Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 2: Tabellenkalkulation Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten

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1 Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 2: Tabellenkalkulation Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten Dateiname: ecdl_p2_02_02_documentation.doc Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation - Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG INHALTE KOPIEREN UND EINFÜGEN ZELLEN VERKNÜPFEN SUMME AUS MEHREREN ZELLEN ZUSAMMENFASSUNG... 25

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5 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich mit dem Einfügen von Inhalten in Arbeitsblätter. Sie lernen kennen, wie Inhalte kopiert, eingefügt und miteinander verknüpft werden können. Weiterhin machen Sie sich damit vertraut, wie Summen über mehrere Arbeitsblätter berechnet und abgebildet werden. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 2 Inhalte Kopieren und Einfügen Angezeigt wird eine Excel-Arbeitsmappe zum Benzinverbrauch zweier Dienstwagen des Brauer-Verlags bestehend aus drei Tabellenblättern. Auf je einem Tabellenblatt werden die gefahrenen Kilometer, der Verbrauch und der daraus ermittelte durchschnittliche Verbrauch pro Einhundert Kilometer aufgeführt. Aufgabe dieser Lerneinheit ist es nun, auf dem ersten Arbeitsblatt, der Übersicht, den Verbrauch pro Einhundert Kilometer beider Dienstwagen abzubilden sowie die Gesamtsumme der gefahrenen Kilometer beider Autos berechnen zu lassen. Für solche Fälle bietet Excel an, Zellen mit den Werten von Zellen auf anderen Arbeitsblättern zu verknüpfen. Erster Teil der Aufgabe dieser Lerneinheit ist es die Formatierung des Arbeitsblatts Übersicht für die nachfolgenden Summen vorzubereiten. Die Zelle B7 soll genauso formatiert werden wie die Zelle B3. Dort soll danach die Überschrift der Spalte eingetragen werden. Aktivieren Sie daher zunächst die Zelle B3, um anschließend das Format nach B7 zu übertragen. 2

7 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten > Klicken Sie in die Zelle. Der grüne Rahmen um die Zelle gibt nun zu erkennen, dass sie aktiviert wurde. Kopieren Sie nun diese Zelle. Nutzen Sie bitte die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. > Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Der Rahmen um die Zelle hat sich nun wieder verändert und erscheint jetzt schwarz-grün schraffiert zum Zeichen dafür, dass die Zelle in die Zwischenablage kopiert worden ist. Um den Inhalt der Zwischenablage in die Zelle B7 einzufügen, aktivieren Sie bitte zuerst B7, 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation öffnen anschließend das Menü Bearbeiten und aktivieren dort die Menüfunktion Inhalte Einfügen. > Klicken Sie in die hervorgehobene Zelle B7 > Öffnen Sie das Menü. 4

9 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten > Wählen Sie hier den Eintrag aus. Mit der Schaltfläche Kopieren wurden zunächst alle Inhalte der Zelle in die Zwischenablage gebracht. Eingefügt werden soll aber nur die Formatierung, denn die Zelle erhält eine andere Beschriftung. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Mit der Schaltfläche Kopieren wurden zunächst alle Inhalte der Zelle in die Zwischenablage gebracht. Eingefügt werden soll aber nur die Formatierung, denn die Zelle erhält eine andere Beschriftung. Wählen Sie daher die Funktion Formate mit dem entsprechenden Auswahlknopf aus. Bestätigen Sie anschließend das Dialogfenster. > Klicken Sie auf den Auswahlknopf. > Bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche. 6

11 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten An dem grünen Rahmen erkennen Sie, dass die Formatierung erfolgreich eingefügt wurde. Übrigens können Excel-Inhalte auch in andere Office-Programme eingefügt werden. Sie können auch Inhalte aus Excel in Word einfügen. Dazu steht Ihnen im Word-Programm im Menü Bearbeiten ebenfalls der Eintrag Inhalte einfügen zur Verfügung. In diesem Dialogfenster können Sie dann entscheiden, ob Sie feste Inhalte einfügen wollen, oder eine Verknüpfung zu einer Excel-Quelldatei setzen. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Bei einer Verknüpfung aktualisiert sich automatisch der Wert in der Word-Datei, wenn die Excel-Quelldatei geändert wird. Beachten Sie aber in solchen Fällen, dass die Verzeichnisstruktur der Dateien beibehalten werden muss. 8

13 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten Zurück zur Aufgabe: Um die Schreibmarke aus der Zelle B7 zu entfernen, aktivieren Sie nun bitte die Zelle A1. Drücken Sie anschließend die Taste Escape ( ). Dadurch wird die Markierung zum Kopieren wieder aufgehoben. > Aktivieren Sie zuerst die Zelle A1 und drücken Sie dann die Taste Escape. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 3 Zellen verknüpfen Nun zum Übertragen der Summen aus anderen Arbeitsblättern. Holen Sie sich bitte zunächst das Arbeitsblatt für das Fahrzeug B-RK-267 in den Vordergrund. > Wechseln Sie über den Kartenreiter zum nächsten Arbeitsblatt. 10

15 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten Der Eintrag der Zelle E21 soll nun mit der entsprechenden Zelle auf dem Arbeitsblatt Übersicht verknüpft werden. Aktivieren Sie zunächst die Zelle. Klicken Sie in die Zelle. Um diesen Inhalt nun mit der entsprechenden Zelle auf dem ersten Arbeitsblatt zu verbinden, gehen Sie bitte einen ähnlichen Weg wie vorhin beim Kopieren der Formate. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation > Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Kopieren. 12

17 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten > Wechseln Sie über den Kartenreiter zurück zum ersten Arbeitsblatt. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation > Aktivieren Sie die Zelle B8. > Öffnen Sie das Menü. 14

19 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten > Wählen Sie hier den Eintrag aus. 15

20 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Anders als bei der Übertragung der Formate, geht es diesmal um das Einfügen von Zellinhalten. In diesem Fall empfiehlt es sich nicht, alle Werte einfach zu kopieren. Dann wären die beiden Einträge voneinander getrennt. Auf dem Übersichts-Arbeitsblatt sollen sich jedoch die Einträge selbsttätig aktualisieren, wenn neue Einträge von Dienstfahrten bei dem entsprechenden Auto hinzukommen. Besser ist es deshalb, die beiden Zellen miteinander zu verknüpfen. Tun Sie das bitte, indem Sie die entsprechende Schaltfläche in dem Dialogfenster nutzen. > Klicken Sie hier auf die Schaltfläche. 16

21 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten Damit ist der erste Teil der Aufgabe erfüllt. Der durchschnittliche Verbrauch ist aus einem anderem Arbeitsblatt in dieses Arbeitsblatt übernommen worden. Übrigens sind Verknüpfungen auch zu Zellen in anderen Dateien oder zu anderen Zellen des gleichen Arbeitsblattes möglich. In dem Textfenster werden nun exemplarische Formeln eingeblendet, mit denen Verknüpfungen gesetzt werden können. Sie könnten eine solche Verknüpfung also auch direkt in der Bearbeitungsleiste angeben. Verknüpfungen auf ein Arbeitsblatt in einer anderen Datei auf ein Arbeitsblatt in der selben Datei ='C:\[Mappe2.xls]Tabelle1'!$A$1 =Tabelle3!$A$1 17

22 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation auf eine Zelle im selben Arbeitsblatt 3D Summe über mehrere Arbeitsblätter =$A$1 =Summe(Tabelle1:Tabelle5!A1) Hinweis: Das Dollarzeichen in den Formeln setzt dabei einen absoluten Zellbezug. Das heißt, um eine Zelle genau zu lokalisieren, müssen Sie je ein Dollarzeichnen links vor der Spalte angeben sowie eines links vor der Zeile. 18

23 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten 4 Summe aus mehreren Zellen Im zweiten Teil der Lerneinheit soll nun die Summe der gefahrenen Kilometer beider Fahrzeuge zu einer Gesamtsumme auf der Übersicht zusammengezogen werden. Auch hier soll der Wert der Gesamtsumme abhängig sein von den Angaben in den Arbeitsblättern der Fahrzeuge. Aktivieren Sie zunächst, die Zelle, in der die Gesamtsumme verzeichnet sein soll. Aktivieren Sie die Zelle B4. > Aktivieren Sie die Zelle B4. Im folgenden soll nun die Verknüpfungsart einer Summenbildung über die Bearbeitungsleiste direkt angegeben werden. Setzen Sie bitte die Schreibmarke in die Bearbeitungsleiste, und geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein, gefolgt von dem Wort Summe und anschließend eine geöffnete Klammer ( ( ). > Aktivieren Sie die Bearbeitungsleiste fx. 19

24 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation > Schreiben Sie =Summe(. 20

25 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten In der Bearbeitungsleiste könnten nun die Zellen, aus deren Werten die Summe gebildet werden soll, innerhalb einer Klammer direkt eingegeben werden. Aber es geht natürlich auch ohne Kenntnis der Zell-Koordinaten. Aktivieren Sie dazu einfach die entsprechende Zelle. Holen Sie sich zunächst das Arbeitsblatt für den Wagen B-RK-267 in den Vordergrund. > Markieren Sie die Zelle D21. Nun ist der erste Teil des Wertebereichs bereits gefüllt. Durch die eindeutige Zellangabe hat Excel den ersten Summanden in die Bearbeitungsleiste übernommen. Als nächstes sollen nun auch die gefahrenen Kilometer des anderen Wagens in die Rechnung einbezogen werden. Setzen Sie dazu ein Semikolon ( ; ) hinter den ersten Summanden, um das erste Argument im Wertebereich von einem zweiten zu trennen. > Schreiben Sie ;. 21

26 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Gehen Sie nun nach dem selben Muster vor wie vorhin: Holen Sie sich das Arbeitsblatt für den zweiten Wagen in den Vordergrund, und aktivieren Sie die Zelle mit dem Wert der gefahrenen Kilometer. > Wechseln Sie über den Kartenreiter zum letzten Arbeitsblatt. > Markieren Sie auch hier die Zelle D21. > Drücken Sie die Taste Return. 22

27 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten Nach der Bestätigung des Wertebereichs ist Excel sofort auf das Arbeitsblatt zurück gewechselt, in dem die Zelle mit der Summenberechnung liegt. Die Gesamtkilometerzahl wurde eingetragen. Gleichzeitig wurde die nächste Zelle in der selben Spalte aktiviert. Dadurch wird die Summenformel momentan nicht in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Lassen Sie sich die vollständige Formel bitte anzeigen. Aktivieren Sie dazu einfach noch einmal die Zelle mit der Gesamtsumme der gefahrenen Kilometer. > Aktivieren Sie die Zelle mit der Gesamtsumme der gefahrenen Kilometer. 23

28 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Voila! Die Formel zur Summenbildung wird korrekt verzeichnet. Ansonsten wäre die Summe ja auch gar nicht richtig berechnet worden. Übrigens ist die Verknüpfung der Argumente per Semikolon nicht die einzige Möglichkeit. Wenn Sie zum Beispiel eine Summe bilden wollten aus jeweils dem selben Zellwert vieler Arbeitsblätter wäre das manuelle Eintragen (oder Anklicken) jedes einzelnen Arbeitsblattes recht mühsam. Für solche Fälle hält Excel sogenannte 3D-Summen bereit. Dabei werden die Summanden per Doppelpunkt verknüpft. Eine Verknüpfung wie Tabelle1:Tabelle18 würde alle Tabellen von 1 bis 18 in die Summenbildung einbeziehen. Verknüpfungen 3D Summe über mehrere Arbeitsblätter =Summe(Tabelle1:Tabelle18!A1) Allerdings müssen die Zellen zwingend auf jedem Arbeitsblatt in der selben Zelle stehen. Die Zelle wird in der Formel der Bearbeitungsleiste mit einem Ausrufeanzeichen gefolgt von den Koordinaten abgebildet. 24

29 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten 5 Zusammenfassung Inhalte kopieren Inhalte kopieren Menüweg Bearbeiten > Inhalte Einfügen Kopieren Sie zunächst den gewünschten Zelleninhalt. In dem Dialogfenster können Sie auswählen, ob Sie alle Inhalte, nur bestimmte Inhalte oder auch nur Formate in die Zielzelle kopieren wollen. 25

30 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Zellen verknüpfen Zellen verknüpfen Mit Excel 2003 können Sie auch Zellen verknüpfen. Dies gilt sowohl für Inhalte aus anderen Dateien, als auch aus anderen Arbeitsblättern oder aus Zellen auf dem selben Arbeitsblatt. Kopieren Sie zunächst die Quell-Zelle in die Zwischenablage. Aktivieren Sie dann die Zelle, die Werte aus anderen Zellen darstellen soll. Im Dialog zum Einfügen von Inhalten wählen Sie dann die Funktion Verknüpfen. Alternativ ist es auch möglich, die entsprechende Funktion direkt in die Bearbeitungsleiste einzutragen. 26

31 Kopieren, Einfügen und Verknüpfen von Daten Summe aus mehreren Zellwerten Summe aus mehreren Zellwerten Sie können auch eine Summe berechnen aus Zellwerten, die sich auf verschiedenen Arbeitsblättern oder Dateien befinden. Geben Sie dazu als erstes in der Bearbeitungsleiste ein: =Summe. Danach folgt der Wertebereich in Klammern (...). Innerhalb der Klammer werden die Argumente mit einem Semikolon abgetrennt, wenn Sie einzelne bestimme Zellen abbilden wollen. Um eine 3D-Summe zu bilden, trennen Sie die Argumente mit einem Doppelpunkt. Beachten Sie aber bitte, dass sich bei 3D-Summen, die Quellzelle jeweils an der selben Stelle befinden muss. Bei normalen Summen kann hingegen jedes Argument über eigene Zellkoordinaten verfügen. 27