Mutterschaft in Agenda LOHN

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1 Mutterschaft in Agenda LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 16 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 4. Details 4.1. Abweichender Beginn der Mutterschutzfrist bei freiwilliger Arbeitsleistung 4.2. Lohnarten während der Mutterschutzfrist 4.3. Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld 4.4. Korrekturen 4.5. Elternzeit im Anschluss an die Mutterschutzfrist 4.6. AAG-Antrag für Mutterschutzfrist 4.7. Ausfalltage infolge von Kug, unverschuldeter Arbeitsversäumnis 4.. Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung 4.9. Manuelle Anpassung für Netto- und Bruttoarbeitsentgelt 4.. Löschen einer angelegten Mutterschaft Zusätzliche Beschäftigung während Elternzeit Schwangerschaft während Elternzeit Berechnung der Mutterschutzfrist 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Der Mutterschafts-Rechner ermöglicht die Ermittlung der Mutterschutzfrist und die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld. 2. Voraussetzung AAG-Antrag Lizenznehmer des Zusatzmoduls»LOHN KUG/ATZ/Pfändung/Bescheinigungswesen«haben folgende Vorteile: Übernahme der Daten des Mutterschafts-Rechners direkt in den AAG-Assistenten Versand des AAG-Antrags elektronisch an die Krankenkasse. 3. Vorgehensweise 1. Mutterschafts-Rechner öffnen Öffnen Sie den Mutterschafts-Rechner in dem Monat, in dem die Mutterschutzfrist beginnt. 1.»Stammdaten Personaldaten«2. Mitarbeiter öffnen. 3. Register Kalender. Schaltfläche <Mutterschafts-Rechner> 4. Schaltfläche <Weiter>

3 Seite 3 2. Errechneten (tatsächlichen) Geburtstermin eintragen 1. Berechnungsmonat wählen. 2. Errechneten Geburtstermin eintragen. 3. Tatsächlichen Geburtstermin eintragen, wenn er bereits bekannt ist. Hinweis Beachten Sie Berechnung der Mutterschutzfrist Erfassen Sie, wie das Arbeitsentgelt gezahlt wird. 5. Schaltfläche <Weiter>

4 Seite 4 3. Netto-Arbeitsentgelt der letzten 3 Monate 1. Der Assistent übernimmt die Vorbelegung der Felder. Hinweise a. Das Nettoarbeitsentgelt wird aufgrund der Abrechnungsdaten der entsprechenden Monate automatisch ermittelt. Es dient als Grundlage für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld. Bei der Berechnung werden Einmalbezüge und die darauf entfallenden Steuerabzüge und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung von der Fachanwendung berücksichtigt. b. Über die Schaltfläche <Werte neu ermitteln> kann der von Agenda LOHN ermittelte Wert wieder hergestellt werden. c. Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung siehe Schaltfläche <Weiter>

5 Seite 5 4. Berechnung Zuschuss im aktuellen Monat 1. Der Zuschuss wird automatisch für den aktuellen Monat ermittelt. 2. Schaltfläche <Lohnbuchung generieren> Hinweis Eine Lohnbuchung mit der Lohnart 0073»Zusch. Mutterschaftsgeld«wird in den Dialog übergeben. 5. Berechnung Zuschuss in weiteren Monaten und Eingabe des tatsächlichen Geburtsdatums 1. In jedem Monat der Mutterschutzfrist öffnen Sie den Mutterschafts-Rechner und generieren die Lohnbuchungen, die dann in das Register»Dialog«übergeben werden. 2. Im Monat der Geburt tragen Sie zusätzlich den tatsächlichen Geburtstermin ein. Liegt der tatsächliche Geburtstermin nach dem errechneten Geburtstermin, verlängert sich die Mutterschutzfrist entsprechend. 3. Die beiden Felder»Mehrlingsgeburt«und»Frühgeburt«sind bei der Geburt des Kindes bzw. der Kinder zu aktivieren. Sie verlängern die Mutterschutzfrist um 2 Tage.

6 Seite 6 6. Fehlzeit im Kalender wird automatisch eingetragen Der Kalenderschlüssel 006»Mutterschaftsgeld«wird automatisch für die komplette Mutterschutzfrist eingetragen. 4. Details Überblick 1. Abweichender Beginn der Mutterschutzfrist bei freiwilliger Arbeitsleistung 6 2. Lohnarten während der Mutterschutzfrist 7 3. Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld 7 4. Korrekturen 5. Elternzeit im Anschluss an die Mutterschutzfrist 6. AAG-Antrag für Mutterschutzfrist 7. Ausfalltage infolge von Kug, unverschuldeter Arbeitsversäumnis. Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung 9 9. Manuelle Anpassung für Netto- und Bruttoarbeitsentgelt. Löschen einer angelegten Mutterschaft 11. Zusätzliche Beschäftigung während Elternzeit 12. Schwangerschaft während Elternzeit 13. Berechnung der Mutterschutzfrist Abweichender Beginn der Mutterschutzfrist bei freiwilliger Arbeitsleistung Möchte die Arbeitnehmerin die Schutzfrist, von 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin, nicht ganz in Anspruch nehmen, so können Sie im Mutterschaftsrechner das Feld»Abweichender Beginn der Mutterschutzfrist bei freiwilliger Arbeitsleistung«aktivieren. Erfassen Sie das Datum, ab dem die Mitarbeiterin in Mutterschutz gehen möchte. Die Mutterschutzfrist wird dadurch nicht verlängert.

7 Seite Lohnarten während der Mutterschutzfrist Lohnarten werden während einer Fehlzeit nur dann auf der Lohnabrechnung ausgewiesen, wenn folgende Option aktiviert ist: <Erzeugen, wenn Mitarbeiter in Fehlzeit> 4.3. Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld Was bzw. Wert Dezember Januar Februar Summe (für 90 Tage) Wert pro Tag Mutterschaftsgeld der Krankenkasse Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Nettoarbeitsentgelt 3.046,93 Euro 3.046,93 Euro 3.046,93 Euro 9.140,79 Euro 1,56 Euro/Tag 13,00 Euro/Tag,56 Euro/Tag Der tägliche Zuschuss zum Mutterschaftsgeld muss mit den Kalendertagen der Mutterschutzfrist im aktuellen Monat multipliziert werden.

8 Seite 4.4. Korrekturen Korrekturen des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld oder Korrekturen der Geburtsdaten können für das aktuelle Kalenderjahr und das Vorjahr durchgeführt werden. Korrektur des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld 1. Mutterschafts-Rechner erneut öffnen und <Weiter>. 2. Berechnungsmonat wählen und <Weiter>. 3. Option <Manuelle Anpassung für Netto-Arbeitsentgelt und Brutto-Arbeitsentgelt wegen nicht nur vorübergehender Erhöhungen des Arbeitsentgelts, das während der Mutterschutzfrist wirksam wird> aktivieren (siehe Seite ). 4. Eingaben korrigieren. 5. Schaltfläche <Lohnbuchung generieren>. Für Vormonate werden Differenzbuchungen zu den bestehenden Buchungen erzeugt. Hinweis Erstellen Sie einen neuen AAG-Antrag. Ein bereits versendeter AAG-Antrag wird automatisch storniert. Korrektur der Geburtsdaten im Mutterschafts-Rechner 1. Mutterschafts-Rechner erneut öffnen. 2. Mutterschaft vollständig löschen:. Bereits versendete AAG-Anträge werden automatisch storniert. 3. Mutterschafts-Rechner erneut ausfüllen. Für Änderungen in den Vormonaten werden Differenzbuchungen erzeugt. 4. Neuen AAG-Antrag erstellen Elternzeit im Anschluss an die Mutterschutzfrist Wenn im Anschluss an die Mutterschutzfrist eine Elternzeit beginnt, tragen Sie den Kalenderschlüssel 013 Elternzeit ein. Der Beginn der Elternzeit im Anschluss an eine Mutterschutzfrist ist kein Meldegrund. Es wird folglich keine Meldung erzeugt AAG-Antrag für Mutterschutzfrist Siehe Info Nr AAG-Antrag erstellen und übermitteln Ausfalltage infolge von Kug, unverschuldeter Arbeitsversäumnis Mutterschutzgesetz 14 (1) Satz 4 Erfassen Sie die Anzahl der Tage, an denen innerhalb der drei Monate wegen Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldetem Arbeitsversäumnis kein oder ein vermindertes Arbeitsentgelt erzielt wurde. Bei der Berechnung wird dieser erfasste Wert von den 90 Tagen (3 Monate zu je 30 Tagen) abgezogen.

9 Seite 9 Für die Höhe des Zuschusses ist das Nettoarbeitsentgelt maßgebend, das die Arbeitnehmerin in den letzten drei abgerechneten Kalendermonaten (bzw. dreizehn Wochen) vor Beginn der Schutzfrist erzielt hat, und zwar einschließlich etwaiger Überstundenvergütungen. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt im Sinne von 23a SGB IV sowie Tage, an denen infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen, unverschuldeter Arbeitsversäumnis kein oder ein vermindertes Arbeitsentgelt erzielt wurde, bleiben außer Betracht. Ist danach eine Berechnung nicht möglich, so ist das durchschnittliche kalendertägliche Arbeitsentgelt einer gleichartigen Beschäftigung zugrunde zu legen. Zur Ermittlung des kalendertäglichen Betrags ist das Nettoarbeitsentgelt der letzten drei Monate durch 90 (bei Wochenlohn durch 91) Tage zu teilen. Wird das Entgelt nach anderen Zeiteinheiten als nach Monaten oder Wochen bemessen, zum Beispiel nach Stunden, ist das Nettoarbeitsentgelt des Ausgangszeitraums grundsätzlich durch die tatsächliche Zahl der Kalendertage zu teilen. 4.. Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung Mehrere Arbeitgeber Ist das Mitglied bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt und überschreitet das Gesamt-Nettoarbeitsentgelt den Betrag von kalendertäglich 13,00 Euro, haben sich alle Arbeitgeber an dem Zuschuss zum Mutterschaftsgeld in dem Verhältnis zu beteiligen, in dem die Nettoarbeitsentgelte aus den verschiedenen Arbeitsverhältnissen zueinander stehen. Das gilt auch dann, wenn schon das Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung höher als 13,00 Euro kalendertäglich sein würde. Beispiel Hauptbeschäftigung monatlicher Nettoverdienst: Minijob monatlicher Nettoverdienst: Nettoverdienst insgesamt: 1.147,50 Euro 32,50 Euro 1.530,00 Euro Die Beschäftigungsentgelte stehen im Verhältnis 25 % zu 75 % zueinander. Bei der Ermittlung des kalendertäglichen Nettoarbeitsentgelts werden die Nettoarbeitsentgelte aller Beschäftigungen aus den letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor beginnender Schutzfrist berücksichtigt: (1.147,50 Euro + 32,50 Euro) x 3 Monate / 90 Kalendertage = 51,00 Euro/Kalendertag Von diesem Betrag sind 13,00 Euro (ggf. fiktives) Mutterschaftsgeld abzuziehen. Der kalendertägliche Zuschuss beträgt daher 3,00 Euro. Dieser Zuschuss ist wie folgt aufzuteilen: Hauptbeschäftigung: 3,00 Euro x 75 % = 2,50 Minijob: 3,00 Euro x 25 % = 9,50 Euro (Antragstellung auf Erstattung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld). In diesem Beispiel sind dann 12,75 Euro (32,50 Euro x 3:90) im Mutterschafts-Rechner im Feld»Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung:«einzutragen.

10 Seite 4.9. Manuelle Anpassung für Netto- und Bruttoarbeitsentgelt Manuelle Anpassung für Netto- und Bruttoarbeitsentgelt wegen nicht nur vorübergehender Erhöhung des Arbeitsentgelts, das während der Mutterschutzfrist wirksam wird. Nutzen Sie diese Option, wenn während der Mutterschutzfrist eine dauerhafte Lohnerhöhung wirksam wird. Mit dieser Option werden die Felder zur Eingabe des Nettoarbeitsentgelts und des Bruttoarbeitsentgelts wieder frei. Sie können die Werte manuell verändern, um eine veränderte Berechnung des Zuschusses zu erreichen. 4.. Löschen einer angelegten Mutterschaft Wurde eine Mutterschaft eventuell bei einer falschen Personalnummer erfasst, kann diese über das Symbol gelöscht werden. Hierbei werden auch die Berechnungen der Vormonate gelöscht:»stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Kalender Schaltfläche: Mutterschafts- Rechner« Zusätzliche Beschäftigung während Elternzeit Wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit eine zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber aufnimmt, wird keine neue Personalnummer verwendet. Entfernen Sie beim betreffenden Arbeitnehmer im Register»Kalender«ab Aufnahme der zusätzlichen Beschäftigung den Kalenderschlüssel 013»Elternzeit«. Ggf. ändern Sie die Personengruppe, die Beitragsgruppe und die Krankenkasse. Alle erforderlichen Meldungen werden automatisch erstellt Schwangerschaft während Elternzeit Wird eine Arbeitnehmerin während der aktuellen Elternzeit schwanger, besteht erneut Anspruch auf Mutterschaftsgeld, wenn die derzeitig bestehende Elternzeit beendet wird. Zur Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld sind die letzten drei vollen Abrechnungszeiträume vor Beginn der erstmaligen Mutterschutzfrist ohne Einmalzahlungen zugrunde zu legen. Setzen Sie im Mutterschafts-Rechner für diesen speziellen Abrechnungsfall das Kennzeichen <Manuelle Anpassung für Netto-Arbeitsentgelt und Brutto-Arbeitsentgelt wegen nicht nur vorübergehender Erhöhungen des Arbeitsentgelts, das während der Mutterschutzfrist wirksam wird>, um den Verdienst der letzten drei Monate vor Beginn der erstmaligen Mutterschaft manuell zu erfassen.

11 Seite Berechnung der Mutterschutzfrist Durch die Eingabe des errechneten Geburtstermins wird die Mutterschutzfrist vorläufig berechnet. Die Mutterschutzfrist passt sich automatisch durch die Eingabe des tatsächlichen Geburtstermins an: wenn das Kind früher geboren wird wenn das Kind später geboren wird wenn es sich um eine Mehrlingsgeburt handelt wenn es sich um eine Frühgeburt handelt 1. Normale Mutterschutzfrist Die Schutzfrist beginnt sechs Wochen vor der Entbindung und endet im Normalfall acht Wochen nach der Entbindung. Verschiebung des Geburtstermins Kind wird früher geboren (keine Frühgeburt) Wird das Kind vor dem bescheinigten Termin geboren, verlängert sich die Mutterschutzfrist nach der Geburt (acht Wochen) um die nicht in Anspruch genommenen Tage vor der Entbindung. Verschiebung des Geburtstermins Kind wird später geboren Entbindet die Mitarbeiterin ihr Kind nach dem errechneten Termin, verlängert sich die Schutzfrist vor der Geburt um diese Tage. Nach der Geburt hat die Mitarbeiterin trotzdem den regulären achtwöchigen Mutterschutz. 2. Mehrlingsgeburt Ist die Mitarbeiterin mit Mehrlingen schwanger, beginnt die Mutterschutzfrist sechs Wochen vor der Entbindung und endet zwölf Wochen nach der Entbindung. Verschiebung des Geburtstermins Kinder werden früher geboren oder Frühgeburt Konnte die Mutterschutzfrist vor der Entbindung aufgrund einer vorzeitigen Entbindung oder einer Frühgeburt nicht in voller Höhe in Anspruch genommen werden, verlängert sich die Mutterschutzfrist nach der Geburt (zwölf Wochen) um die nicht in Anspruch genommenen Tage vor der Entbindung. 3. Frühgeburt Wird eine Frühgeburt bescheinigt, verlängert sich die Mutterschutzfrist nach der Geburt nicht nur um die Zeit, die das Kind früher geboren wurde, sondern zusätzlich um weitere vier Wochen. 4. Abweichender Beginn der Mutterschutzfrist bei freiwilliger Arbeitsleistung In der Zeit (sechs Wochen) vor der Geburt dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden. Es sei denn, die werdende Mutter erklärt sich dazu ausdrücklich bereit. Die Erklärung kann jederzeit widerrufen werden. 5. Wichtige Informationen Nr AAG-Antrag erstellen und übermitteln