D Buchungen von Forderungen

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1 D Buchungen von Forderungen 1 Soll- und Istversteuerung Für die monatliche Buchhaltung ist es entscheidend wichtig, ob die Umsatzsteuer bereits mit Rechnungsstellung auf die vereinbarten Entgelte (Kundenforderungen) oder erst bei Zahlung durch den Kunden auf die vereinnahmten Entgelte an das Finanzamt fällig wird. Im ersten Fall müssen grundsätzlich sämtliche Umsätze zweimal erfasst werden. Während bei den Barumsätzen der Kasse Verkauf und Zahlung üblicherweise zusammenfallen, vergeht zwischen Rechnungsstellung und Gutschrift auf dem Bankkonto einige Zeit. Zu beiden Zeitpunkten sind gesonderte Buchungen zu machen: 1. Bei Rechnungsstellung der Verkauf im Buchungskreis Ausgangsrechnungen : Forderungsbestand und Verkaufserlöse nehmen zu. 2. Bei Zahlung der Geldeingang im Buchungskreis Bank : Forderungsbestand nimmt ab, der Bestand des Bankkontos erhöht sich. Kundenforderungen entstehen zum Zeitpunkt, da eine Leistung an einen Kunden erfolgt ist und diese Leistung nicht sofort bezahlt wird. Die Sollumsätze einerseits und die tatsächlichen Zahlungseingänge andererseits müssen abgestimmt und Ausfälle, Preisnachlässe, Stornierungen usw. ausgebucht werden. Das bedeutet eine Menge Arbeit für diese so genannten Sollversteuerer. Neben der Finanzbuchführung mit den Sachkonten, die Sie bis jetzt kennen gelernt haben, sind in der Kontokorrentbuchführung Personenkonten zu führen. Ein Verfahren, wie Sie es sich mit Hilfe der Offene-Posten- Buchführung einfacher machen können, finden Sie im Glossar. 75

2 D Buchungen von Forderungen Unternehmer mit geringen Umsätzen und Freiberufler schulden die Umsatzsteuer erst ab dem Zeitpunkt, wenn der Kunde zahlt, auf ihre tatsächlich vereinnahmten Entgelte: Unternehmer, die entweder aus verschiedenen Gründen keine Bücher führen müssen oder deren Jahresumsatz voraussichtlich nicht mehr als beträgt bzw. im vorangegangenen Jahr nicht überstiegen hat (neue Bundesländer: Umsatz), sowie sämtliche Freiberufler (siehe Glossar-Stichwort Buchführungspflicht). Diese Unternehmer brauchen ihre Kundenforderungen nicht aufzuzeichnen und keine Personenkonten zu führen, wenn sie nicht freiwillig eine Zahlungsüberwachung und ihr Mahnwesen an die Buchhaltung gekoppelt haben. 2 Sollversteuerung ohne Debitorenkonten Es ist nicht immer sinnvoll, Personenkonten zu führen, nur um ausstehende Rechnungen über die Buchhaltung überwachen zu können. Oftmals lassen sich die Anzahl der Kunden, Aufträge oder Forderungen leicht überschauen. Bei Sollversteuerung ist deshalb auch folgendes vereinfachtes Verfahren ohne Kundenkonten möglich und in der Praxis üblich: 1. Während des Monats sind sämtliche Zahlungseingänge aus Kundenrechnungen als Umsatzerlöse steuerpflichtig zu erfassen. Hier verhält man sich so, als ob nur die vereinnahmten Erlöse zu versteuern sind. 2. Am Ende eines Monats sind sämtliche ausstehenden Forderungen zu addieren und in einer Summe als vereinbarter Erlös steuerpflichtig einzubuchen. Die Vormonatsforderungen sind in einer Summe auszubuchen, damit Altforderungen nicht mehrfach versteuert sind. 76

3 Sollversteuerung ohne Debitorenkonten D Wenn Sie keine Kundenkonten bebuchen, verwenden Sie folgende Konten: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Beispiel: Die ausstehenden Forderungen belaufen sich Ende August auf brutto ,00. Am Vormonatsende betrugen sie , , / /1210 Forderungen Aug , / /1210 Forderungen Juli Unabhängig davon sind sämtliche eingehenden bezahlten Rechnungen im August als steuerpflichtige Erlöse einzubuchen: ~~~~ ~~~~ ~~~~ ~~~~ 1410/1210 ~~~~ 1.240, / ~~~~ ~~~~ ~~~~ ~~~~ ~~~~ Mit diesem Rechentrick sparen Sie sich die Mühe, Ihre Umsätze doppelt als Umsatzrechnungen und Zahlungseingänge zu erfassen und beides miteinander abzustimmen zu müssen. Dennoch ist sichergestellt, dass in der Umsatzsteuervoranmeldung sämtliche Umsätze erscheinen, auch die noch nicht vereinnahmten. Wie Sie Debitorenkonten führen, finden Sie im Glossar kurz beschrieben. Tatsächlich sollte diese weitergehende Buchführung nur ausgebildeten Buchhaltern oder langjährigen Praktikern anvertraut werden. Einsteiger dürften bei der Abstimmung der Konten, bei der Verbuchung von Rechnungsausgleich, Anzahlungen, Gutschriften, Retouren, Rabatten und sonstigen Erlösschmälerungen überfordert sein. Wenn Sie in dieses kalte Wasser springen müssen, dann lesen Sie unter folgenden Stichworten die Besonderheiten bei Debitorenkon- 77

4 D Buchungen von Forderungen ten nach: Erhaltene Anzahlungen, Gutschriften an Kunden, Skonto und Rabatte für Kunden. 3 Erlösschmälerungen und Gutschriften Skonti und andere Abzüge von der Umsatzrechnung an Ihren Kunden mindern Umsatzerlöse und Umsatzsteuer. Sie werden gleich vom Rechnungsbetrag abgezogen und dieser wird nur in Höhe des geringeren Zahlungseingangs eingebucht. Auch bei sofort abgezogenen Gutschriften gegenüber Ihrem Kunden, sei es Rücksendung von Ware oder nachträglicher Preisnachlass für Leistungen, sind Erlöse und Umsatzsteuer bei Zahlung entsprechend zu mindern. Überweisen Sie die Gutschrift jedoch erst im Nachhinein, so wird über diesen Betrag der Umsatz storniert. Beispiel: Die Firma Godot ist mit der geleisteten Arbeit von Elektro Zapp unzufrieden und verlangt nachträglich einen Nachlass von 10 % auf die bezahlte Rechnung Nr von ,48. a) Herr Zapp überweist den Gutschriftsbetrag an seinen Kunden. Der Nettoumsatz wird um 2.061,46 storniert, die Umsatzsteuer um 391, , / /1810 Abzug 10 % b) Steht eine Gutschrift zur Verrechnung an, können Sie diesen negativen Umsatz zusammen mit den monatlichen Rechnungen vortragen , / /4400 Abzug 10 % Warum wurde, statt die Umsatzsteuer zu korrigieren, nicht einfach die Vorsteuer um 391,58 erhöht? 1. Vorsteuer ist die an andere Unternehmer gezahlte Umsatzsteuer für deren Leistungen. Im Regelfall hat der Kunde jedoch keine Leistung erbracht. 78

5 Sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände D 2. Die gesamte Umsatzsteuer zu 19 % entspricht immer 0,19 von sämtlichen Nettoumsätzen auf den entsprechenden Erlöskonten. Werden die Erlöse gekürzt, dann muss die Steuer herabgesetzt werden. Dadurch ist jederzeit eine Kontrolle über steuerpflichtige Umsätze gewährleistet. 4 Sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände Sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens werden auf folgenden Konten erfasst: Sonstige Vermögensgegenstände Sonstige Vermögensgegenstände (b. 1 J.) Sonstige Vermögensgegenstände (g. 1 J.) Forderungen gegen Geschäftsführer, Aufsichtsrats- und Beiratsmitglieder sowie gegen Gesellschafter sind bei Kapitalgesellschaften mit Ausweis der jeweiligen Restlaufzeit gesondert zu erfassen: Forderungen gegen Geschäftsführer Forderungen gegen Geschäftsführer (b. 1 J.) Forderungen geg. Geschäftsführer (g. 1 J.) Forderungen gegen Gesellschafter Forderungen gegen Gesellschafter (b. 1 J.) Forderungen geg. Gesellschafter (g. 1 J.) Forderungen gegen Personal können durch Lohn- und Gehaltsvorschüsse entstehen: Forderungen gegen Personal Forderungen gegen Personal (b. 1 J.) Forderungen gegen Personal (g. 1 J.) 79

6 D Buchungen von Forderungen 4.1 Kautionen Geleistete Kautionen werden als kurzfristige Forderungen erfasst: Kautionen Kautionen (b. 1 J.) Kautionen (g. 1 J) Erhaltene Kautionen Erhaltene Kautionen (b. 1 J.) Erhaltene Kautionen (1-5 J.) Erhaltene Kautionen (g. 5 J.) Erhaltene Kautionen sind Verbindlichkeiten gegenüber dem Kautionsleistenden. Durchlaufende Posten sind Betriebsausgaben und -einnahmen, die im Namen und auf Rechnung eines anderen gemacht worden sind. Für Ihr Unternehmen sind deshalb Durchlaufende Posten gewinnneutral und je nachdem, ob durch Sie vereinnahmt oder verauslagt, Verbindlichkeiten oder Forderungen Durchlaufende Posten Unklare Posten sind in den DATEV-Kontenrahmen nicht vorgesehen. Nun kommt es jedoch immer mal vor, dass ein Scheck nicht zugeordnet werden kann, ein Bankauszug am Buchhaltungssamstag unauffindbar ist. Damit die weitere Arbeit nicht stockt, buchen Sie diesen ungeklärten Posten auf ein Hilfskonto. Sobald der Geschäftsvorfall geklärt wird, lösen Sie den Posten wieder auf Unklare Posten 80

7 Sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände D 4.2 Steuerforderungen Steuerforderungen sind auf folgenden Konten zu erfassen: USt-Forderungen USt-Forderungen laufendes Jahr USt-Forderungen Vorjahr USt-Forderungen frühere Jahre Forderungen aus Verbrauchsteuern Bezahlte Einfuhrumsatzsteuer Bezahlte Einfuhrumsatzsteuer aus Importen von Drittländern (außerhalb der EU) ist wie Vorsteuer abziehbar. 81