Aktuelles zur Reisekostenabrechnung

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1 Mandanten-Info Eine Dienstleistung Ihres steuerlichen Beraters Aktuelles zur Reisekostenabrechnung Steuerfreier Ersatz von Reisekosten ab 2011 In enger Zusammenarbeit mit

2 Mandanten-Info Aktuelles zur Reisekostenabrechnung

3 Inhalt 1. Überblick Die regelmäßige Arbeitsstätte Konkretisierung zur 46-Tage-Regelung Betriebliche Einrichtungen von Kunden Befristete Abordnung Weiträumiges Arbeitsgebiet Mahlzeitengewährung bei Auswärtstätigkeit Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber Wahlrecht für die Bewertung von Mahlzeiten Vereinfachungsregelung zur Ermittlung des Frühstücksanteils Welche Reisekosten können steuerfrei erstattet werden? Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Reisenebenkosten Auslandsreisekosten...17

4 Aktuelles zur Reisekostenabrechnung 1. Überblick Auch zu Beginn des Jahres 2011 unterliegt das Reisekostenrecht durch die jüngste Rechtsprechung des BFH und durch zahlreiche neue Verwaltungsschreiben größeren Veränderungen. Im Jahr 2010 musste sich der BFH insbesondere mit der Arbeitsstättenproblematik befassen und hat hierbei den für das steuerliche Reisekostenrecht zentralen Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte konkretisiert und weiter entwickelt. Die Finanzverwaltung hat diese und weitere von der Rechtsprechung vorgenommene Neuerungen weitestgehend übernommen. Die wichtigsten Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht fanden Anfang des Jahres 2011 zudem Eingang in die neuen Lohnsteuer-Richtlinien Î Hinweis Die nachfolgenden Ausführungen können nur einen allgemeinen Überblick über die aktuellen Entwicklungen im Reisekostenrecht geben. Für Rückfragen steht Ihnen Ihr Steuerberater als kompetenter Ansprechpartner für eine individuelle und umfassende Beratung gerne zur Verfügung. 1

5 Aktuelles zur Reisekostenabrechnung 2. Die regelmäßige Arbeitsstätte Für eine korrekte Erstattung von Reisekosten ist entscheidend, ob und gegebenenfalls wo der Arbeitnehmer eine oder mehrere regelmäßige Arbeitsstätte(n) begründet. Reisekosten können grundsätzlich nur dann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Ebenfalls um eine Auswärtstätigkeit handelt es sich, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig wird. 2.1 Konkretisierung zur 46-Tage-Regelung Ein Arbeitnehmer begründet nach aktueller Rechtslage bereits dann eine regelmäßige Arbeitsstätte, wenn er die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers durchschnittlich im Kalenderjahr einmal in der Woche (oder insgesamt an 46 Tagen) aufsucht. Im Rahmen der neuen Lohnsteuer-Richtlinien 2011 erfolgte eine Konkretisierung zur sog. 46-Tage-Regelung. Für die Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte reicht es künftig aus, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird oder auf Grund der dienst-/arbeitsrechtlichen Vereinbarung aufzusuchen ist. Diese Ergänzung wirkt sich insbesondere dann aus, wenn die von der Finanzverwaltung geforderten 46 Tage planwidrig nicht erreicht werden, zum Beispiel wegen einer längeren Krankheit des Arbeitnehmers. In diesen Fällen ist auf die dienst- oder arbeitsrechtliche Vereinbarung abzustellen. 2

6 Aktuelles zur Reisekostenabrechnung BBeispiel: Aufgrund einer schriftlichen Dienstanweisung muss ein Außendienstmitarbeiter im Jahr 2011 einmal in der Woche den Betrieb seines Arbeitgebers aufsuchen, um dort Bericht zu erstatten. Der Arbeitnehmer erkrankt jedoch längerfristig. Am Ende des Kalenderjahrs stellt der Arbeitgeber fest, dass der Arbeitnehmer den Betrieb tatsächlich nur an 38 Tagen im Jahr aufgesucht hat. Ergebnisl: Trotz des planwidrigen Unterschreitens der 46 Tage hat der Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte begründet. Denn er sollte den Betrieb des Arbeitgebers aufgrund der arbeitsrechtlichen Vereinbarung durchschnittlich an einem Arbeitstag in der Woche aufsuchen. 2.2 Betriebliche Einrichtungen von Kunden Betriebliche Einrichtungen von Kunden des Arbeitgebers sind nach Ansicht des BFH dann keine regelmäßige Arbeitsstätte, wenn der Arbeitnehmer damit rechnen muss, an wechselnden Arbeitsstätten eingesetzt zu werden. Grund hierfür ist, insbesondere bei Leiharbeitnehmern, dass sich der verliehene Arbeitnehmer i. d. R. nicht darauf einstellen kann, ausschließlich an der regelmäßigen Arbeitsstätte des Kunden tätig werden zu müssen. In diesem Fall hat der (Leih-)Arbeitnehmer nicht die Möglichkeit, seine Wegekosten zur Tätigkeitsstätte gering zu halten (z. B. durch einen Umzug an den Tätigkeitsort). Wenn der (Leih-)Arbeitnehmer also damit rechnen muss, auch bei anderen Kunden des Arbeitgebers eingesetzt zu werden, führt er eine berufliche Auswärtstätigkeit durch. Der Arbeitgeber kann dann Reisekosten im steuerlich zulässigen Umfang steuerfrei ersetzen. 3

7 DATEV eg, Nürnberg (Verlag) Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist eine Verwertung ohne Einwilligung der DATEV eg unzulässig. Printed in Germany Fahner GmbH, Nürnberg (Druck) Angaben ohne Gewähr Stand: März 2011 DATEV-Artikelnummer: / wissensvermittlung@service.datev.de 18