternehmen? Und was könnten die Gründe hierfür sein? Prozesse verbessern Prozesse planen Prozesse auditieren Prozesse umsetzen

3 Erlebte Praxis, Typische Stolpersteine Das Alles-Paletti-System = die Kultur des Unternehmens lässt keine Abweichungen zu, höchstens Verbesserungspotenziale Eine hohe Zahl von Auditfeststellungen wird als Schwäche gewertet und nicht als ein Kriterium für die Leistungsfähigkeit/Wirksamkeit des Auditsystems und des Qualitätsbewusstseins der Organisation Keine offene, transparente Kommunikation über Auditergebnisse Auditnutzen wird nicht erhoben und auch nicht bewertet Auditerfolge werden nicht kommuniziert und wenn doch, nur im kleinen Kreis von Insidern Führungskräfte kümmern sich nicht um Auditergebnisse und zeigen nicht wirklich Interesse am Status von Maßnahmen Es wird im Audit nicht aktiv nach bewährten Praktiken/ Stärken gesucht und somit auch nicht intensiv darüber berichtet = Audit bleibt Defizitveranstaltung

4 ACT! Prozesse verbessern Wesentliche Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Verbesserungen aus den Ergebnissen interner Audits Die Ergebnisse der internen Audits helfen den Adressaten bei der Erreichung ihrer Ziele Qualitätsverbesserung Kosteneinsparung Termintreue Compliance Risikoreduzierung Unternehmensperformance Die Ergebnisse der internen Audits erreichen den Adressaten Physisch Inhaltlich

5 ACT! Prozesse verbessern Wesentliche Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Verbesserungen aus den Ergebnissen interner Audits Die Ergebnisse der internen Audits führen zu Maßnahmen Die Ergebnisse der internen Audits werden systematisch bewertet, Hintergründe werden analysiert, Handlungsbedarfe werden festgestellt, Maßnahmen werden geplant, systematisch gesteuert und bewertet Erzielte Ergebnisse werden kommuniziert Die tatsächlich erzielten Verbesserungen werden bewertet und kommuniziert

6 Auditergebnisse und Managementinformation Ja - und? Bei dem Formular der Werkerselbstprüfung fehlt die Angabe des Status in der Fußzeile Einzelne Prüfmittel im Wareneingang sind nicht kalibriert Und warum? Lagerflächen sollten durchgängig gekennzeichnet sein Prozesskennzahlen sollten definiert werden Teile sollten eine Chargennummer haben

7 Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Von der Auditfeststellung zum monetären Ergebnisbeitrag Aufwand Auswirkung Auditfeststellung Kosten (Einsparpotenzial) Potenzial Risiko Bewertung Compliance

8 Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Mögliche Bewertung von Auditfeststellungen Aufwand Beispielsweise Kosten für unnötige Arbeitsgänge, iterative Prozessschritte, Wiederholungen, Nacharbeiten, Gutschriften, Gewährleistungsverkäufe etc. Potenzial Beispielsweise Kosten für nicht realisierte Marktchancen bzw. nicht realisierte Umsätze durch unterlassene Aktivitäten, nicht geeignete Prozesse, nicht realisierte Dienstleistungen etc. Risiko Risikobewertung: Eintrittswahrscheinlichkeit x möglicher Schaden Compliance Kosten für Nachbegutachtungen, Image / entgangene Chancen

9 Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Bewertung von Auditfeststellungen, mal ganz simpel: Zeit, die wir für: die Behebung eines Fehlers oder eine unnötige/ nicht wertschöpfende Tätigkeit (z.b. das Suchen von Unterlagen oder Teilen, Klärungstelefonate, Besprechungen, etc..) benötigen xanzahl pro Tag xarbeitstage pro Woche x 52 x durchschnittlicher Stundensatz des Unternehmens = XXXXXXX (Sie werden sich wundern, welche Summen da zusammen kommen!)

10 Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Bewertung von Auditfeststellungen, Beispiel: Beispiel Nacharbeit: 0,5h (Aussortierung, Sperrung, Kennzeichnung, Abstimmung, Freigabe, Anweisung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Eingliederung in Prozess) x 5 Vorgänge Tag x 200 Tage x 40,00 Euro/h + 0,00 Euro für Maschinen und Anlagen + 0,00 Euro für Material = ,00 Euro Kosten pro Jahr

11 Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Bewertung von Auditfeststellungen, Beispiel Potenziale: zusätzlicher Gewinn durch mehr Umsatz pro Jahr x Wahrscheinlichkeit diesen Umsatz bzw. DB zu erzielen x Anzahl der Vorgänge (Bsp. Marktchancen / Segment) x kalkulierter Deckungsbeitrag Beispiel nicht realisierte Marktchancen durch unterlassene Angebotsverfolgung. Beispiel Werkzeugbauer, ca Angebote pro Jahr. Durchschnittlicher Wert ,00. Durchschnittlicher DB 25%. Erfolgsquote ~3,6%. Steigerung durch strukturierte, systematische Angebotsverfolgung auf 5%: Durchschnittlicher Wert ,00 x Deckungsbeitrag 25% (50.000,00) x 16 Aufträge = ,00 Euro entgangener DB pro Jahr

12 Risikobewertung

13 Risikobewertung Kostenbewertung Risiken Grundlage der Risikobewertung siehe Riskmanagement des Unternehmens Schadenshöhe Personenschaden Schaden in - Beispiel Existenziell katastrophal (Todesfolge) > Hoch kritisch (schwere bleibende Schäden) bis Mittel spürbar (leichte bleibende Schäden) bis Gering gering (vorübergehender Arbeitsausfall) bis Unbedeutend unbedeutend (Verletzung ohne Ausfall) < Berechnung: Potenzieller Schaden x Turnus x Wahrscheinlichkeit des Eintretens

14 Monetäre Bewertung von Auditfeststellungen Übungsbeispiele: Monetäre Bewertung von Auditfeststellungen Auditfeststellung Auswirkung Bewertung Kosten / Potenzial Feststellung Auswirkungen (Aufwand / Potenzial / Risiko) Berechnung der Kosten / Ersparnisse / Risiken Kosten pro Jahr

15 Erfolgsfaktor Ergebnisaufbereitung - Beispiel Auswertung Wertschöpfungsaudit

16 Erfolgsfaktor Maßnahmenmanagement Maßnahmenprozess in Anlehnung an die ISO 9001:2008 Situation erfassen, bewerten, Ursache ermitteln Handlungsbedarf beurteilen Maßnahmen festlegen, überwachen, Wirksamkeit bewerten

17 Interne Audits Feststellungen weitsichtig interpretieren Unternehmensperformance Risiko Kosten Qualität

18 Danke für Ihre Teilnahme, Aufmerksamkeit und Ihr aktives Engagement