AWO-Norm Führung und Organisation Reha Stand: Lfd. Nummer AWO-Qualitätskriterien Träger QM-Handbuch

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1 FOR 1.1. FOR 1.1. FOR 1.2. FOR 1.2. FOR 1.2. FOR 1.2. FOR Verantwortung der Leitung 1.1. Leitbild a) Entwicklung eines Dienstleistungsverständnisses (Einrichtungsleitbildes) der Geschäftsstellen, Einrichtungen und Dienste b) Entwicklung eines Dienstleistungsverständnisses (Leitbild) der Einrichtungen mit Bezug zum Unternehmenszweck der bilitation 1.2. Qualitätspolitik a) Qualitätspolitik, die am Leitbild und an den Leitorientierungen der Arbeiterwohlfahrt ausgerichtet ist, entwickeln b) Die für den Geltungsbereich des Qualitätsmanagement-Systems (QMS) verantwortliche Leitung verpflichtet sich zur Einhaltung der Qualitätspolitik c) Die Organisationsstruktur des Qualitätsmanagements beschreiben d) Verantwortlichkeiten bei der Entwicklung von Qualitätszielen, der Qualitätsplanung, Überwachung und Bewertung festlegen e) Angemessene personelle Ressourcen für das Qualitätsmanagement bereitstellen FOR 1.2. f) Angemessene sachliche Ressourcen für das Qualitätsmanagement bereitstellen 1.3. Organisation a) Ein Organigramm und eine Verantwortlichkeitsmatrix erstellen und regelmäßig aktualisieren b) Die Verantwortung in den beschriebenen Prozessen eindeutig beschreiben und zuordnen Seite 1 von 13

2 c) Die Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten beschreiben d) Ein an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern orientiertes Führungs- und Verantwortungskonzept einführen und anwenden e) Die Verantwortung für die im QMS handelnden Personen einschl. Vertretungsregelungen festlegen f) Qualitätsmanagement-Beauftragte aus der Führungsebene (QMB) sowie Qualitätsbeauftragte (QB), Moderatoren und Moderatorinnen für Qualitätszirkel u. a. Personen festlegen, die das integrierte AWO-QM-Konzept kennen und anwenden können g) Einen qualifizierten Qualitätsmanagementbeauftragten (mit den erforderlichen Ressourcen) bereitstellen h) Die erforderlichen zeitlichen Ressourcen für den Qualitätsmanagementbeauftragten bestimmen und bereitstellen i) Den Qualitätsmanagementbeauftragten schriftlich benennen j) Aufgaben und Befugnisse des Qualitätsmanagementbeauftragten schriftlich benennen k) Aufgaben und Befugnisse des Qualitätsmanagementbeauftragten transparent vermitteln l) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Entwicklung, Umsetzung und ständigen Verbesserung des QMS einbeziehen 1.4. Anforderungen der Kunden FOR 1.4. a) Kundenanforderungen ermitteln (mindestens bezogen auf Nutzer und Leistungsträger) Seite 2 von 13

3 FOR 1.4. FOR 1.4. FOR 1.4. FOR 1.4. FOR 1.5. FOR 1.5. b) Die aus den Kundenanforderungen resultierenden Sachausstattungen ermitteln, bereitstellen, instandhalten und regelmäßig überprüfen c) Vertragsprüfung und Vertragsmanagement d) Kundenorientiertes Verständnis und Verhalten gegenüber den Interessenpartnern sichern e) Einhaltung des Datenschutzes 1.5. Ableitung der Qualitätsziele aus Leitbild und Qualitätspolitik a) Die Bekanntgabe und Anwendung eines Dienstleistungsverständnisses (Einrichtungsleitbildes) der Geschäftsstellen, Einrichtungen und Dienste b) Überprüfbare Qualitätsziele auf Führungsebene und für jeden Funktionsbereich entwickeln und regelmäßig anpassen 1.6. Qualitätsplanung FOR 1.6. FOR 1.6. a) Verantwortung für die Umsetzung der Qualitätsziele festlegen b) Mittel zur Erreichung der Qualitätsziele bestimmen, deren Einsatz planen und realisieren 1.7. Überwachung der Zielerreichung, Bewertung und ständigen Verbesserung des Qualitätsmanagement-Systems a) Qualitätspolitik und (messbare) Qualitätsziele regelmäßig überprüfen, beurteilen und anpassen (jährliche Managementbewertung und Ableitung neuer messbarer Qualitätsziele auf der Grundlage der internen Ergebnismessungen) Seite 3 von 13

4 b) Ergebnisse des Beschwerdemanagements und der Kunden- und Mitarbeiterbefragungen in die Managementbewertung einbeziehen c) Ergebnisse aus internen Audits in die Managementbewertung einbeziehen d) Bestandteil der Managementbewertung müssen Messgrößen mindestens zur Leistungsfähigkeit folgender Prozesse sein, - zu Prozessen, die nach den fachspezifischen AWO-Qualitätskriterien (Teile III) zu evaluieren sind, - zu den Prozessen im Bereich Personal- und Finanzmanagement e) Die erhobenen Ergebnisse und Messgrößen sind auf Plausibilität zu prüfen f) Aus den Managementbewertungen (Verbesserungs-,/ Korrektur-, Vorbeuge-) Maßnahmen ableiten g) Überwachung der Maßnahmen h) Qualitätsziele und Zielerreichung in der Einrichtung transparent machen 1.8. Lenkung der Dokumente und Qualitätsaufzeichnungen FOR 1.8. FOR 1.8. FOR 1.8. a) Sicherstellen, dass alle Beteiligten die zur Durchführung ihrer Arbeit erforderlichen Informationen, Daten und Dokumente zeitnah erhalten b) Verfahren zur Genehmigung, Aktualisierung, Kennzeichnung, Handhabung und Verteilersystem rehabilitandenbezogener Dokumente eindeutig regeln c) Dokumentation aller wesentlichen Geschäftsprozesse Seite 4 von 13

5 FOR 1.8. FOR 1.8. FOR 1.9. FOR 1.9. d) Verfahren zur Festlegung, Kennzeichnung, Aufbewahrung, zum Schutz und Wiederauffinden und zur Vernichtung von Qualitätsaufzeichnungen entwickeln und dessen Anwendung e) Verwendung von verbraucherfreundlichen Vertragsmustern für die Verträge mit Nutzern 1.9. Koordination und Vernetzung a) Grundsätze zur regionalen Vernetzung des Unternehmens und seiner Einrichtungen b) Mitwirkung an verbandsübergreifenden Fachgremien mit regionaler oder überregionaler Bedeutung Risiko- und Krisenmanagement FOR FOR a) Risikomanagement, das mindestens beinhaltet - Risikobewertung nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Risikopotential - Festlegung von Maßnahmen zur Risiko-minimierung und deren Überprüfung b) Regelungen zum Krisenmanagement festlegen unter Beachtung der Meldung gegenüber dem Zertifizierer und dem AWO Bundesverband Seite 5 von 13

6 1.11. Interkulturelle Öffnung FOR FOR FOR Interkulturelle Öffnung der Einrichtungen und Dienste als Kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen unter Beachtung - der Festlegung der Verantwortung auf Leitungsebene - von Festlegungen in Leitbild und Konzeption - einer bedarfs- und bedürfnisorientierten Vorgehensweise - einer zielorientierten internen Entwicklung von Organisation und Personal - der Einbeziehung in die Managementbewertung. Nachhaltigkeit Soziale, wirtschaftliche und ökologische Nachhaltigkeit in den Einrichtungen und Diensten als Kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen unter Beachtung - der Festlegung der Verantwortung auf Leitungsebene - von Festlegungen in Leitbild und Konzeption - einer zielorientierten internen Entwicklung von Organisation und Personal - der Einbeziehung in die Managementbewertung. 2. Personalmanagement 2.1. Führungsgrundsätze FOR 2.1. a) Führungsgrundsätze an den Leitorientierungen der Arbeiterwohlfahrt ausrichten Seite 6 von 13

7 FOR 2.1. FOR 2.1. FOR 2.2. FOR 2.2. FOR 2.2. FOR 2.2. FOR 2.3. FOR 2.3. FOR 2.3. b) Ein dezentrales und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orientiertes Führungs- und Verantwortungskonzept anwenden c) Anforderungsprofile und Aufgabenbeschreibungen entwickeln und anwenden 2.2. Kommunikation a) Transparente und verbindliche interne Kommunikationsstrukturen festlegen b) Eine zeitnahe Kommunikation c) Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch einarbeiten d) Einarbeitungsplan schriftlich festlegen 2.3. Personalplanung und -zuordnung a) Personalbedarf kontinuierlich analysieren und planen b) Sicherstellen, dass die Stelleninhaber und Stelleninhaberinnen über ausreichende Ausbildung, Kenntnisse und Erfahrung zur Erfüllung ihrer Aufgaben verfügen c) Schutzbedürfnis/ Schutzanspruch der Nutzer und Nutzerinnen bei Auswahl und Einsatz von Mitarbeiter/-innen gerecht werden Personalentwicklung FOR 2.4. FOR 2.4. FOR 2.4. a) Ein Personalentwicklungskonzept unter Beachtung der strategischen Unternehmensentwicklung - einführen und umsetzen b) Personalentwicklung als unverzichtbare Führungsaufgabe festschreiben c) Durchführung und Dokumentation regelmäßiger Personalgespräche Seite 7 von 13

8 FOR 2.4. FOR 2.4. d) Eine bedarfsorientierte Qualifizierungsplanung und durchführung e) Bildungstransfer und evaluieren FOR 2.4. f) Fachliteratur zur Verfügung stellen 2.5. Arbeitssicherheit FOR 2.5. Arbeits- und Gesundheitsschutz über Arbeitssicherheitsanweisungen sowie Schulungen und Unterweisungen umsetzen und dokumentieren 3. Management freiwilliger sozialer Arbeit 3.1. Organisation FOR 3.1. FOR 3.1. FOR 3.1. FOR 3.1. a) Verantwortung für das Management freiwilliger sozialer Arbeit auf Leitungsebene festlegen b) Angemessene Haftpflicht- und Unfallversicherung für freiwillige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abschließen/regeln c) Konzeption für das Management freiwilliger sozialer Arbeit entwickeln d) Anwendung von Indikatoren zur Messung des Umfangs und der Ergebnisse des Management freiwilliger sozialer Arbeit, zum Beispiel bestehend aus - Anzahl der von bürgerschaftlich Engagierten erbrachten Freiwilligenstunden pro Einrichtung pro Jahr - Anzahl der bürgerschaftlich engagierten Personen pro Einrichtung pro Jahr - Anzahl der bürgerschaftlich Engagierten pro Einrichtung pro Jahr, deren freiwillige Tätigkeit länger als zwei Jahre währt. Seite 8 von 13

9 FOR 3.2. FOR 3.3. FOR 3.4. FOR 4. FOR 4. FOR Kommunikation Einbindung in den notwendigen Informationsfluss in der Organisation 3.3. Planung freiwilliger sozialer Arbeit 3.4. Schulung Tätigkeits-, Anforderungs- und Bewerbungsprofile für freiwillige soziale Aufgaben erstellen Freiwillige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die freiwillige soziale Tätigkeit einweisen 4. Management von Gebäuden und Sachausstattungen a) Definition und Einhaltung baulicher Standards b) Definition und Einhaltung von Sachausstattungsstandards c) Instandhaltungspläne (Instandsetzung, Prüfung und Wartung) führen 5. Kosten- und Finanzmanagement 5.1. Organisation FOR 5.1. nicht belegt FOR 5.2. FOR 5.2. FOR Wirtschaftsplanung a) Angemessene Wirtschaftsplanung durchführen b) Wirksames Controllingsystem 5.3. Rechnungswesen Kaufmännische Buchführung und Kosten- und Leistungsrechnung durchführen Seite 9 von 13

10 5.4. Leistungsabrechnung FOR 5.4. Erbrachte Dienstleistungen zeitnah abrechnen 5.5. Wirtschaftlichkeitsanalysen FOR 5.5. Analyse der Wirtschaftsergebnisse für alle Betriebe durchführen 5.6. Vergütungsverhandlungen FOR 5.6. Angemessene Planung, Durchführung und Auswertung von Vergütungsverhandlungen FOR 5.7. FOR Einkauf a) Beschaffungsrichtlinien festlegen und einhalten zur - Auswahl von Lieferanten - Bewertung qualitätsrelevanter Produkte und Dienstleistungen - Bewertung von Lieferanten - Vertragsüberprüfung b) Sicherstellung der Einhaltung von Ausschreibungsanforderungen 6. Sozialmarketing 6.1. Vermarktung sozialer Dienstleistungen FOR 6.1. Konzeption und Umsetzung einer mittelund langfristigen Marketingstrategie mindestens bestehend aus - Formulierung von Marketingzielen - Festlegung einer marketingstrategischen Grundausrichtung - Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Marketingstrategie - Umsetzung des corporate designs Seite 10 von 13

11 6.2. Entwicklung neuer Dienstleistungen FOR 6.2. Ein Projektmanagement für die weitere Entwicklung von Dienstleistungen. Wichtige Schritte hierzu: - Entwicklung planen - Entwicklungsziele festlegen - Ergebnisse bewerten - Umsetzbarkeit prüfen - In der Praxis erproben - Entwicklungsänderungen steuern FOR 7.1. FOR 7.1. FOR 7.2. FOR 7.2. FOR 7.2. FOR 7.3. FOR Qualitätscontrolling 7.1. Ermittlung der Kundenzufriedenheit a) Regelmäßige Kundenbefragungen planen, durchführen und auswerten b) Kundenzufriedenheit ermitteln (Schwerpunkt: bilitandenzufriedenheit) 7.2. Beschwerdemanagement a) Verfahren zur Erfassung und Analyse von Beschwerden und Reklamationen (Prozessbeschreibung inklusive Verantwortlichkeiten darlegen) b) Statistische Erfassung der Beschwerden c) Auswertung, Analyse und Bewertung (Ableitung von Korrekturmaßnahmen) 7.3. Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen a) Verfahren zur Fehlererkennung, Ursachenermittlung, Festlegung von Korrekturmaßnahmen, Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und Erfolgskontrolle b) Empfehlungen für Verbesserungen ableiten Seite 11 von 13

12 FOR 7.3. FOR 7.4. c) Verfahren zur Erkennung potentieller Fehler und ihrer Ursachen, zur Festlegung von Vorbeugemaßnahmen und Erfolgskontrolle 7.4. Fehlermanagement a) Konzept zum Fehlermanagement beschreiben FOR 7.4. b) Systematische Fehlersuche und erkennung FOR 7.4. FOR 7.4. FOR 7.4. c) Statistische Erfassung der Fehler d) Auswertung, Analyse und Bewertung (Ableitung von Korrekturmaßnahmen) e) Zeitnahe Nachbesserung aufgetretener Fehler / Mängel regeln FOR 7.4. f) Dokumentation der aufgetretenen Fehler / Mängel und ihrer Nachbesserung FOR 7.5. FOR 7.5. FOR 7.6. FOR 7.6. FOR 7.6. FOR Mitarbeiter/-innenzufriedenheit a) Regelmäßige Ermittlung und Auswertung der Mitarbeiter/-innenzufriedenheit b) Verfahren zur Erfassung und Analyse von Verbesserungsvorschlägen 7.6. Interne Qualitätsaudits a) Unabhängigkeit der internen Auditoren und Auditorinnen sowie der Auswertung der Auditberichte b) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das integrierte AWO-QM-Konzept kennen und anwenden können, für interne Audits einsetzen c) Zeitliche Planung des Auditprogramms (zur regelhaften Selbstprüfung der wesentlichen Prozesse) durchführen d) Auditumfang, Audithäufigkeit und Auditmethoden festlegen Seite 12 von 13

13 FOR 7.6. e) Ergebnisse der internen Audits dokumentieren FOR 7.6. f) Umgang mit den Ergebnissen darlegen FOR 7.6. g) Korrekturmaßnahmen darlegen und durchführen Seite 13 von 13