1.Wozu Datenquellen? Berechtigungen einstellen...3

Transkript

1 Datenquellen

2 Inhalt 1.Wozu Datenquellen? Berechtigungen einstellen...3 Allgemeine Berechtigung für Datenquellen...3 Spezielle Berechtigungen für Datenquellen-Typen Anlegen der Datenquelle Vorgehen in Excel Mehrere Datenquellen zusammenführen Anhang verfügbare Datenquellen...8 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2

3 1.Wozu Datenquellen? Nutzen Sie Scopevisio als Datenquelle in Verbindung mit Excel und erstellen Sie Reports, Pivot-Tabellen und Diagramme. Anders als viele andere Buchhaltungsprogramme bietet Ihnen Scopevisio damit die Möglichkeit, neben den integrierten, vordefinierten Berichten viele weitere, selbstdefinierte Reports einzurichten. Sie können ihre gewohnten Excel- Auswertungen und Pivot-Tabellen, die Sie als Controlling-Instrumente verwenden, weiter benutzen und sind jederzeit auskunftsfähig. Per Knopfdruck können Sie die Daten direkt in Excel aktualisieren. Sobald die Verknüpfung zwischen Scopevisio und Ihrem Controlling-Tool einmal eingerichtet ist, wird Ihr Bericht automatisch in Echtzeit mit Daten aus Scopevisio befüllt. 2.Berechtigungen einstellen Um mit Datenquellen arbeiten zu können, sind zwei Berechtigungen notwendig: Das Recht Datenquellen sowie die spezielle Berechtigung, die die verwendbare Datenquelle bezeichnet, z. B. Journal oder Angebote usw. Diese speziellen Berechtigungen sind den Benutzerprofilen zugeordnet. Sie finden sie unter Global > Systemadministration > Benutzer > Profile für Benutzer verwalten. Hier können Sie Rechte vergeben, vordefinierte Profile an Ihre Mitarbeiter zuweisen oder benutzerdefinierte Profile erstellen. Allgemeine Berechtigung für Datenquellen Um das Datenquellen-Recht an Mitarbeiter zu vergeben, empfiehlt es sich, ein Profil zu erstellen, das ausschließlich dieses eine Recht enthält. Hinweis: Um Datenquellen für andere Benutzer freizuschalten benötigen Sie Administratorrechte. 1. Hierfür wählen Sie Global > Systemadministration > Profile und Rechte der Benutzer verwalten und klicken auf Hinzufügen. 2. Vergeben Sie eine Bezeichnung für das neue Profil, bspw. Datenquellen. 3. Schalten Sie nun das Recht zum Anzeigen und Bearbeiten für Datenquellen ein. 4. Es erscheint der neue Menüpunkt Datenquellen unter dem Punkt OpenScope. Spezielle Berechtigungen für Datenquellen-Typen Das Datenquellen-Recht alleine bedeutet lediglich, dass die Möglichkeit des Exports von Informationen direkt in Excel für den Benutzer freigeschaltet ist. Auf welche Informationen aus dem System der Benutzer zugreifen kann, muss in gesonderten Berechtigungskombinationen eingestellt werden. Das bedeutet: Der Mitarbeiter benötigt das passende Benutzerprofil. Öffnen Sie Global > Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten. Wählen Sie den Benutzer mit einem Doppelklick aus, an den Sie die Berechtigung vergeben möchten. Im Geschäftsobjekt Benutzerprofile können Sie nun das Profil angeben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3

4 Geben Sie zunächst in der Spalte Anwendung Finanzen an, um in der Spalte Profil das neu erstellte Datenquellen-Profil auswählen zu können. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4

5 Wenn Sie unter Global > Systemadministration > Profile und Rechte der Benutzer verwalten die einzelnen Profile aufrufen, können Sie die darin enthaltenen Rechte erkennen und falls nötig aktivieren. Beim Einrichten einer Datenquelle sehen Sie direkt unter dem Typ der Datenquelle, welches entsprechende Leserecht dafür benötigt wird. Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der Abbildung. 1. Dieses Lese-Recht wird für den gewählten Datenquellentyp benötigt. 2. Wählen Sie das Ausgabeformat und den Zeitraum für die Daten. 3. Falls sich der Benutzer authentifizieren muss, wählen Sie Ja. 4. Geben Sie den Benutzer und das Kennwort für die Authentifizierung ein. 5. Aktivieren Sie die Datenquelle. 6. Geben Sie an, welche Spalten (Datenfelder) exportiert werden sollen. Standardmäßig sind dieselben Spalten ausgewählt, die auch für die Bildschirmanzeige eingeblendet wurden. Hinweis: Beachten Sie, dass Sie dem Benutzer beim Freischalten der Berechtigungen auch die Bearbeitung der entsprechenden Funktion in Scopevisio ermöglichen. 1.Anlegen der Datenquelle Sie erledigen Ihre Finanzbuchhaltung mit Scopevisio und möchten mit den Finanzdaten auch Excel-Tabellen automatisch befüllen, um die fortgeschrittenen Berichtsfunktionen von Excel nutzen zu können. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5

6 Im vorliegenden Beispiel handelt es sich um die Gewinn- und Verlustrechnung. Sie haben von Scopevisio eine Pivot-Tabelle namens Gewinn- und Verlustrechnung als Vorlage erhalten, die mit den Daten aus der Scopevisio-Datenquelle befüllt wird. 1. Klicken Sie auf OpenScope > Datenquellen. 2. Erstellen Sie eine neue Datenquelle, indem Sie auf Neu klicken. 3. Legen Sie unter dem Geschäftsobjekt Datenquelle zunächst Einstellungen zum Datenquellenabruf fest. So können Sie zunächst den Zeitraum bestimmen, für den die vorhandenen Informationen abgerufen werden sollen. Tipp: Wählen Sie in der Datumseinstellung einen längeren Zeitraum, etwa , wenn Sie Daten aus der Vergangenheit berücksichtigen und die Datenquelle auch in Zukunft noch längere Zeit nutzen möchten. 4. Vergeben Sie ein beliebiges Passwort und einen Benutzernamen. Diese Authentifizierung wird dann bei jedem erneuten Abruf der Daten abgefragt. 5. Nutzen Sie den Link Spalten konfigurieren, um die zu importierenden Informationen zu bestimmen. 6. Unter dem Geschäftsobjekt Journal können Sie den Bericht konfigurieren, den Sie erstellen möchten. Wichtig: Die Bezeichnung der Datenquelle in Scopevisio muss mit dem Dateinamen Ihrer Excel-Vorlage übereinstimmen, damit die Daten richtig zugeordnet werden können! So muss z. B. die Bezeichnung der Datenquelle Gewinn- und Verlustrechnung lauten, wenn Ihre Pivot-Tabelle Gewinn- und Verlustrechnung heißt. Die Zuordnung scheitert, wenn Sie z. B. lediglich GuV als Bezeichnung verwenden. 7. Aktivieren Sie die Datenquelle (siehe Screenshot) und speichern Sie Ihre Eingaben. 8. Nach dem Speichern können Sie durch Klicken auf das Symbol neben dem Datenquellen-Link diesen in die Zwischenablage kopieren: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6

7 2.Vorgehen in Excel Öffnen Sie ein neues Excel Dokument, um den Datenquellen-Link zu importieren und somit die Daten in ein neues Arbeitsblatt einzufügen. 1. Klicken Sie auf den Reiter Daten und wählen Sie im Bereich Externe Daten abrufen die Option Aus dem Web. 2. In das Feld Adresse fügen Sie den kopierten Datenquellen-Link aus Ihrer Zwischenablage ein. Dies bestätigen Sie mit einem Klick auf OK und markieren die zu importierende Tabelle über den gelben Pfeil, sobald diese geladen ist. Anschließend klicken Sie auf Importieren. 3. Das Arbeitsblatt wird nun mit den erforderlichen Daten gefüllt. Eine Pivot-Tabelle können Sie über den Reiter Einfügen in dem Bereich Diagramme erstellen. 3.Mehrere Datenquellen zusammenführen Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe öffnen, können Sie mehrere Tabellen darin anlegen. Mit jeder Tabelle lässt sich auch eine Scopevisio-Datenquelle verknüpfen. Sie können z. B. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7

8 in Tabelle 1 Daten über Abrechnungsbelege und in Tabelle 2 Projektdaten laden, um diese dann in Tabelle 3 zu einer Auswertung zu kompilieren, die die Informationen aus den verschiedenen Datenquellen zueinander in Beziehung setzt. Damit gibt Ihnen Scopevisio ein sehr mächtiges Auswertungstool für Ihr Unternehmenscontrolling an die Hand. 4.Anhang verfügbare Datenquellen Folgende Datenquellen stehen zur Verfügung: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8