SEPA-Newsletter Nr. 2 Stand: August 2012

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1 SEPA-Newsletter Nr. 2 Stand: August 2012 Sehr geehrte Damen und Herren, in unserem zweiten SEPA-Newsletter stellen wir Ihnen das neue SEPA-Basislastschriftverfahren näher vor. Sie erfahren ausführlich, wie Sie Ihre bestehenden Einzugsermächtigungslastschriften in SEPA Basis-Lastschriften umwandeln können und welche Voraussetzungen Sie hierfür erfüllen müssen. Ihre Fragen und Anregungen zum SEPA-Newsletter beantworten wir Ihnen gerne. Senden Sie Ihr Anliegen einfach an ebl@rbhs.de. Wir freuen uns auf Ihr Feedback! Ihre Raiffeisenbank eg, Heinsberg SEPA - Grundlagen Der Ablauf bei einer SEPA Basis-Lastschrift unterscheidet sich nur gering vom heutigen Einzugsermächtigungsverfahren. Die wesentlichen Unterschiede macht die nachfolgende Übersicht deutlich: Einzugsermächtigungslastschriftverfahren Einzugsermächtigung Europäisches Lastschriftverfahren SDD Core oder SEPA-Basis-Lastschrift Einreichungsform beleghaft oder elektronisch nur elektronisch Ausführung bei Sicht (D)* Die SEPA-Lastschriften beinhalten ein festes Fälligkeitsdatum (D). Die Lastschrift muss entsprechend im Voraus eingereicht werden. 3 Tage vor Fälligkeit (D)* bei wiederkehrenden Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeit (D)* bei erster und einmaliger Lastschrift Rückgabefristen Die Rückgabe durch den Kunden (Zahlungspflichtiger) ist grundsätzlich unbefristet. Nach geltender Rechtsprechung muss eine Rückgabe innerhalb von 8 Wochen nach Buchung (D)* erfolgen. Die Rückgabe durch die Bank des Zahlungspflichtigen ist aus bankfachlichen Gründen bis 5 Tage nach D möglich. Die Rückgabe durch den Kunden (Zahlungspflichtiger) ist innerhalb folgender Fristen möglich: - bis 8 Wochen nach D* für autorisierte Lastschriften - bis 13 Monate nach D* für unautorisierte Lastschriften Datenformat DTAUS (Kennzeichnung mit Textschlüssel 05 ) XML (Kennzeichnung als core ) Mandat / Einzugsauftrag Einzugsermächtigung (Auftrag vom Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger und an die Bank des Zahlungspflichtigen) SEPA-Lastschriftmandat (Auftrag vom Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger und an die Bank des Zahlungspflichtigen) Mandatsprüfung durch die Bank des Zahlungspflichtigen Nicht erforderlich Nicht erforderlich Gläubiger-ID Nicht erforderlich Erforderlich *D = Due Date (Tag der Fälligkeit bzw. Buchung der Lastschriften) 1

2 Bislang sind Lastschriften bei Sicht (Vorlage) fällig, so dass Sie als Einreicher bereits am Einreichungstag die Gutschrift mit vereinbarter Wertstellung erhalten. Zukünftig haben Lastschriften aus Verbraucherschutzgründen einen festen Fälligkeitstermin. Erst an diesem Tag finden alle Buchungen statt sowohl beim Einreicher als auch beim Zahlungspflichtigen. Fest definierte Vorlauffristen sind einzuhalten. SEPA unterscheidet bei der Einreichung von Basis-Lastschriften, ob ein Einzug erst- bzw. einmalig, wiederkehrend oder letztmalig erfolgt. Die Festlegung, ob es sich um einen erstmaligen oder wiederkehrenden Lastschrifteinzug handelt, wird durch Ihre Finanz-Software oder Ihre Software zur Erstellung der Zahlungsdateien unterstützt. Die erste SEPA Basis-Lastschrift ist als SEPA-Erstlastschrift zu kennzeichnen, auch wenn bereits Einzüge unter einer bestehenden Einzugsermächtigung erfolgt sind. Vorlegungsfristen für Erst- und einmalige Lastschriften: Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen Späteste Einreichung: 5 TARGET-Tage* vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen daher Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 6 TARGET-Tage* vor Fälligkeit Vorlegungsfristen für Folge- und letztmalige Lastschriften: Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen Späteste Einreichung: 2 TARGET-Tage* vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen daher Einreichung bei Ihrer Bank spätestens 3 TARGET-Tage* vor Fälligkeit * Bei TARGET-Tagen handelt es sich um europaweite Bankarbeitstage. Die Erreichbarkeit der Banken erhöht sich dadurch, dass neben Samstagen und Sonntagen lediglich 6 einheitliche Feiertage existieren: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 1. und 2. Weihnachtsfeiertag Voraussetzungen zur Nutzung der SEPA-Lastschriften Gläubiger-ID Bevor Sie die SEPA Lastschriftverfahren nutzen können, müssen Sie zunächst (einmalig) Ihre Gläubiger- Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) beantragen. Die Gläubiger-ID dient der kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers. Tipp: Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID schon heute auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank: und informieren Sie Ihre Bank über die zugeteilte Nummer. Tipp: Die standardmäßig mit ZZZ belegte Geschäftsbereichskennung können Sie für Ihre eigenen Zwecke abändern und mit alphanumerischen Zeichen versehen, z. B. zur Kennzeichnung einzelner Filialen oder Abteilungen, die Forderungen mittels Lastschrift einziehen. 2

3 Mandat Das SEPA Basis-Lastschrift Mandat ersetzt die bisher bekannte Einzugsermächtigung. Es ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer SEPA Basis-Lastschrift. Das Mandat ermächtigt zum einen den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen und enthält zum anderen eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, die Lastschrift einzulösen. Für das SEPA-Mandat sind bestimmte Formvorschriften zu beachten. Der Text muss zudem in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst werden. Ein Muster ist dem Newsletter angehängt. Die offiziellen Mandatstexte in den verschiedenen Sprachen finden Sie auf der folgenden Internetseite des European Payments Council (EPC): (Hinweis: Achten Sie darauf, dass Ihr Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geöffnet ist.) Die Mandatstexte des EPC beinhalten eine Übersetzung in die jeweilige Sprache, so dass auch fremdsprachige Mandatstexte überprüfbar sind. Mandatsreferenz Jedes SEPA Lastschriftmandat muss von Ihnen als Zahlungsempfänger mit einer eindeutigen Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer/Vertragsnummer) versehen werden, die bei allen SEPA Lastschrifteinzügen anzugeben ist. Diese Referenz können Sie dem Zahlungspflichtigen bereits bei Mandatseinholung auf dem Mandatsformular mitteilen oder nachträglich bekanntgeben. Die Mandatsreferenz wird zusammen mit der Gläubiger-ID über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg bis zum Zahlungspflichtigen im SEPA-Datensatz weitergeleitet und ermöglicht so eine eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats. SEPA Aktuelle Neuerungen Nach Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen zum 9. Juli 2012 ist es für Lastschrifteinreicher nicht mehr erforderlich, für bereits bestehende Einzugsermächtigungen SEPA-Mandate einzuholen. Die seit diesem Zeitpunkt geltenden Lastschriftbedingungen erlauben es Ihnen, auf Grundlage einer bestehenden Einzugsermächtigung SEPA-Basis-Lastschriften einzuziehen. Diese Möglichkeit wird auch als Umdeutungslösung bezeichnet. Bei Nutzung dieser Umdeutungslösung besteht für Sie lediglich die Pflicht, den Zahlungspflichtigen unter Angabe Ihrer Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz schriftlich über den Zeitpunkt der Umstellung auf die SEPA-Basis-Lastschrift zu informieren. Für die Einführung der SEPA Basis-Lastschrift in Ihrem Unternehmen empfehlen wir Ihnen daher die folgende Vorgehensweise: Bereiten Sie zuerst die SEPA-Umstellung rechtzeitig vor. Überprüfen Sie Ihre Software (Finanz-, Warenwirtschafts-, FIBU-Software, etc.) auf Sepa-Fähigkeit. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Bundesbank und reichen diese bei Ihrer Hausbank ein. Aktualisieren Sie die Inkassovereinbarung mit Ihrer Hausbank. Legen Sie die Systematik Ihrer Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer) fest. 3

4 Bestimmen Sie für Ihr Unternehmen einen Umstellungszeitpunkt. Umstellungszeitpunkt Tauschen Sie mit Neukunden bis zum Umstellungszeitpunkt weiterhin Einzugsermächtigungen aus. aus Informieren Sie Ihre Kunden über die Umstellung vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA Basis-Lastschriftverfahren ein Musteranschreiben finden Sie im Anhang dieses Newsletters. Newsletters Prüfen Sie, ob Sie zukünftig auch den grenzüberschreitenden Lastschrifteinzug nutzen wollen. wollen Sprechen Sie Ihre Bank bzgl. länderspezifischer Besonderheiten an. Ausblick genden Newslettern erfahren Sie In den folgenden wie die SEPA Firmen-Lastschrift Lastschrift funktioniert, funktioniert wie Sie Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge auf SEPA umstellen, umstellen wie sich SEPA auf den Überweisungsverkehr auswirkt, auswirkt und vieles mehr. Anhang Musteranschreiben zur Umstellung der Einzugsermächtigungs-Lastschriften Einzugsermächtigungs Lastschriften auf SEPA Basis-Lastschrift Basis Mandat: SEPA Basis-Lastschrift Lastschrift SEPA-Glossar Impressum Herausgeber: Raiffeisenbank eg, Heinsberg Redaktion: Ina Geiser Christoph Peters Stefan von der Stück Verantwortlicher: Martin Busch 4

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8 SEPA-Glossar Abkürzung/Begriff ggf. engl. Bezeichnung Übersetzung/Bedeutung B2B Business to Business Unternehmen an Unternehmen B2C Business to Consumer Unternehmen an Verbraucher BIC Bank Identifier Code Internationale Identifizierungsschlüssel für Kreditinstitute (internationale Bankleitzahl) CI Creditor Identifier Gläubiger-Identifikationsnummer Eindeutige, kontounabhängige Kennung, die zum Einzug von SEPA-Lastschriften erforderlich ist. In Deutschland wird die CI von der Bundesbank vergeben. D Due Date Fälligkeitsdatum Debitor Debtor Zahlungspflichtiger DTA Datenträgeraustausch (bisher verwendetes Format zur Einreichung von Zahlungsverkehrsaufträgen mit Kontonummer und Bankleitzahl IBAN International Bank Internationale Kontonummer Account Number Inkassovereinbarung Vereinbarung zum Einzug von Forderungen Kreditor Creditor Zahlungsempfänger Mandat Mandate Ermächtigung zum Lastschrifteinzug Pre-Notification Pre-Advice for a SDD-SEPA Vorabinformation an den Bezogenen mit Direct Debit den Daten des SEPA-Lastschrifteinzugs SDD Core SEPA Direct Debit Core SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SDD B2B SEPA Direct Debit - SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Business to Business SEPA Single Euro Payments Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Umdeutungslösung Vereinfachte Lösung zur Umstellung von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basislastschrift: Das erneute Einholen einer Ermächtigung (Mandat) ist nicht notwendig; es genügt die Information des Zahlungspflichtigen XML Extensible Markup Language Datenformat mit festen Regeln zur Strukturierung von Daten Stand: Juli 2012